TK16 Organisation
5. Prozessorganisation
5. Prozessorganisation
Nenne die 5 Kernelemente eines Prozesses (Prozesselemente)?
- Kundenanforderung; Auftrag, Anfrage, Problem
- Input; Produkt, Leistung
- Aufgabenfolge
- Output; Produkt, Leistung
- Kundennutzen
Was wird in der Prozessbeschreibung definiert?
- Die einzelnen Aufgaben innerhalb eines Prozesses und deren fachlich korrekten Abfolge, werden in einer Tabelle nach Input, Verrichtung und Output dargestellt
Was bedeutet Prozesse Modelieren?
- Die einzelnen Teilprozesse und Aufgaben in Ihre zeitlich logischen Abfolge darzustellen
- Ein Unternehmen muss darauf achten das alle Prozesse eine einheitliche Darstellung haben
Nenne die 6 Logischen Folgebeziehungen der Prozessorganisation (Darstellung)?
- Kette (Unverzweigte Folgebeziehung)
- UND- Verzweigungen
- UND- Verknüpfungen
- ODER- Verzweigungen
- ODER- Verknüpfungen
- ODER- Rückkopplung
Erkläre die 6 Symbole eines Flussdiagramms (Flowchart)?
- Aufgaben (Rechteckig)
- Entscheidung (Raute)
- Daten (Schräges Rechteck)
- Dokument (Rechteck mit wellenlinine)
- Teilprozess (Rechteck mit seitlicher einteilung)
- Zusammenführungspunkte (Kreis mit X)
Nenne die 4 Ebenen in einem Prozesshierarchiediagramm?
- Obertse Ebene; Hauptprozess
- Zweite Ebene; Teilprozess
- Dritte Ebene; Aufgaben (Prozessschritte)
- Vierte Ebene; Tätigkeit (Aktivität, Arbeitsschritte)
Was bedeutet Prozesshierarchiediagramm?
- Prozesse (Teilprozesse) werden stuffenweise einander untergegliedert, so das es eine Logische abfolge der Teilprozesse zu einem Hauptprozess gibt.
Wie werden Schnittstellen definiert?
- Abgeschlossene Teilaufgaben (Outputs) werden der nächsten Stelle im Prozessablauf übergeben (Input)
Wie wird der Informationsbedarf definiert?
- Welche Informationen werden benötigt
- Wie müssen diese Informationen aufbearbeitet werden
- In welchen Systemen sind diese Informatione enthalten
- Wie schnell müssen diese Informationen verfügbar sein
- Wie Aktuell müssen diese Informationen sein
- Wie häufig wird auf diese Informationen zugegriffen
Was bedeutet Prozessmanagement?
- Prozessorganisation eines Unternehmens
- nicht nur die organisatorischen Regelungen eines Unternehmens sondern ein ganzheitliches Managementkonzept
- Bei bereichsübergreifenden Prozessen spricht mann auch von Geschäftsprozessmanagement
Wie ist die Definition des Geschäftsprozesses?
Geschäftsprozesse sind durch die Bündelung und die strukturierte Reihenfolge von funktions- übergreifenden Aktivitäten mit einem Anfang und einem Ende sowie klar definierten Inputs und Outputs gekennzeichnet!
Nenne die 5 Ziele der prozessorientierten Organisation?
1. Kundenorientierung; Oberste Zielsetzung ist die Kundenzufriedenheit (Extern und Intern)
2. Wertschöpfung; Das Ziel ist es vom Input zum Output die grössstmögliche Wertschöpfung zu erzielen
3. Effektivität der Prozesse; machen die Prozesse das Richtige, um das gewünschte Ziel zu ereichen
4. Effizienz der Prozesse; werden die Prozesse richtig gemacht, um das Ziel möglichst schnell und Kostengünstig zu erreichen
5. Minimierung der Schnittstellen; Ziel ist es, möglichst wenig Schnittstellen zu erhalten in einem Prozess
Nenne die 3 Massnahmen zur Unterstützung der Effizienz eines Prozesses?
- Kosten; minimierung der Kosten
- Zeit; Verkürzung der Durchlaufzeiten
- Qualität; Verringerung der Produktefehler
Was bedeutet Prozesseffizienz?
