SMIK NBW
Selbstmanagement und Interne Kommunikation
Selbstmanagement und Interne Kommunikation
Was ist eine Tagung?
Zusammenkunft von PErsonen, die in einem speziellen Themenbereich arbeiten
Dauer 1 Tag; mehrere Tage = Kongress
Aufbau von Argumentationslinien
1. Argumente sammeln
2. Argumente zu Sinngruppen zusammenstellen
3. Argumente gewichten
4. Argumente in die richtige Reihenfolge bringen
5. Argumente richtig vermitteln (Beispiele bringen)
Was für Abwehrmöglichkeiten hat man, wenn man mit einer unfairen Argumentation umgehen muss?
- zurück fragen; Technik des Offenlegens
- Schlagfertigkeit
- Verbitten
Welche Möglichkeiten zur Einleitung einer Präsentation gibt es?
1. Direkteinstieg
2. Positivaussage
3. Die "Aufhänger"-Technik (aktuelles Thema, Beispiel)
Wieso fällt es uns schwer nein zu sagen?
wollen anderen helfen (Helfersyndrom)
freuen uns im Grunde genommen, wenn wir unentbehrlich sind
wollen niemanden verletzen oder vor den Kopf stossen
haben angst, nicht mehr geliebt zu werden
wurden überrumpelt
Was sind die Hauptfehler beim Einsatz von Medien bei einer Präsentation?
1. Es wird zu wenig visualisiert
2. Visualisierungen sind schlecht aufgebaut und strukturiert. Sie erschweren das Verständnis mehr als es zu fördern
3. Medien werden nicht optimal eingesetzt
Wie kann man auf Einwände reagieren?
Ja, aber...-Methode
- nur einsetzen, wenn Gegenargument Einwand offensichtlich entkräftet
- nicht verwenden, wenn Frager emotional stark beteiligt ist
Dialektische Unterscheidung
- 1. zustimmende Position / 2. verwerfende Position / 3. positive Weiterführung
- Einwand wird ernst genommen
Abpufferungs-Technik
- wenn eigenes Argument entkräftet wurde
- Einwand zustimmen, mit kleiner Einschränkung; kann ganz unwichtig sein
Was können Programmpunkte einer Tagung sein?
Vorträge zu aktuellen Forschungen und Weiter- bzw. Neuentwicklungen
Posterpräsentationen
Firmenausstellungen
Gemütliches Beisammensein; Networking
Netzwerk erweitern
Wie kann man Nein sagen lernen?
- Wunsch prüfen
- Wenn ich das Begehren innerlich ablehne, nicht warten, sondern sofort nein sagen - nicht drumrum reden
- wenn überrumpelt; um Bedenkzeit bitten
- wenn sofort Entscheidung nötig, innerlich auf 10 zählen; dann höflich, aber eindeutig nein sagen
- Ablehnung kurz und sachlich begründen (keine Rechtfertigungen, keine Ausreden, keine Notlügen)
- Alternative empfehlen
- Intelligent nein sagen
Wie sollten Argumentationsketten aufgebaut sein?
starkes Argument --> schwaches Argument --> stärkstes Argument
Was sind die Regeln für ANNEHMEN von Feedback?
- Feedbackgeber ausreden lassen
- Feedbacknehmer sollte sich nicht rechtfertigen oder verteidigen
- Absicherung der information
- Zuhören und aufnehmen; aufschreiben; nicht diskutieren
- Zeit nehmen
- Mitteilen des Wirkungsgrades
Wie sollte eine Präsentation aufgebaut sein, wenn das Ziel Überzeugen ist?
1. Einleitung - Anrede, Begrüssung, eigene Vorstellung, Vorstellung Thema, Vorschau, Wecken des Interesses
2. Problemanalyse - Darstellen der Lage, Analyse der Lage, Aufzeigen der Veränderungsnotwendigkeit, Aufzeigen der Veränderungsmöglichkeit
3. Lösungsdarstellung - Aufzeigen von Lösungsansätzen, Herausstellen einer Lösung, Darstellen der Vorteile
4. Abschluss - Schlussfolgerung, Aufforderung zum Handeln, Treffen von Vereinbarungen
Was sagt das Eisenhower Prinzip aus?
Kunst, wesentliches vom unwesentlichen zu unterscheiden
Vier Bereiche:
- wichtig und dringend: A / müssen sofort selbst erledigt werden
- wichtig, aber nicht dringend: B / exakt terminieren und selbst erledigen (planen)
- nicht wichtig, aber dringend: C / bündeln und delegieren
- nicht wichtig, nicht dringend: D / nicht bearbeiten und wegwerfen
Was sagt das Harvard-Konzept aus?
