Selbstmanagement & Interne Kommunikation, Teil 3 - Personalassistent NbW 2013

Es geht darum,

• zu lernen, die Zeit zu planen
• wissen, wo im Alltag Prioritäten gesetzt werden müssen
• zu erkennen wo "Zeitfresser" liegen und wie diese beseitigt werden können
• zu lernen, wie die Energiebilanz verbessert und der Arbeitsalltag optimiert werden kann

• Helfersyndrom
• Gefühl unentbehrlich zu sein
• Angst jemanden zu verletzen, egoistisch zu sein
• Angst nicht geliebt zu werden
• überrumpelt werden
• Abhängigkeitsverhältnis
• Geltungsdrang
• nicht gelernt wie man "nein" sagt

• Wunsch oder Anliegen prüfen
• bei innerlicher Ablehnung sofort NEIN sagen
• Bedenkzeit: auf 10 zählen
• bei Sofortentscheid: Überlegen - Sachverhalt wiederholen - Pause - Nein sagen
• kurze und sachliche Begründung der Ablehnung
• Alternative empfehlen
• klar, freundlich bestimmt sein

man muss die Zeit einteilen und Prioritäten setzen

Dringlichkeit:
termingebunden

Wichtigkeit:
was ist ertragreich, wertvoll und trägt grossen Beitrag zum Erfolg

• Eisenhower-Prinzip
   
• Pareto-Prinzip
   
• Alpen-Methode nach Seiwert
   
• ABC-Analyse nach Seiwert
   
• Parkinsons Gesetz

Mit Hilfe der Kriterien "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit" die anstehenden Aufgaben in 4 Prioritätenklassen einteilen:

A-Aufgaben: Hohe Priorität
hohe Wichtigkeit, hohe Dringlichkeit
--> sofort & selber erledigen

B-Aufgaben: Mittlere Priorität
hohe Wichtigkeit, niedrige Dringlichkeit
--> planen und selber erledigen

C-Aufgaben: niedrige Priorität
niedrige Wichtigkeit, hohe Dringlichkeit
--> delegieren oder bei Gelegenheit bald erledigen

D-Aufgaben: keine Priorität
niedrige Wichtigkeit und niedrige Dringlichkeit
--> liegenlassen

Mit 20% des Aufwandes 80% der Ergebnisse erreichen.

d.h. mit 20% des Aufwand fürdie A- und B-Aufgaben kann man 80% des Erfolges erreichen.

--> Prioritäten in A- und B-Aufgaben setzen und sich auf wenige aber entscheidende Aufgaben konzentrieren

A Alle Aufgaben aufschreiben

L Länge zur Erledigung schätzen

P Pufferzeiten einplanen (nur 60% verplanen)

E Entscheide welche Prioritäten

N Nachkontrolle was erledigt wurde

Man teilt die Aufgaben in drei Klassen ein und empfiehlt folgende optimale Dauer und Erledigungszeiten:

A-Aufgaben
= sehr wichtige Aufgaben = 65% der Zeit
--> am Morgen erledigen

B-Aufgaben
= wichtige Aufgaben = 20% der Zeit
--> am Nachmittag erledigen
 

C-Aufgaben
= weniger wichtige Aufg. = 15% der Zeit
--> am späten Nachmittag erledigen

Die Zeit die wir brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen, variert entsprechend der Zeit die einem zur Verfügung steht.

D.h. je mehr Zeit wir für eine Aufgabe haben, umso mehr Zeit brauchen wir für dessen Erledigung.

Innere Störungen

psychologisch bedingte Störungen:

• Unlust
• Übermüdung
• Ängste und Sorgen
• Schwatzhaftigkeit

selbst verursachte Störungen:

• Unordnung am Platz
• schlechte Zeiteinteilung
• Langsamkeit, Weitschweifigkeit
• Scheinarbeit
• ungenügende Fertigkeit
• keine standardisierte Dokumente

Äussere Störungen

Störungen durch Personen:

• durch VG, Kollegen, Kunden die nicht geplant sind
• Telefonanrufe
• Emailflut & Benachrichtigung
• Smalltalk von Kollegen (zu häufige & lange soziale Kontakte)
• unnötige Termine

Störungen durch Reize:

• Klimatische Bedingungen im Büro
• Geräusche und Lärm
• visuelle Reize (Sonne, Licht)
• sexuelle Reize (Bilder, Personen)
• Gerüche (Nahrung, Parfum)
• unbequeme / unpassende Kleidung

• Planungshorizont berücksichtigen
• schriftlich Planen
  --> nachvollziehbar, nichts vergessen
• ca. 10 Minuten Zeit nehmen pro Tag
• am Vorabend planen
• ökonomisches Prinzip beachten

detaillierte Bestandesaufnahme von Störungen und Zeitfressern

• Aktivitätenliste führen
• Zeiterfassungsbögen
• Vergleich von einem Arbeitstag - Sonntag
• Vergleich über mehrere Tage

• schriftlicher Tagesplan am Vorabend erstellen
  - nach Prioritäten geordnet
  - mit Pufferzeiten von 1 h / Tag
  - erledigte Punkte gleich streichen
   
• bewusst eine Auszeit nehmen
   
• mit Planungssystem arbeiten
   
• Speditive Leitung von Sitzungen
   
• schneller Lesen
   
• rasche Konfliktlösungen herbeiführen
   
• Delegation von C-Aufgaben und Technik beherrschen
   
• Zeitgewinn durch gezielter Verbesserungen dank Veränderungen
   
• Zeit für Unvorhergesehens einplanen
   
• Angefangenes zuerst zu Ende bringen
   
• Auftanken in Form von Pausen & gesunder Ernährung

Dies ist ein geistiger, körperlicher und seelischer Erschöpfungszustand, der schleichend auftritt und sich über Wochen, Monate oder Jahre hinziehen kann.

Vereinfacht: Batterie oder Engerietank ist leer.

• Lustlosigkeit
• Gereiztheit
• Gefühle des Versagens
• Niedergeschlagenheit
• Gleichgültigkeit (mangelndes Interesse Beruf/Hobby)
• Stimmungsschwankungen
   
• ständige Müdigkeit
• Schlafstörungen
• Konzentrationsstörung
• Kopfschmerzen
   
• sozialer Rückzug
• hohe Fehlerquoten
• Depression