Produkte sollen in möglichst kurzer Zeit mit möglichst geringen Kosten in möglichst hoher Qualität hergestellt werden
Was ist die Geschäftsprozessoptimierung? (GPO)
- Ein Konzept zur schrittweisen Verbesserung der Geschäftsprozesse
- Bottum-up-Optimierung
- Verbesserungen kommen von den unteren Hierarchiestuffen und werde durch diese gesteuert
Nenne einige Ansätze für die Geschäfts-Prozess-Optimierung (GPO)?
- Vorschalgswesen; Mitarbeiter können Vorschläge zur Verbesserung abgeben
- Kaizen; Kontinuierlicher Verbesserungenprozess (KVP)
- Lean Manmagement (schlank); Das Hauptanliegen liegt auf der Vermeidung von Verschwendung und die Konzentration auf wertsteigernde Aktivitäten
- Benchmarking; Vergleichen mit der Konkurrenz und Anpassung an den Marktlieder
- Total Quality Management (TQM); Umfassendes Qualitätsmanagement für den Kunden, die Mitarbeiter, die Prozesse und des Produktes
Was bedeutet Business Process Reengenineering (BPR)?
- Das Unternehmen ohne rücksicht auf laufende Prozesse (bestehende) neu zu Organisieren
- Der Grunsatz lautet Structure follows process follows Strategy
- Neuorganisation wird durch das Management durchgeführt Top-down-Optimierung
Nenne einige Nachteile des Business Process Reengineering (BPR)?
- Hoher Umsetzungsaufwand, aufgrund völlig neuer Strukturen
- Hohes Umsetztungsrisiko, da nicht auf bestehende Strukturen aufgebaut werden kann
- Grosses Konfliktpotenzial, weil Machtinstrumente verändert werden
- Hohes Erfolgsrisiko, weil den enormen Reorganisationskosten ein nur schwer abschätzbaren nutzen gegnüberstellt
Nenne einige Schnittstellenprobleme in einem Prozess?
- Verlängerung der Durchlaufzeiten
- Reibungsverluste aufgrund unterschiedlichen Ziel- und Erfolgskriterien bei den Beteiligten Organisationseinheiten
- Erhöter Informations- und Koordinationsaufwand
- Kommunikationsprobleme (Missverständnisse)
- Mangeldne Abstimmung über Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
- Konflikte (Ressort., Motiv-, Ressourcen-, Verteilungskonflikte)
- Unterschiedliche Art der Informatik (Sachmitell)
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Flashcards
Nenne die 5 Kernelemente eines Prozesses (Prozesselemente)?
- Kundenanforderung; Auftrag, Anfrage, Problem
- Input; Produkt, Leistung
- Aufgabenfolge
- Output; Produkt, Leistung
- Kundennutzen
Was wird in der Prozessbeschreibung definiert?
- Die einzelnen Aufgaben innerhalb eines Prozesses und deren fachlich korrekten Abfolge, werden in einer Tabelle nach Input, Verrichtung und Output dargestellt
Was bedeutet Prozesse Modelieren?
- Die einzelnen Teilprozesse und Aufgaben in Ihre zeitlich logischen Abfolge darzustellen
- Ein Unternehmen muss darauf achten das alle Prozesse eine einheitliche Darstellung haben
Nenne die 6 Logischen Folgebeziehungen der Prozessorganisation (Darstellung)?
- Kette (Unverzweigte Folgebeziehung)
- UND- Verzweigungen
- UND- Verknüpfungen
- ODER- Verzweigungen
- ODER- Verknüpfungen
- ODER- Rückkopplung
Erkläre die 6 Symbole eines Flussdiagramms (Flowchart)?
- Aufgaben (Rechteckig)
- Entscheidung (Raute)
- Daten (Schräges Rechteck)
- Dokument (Rechteck mit wellenlinine)
- Teilprozess (Rechteck mit seitlicher einteilung)
- Zusammenführungspunkte (Kreis mit X)
Nenne die 4 Ebenen in einem Prozesshierarchiediagramm?
- Obertse Ebene; Hauptprozess
- Zweite Ebene; Teilprozess
- Dritte Ebene; Aufgaben (Prozessschritte)
- Vierte Ebene; Tätigkeit (Aktivität, Arbeitsschritte)
Was bedeutet Prozesshierarchiediagramm?
- Prozesse (Teilprozesse) werden stuffenweise einander untergegliedert, so das es eine Logische abfolge der Teilprozesse zu einem Hauptprozess gibt.
Wie werden Schnittstellen definiert?
- Abgeschlossene Teilaufgaben (Outputs) werden der nächsten Stelle im Prozessablauf übergeben (Input)
Wie wird der Informationsbedarf definiert?
