Selbstmanagement & Interne Kommunikation, Teil 1 - Personalassistent NbW 2013

Allgemein:
mit einer Nutzenargumentation, welche dem TN einen Vorteil bringt. --> Abstützung auf die Grundbedürfnisse

--> siehe Bild

Beispiele:

• neueste Technik
• Preis/Leistung
• Design
• Verfügbarkeit
• Ökologie
• Produktionsort
• einfache Bedienung
• Sicherheit
• Qualität

Fragen zur Findung von Argumenten

• welche Argumente unterstützen das eigene Anliegen und die eigenen Ziele?
• mit welchen Argumenten können die Gegenpositionen widerlegt werden & Einwände auffangen?

Sortierung der Argumente und Gruppierung

• Argumente, die auf Einsparung zielen
• Argumente, die auf die MA-Interessen zielen
• Argumente, die persönliche Vorteile für die Teilnehmer bedeuten

siehe Bild

was? - sind die nächsten Schritte im Projekt

wie? - sollen die Schritte ablaufen

warum? - diese Schritte und diese Vorgehensweise

Fragen zur Festlegung der Inhalte

• Was will man an Inhalten vermitteln?
• In welcher Reihenfolge?
• In welcher Form?

Unterteilung der Inhalte in

• Muss-Inhalte: --> roter Faden der Präsi
  zum Verständnis unbedingt notwendig


• Soll-Inhalte: --> erleichtern das Verständnis
  wichtige Zusatzinformationen


• Kann-Inhalte: --> Interesse der TN gewinnen
  die den Zuhörer zusäztlich interessieren könnten

• geigneten Raum wählen
• sich für die richtige Bestuhlung entscheiden
• achten, dass die benötigten Medien zur Verfügung stehen und richtig platziert sein
• Anzahl Teilnehmer und deren Sitzanordnung
• gute Sicht auf die verschiedenen Medien
• funktionierende Technik

Ziel: Informieren

• was muss man zum Verständnis mind. darstellen?
• was könnte die Zuhörer besonders interessieren?
• wie kann man auf das Interesse der Zuhörer eingehen, ohne Zeitprobleme zu bekommen?

Ziel: Überzeugen

• welche Vorteile für die Zuhörer kann/sollte man darstellen?
• welche Nutzen kann man den TN darstellen?

Einstellung der TN zum präsentierten Thema

• Welche Einstellung haben TN zum vorgetragenen Thema?
• Welche Einstellung haben TN zu den gesteckten Zielen?
• Welche Einstellung haben TN zur vortragenden Person?
• wann würden sich TN engagieren und wofür?

Was sind die Interessen der Präsentationsteilnehmer?

Fragen:

• an welchen Inhalten sind TN interessiert?
• welche Informationen sind von Bedeutung?
• wie kann man bei der Argumentation diese Interessen berücksichtigen?
• wo muss man Überzeugungsarbeit leisten?
• welche Argumente müssen genannt werden?
• welche Argumente müssen besonders gut begründet werden?

• welche Funktion haben die Teilnehmer?
• Inwieweit sind Teilnehmer vom Thema berührt? (Interesse, Bedürfniss und Einstellung)
• Welches Vorwissen im Bezug auf den Inhalt haben die Teilnehmer?
• Welche Ansprüche haben Sie in Bezug auf die Präsentation?

Es macht Sinn, weil

• man das Sprachniveau an die TN anpassen muss, damit die Präsentation verstanden wird und von den TN ein gewisses Verständnis entgegen gebracht erhält


• es hilfreich ist zu erfahren, welches Vorwissen die TN haben, um ev. weiterführende Erklärungen zu geben


• weil es für den Aufbau der Argumentationslinien wichtig ist, die Funktionen der TN zu kennen


• von der Einstellung der TN, der Erfolg einer Präsentation mitabhängt

• was soll man bei den Anwesenden erreichen?
• was soll nach der Präsentation in Erinnerung bleiben?
• Wovon soll das Publikum überzeugt sein?
• Was sollen die Anwesenden konkret unternehmen, veranlassen?
• Was will ich vermeiden?

• Anwesende informieren
• Anwesende überzeugen

1. Ziele und Zielgruppe bestimmen
2. Inhalte definieren und Argumente strukturieren
3. Informationen vermitteln, Argumente vortragen
4. Rhetorische Mittel nutzen
5. Medien einsetzen
6. Präsentation abrunden

• andere zu informieren
• Entscheidungsgrundlagen zu vermitteln
• den Stand eines Projektes darzustellen
• Akzeptanz für bestimmte Positionen zu gewinnen
• für eine Idee zu werben
• Mitarbeiter zu schulen
• andere zu überzeugen

Das ist eine Kombination aus Vortrag und Medieneinsatz.

eine visualisierte Rede.

