Projektmanagement SVF

Diese Organisationsform wird auch autonome Projektorganisation oder Linien-Projektorganisation genannt.

Merkmale:

• eigenständige Organisation innerhalb des Unternehmens
• Projektteam arbeitet ausschliesslich für das Projekt
• PL verfügt über weitreichende Weisungs-, Entscheidungs-, Kontroll- und Beurteilungsbefugnisse
• PL innerhalb des Unternehmens sehr hoch angesiedelt (direkt unterhalb GL)
• meist bei grossen, langfristigen und/oder komplexen Vorhaben geeignet

Wird auch Einfluss-Projektorganisation oder Projektkoordination genannt.

Merkmale:

• meist bei kleineren Vorhaben mit kurzer Dauer und/oder geringer Komplexität
• PL hat reine Stabsfunktion, keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse
• PL bereitet die für die Entscheidungen und die Vergabe von Aufträgen notwendigen Informationen auf
• reine Koordinationsaufgabe für den PL (kein Team z Vf)

Beste Organisationsform für die meisten Projekte.

Merkmale:

• die PMA bleiben in ihren Linien unterstellt und werden für die Dauer des Projekts "ausgeliehen".
• PL führt die PMA im Rahmen der Projektaufgaben.
• PL hat Entscheidungs- und Weisungsbefugnis für alle Arbeiten im Rahmen des Projekts.
• Mögliche Zielkonflikte zwischen dem PL und dem Linienvorgesetzten.

Als Grundlage für eine gute Planung liegen die definierten Ziele, das angestrebte Projektresultat und das Phasenkonzept mit der Projektvorgabe vor.

Diese fliessen in den Projektstrukturplan welcher die Gesamtaufgabe des Projekts stufenweise in Teilaufgaben zerlegt, und zwar so lange, bis man eine Stufe erreicht hat, bei der ein weiteres Zerlegen unnötig oder nicht mehr sinnvoll erscheint. Diese unterste Stufe nennt man Arbeitspaket.

1. Projekt
2. Teilprojekte
3. Teilaufgaben
4. Arbeitspakete

1. vom Groben ins Detail: Man beginnt auf der obersten Stufe eines Projekts und erarbeitet die Details Schritt für Schritt.
2. immer zuerst in die Breite: Jede Ebene muss zunächts vollständig ausgearbeitet werden, bevor man zur nächsten Ebene gelangt. Ansonsten man die übersicht verlieren kann.

• Allgemein
• Ziele
• Egebnis
• Schnittstellen
• Aktivitäten / Termine / Aufwand
• Voraussetzungen / Restriktionen
• Anhang

1. alle im Projektstrukturplan ermittelten Arbeitspakete werden logisch miteinander verknüpft, ihre Dauer sowie die jeweils vorausgehenden und nachfolgenden Arbeitspakete bestimmt. Daraus resultiert eine sogenannte Vorgangsliste, die tabellarisch dargestellt wird.
2. Die Vorgagsliste bietet in vielen Fällen noch zu wenig Übersicht. Deshalb wird im Netzplan die logische Abfolge der verschiedenen Arbeitspakete dargestellt. Daraus lässt sich der kritische Pfad eines Projekts ekennen.
3. Aus dem Netzplan ergibt sich schliesslich der Terminplan mit den konkreten Anfangs- und Endterminen der einzelnen Arbeitspakete. Er wird üblicherweise in Form eines Balkendiagramms dargestellt.

1. Stakeholderidentifikation
2. Bedürfnisermittlung der Stakeholder
3. Analyse von Einfluss und Interessen
4. Analyse der Stakeholderbeziehungen

• Absender: wer informiert?
• Empfänger: an wen wird informiert?
• Inhalt, Botschaft: was wird informiert?
• Zeitpunkt: wann wird informiert?
• Instrument, Medium: wie wird informiert?
• Ort: Wo wird informiert?