Hart in der Sache, freundlich im Ton
Wie wird zwischen dringend und wichtig unterschieden?
dringend: sind termingebunden und müssen termingerecht erledigt werden
wichtig: Arbeiten, die ertragreich sind
Was ist das Ziel von Feedback?
Positive Leistungen und Verhaltensweisen verstärken
Negaitve Leistungen und Verhaltensweisen korrigieren
Was sagt die ABC Analyse nach Seiwert aus?
Aufgaben werden in drei Klassen (A B C) eingeteilt. Eine optimale Dauer sowie eine optimale Erledigungszeit wird empfohlen:
A Aufgaben = sehr wichtig: 65% Zeit - morgens
B Aufgaben = wichtig: 20% Zeit - nachmittags
C Aufgaben = weniger wichtig: 15% Zeit - nachmittags
Was ist bei Smalltalk zu beachten?
- beiläufiges Gespräch ohne Tiefgang
- Bekanntmachung und Begrüssung oder vorstellen lassen
- angemessene Themen: unverbindliche und positive Bemerkungen über Verlauf und Programmpunkte der Veranstaltung; Bemerkungen über Klima, Temparatur, WEtter; Lobendes über PErsonen, die auf der Veranstaltung hervortreten; Lobendes über die Bewirtung und Organisation; humorvolle Bemerkungen; Sport; Hobbies
- nicht über Politik oder Religion sprechen
- Sprachniveau im Mittelbereich halten
- Unverbindlichkeit der Situation muss immer evident sein
Zeitmanagement beinhaltet auch das Beseitigen von Störungen. Was sind innere Störungen?
psychologisch bedingt:
- Unlust
- Übermüdung
- Ängste, Sorgen
- Schwatzhaftigkeit
die wir selbst verursachen:
- Unordnung am eigenen Arbeitsplatz
- Schlechte Zeiteinteilung
- Langsamkeit, Weitschweifigkeit
- Scheinarbeit
- Ungenügende Fertigkeiten / mangelnde Fachkenntnisse
Wie sollte eine Präsentation aufgebaut sein, wenn das Ziel Informieren ist?
3er Gliederung
Einleitung (15%) - Anrede, Begrüssung, eigene Vorstellung, Motivieren, Orientierung
Hauptteil (80%) - Teilthema 1, 2, 3...
Abschluss (5%) - Zusammenfassen, Ausblick, Fragen, Diskussion
Wie sollte der Schluss einer Präsentation gestaltet werden?
Schluss ankündigen
Der letzte Satz der Rede ist der Schlusssatz - beinhaltet die Hauptbotschaft der Präsi
Schlusssatz kurz, prägnant formulieren - muss haften bleiben
Fazit, Zitat, Appell zum Schluss - wirken lassen
Fragen erst nach Abschluss
Was sagt das Pareto Prinzip aus?
80:20 Regel
Mit 20% Aufwand werden 80% der Ergebnisse erreicht
Mit den restlichen 80% des Aufwands nur noch 20% der Ergebnisse
Was sind Stolpersteine bei einer Präsentation?
keine Entschuldigung
Schluss nicht vorwegnehmen
keine langatmigen Formulierungen
Zeitmanagement beinhaltet auch das Beseitigen von Störungen. Was sind äussere Störungen?
durch Personen:
- durch Vorgesetzte, Kollegen, Kunden, Mitbürger, Telefonanrufe oder unangemeldete Besuche
- auch Emails belasten zunehmend das Zeitbudget
- auch normale soziale Kontakte können belasten, wenn sie zu viel Zeit beanspruchen
durch Reize:
- schlecht klimatisierter Arbeitsraum
- Luftzug
- Rauch
- Unordnung
- Geräusche, Lärm, ungeliebter Musikteppich
- Visuelle Reize (Sonne, Notizzettel, Lichtquellen)
- Sexuelle Reize (Bilder, Personen)
- Gerüche (Parfum, Mundgeruch)
- Kleidung (die uns stört)
Welche Regeln zur Visualisierung gibt es?
Schrift
- gross genug
- dick genug
- lesbar
- nicht ausschliesslich Grossbuchstaben
Farbe
- Primärfarben, dunkle Farben
- sparsam verwenden (nicht mehr als 3
Anordnung
- oben links beginnen
- vorher Gliederung überlegen
Was sagt die Alpen Methode nach Seiwert aus?