- Welche Informationen werden benötigt
- Wie müssen diese Informationen aufbearbeitet werden
- In welchen Systemen sind diese Informatione enthalten
- Wie schnell müssen diese Informationen verfügbar sein
- Wie Aktuell müssen diese Informationen sein
- Wie häufig wird auf diese Informationen zugegriffen
Was bedeutet Prozessmanagement?
- Prozessorganisation eines Unternehmens
- nicht nur die organisatorischen Regelungen eines Unternehmens sondern ein ganzheitliches Managementkonzept
- Bei bereichsübergreifenden Prozessen spricht mann auch von Geschäftsprozessmanagement
Wie ist die Definition des Geschäftsprozesses?
Geschäftsprozesse sind durch die Bündelung und die strukturierte Reihenfolge von funktions- übergreifenden Aktivitäten mit einem Anfang und einem Ende sowie klar definierten Inputs und Outputs gekennzeichnet!
Nenne die 5 Ziele der prozessorientierten Organisation?
1. Kundenorientierung; Oberste Zielsetzung ist die Kundenzufriedenheit (Extern und Intern)
2. Wertschöpfung; Das Ziel ist es vom Input zum Output die grössstmögliche Wertschöpfung zu erzielen
3. Effektivität der Prozesse; machen die Prozesse das Richtige, um das gewünschte Ziel zu ereichen
4. Effizienz der Prozesse; werden die Prozesse richtig gemacht, um das Ziel möglichst schnell und Kostengünstig zu erreichen
5. Minimierung der Schnittstellen; Ziel ist es, möglichst wenig Schnittstellen zu erhalten in einem Prozess
Nenne die 3 Massnahmen zur Unterstützung der Effizienz eines Prozesses?
- Kosten; minimierung der Kosten
- Zeit; Verkürzung der Durchlaufzeiten
- Qualität; Verringerung der Produktefehler
Was bedeutet Prozesseffizienz?
Produkte sollen in möglichst kurzer Zeit mit möglichst geringen Kosten in möglichst hoher Qualität hergestellt werden
Was ist die Geschäftsprozessoptimierung? (GPO)
- Ein Konzept zur schrittweisen Verbesserung der Geschäftsprozesse
- Bottum-up-Optimierung
- Verbesserungen kommen von den unteren Hierarchiestuffen und werde durch diese gesteuert
Nenne einige Ansätze für die Geschäfts-Prozess-Optimierung (GPO)?
- Vorschalgswesen; Mitarbeiter können Vorschläge zur Verbesserung abgeben
- Kaizen; Kontinuierlicher Verbesserungenprozess (KVP)
- Lean Manmagement (schlank); Das Hauptanliegen liegt auf der Vermeidung von Verschwendung und die Konzentration auf wertsteigernde Aktivitäten
- Benchmarking; Vergleichen mit der Konkurrenz und Anpassung an den Marktlieder
- Total Quality Management (TQM); Umfassendes Qualitätsmanagement für den Kunden, die Mitarbeiter, die Prozesse und des Produktes
Was bedeutet Business Process Reengenineering (BPR)?
- Das Unternehmen ohne rücksicht auf laufende Prozesse (bestehende) neu zu Organisieren
- Der Grunsatz lautet Structure follows process follows Strategy
- Neuorganisation wird durch das Management durchgeführt Top-down-Optimierung
Nenne einige Nachteile des Business Process Reengineering (BPR)?
- Hoher Umsetzungsaufwand, aufgrund völlig neuer Strukturen
- Hohes Umsetztungsrisiko, da nicht auf bestehende Strukturen aufgebaut werden kann
- Grosses Konfliktpotenzial, weil Machtinstrumente verändert werden
- Hohes Erfolgsrisiko, weil den enormen Reorganisationskosten ein nur schwer abschätzbaren nutzen gegnüberstellt
Nenne einige Schnittstellenprobleme in einem Prozess?
- Verlängerung der Durchlaufzeiten
- Reibungsverluste aufgrund unterschiedlichen Ziel- und Erfolgskriterien bei den Beteiligten Organisationseinheiten
- Erhöter Informations- und Koordinationsaufwand
- Kommunikationsprobleme (Missverständnisse)
- Mangeldne Abstimmung über Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
- Konflikte (Ressort., Motiv-, Ressourcen-, Verteilungskonflikte)
- Unterschiedliche Art der Informatik (Sachmitell)
