Projektmanagmenet Kapitel 5. Projektorganisation
FHNW 2. Semester
FHNW 2. Semester
Organisationsformen
Unter Projektorganisation versteht man die Gesamtheit der Organisationseinheiten sowie der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines besimmten Vorhabens.
Eine definierte Projektorganisation dient:
- klare Aufgaben-, Kompetenz -, und Verantwortungszuordnung
- klare Kommunikationswege innerhalb und ausserhalb des Projekts
Projektorganisationsformen
- reine Projektorganisation
- Matrix - Projektorganisation
- Stabs-Projektorganisation
- gemischte Formen
Reine Projektorganisation
+ eindeutige Weisungsverhältnisse
+ klare Verantwortlichkeiten
+ Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter
+ bessere Identifikation der Projektmitarbeiter mit dem Projektziel
- Ausgliederung aus der Stammorganisation und Wiedereingliederung
Matrix - Projektorganisation
+ Verfügbarkeit von Fachwissen
+ noch vorhandenes „Heimatgefühl“ der Projektmitarbeiter
- Kompetenzstreitigkeiten
- Interessenkonflikte
- Gefahr von zu geringer Freistellung der Mitarbeiter für die Projektarbeit
Stabs-Projektorganisation
+ schnelle Einrichtung
+ hohe Flexibilität
- fehlende Kompetenz
Beteiligte Stellen an einem Projekt
1. Auftraggeber
2. Projektleiter
3. Projektleiter : Konfliktmanagement
4. Projektleiter : Soziale Kompetenz
5. Projektteam
6. Ansprechpartner des Fachbereichts
7. Qualitätsmanager
8. Gremium "Review Team"
1. Auftraggeber
Wer?
Aufgaben?
Verantwortung?
Auftraggeber sind Fachabteilung, Geschäftsleitung und IT-Bereich.
Aufgaben : visiert Projektantrag, beendet das Projekt
Verantwortung: Kosten, Zeit, Ergebnis
2. Projektleiter
Eigenschaften?
Aufgaben und Verantwortlichkeiten?
Eigenschaften: Führungsqualifikation, methodisches Wissen, Fach- und Branchenwissen
Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Einhalten von Kosten-, Zeit-, Ergebnisvorlagen. Planung Steuerung und Kontrolle. Führung / Motivation der Projektmitarbeiter
3. Projektleiter : Konfliktmanagement
- Konflikte wird es geben, solange es Menschen gibt
- Konflikte sind im Projekt durchaus positiv
- Sprache kann helfen Konflikte zu lösen
- Zuhören kann helfen, Konflikte zu lösen
4. Projektleiter : Soziale Kompetenz
- Selbstbild vs. Fremdbild
- Respekt und konstruktives Feedback
- Teamfähigkeit
- Emotionale Intelligenz
- Umgang mit Stress
5. Projektteam
der Fachbereiche)
Wichtige Erfolgsfaktoren beim Projektteam sind Kooperationsbereitschaft, Motivation und Kreativität der Mitglieder.
Aufgaben: Arbeitspakete abarbeiten, Vorgehen und Ergebnisse dokumentieren und kommunizieren. Kompetenzen: ?
Verantwortlichkeiten: Arbeitspakete sachlich und fachlich richtig abarbeiten
6. Ansprechpartner des Fachbereichts
Die Ansprechspartner müssen Kenntnisse über die betrieblichen Abläufe, Restriktionen und Probleme haben, motiviert und verfügbar sein. Der Ansprechspartner wird verstärkt bei der Analyse und dem Test benötigt. Eine umfassende Einbindung des Fachbereiches fördert die Akzeptanz des Projekts.
7. Qualitätsmanager
Teilweise sinnvoll, zusätzlichen Qualitätsmanager (z.B. aus anderem Beratungshaus! -> Neutralität) einzubinden.
Aufgabe: Dafür sorgen, dass die Qualität von den geeigneten Personen (nicht vom Qualitätsmanager selbst) bestätigt wird.
