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Lernkarten
Warum Zeitmanagement?
Zeitmanagement hilft dabei, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst sinnvoll zu nutzen.
Zeitmanagement hat den Zweck, die zur Verfügung stehende Zeit konsequent zu nutzen, um an den Aufgaben zu arbeiten, die zum Erreichen von persönlichen und beruflichen Zielen und damit zu mehr Lebensqualität führen.
Phasen des Zeitmanagements
- Ziele definieren
- Planen
- Entscheiden
- Kommuniziern / Delegieren
- Ausführen
- Kontrollieren
Entscheidungsmethoden für die Priorisierung
- ABC-Analyse = Welche Aufgaben sollen verwirklicht werden?
- Eisenhower-Prinzip = In welcher Reihenfolge sollen die Aufgaben angegangen werden?
- Pareto-Prinzip = Welcher Perfektionsgrad soll erreicht werden?
Instrumente des Zeitmanagements
- Terminkalender
- Zeitplanbuch (ZPB)
- Computerprogramme
- Elektronische Organizer (PDA, Personal Digital Assistant)
- Smartphones
Fragestellungen für die Einteilung in A-, B- und C-Aufgaben
- Welche Aufgaben tragen zum Erreichen meiner wichtigsten Ziele bei?
- Welche Aufgaben haben die stärksten Auswirkungen auf andere Aufgaben?
- Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige?
- Mit welchen Aufgaben erziele ich die grösste Anerkennung resp. persönlicher Nutzen?
Was sind die Kriterien beim Eisenhower-Prinzip?
Wichtigkeit und Dringlichkeit
Entscheidungsraster des Eisenhower-Prinzips
- Wichtig und dringend - sofort selbst erledigen
- Wichtig aber noch nicht dringend - terminieren (für einen späteren Zeitpunkt fest einplanen)
- Dringend aber wenig wichtig - delegieren
- Wenig dringlich und wenig wichtig - ablegen oder löschen
Persönliche Zeitfresser
- Lesen
- Umgang mit elektronischen Medien
- Aufschieben (Bummelei)
- Organisation
- Delegieren
- Nein-Sagen
Was sind die 10 Organisationsregeln bei der Durchführung von Aufgaben?
- Den Tag gut beginnen
- Persönliche Leistungsfähigkeit
- Tätigkeits- und Zeitanalyse durchführen
- Aufgabenliste erstellen
- Arbeitszeitblöcke bilden
- Nur einen Teil der Zeit verplanen
- Pausen einplanen
- Störungsfreie Zeit vereinbaren
- Arbeiten abschliessen
- Am Abend den nächsten Tag planen
Je 2 Vor- und Nachteile des Zeitplanbuchs und des Terminkalenders
Terminkalender
(+) Handlich / Günstig / Übersichtlich
(-) Jährlicher Übertrag von Adressen, Geburtstagen, usw. / wenig Platz für nicht-terminierte Aufgaben
Zeitplanbuch
(+) Platz für nicht-terminierte Aufgaben / Adressen und feste Termine müssen nicht jedes Jahr übertragen werden / Organisationsteil kann ständig benutzt werden
(-) Teuer / muss regelmässig bearbeitet werden
Welche Überlegung steht hinter der ABC-Analyse?
Beogen auf die (Lebens-)Ziele gibt es sehr wichtige Aufgaben (A), weniger wichtige (B) und untergeordnete (C) Aufgaben.
Auf welcher Feststellung basiert das Eisenhower-Prinzip?
Beruht darauf, dass man leicht unter den Druck gerät, dringende Aufgaben zu lösen, selbst wenn sie nicht wichtig sind. Darum wird jede Aufgabe in Hinblich auf Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet und entsprechend behandelt.
Was sind die Vorteile sich Prioritäten zu setzen?
- Wenn man immer zuerst an den wichtigen Sachen arbeitet, muss man eine angefangene Sache nicht plötzlich abbrechen, weil einem etwas noch Wichtigers einfällt. Man kann also in aller Ruhe daran arbeiten.
- Es ist schon im Vorfeld klar, welche Aufgaben von anderen erledigt werden könnne. Dadurch wächst die Wahrscheinlichkeit, dass sinnvoll delegiert wird, d.h., dass die richtigen Leute zur richigen Zeit mit den Aufgaben betraut werden.
- Selbst wenn man nicht alle Aufgaben erledigen konnte, die man sich für den Tag vorgenommen hatte, kann man sicher sein, zumindest die wichtigen Aufgaben bewältigt zu haben.
- Erledigte Aufaben von der Liste zu streichen, motiviert enorm.
Was ist die Selbstanalyse im Zeitmanagement?
Kontrolle durch Vergleich des Ist- und Soll-Zustand
Inhalte einer Akten-/Gesprächsnotiz
- Datum, Uhrzeit
- Gesprächsteilnehmende
- Kontaktdaten (Telefonnumer, Adresse, E-Mail)
- Art der Besprechung (Telefonat, Besuch, usw.)
- Thema (Betreff)
- Wichtigste Inhaltliche Punkte
- Weiteres Vorgehen
- Verfasser der Notiz
- Verteiler (an wen die Notiz geht)
Welche Fragen stellt man sich vor dem verfassen einer internen Mitteilung?
- Was ist der Inhalt der Information?
- Was ist das Ziel?
- Wer muss informiert werden?
- Wann muss informiert werden?
- Ist mit der Information eine Diskussion verbunden?
Welche Protokollarten gibt es?
- Wörtliches Protokoll (Alle Äusserungen werden festgehalte, z.B. vor Gericht)
- Ergebnisprotokoll/Beschlussprotokoll (enthält nur Ergebnisse und Beschlüsse)
- Zusammenfassendes Protokoll/Kurzprotokoll (enthält nebst den Ergebnissen und Beschlüssen auch noch die wichtigsten Argumente/Überlegungen)
Was sind die Bestandeile eines Protokolls?
- Bezeichnung des Anlasss mit Ort, Datum und Zeit
- Anwesenden, Entschuldigte, Namen der Sitzungsleitung
- Thema der Sitzung, Traktanden
- Protokolltext
- Termin für nächsten Anlass
- Ort, Datum, Unterschrift
Was ist ein Briefing?
Ein Briefing ist ein Dokument, in dem der Auftraggeber den Auftrag an den Auftragnehmer formuliert