A - alle Aufgaben aufschreiben
L - Länge zur Bewältigung schätzen
P - Pufferzeiten reservieren (40:60 Faustregel; nur 60% verplanen - ist keine Pause, sondern Arbeitszeit, die nicht verplant ist)
E - Entscheid Prioritäten (welche Reihenfolge)
N - Nachkontrolle (habe ich alles geschafft?)
Welche Sprechtechniken kann ich einsetzen?
Lautstärke
Stimmlage (eher tief)
Sprechtempo
Sprechpausen
Betonung
Aussprache
Füllwörter
Was sagt Parkinsons Gesetz aus?
Die Zeit, die wir brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen, variiert entsprechend der Zeit, die uns zur Verfügung steht.
Haben wir mehr Zeit zur Verfügung, brauchen wir auch mehr zur Erledigung.
Was sind Regeln für das GEBEN von Feedback?
Feedback sollte sein:
- beschreibend
- konkret
- angemessen
- brauchbar / konstruktiv / zielorientiert
- rechtzeitig
- klar und genau formuliert
- offen und ehrlich
- sachlich richtig
- Formulierung in der Ich-Form
- nicht zu viel auf einmal
- positives Feedback hat Vorrang
Worauf sollte bei der Vorbereitung einer Präsentation geachtet werden?
adressatengerecht
schlüssig: Zahlen-Fakten-Argumente
logisch: roter Faden
chronologisch
Was ist eine Konferenz?
Zusammenkunft von PErsonen zur Beratung und Beschlussfassung
soll aus den Personen bestehen, die von einer Lösung des gemeinsamen Problems unmittelbar oder mittelbar betroffen sind und zur Lösung dieses Problems gemeinsam beitragen können
Was sind Teamsitzungen?
finden nur im Kollegenkreis und in kleinem Rahmen in meist regelmässigen Abständen statt
ca 30-90 Minuten
so angesetzt, dass das laufende Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt wird
sollten geplant sein
Was sind Gründe, um Social Networking Sites zu nutzen?
1. Kontakte pflegen
2. Neue Personen kennenlernen
3. Sich selbst präsentieren
4. Alternative zur eigenen Website
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Lernkarten
Was ist eine Tagung?
Zusammenkunft von PErsonen, die in einem speziellen Themenbereich arbeiten
Dauer 1 Tag; mehrere Tage = Kongress
Aufbau von Argumentationslinien
1. Argumente sammeln
2. Argumente zu Sinngruppen zusammenstellen
3. Argumente gewichten
4. Argumente in die richtige Reihenfolge bringen
5. Argumente richtig vermitteln (Beispiele bringen)
Was für Abwehrmöglichkeiten hat man, wenn man mit einer unfairen Argumentation umgehen muss?
- zurück fragen; Technik des Offenlegens
- Schlagfertigkeit
- Verbitten
Welche Möglichkeiten zur Einleitung einer Präsentation gibt es?
1. Direkteinstieg
2. Positivaussage
3. Die "Aufhänger"-Technik (aktuelles Thema, Beispiel)
Wieso fällt es uns schwer nein zu sagen?
wollen anderen helfen (Helfersyndrom)
freuen uns im Grunde genommen, wenn wir unentbehrlich sind
wollen niemanden verletzen oder vor den Kopf stossen
haben angst, nicht mehr geliebt zu werden
wurden überrumpelt
Was sind die Hauptfehler beim Einsatz von Medien bei einer Präsentation?
1. Es wird zu wenig visualisiert
2. Visualisierungen sind schlecht aufgebaut und strukturiert. Sie erschweren das Verständnis mehr als es zu fördern
3. Medien werden nicht optimal eingesetzt
Wie kann man auf Einwände reagieren?
Ja, aber...-Methode
- nur einsetzen, wenn Gegenargument Einwand offensichtlich entkräftet
- nicht verwenden, wenn Frager emotional stark beteiligt ist
Dialektische Unterscheidung
- 1. zustimmende Position / 2. verwerfende Position / 3. positive Weiterführung
- Einwand wird ernst genommen
Abpufferungs-Technik
- wenn eigenes Argument entkräftet wurde
- Einwand zustimmen, mit kleiner Einschränkung; kann ganz unwichtig sein
Was können Programmpunkte einer Tagung sein?