• Formulierung in der Ich-Form
• Positives zuerst und soll überwiegen
• sachlich bleiben
• rechtzeitig (zeitnah)
• offen und ehrlich
• konstruktiv (brauchbar)
• nicht zuviel auf einmal
• Person anschauen
• klar und genau formuliert

• Unterhaltungswert und Information
• Gliederung und Struktur
• Sprachliche Qualifikation und Auftreten
• Kontakt zum Zuhörer und Flexibilität
• Umgang mit den Medien

bei Erstellung zu beachten:

• als Mindestunterlage eine Kopie der verwendeten Folien
• Folien verkleinert auf A4 im Querformat oder auf A4
• bei komplizierten Bsp. oder Formularen auch diese in Kopie und mit Titel beschriftet abgeben
• Vollständige Texte nur wenn es auf jedes Wort drauf ankommt

bei Verteilung zu beachten:

• Unterlagen die benötigt werden, vor der Präsentation verteilen
• Austeilen während des Vortrages stört
• Unterlagen während der Präsentation durch Reihen gehen zu lassen lenkt ab und kommen bei den meisten TN dann an, wenn man über etwas anderes spricht
• umfangreiche Unterlagen, die die Präsentation ergänzen sollen, erst danach verteilen.

Üblicherweise am Ende der Präsentation

• die Zuhörer könnten darin blättern oder mitlesen und hören nicht mehr zu
• Austeilen am Ende lässt die TN im Unklaren, welche Unterlagen sie bekommen

Möglich ist auch am Anfang

• wenn bekannt ist oder vermutet wird, dass TN während Präsentation notizen machen möchten/werden
• wenn komplizierte Beispiele oder Formulare während der Präsentation zum Einsatz kommen

• Wiederholung der Kernaussage (Hauptbotschaft)
• Zusammenfassung der Ergebnisse der Diskussion
• Bei Vereinbarungen: schriftlich festhalten
• Danke an die Zuhörer mit wenigen, aber überzeugenden Worten
• positive Schlussformel finden

• Technik des Offenlegens
  Den "Gegner" auffordern die unterschwellige Behauptung direkt und klar zu nennen


• Schlagfertigkeit


• Technik des Verbittens
  vor allem bei starker emotionaler Betroffenheit

• nicht rechtfertigen
• nicht verteidigen
• nicht zurückschlagen
• nicht "flüchten

1. Unterschwellige Behauptung, die nicht direkt benannt wird
    
2. Unterschwellige Behauptung ist sachlich falsch

Die "Ja, aber...."-Methode

anfängliche Zustimmung des Einwandes, mit anschliessender Aufdeckung der falschen oder lückenhaften Argumentation

Vorteil:  anfängliche, teilweise Zustimmung
Nachteil: keine ausreichende Würdigung des Einwandes
 

Die dialektische Unterscheidung

Ziel:
ebenfalls Einwände entkräften, jedoch mit positiver Würdigung des Einwandes

Methodik in 3 Schritten:

1. zustimmende Position
2. verwerfende Position
3. positive Weiterführung

Die Abpufferungs-Technik

Methodik:
Man stimmt dem Einwand zu, aber mit kleiner Einschränkung. Diese kann unwichtig sein, hinterlässt aber den Eindruck, dass an Argument etwas drann ist.

• Einwand zunächst als ein Zeichen von Interesse betrachten/werten
• den sachlich richtigen Teil des Einwandes positiv würdigen
• Einwand als Herausforderung nehmen, dass jemand überzeugt werden will
•  

• den Fragenden mit Namen ansprechen
• die Wortbeiträge/Fragen positiv zu würdigen
• dem Fragesteller auch nonverbale Zuwendung geben mit Blickkontakt, Kopfnicken, usw.
• Fragen nach Möglichkeit visualisieren

• erst sprechen, dann schreiben
• beim Schreiben nicht den Text mit eigenem Körper verdecken
• leserlich schreiben
• Text etwas stehen lassen, damit alle abschreiben können
• Fotoaufnahme des Textes machen vor dem abwischen

• richtige Platzierung (für alle gut sichtbar)
• Stecknadeln, Stifte und Karte bereitlegen/verteilen
• Verfügbares Material gezielt nutzen
• verschiedene Formen, Grössen & Farben einsetzen

• richtige Platzierung (für alle gut sichtbar)
• Blatt beim schreiben nicht verdecken
• erst sprechen, dann schreiben
• nur Stichworte
• komplizierte Grafiken mit Bleistift vorzeichnen