• was wird wann wie dokumentiert
• welche Tools werden verwendet
• wo wird die Dok gespeichert
• wie lange muss die Dok aufbewahrt werden
• wer hat welche Zugriffberechtigungen 

1. Vorgangsliste: Vorgangsdauer und Vorgängervorgänge bestimmen
2. Netzplan: Grafische Darstellung der Vorgangsliste, Ermittlung des kritischen Pfads)
3. Terminplan: Belkendiagramm als grafische Darstellung der Vorgänge, Ermittlung der Meilensteine.

1. Bedarf ermitteln: AP analysieren, Bedarfsübersicht erstellen
2. Einsatzmittel evaluieren: interne/externe Rekrutierung der Projektmitarbeiter
3. Einsatzmittelplan erstellen: Personaleinsatzplan, Ressourcem-Belastungsdiagramm

1. Kosten ermitteln: Kosten pro Arbeitspaket, Kostenrechung: was?, wo?, wofür?, Kostenarten: Personalkosten, Materialkosten, Betriebsmittelkosten, sonstige Kosten
2. Kostenplan erstellen: Kosten tabellasrisch zusammenstellen, gegliedert in Kostenträger und Kostenarten

• Rückmeldung des Arbeitsfortschritts: Arbeitsrapport, Projektmanagement-Tool, Projekt-Status-Meeting, Einzelgespräche
• Feststellen des Fertigstellungsgrads: Subjektive Schätzung, bisher geleistete und noch zu leisetende Stunden, Methoden "0%-100% oder "0% - 50% - 100%", Definition von Zwischenresultaten
• Ist-Situation konsolidieren: Terminstand, Fertigstellungsgrad, Qualitätsstand und Kostenstand konsolidieren (Statusbericht)

• Terminvergleich: Balkendiagramm, Arbeitsfortschritts-Vergleichsdiagramm, Meilenstein-Trendanalyse
• Kostenvergleich: Kostenvergleichstabelle, Kostenvergleichsdiagramm
• Termin- und Kostenvergleich: Earned Value (EV), Scheduled Performance Index (SPI), Cost Performance Index (CPI), SPI/CPI-Diagramm
• Einsatzmittelverlgleich: Ressourcen-Soll-Ist-Diagramm

• Management Summary
• Projekt-Fortschritte
• Risikoanalyse
• Projektstand
• Aufwand- und Kostencontrolling
• Steuerungsmassnahmen
• Anträge

• Ausgangslage
• Beantragte Änderung
• Betroffene Projektresultate
• Betroffene Projektdaten
• Risiken
• Konsequenzen bei Nicht-Änderung
• Empfehlung der Projektleitung

siehe Bild:

• Änderungen schriftlich
• der Auftraggeber entscheidet
• alle betroffenen Unterlagen aktualisieren
• anhand der aktualisierten Unterlagen weiterarbeiten

Mit einem systematischen Änderungsmanagement soll sichergestellt werden, dass:

• Änderungen hinsichtlich ihrer Auswirkungen gründlich geprüft werden,
• die Umsetzung oder Ablehnung von Änderungsanträgen nachvollziehbar entschieden wird,
• Genehmigte Änderungen in krontrollierter und geplanter Form in die weitere Projektarbeit einfliessen und
• Änderungen und ihre Auswirkungen gut dokumentiert sind.

Grundsätze:

• Änderungen schriftlich dokumentieren
• der Auftraggeber entscheidet
• alle betroffenen Unterlagen aktualisieren
• Anhand der aktualisierten Unterlagen weiterarbeiten

In der Abschlussdokumentation werden die Projektergebnisse festgehalten. Es gibt die Benutzerdokumentation und die Verfahrensdokumentation. Wichtig ist beim Abschlussbericht, dass eine kritische Würdigung stattfindet sowie allfällige Schlussfolgerungen.

