Zeitmanagement
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Lernkarten
Nenne die fünf Schritte des Zeitmanagementsystem.
1. Festlegung der Ziele
2. Priorisierung der Ziele
3. Planung
4. Durchführung der Aktivitäten
5. Überprüfung der Ergebnisse
Was heißt: Die Ziele müssen attraktiv sein
Bereit Aufwand für Zielerreichung auf sich zu nehmen. Wenn nicht - andere Ziele setzen
Was heißt: Die Ziele müssen schnell erreichbar sein.
Ziele setzen, die im absehbarer Zeit zu erreichen sind, oder Zwischenziele setzen.
Was heißt: Die Ziele müssen realistisch sein?
Ziele setzen die umsetzbar sind sonst Frustration. Persönlichkeit, Leistungsvermögen, die Zeit und Rahmenbedingungen beachten.
Was heißt: Die Ziele müssen terminbezogen sein?
Definieren Sie klare Termine bis wann Ziel erreicht sein soll zur späteren Kontrolle und damit Sie Ziel nicht vor sich her schieben.
Was heißt: Die Ziele müssen korrekt sein?
Ziele genau definieren. Erleichtert Kontrolle ob Ziel erreicht.
Was heißt: Die Ziele müssen positiv formuliert werden?
Halten Sie fest was Sie wollen - und nicht, was Sie nicht wollen.
Was heißt: Die Ziele müssen widerspruchsfrei sein?
Verschiedene Ziele sollten sich nicht gegenseitig ausschließen oder mit Zielen anderer kollidieren (z.b. Familie)
Was heißt: Die Ziele müssen überschaubar sein?
Auf wenige aber wichtige Ziele konzentrieren.
Auf was ist zu achten beim Definieren der Ziele?
- Die Ziele müssen überschaubar sein. - Die Ziele müssen widerspruchsfrei sein. - Die Ziele müssen positiv formuliert werden. - Die Ziele müssen konkret sein. - Die Ziele müssen terminbezogen sein - Die Ziele müssen realistisch sein - Die Ziele müssen schnell erreichbar sein - Die Ziele müssen attraktiv sein.
Unterscheidung der Fähigkeiten zum Ziele erreichen.
- Welche Fachkenntnisse besitzen Sie? - Welche Kontakte haben Sie? - Welche Führungsqualitäten haben Sie? - Was hilft Ihnen bei der Arbeit? - Was behindert Sie bei der Arbeit? - Wo liegen Ihre Stärken? - Wo liegen Ihre Schwächen?
Welche Mittel stehen zur Verfügung um Ziele zu erreichen?
Intellektuelle, kommunikative und persönliche Fähigkeiten.
Erster Schritt zum Zeitmanagement?
Formulierung langfristiger Ziele.
Was sollte einmal im Jahr erstellt werden, wie und warum?
- ein Zeitprotokoll - eine Woche lang in Zeiteinheiten von 5 min aufschreiben was man tut, wie lange und warum - danach in Blöcken zusammenfassen (Arbeit, Sport, Kultur usw) - danach fragen ob: Meine Zeiteinteilung mit meinen Zielen vereinbar ist Was ich ändern muss Wie ich es ändern kann Wann ich es ändern will
Mit Zeitplansystemen lassen sich nach Angaben der Anbieter Rationalisierungen im Umgang mit der Zeit von wieviel Prozent erzielen?
15 - 35%
Welches Problem gibt es bei Computerprogrammen für das Zeitmanagement?
Die Daten lassen sich nicht ohne Weiteres transportieren.
Was bieten Zeitplanbücher in der Regel?
kalender, Aktivitäten- und Zeitplanung, Checklisten, to-Do-Listen,
Welche Hilfsmittel beim Zeitmanagement gibt es?
Zeitplanbücher und Computerprogramme.
Warum sollten Sie bei der Planung von Aktivitäten eher großzügig sein?
Der Aufwand wird in den meisten Fällen unterschätzt und nur selten überschätzt.
Wie viel Prozent Ihrer freien Zeit sollten Sie maximal verplanen?
60%
Welche fünf Aktivitäten gehören zur ALPEN-Methode?
- Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben - Länge schätzen/festlegen - Pufferzeit einplanen - Entscheidungen treffen - Nachkontrolle
Was ist das Eisenhower-Prinzip?
Ein Verfahren zur Priorisierung von Aufgaben.
Was ist die ABC-Analyse?
Ein Verfahren zur Priorisierung von Aufgaben.
Was besagt das Pareto-Prinzip?
20% der aufgewendeten Energie und Zeit bringen 80% des Ergebnisses und umgekehrt.
Welche Verhaltensmuster sind für die gleichzeitige Arbeit an mehreren Aufgaben typisch?
Es wird zuviel auf einmal gemacht. Es wird angefangen, aber nichts zu Ende gemacht. Es wird mit dem Unwichtigsten angefangen.
Warum kann es sein das sie trotz weniger Schlaf fitter sind?
nicht Dauer des Schlafs entscheidend, sondern die Schlafphase in der man geweckt wird.
Wie können Sie lange Wartezeiten nutzen?
- lesen von Fachlektüre - abschalten, freie Zeit genießen, erholen
Was sind Zeitdiebe, nenne Beispiele!
Tätigkeiten die viel Zeit kosten, aber wenig bringen. - Störungen durch Besucher oder Anrufe - unnütze Post - unzählige Mails - zu viele Termime - Besprechungen - ewige Telefonate
Was sind Fixtermine, was ist zu beachten?
- sich meist wöchentlich wiederholende Termine - sind sie wirklich sinnvoll? - Müssen sie den Termin unbedingt selbst wahrnehmen? - können sie die Aufgaben auch delegieren?
Ebenen der beruflichen Ziele!
Berufliche Ziele - Jahresziele - Wochenziele - Tagesziele
Besonderheiten im Umgang mit der Zeit!
- Sie können Zeit nicht kaufen - Sie können Zeit nicht aufsparen - Die Zeit lässt sich nicht anhalten
Welche Prioritäten beim Ziele definieren.
1. was ist Ihnen im Moment wichtig? 2. Was wollen Sie langfristig erreichen? 3. Wann wollen Sie das erreichen? 4. Welche Anstrengungen sind dazu erforderlich? 5. Worauf wollen Sie sich konzentrieren? Privat und beruflich!