Vorträge zu aktuellen Forschungen und Weiter- bzw. Neuentwicklungen
Posterpräsentationen
Firmenausstellungen
Gemütliches Beisammensein; Networking
Netzwerk erweitern
Wie kann man Nein sagen lernen?
- Wunsch prüfen
- Wenn ich das Begehren innerlich ablehne, nicht warten, sondern sofort nein sagen - nicht drumrum reden
- wenn überrumpelt; um Bedenkzeit bitten
- wenn sofort Entscheidung nötig, innerlich auf 10 zählen; dann höflich, aber eindeutig nein sagen
- Ablehnung kurz und sachlich begründen (keine Rechtfertigungen, keine Ausreden, keine Notlügen)
- Alternative empfehlen
- Intelligent nein sagen
Wie sollten Argumentationsketten aufgebaut sein?
starkes Argument --> schwaches Argument --> stärkstes Argument
Was sind die Regeln für ANNEHMEN von Feedback?
- Feedbackgeber ausreden lassen
- Feedbacknehmer sollte sich nicht rechtfertigen oder verteidigen
- Absicherung der information
- Zuhören und aufnehmen; aufschreiben; nicht diskutieren
- Zeit nehmen
- Mitteilen des Wirkungsgrades
Wie sollte eine Präsentation aufgebaut sein, wenn das Ziel Überzeugen ist?
1. Einleitung - Anrede, Begrüssung, eigene Vorstellung, Vorstellung Thema, Vorschau, Wecken des Interesses
2. Problemanalyse - Darstellen der Lage, Analyse der Lage, Aufzeigen der Veränderungsnotwendigkeit, Aufzeigen der Veränderungsmöglichkeit
3. Lösungsdarstellung - Aufzeigen von Lösungsansätzen, Herausstellen einer Lösung, Darstellen der Vorteile
4. Abschluss - Schlussfolgerung, Aufforderung zum Handeln, Treffen von Vereinbarungen
Was sagt das Eisenhower Prinzip aus?
Kunst, wesentliches vom unwesentlichen zu unterscheiden
Vier Bereiche:
- wichtig und dringend: A / müssen sofort selbst erledigt werden
- wichtig, aber nicht dringend: B / exakt terminieren und selbst erledigen (planen)
- nicht wichtig, aber dringend: C / bündeln und delegieren
- nicht wichtig, nicht dringend: D / nicht bearbeiten und wegwerfen
Was sagt das Harvard-Konzept aus?
Hart in der Sache, freundlich im Ton
Wie wird zwischen dringend und wichtig unterschieden?
dringend: sind termingebunden und müssen termingerecht erledigt werden
wichtig: Arbeiten, die ertragreich sind
Was ist das Ziel von Feedback?
Positive Leistungen und Verhaltensweisen verstärken
Negaitve Leistungen und Verhaltensweisen korrigieren
Was sagt die ABC Analyse nach Seiwert aus?
Aufgaben werden in drei Klassen (A B C) eingeteilt. Eine optimale Dauer sowie eine optimale Erledigungszeit wird empfohlen:
A Aufgaben = sehr wichtig: 65% Zeit - morgens
B Aufgaben = wichtig: 20% Zeit - nachmittags
C Aufgaben = weniger wichtig: 15% Zeit - nachmittags
Was ist bei Smalltalk zu beachten?
- beiläufiges Gespräch ohne Tiefgang
- Bekanntmachung und Begrüssung oder vorstellen lassen
- angemessene Themen: unverbindliche und positive Bemerkungen über Verlauf und Programmpunkte der Veranstaltung; Bemerkungen über Klima, Temparatur, WEtter; Lobendes über PErsonen, die auf der Veranstaltung hervortreten; Lobendes über die Bewirtung und Organisation; humorvolle Bemerkungen; Sport; Hobbies
- nicht über Politik oder Religion sprechen
- Sprachniveau im Mittelbereich halten
- Unverbindlichkeit der Situation muss immer evident sein
Zeitmanagement beinhaltet auch das Beseitigen von Störungen. Was sind innere Störungen?
psychologisch bedingt:
- Unlust
- Übermüdung
- Ängste, Sorgen
- Schwatzhaftigkeit
die wir selbst verursachen:
- Unordnung am eigenen Arbeitsplatz
- Schlechte Zeiteinteilung
- Langsamkeit, Weitschweifigkeit
- Scheinarbeit
- Ungenügende Fertigkeiten / mangelnde Fachkenntnisse
Wie sollte eine Präsentation aufgebaut sein, wenn das Ziel Informieren ist?
