QS-Fragen-VL03

- Ermittlung der Wirksamkeit des Managementsystems

- Erkennen von Verbesserungspotenzialen innerhalb der Prozesse oder in Schnittstellen

- In Vorbereitung auf ein Zertifizierungsaudit sicherstellen, dass alle Abläufe normkonform sind

 - bezogen auf den Auditor          + bezogen an das Audit

- Ethisches Verhalten

Ist die Grundlage des Berufsbildes. Ein Auditor muss jedem Gesprächspartner egal welche Nationalität, Religion und Geschlecht Respekt und Toleranz entgegenbringen.

- Sachliche Darstellung

Die Pflicht, wahrheitsgemäß und genau zu berichten.

- Angemessene berufliche Sorgfalt

Der Auditor muss über eine gewisse fachliche Kompetenz verfügen. Nur somit kann er unterscheiden, ob ein vorgetragener oder verlangter Sachverhalt überhaupt umsetzbar ist.

+ Unabhängigkeit

Die Auditoren dürfen keine Verantwortung für die Tätigkeiten tragen, die im Rahmen ihres Audits untersucht werden.

+ Auf objektive Nachweise setzen

Rationale Grundlage, um zu zuverlässigen und nachvollziehbaren Auditschlussfolgerungen zu gelangen.

1. Veranlassung des Audits: Auswahl Auditteam, Bestimmung des Auditleiters, Aufgabenverteilung, Zeitliche Planung von Audits (Jahresplan), Kontaktaufnahme zur auditierenden Einheit, Einholung von Informationen über Sicherheitsvorschriften

2. Vorbereitung der Vor-Ort-Tätigkeiten: Erstellung des Auditplans für das konkret durchzuführende Audit unter Berücksichtigung des vorgegebenen Auditjahresplans, Überprüfung und Bewertung der Vorgabedokumente (Arbeitsdokumente) des zu auditierenden Bereiches, Ermittlung der Konformität, ggf. Bericht zur Dokumentenprüfung, Entscheidung über Durchführbarkeit oder Unterbrechung, Festlegung der einzusehenden

Nachweisdokumente, Entwickeln oder Ergänzen einer Frageliste mit eigenen Fragen, Einsichtnahme in frühere Auditberichte des Prozesses. Es müssen auch die Maßnahmen aus vorangegangenen Audits überprüft werden (Wirksamkeitsprüfung) und daher in die Frageliste aufgenommen werden.

3. Durchführung der  Audittätigkeiten vor Ort: Eröffnungsbesprechung, Gesprächen zu den einzelnen Themen/Prozessen mit den ausgewählten Mitarbeitern oder Führungskräften

entsprechend der Auditfrageliste am Arbeitsplatz, Erfassung und Verifizierung von Informationen, Treffen von Auditfeststellungen (Konformität, Abweichungen, Verbesserungsvorschläge), Zwischenauswertungen, Erarbeitung von Schlussfolgerungen

und Empfehlungen, Abschlussbesprechung

4. Erstellung, Genehmigung und Verteilung des Auditberichts: Auditumfang, Auditschwerpunkt, Zeit und Ort, Auditleiter, Auditteam, Teilnehmer, Protokoll zum Audit mit den Auditergebnisse, Bericht über vereinbarte Folgemaßnahmen, Korrekturmaßnahmen, Verbesserungsmaßnahmen, Verteiler

5. Abschluss des Audits: Bericht verteilen, Überprüfung der Durchführung von Korrektur- und

Verbesserungsmaßnahmen, Nachweis der Beseitigung von Abweichungen, Unterlagen aufbewahren und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. vernichten

Ein internes Audit kann von eigenen Mitarbeitern aufgrund des speziellen Fachwissens durchgeführt werden.

Ein grundlegender Ansatz des internen Audits ist es aber, das der Auditor unabhängig sein muss.

Daher sollte das Auditteam gemischt zusammengesetzt  sein.

Im Auditteam sollte ein Mitglied aus dem QM sein oder der QM-Beauftragte.

Dieser sollte begleitet und unterstützt werden durch 1 bis 2 weitere Auditoren, die aus anderen Unternehmensbereichen kommen.

Audits werden gemäß eines festgelegten Auditprogramms durchgeführt. Im Rahmen einer Risikoanalyse ist die Häufigkeit der Audits zu bestimmen (K.O.-Kriterium).