8. Gremium "Review Team"
Das Review-Team legt strategische Ziele fest, greift bei ernsthaften Problemen steuernd ein, überwacht den
globalen Projektverlauf und gibt Zwischenergebnisse frei. Das Review-Team sollte zu jedem Meilenstein
tagen.
Definition Projektkommunikation
Als Projektdokumentation gilt die Zusammenstellung von ausgewählten, wesentlichen Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele innerhalb eines Projektes
Überblick - Vorgehensdokumentation (Ablauf?)
1.Auftraggeber kommuniziert einen Aufgtrag und möchte eine Rückmeldung
2. Der Projektauftrag wird in einzelne Arbeitsaufträge herabgebrochen.
3. Diese Arbeitsaufträge werden von den Projektmitarbeterin abgearbeitet, welches dem Projektleiter kommuniziert wird.
4. Der Projektleiter konsolidiert die Ergebnisse zu einem Projektstatusbericht, der dem Review-Board und damit dem Auftraggeber berichtet wird.
Ablauf Projektauftrag
Kommt häufig durch Annahme des Projektantrags
zustande und muss folgende Bereiche festlegen:
· Identifikation des Projekts
· Beschreibung des Ausgangs- und Zielsystems
· Angaben zum Projektmanagement
· Unterschriftsbereich
Ablauf Arbeitsauftrag
Der Projektleiter erkennt alle nötigen Aufgaben, bricht diese in Arbeitspakete herab und ordnet die Bewältigung den Personen zu.
Ablauf Projektstatusbericht
Wird phasenabhängig (z.B. begleitend zur Vorstellung des Phasenergebnisses) oder phasenunabhängig (z.B. in festen Zeitintervallen) erstellt werden.
Ablauf: Projektbesprechungen
Die Treffen können ergebnisorientiert oder regelmässig durchgeführt werden. Ziele sind die Zuweisung der Arbeitspakete, Bericht der Projektteammitglieder über Fortschritte der Teilaktivitäten, Vergleich des Projektfortgangs, Integration der unterschiedlichen
Arbeitspakete und die Problembesprechung.
Ablauf: Ordnungssystem
Die Projektdokumentation muss systematisch geordnet werden.
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Organisationsformen
Unter Projektorganisation versteht man die Gesamtheit der Organisationseinheiten sowie der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines besimmten Vorhabens.
Eine definierte Projektorganisation dient:
- klare Aufgaben-, Kompetenz -, und Verantwortungszuordnung
- klare Kommunikationswege innerhalb und ausserhalb des Projekts
Projektorganisationsformen
- reine Projektorganisation
- Matrix - Projektorganisation
- Stabs-Projektorganisation
- gemischte Formen
Reine Projektorganisation
+ eindeutige Weisungsverhältnisse
+ klare Verantwortlichkeiten
+ Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter
+ bessere Identifikation der Projektmitarbeiter mit dem Projektziel
- Ausgliederung aus der Stammorganisation und Wiedereingliederung
Matrix - Projektorganisation
+ Verfügbarkeit von Fachwissen
+ noch vorhandenes „Heimatgefühl“ der Projektmitarbeiter
- Kompetenzstreitigkeiten
- Interessenkonflikte
- Gefahr von zu geringer Freistellung der Mitarbeiter für die Projektarbeit
Stabs-Projektorganisation
+ schnelle Einrichtung
+ hohe Flexibilität
- fehlende Kompetenz
Beteiligte Stellen an einem Projekt
1. Auftraggeber
2. Projektleiter
3. Projektleiter : Konfliktmanagement
4. Projektleiter : Soziale Kompetenz
5. Projektteam
6. Ansprechpartner des Fachbereichts
7. Qualitätsmanager
8. Gremium "Review Team"
1. Auftraggeber
Wer?
Aufgaben?
Verantwortung?
Auftraggeber sind Fachabteilung, Geschäftsleitung und IT-Bereich.
Aufgaben : visiert Projektantrag, beendet das Projekt
Verantwortung: Kosten, Zeit, Ergebnis
2. Projektleiter
Eigenschaften?
Aufgaben und Verantwortlichkeiten?