3er Gliederung
Einleitung (15%) - Anrede, Begrüssung, eigene Vorstellung, Motivieren, Orientierung
Hauptteil (80%) - Teilthema 1, 2, 3...
Abschluss (5%) - Zusammenfassen, Ausblick, Fragen, Diskussion
Wie sollte der Schluss einer Präsentation gestaltet werden?
Schluss ankündigen
Der letzte Satz der Rede ist der Schlusssatz - beinhaltet die Hauptbotschaft der Präsi
Schlusssatz kurz, prägnant formulieren - muss haften bleiben
Fazit, Zitat, Appell zum Schluss - wirken lassen
Fragen erst nach Abschluss
Was sagt das Pareto Prinzip aus?
80:20 Regel
Mit 20% Aufwand werden 80% der Ergebnisse erreicht
Mit den restlichen 80% des Aufwands nur noch 20% der Ergebnisse
Was sind Stolpersteine bei einer Präsentation?
keine Entschuldigung
Schluss nicht vorwegnehmen
keine langatmigen Formulierungen
Zeitmanagement beinhaltet auch das Beseitigen von Störungen. Was sind äussere Störungen?
durch Personen:
- durch Vorgesetzte, Kollegen, Kunden, Mitbürger, Telefonanrufe oder unangemeldete Besuche
- auch Emails belasten zunehmend das Zeitbudget
- auch normale soziale Kontakte können belasten, wenn sie zu viel Zeit beanspruchen
durch Reize:
- schlecht klimatisierter Arbeitsraum
- Luftzug
- Rauch
- Unordnung
- Geräusche, Lärm, ungeliebter Musikteppich
- Visuelle Reize (Sonne, Notizzettel, Lichtquellen)
- Sexuelle Reize (Bilder, Personen)
- Gerüche (Parfum, Mundgeruch)
- Kleidung (die uns stört)
Welche Regeln zur Visualisierung gibt es?
Schrift
- gross genug
- dick genug
- lesbar
- nicht ausschliesslich Grossbuchstaben
Farbe
- Primärfarben, dunkle Farben
- sparsam verwenden (nicht mehr als 3
Anordnung
- oben links beginnen
- vorher Gliederung überlegen
Was sagt die Alpen Methode nach Seiwert aus?
A - alle Aufgaben aufschreiben
L - Länge zur Bewältigung schätzen
P - Pufferzeiten reservieren (40:60 Faustregel; nur 60% verplanen - ist keine Pause, sondern Arbeitszeit, die nicht verplant ist)
E - Entscheid Prioritäten (welche Reihenfolge)
N - Nachkontrolle (habe ich alles geschafft?)
Welche Sprechtechniken kann ich einsetzen?
Lautstärke
Stimmlage (eher tief)
Sprechtempo
Sprechpausen
Betonung
Aussprache
Füllwörter
Was sagt Parkinsons Gesetz aus?
Die Zeit, die wir brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen, variiert entsprechend der Zeit, die uns zur Verfügung steht.
Haben wir mehr Zeit zur Verfügung, brauchen wir auch mehr zur Erledigung.
Was sind Regeln für das GEBEN von Feedback?
Feedback sollte sein:
- beschreibend
- konkret
- angemessen
- brauchbar / konstruktiv / zielorientiert
- rechtzeitig
- klar und genau formuliert
- offen und ehrlich
- sachlich richtig
- Formulierung in der Ich-Form
- nicht zu viel auf einmal
- positives Feedback hat Vorrang
Worauf sollte bei der Vorbereitung einer Präsentation geachtet werden?
adressatengerecht
schlüssig: Zahlen-Fakten-Argumente
logisch: roter Faden
chronologisch
Was ist eine Konferenz?
Zusammenkunft von PErsonen zur Beratung und Beschlussfassung
soll aus den Personen bestehen, die von einer Lösung des gemeinsamen Problems unmittelbar oder mittelbar betroffen sind und zur Lösung dieses Problems gemeinsam beitragen können
Was sind Teamsitzungen?
finden nur im Kollegenkreis und in kleinem Rahmen in meist regelmässigen Abständen statt
ca 30-90 Minuten
so angesetzt, dass das laufende Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt wird
sollten geplant sein
Was sind Gründe, um Social Networking Sites zu nutzen?
1. Kontakte pflegen
2. Neue Personen kennenlernen
3. Sich selbst präsentieren
4. Alternative zur eigenen Website