Struktur:

• Ausgangslage (Business Case, Rahmenbedingungen)
• Projektziele
• Projektorganisation
• Vorgehensweise im Projekt und wichtige Methoden
• Einhaltung von Terminen, Kosten und Ressourcenaufwand
• Qualität des Projektresultats
• Qualität des Projektvorgehens (Prozessqualität)
• Zufriedenheit des Auftraggebers, des Kunden, der Nutzer und weiterer Stakeholder
• Empfehlung zur Sicherstellung und zur Stärkung des Nutzens
• "lessons learned"
• Abschliessende Gesamtbeurteilung des Projekterfolgs

Mit der Abgabe der Abschlussdokumentation ist das Projekt formell abgeschlossen.

Stellt die unterste Ebene des Projektstrukturplans dar und wird nicht weiter gegliedert.

• Allgemein
• Ziele 
• Egebnis
• Schnittstellen
• Aktivitäten / Termine / Aufwand
• Voraussetzungen / Restriktionen
• Anhang

Mit verschiedenen Schätzverfahren kann der Aufwand je Arbeitspaket geschätzt werden und wird dann in die Vorgangsliste eingetragen.

Der Cost Performance Index (CPI) macht eine Aussage zur Kostensituation eines Projektes, indem er die zum Stichtag tatsächlich angefallenen Kosten (Ist-Kosten) dem zu diesem Zeitpunkt erziehlten Earnet Value (VE) gegenüberstellt.

EA : Ist-Kosten

Zudem lässt sich eine Kostenprognose aufstellen. Die voraussichtlichen Kosten zum Projektende ergeben sich aus der Anwendung der Berechnungsformel:

Budget : CPI

die Dauer der einzelnen Arbeitspakete oder die Dauer des gesamten Projekts.

Der EV beantwortet die Farge: "Was hätte ich für das bisher Erbrachte aufgrund des ursprünglichen Budget ausgeben dürfen?"

%-fertig x ursprüngliches Budget : 100 = xy CHF

Personelle Ressourcen und Sachmittel

• Projektleiter
• Projektidee/-umfeld
• Topmanagement
• Projektteam
• Methodik
• Kommunikation
• Information

Mit dem Auftraggeber und ggf. anderen Stakeholder muss die Erwartung an das Projekt resp. an das Ergebnis geklärt werden. Dies sollte schriftlich festgehalten und abgemacht werden.

Balken-Termin-Diagramm, welches als visualisierter Terminplan den Netzplan ergänzt. Dazu werden die Vorgänge als Balken und die Meilensteine als Rauten auf der Zeitachse dargestellt.

• fester Bestandteil des Projektplans
• wer wird wann wo worüber und auf welche Weise durch wen informiert
• die Mehrheit des Informationskonzeptes ergibt sich aus dem Stakeholdermanagementkonzepts

Projektinitialisierungskonzept:

• Projekt-Idee
• Projekt-Antrag
• Antragsprüfung
• Entscheid
• Projekt-Auftrag
• Projekt-Freigabe (Kick-Off)

• Lenkungsebene
• Führungsebene
• Ausführungsebene
• Fachbeteilungsebene

Sind Ziele, die mehr oder weniger gut erfüllt sein können, ohne dass dadurch die Lösung insgesamt schon infrage gestellt würde.

• Alle beteiligten und betroffenen Personen werden eingehend über die Ausgangslage und die Zielsetzungen des Projekts informiert
• Start des Projekts
• Betroffene zu Beteiligten machen
• Transparente Information und Kommunikation

Meinungsverschiedenheiten.

Interessen, Zielsetzungen oder Wertvorstellungen von Personen, gesellschaftlichen Gruppen, Organisationen oder Staaten welche unvereinbar sind oder unvereinbar erscheinen.

Vorgänge auf dem kritischen Pfad, verschieben das Projektende, sobald eine Terminabweichung der Planung erfolgt.

Ersichtlich im Netzplan in den betreffenden Knoten: der früheste- und der späteste-Anfangszeitpunkt, sowie der früheste- und der späteste-Endzeitpunkt sind jeweils identisch.