Eigenschaften: Führungsqualifikation, methodisches Wissen, Fach- und Branchenwissen
Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Einhalten von Kosten-, Zeit-, Ergebnisvorlagen. Planung Steuerung und Kontrolle. Führung / Motivation der Projektmitarbeiter
3. Projektleiter : Konfliktmanagement
- Konflikte wird es geben, solange es Menschen gibt
- Konflikte sind im Projekt durchaus positiv
- Sprache kann helfen Konflikte zu lösen
- Zuhören kann helfen, Konflikte zu lösen
4. Projektleiter : Soziale Kompetenz
- Selbstbild vs. Fremdbild
- Respekt und konstruktives Feedback
- Teamfähigkeit
- Emotionale Intelligenz
- Umgang mit Stress
5. Projektteam
der Fachbereiche)
Wichtige Erfolgsfaktoren beim Projektteam sind Kooperationsbereitschaft, Motivation und Kreativität der Mitglieder.
Aufgaben: Arbeitspakete abarbeiten, Vorgehen und Ergebnisse dokumentieren und kommunizieren. Kompetenzen: ?
Verantwortlichkeiten: Arbeitspakete sachlich und fachlich richtig abarbeiten
6. Ansprechpartner des Fachbereichts
Die Ansprechspartner müssen Kenntnisse über die betrieblichen Abläufe, Restriktionen und Probleme haben, motiviert und verfügbar sein. Der Ansprechspartner wird verstärkt bei der Analyse und dem Test benötigt. Eine umfassende Einbindung des Fachbereiches fördert die Akzeptanz des Projekts.
7. Qualitätsmanager
Teilweise sinnvoll, zusätzlichen Qualitätsmanager (z.B. aus anderem Beratungshaus! -> Neutralität) einzubinden.
Aufgabe: Dafür sorgen, dass die Qualität von den geeigneten Personen (nicht vom Qualitätsmanager selbst) bestätigt wird.
8. Gremium "Review Team"
Das Review-Team legt strategische Ziele fest, greift bei ernsthaften Problemen steuernd ein, überwacht den
globalen Projektverlauf und gibt Zwischenergebnisse frei. Das Review-Team sollte zu jedem Meilenstein
tagen.
Definition Projektkommunikation
Als Projektdokumentation gilt die Zusammenstellung von ausgewählten, wesentlichen Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele innerhalb eines Projektes
Überblick - Vorgehensdokumentation (Ablauf?)
1.Auftraggeber kommuniziert einen Aufgtrag und möchte eine Rückmeldung
2. Der Projektauftrag wird in einzelne Arbeitsaufträge herabgebrochen.
3. Diese Arbeitsaufträge werden von den Projektmitarbeterin abgearbeitet, welches dem Projektleiter kommuniziert wird.
4. Der Projektleiter konsolidiert die Ergebnisse zu einem Projektstatusbericht, der dem Review-Board und damit dem Auftraggeber berichtet wird.
Ablauf Projektauftrag
Kommt häufig durch Annahme des Projektantrags
zustande und muss folgende Bereiche festlegen:
· Identifikation des Projekts
· Beschreibung des Ausgangs- und Zielsystems
· Angaben zum Projektmanagement
· Unterschriftsbereich
Ablauf Arbeitsauftrag
Der Projektleiter erkennt alle nötigen Aufgaben, bricht diese in Arbeitspakete herab und ordnet die Bewältigung den Personen zu.
Ablauf Projektstatusbericht
Wird phasenabhängig (z.B. begleitend zur Vorstellung des Phasenergebnisses) oder phasenunabhängig (z.B. in festen Zeitintervallen) erstellt werden.
Ablauf: Projektbesprechungen
Die Treffen können ergebnisorientiert oder regelmässig durchgeführt werden. Ziele sind die Zuweisung der Arbeitspakete, Bericht der Projektteammitglieder über Fortschritte der Teilaktivitäten, Vergleich des Projektfortgangs, Integration der unterschiedlichen
Arbeitspakete und die Problembesprechung.
Ablauf: Ordnungssystem
Die Projektdokumentation muss systematisch geordnet werden.