Ferner gibt es weiter Regelungen wie z.B.:

Das Im Verlauf eines Jahres alle Abteilungen und Prozesse, die im QMS beschrieben sind, mindestens einmal auditiert werden sollen.

GLOBALG.A.P fordert mind. einmal jährlich Eigenkontrollen mit Hilfe einer vorgegebenen Checkliste.

Der IFS fordert, das in kritischen Bereichen mind. einmal jährlich interne Audits durchgeführt werden müssen.

Der Auditplan sollte enthalten...

- Auditkriterien

- Auditumfang / Auditziel

- Die Termine (Datum, Uhrzeit, Dauer) und Orte, an denen die Audittätigkeiten vor Ort durchgeführt werden sollen

- Die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitglieder des Auditteams und der Begleitpersonen

- Bereitstellung der Ressourcen für wichtige Teile des Audits

1. Ist die QM-Maßnahme im QM-System ausreichend und richtig beschrieben? (Unterlagenprüfung)

2. Ist die QM- Maßnahme verbindlich festgelegt? (Unterlagenprüfung)

3. Ist die QM-Maßnahme jedem Betroffenen bekannt? (Prüfung vor Ort)

4. Wird die QM-Maßnahme richtig durchgeführt und umgesetzt? (Prüfung vor Ort)

5. Wird dies nachgewiesen oder dokumentiert, kann es wiederholt werden? (Prüfung vor Ort)

Fragen sollten grundsätzlich offen gestellt werden.

Mit diesen Fragen wird keine Antwortrichtung vorgegeben. Der Gesprächspartner muss vielmehr Informationen liefern und nicht nur mit „ja“ oder „nein“ antworten können.

z.B. W-Fragen = Warum? Weshalb? Wie? Was? Auf welche Weise?

Direkte Fragen, die die Antwortmöglichkeiten stark einschränken, sollten nur gestellt werden,

- um den Gesprächspartner festzunageln, weil er immer nur ausweichend antwortet

- um einem unsicheren Gesprächspartner in einer Stress-Situation eine „goldene Brücke“ zu bauen

Bsp. für direkte Fragen:

Alternativfrage: Haben Sie ein System zur Wareneingangsprüfung oder nicht?

Suggestivfrage: Kennen Sie nicht auch die Situation, dass …

Konformität, Abweichungen und Verbesserungsvorschläge

Die Grundlage für Abweichungen ist gegeben wenn die ...

... Vorgabedokumente nicht normkonform sind

... Festlegungen der Vorgaben im Managementsystem nicht nachweislich umgesetzt sind

Die Grundlage für Abweichungen kann gegeben sein wenn die ...

... Vorgehensweisen in den Vorgabedokumenten nicht ausreichend, verständlich oder korrekt dargestellt sind.

... Festlegungen der Vorgaben nicht bekannt sind (z.B. Unternehmenspolitik).

- Auditumfang, Auditschwerpunkt, Zeit und Ort

- Auditleiter, Auditteam, Teilnehmer

- Protokoll zum Audit mit den Auditergebnisse

- Bericht über vereinbarte Folgemaßnahmen:

            Korrekturmaßnahmen

            Verbesserungsmaßnahmen

- Verteiler

Die Ergebnisse der internen Audits müssen aufbereitet werden, um den Regelkreis der Überprüfung der Wirksamkeit eines QM-Systems zu schließen.

Die aufbereiteten Ergebnisse sind im Rahmen der Managementbewertung der Geschäftsleitung vorzulegen.

Die Ergebnisse und Erkenntnisse aus dem internen Audit dienen als Basis für die Festlegung des neuen Auditprogramms, wobei neue Schwerpunkte festgesetzt und neue Auditziele definiert werden.

Allgemein: Veranlassen des Audits (mit Auditauftrag beginnt Erstellung d. vorläufigen Auditplans)

Vorbereitung der Audittätigkeiten (Prüfung d. Managementdokumentation u. daraus: Erstellung endgültiger Auditplan sowie Arbeitsdokumente f. Auditoren)

Durchführung der Audittätigkeiten vor Ort (sich ergebende Abweichungs- u. Verbesserungeberichte u. Auditprotokolle erstellen u. auswerten)

Erstellung, Genehmigung u. Verteilung des Auditberichtes (Ergebnisse zusammenfassen, veranschaulichen u. erklären (verbessern))

Abschluss des Audits (Ergebnisse vorlegen, Verbesserungen durchführen, PDCA-Kreislauf abschließen)