Projektmanagement (FHVD)

Erhöht Wahrscheinlichkeit, dass Projekt zum Erfolg führt, durch:

• Reduktion von Risiken
• Förderung professioneller Projekt- und Teamarbeit
• Zielorientierung
• Verbesserung des Informationsflusses und -austausches
• Planung unter Berücksichtigung von Ressourcen und Terminen
• Kontrolle des Projektfortschritts

Projektmanagement erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt zum Erfolg wird!

• Ausgangslage
• Ziele
• Zeitrahmen
• Meilensteine (optional)
• Projektgruppe
• Organisation
• Ressourcen und Budget
• Berichtspflichten
• Dokumentation

Ein Ziel ist ein gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand.

Klare Zieldefinition...

• als einzig sichere Planungsgrundlage zur Förderung ergebnisorientierter Arbeit
• zur Korrektur falscher Erwartungen z.B. beim Auftraggeber
• als Basis für ein gut funktionierendes, systematisches Projektcontrolling
• als Gradmesser für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts

• Spezifisch
  Ziele müssen präzise und unmissverständlich formuliert sein
• Messbar
  qualitative und quantitative Messbarkeit
• Anspruchsvoll
  Ziele sollen Herausforderungen darstellen
• Realistisch
  Ziele müssen innerhalb der Gesamtplanung erreichbar sein
• Terminiert
  setzen Sie Anfangs- und Enddaten sowie Meilensteine

• Fundierte Kenntnisse über Vorgehensweise, Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements
• Beherrschung von Projektmanagement-Werkzeugen
• Projekterfahrung
• Kenntnisse über einzuhaltende Vorschriften
• allgemeine Kenntnisse über projektspezifische Inhalte (fachliches know-how kommt von Projektgruppe)
• Akzeptanz in der Projektgruppe
• Fähigkeit zur Führung und Motivation
• Fähigkeit zu Organisation und Delegation
• Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation
• Aufgeschlossenheit ggü. neuen Ideen
• ....

• fachliche Kenntnisse über Sachaufgabe
• Kenntnisse über Vorgehensweise, Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements
• Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Teamarbeit
• Durchsetzungsvermögen und Akzeptanz in der Projektgruppe
• Fähigkeit zur Organisation und Kommunikation
• Fähigkeit zu objektiver und konstruktiver Beurteilung

• unklarer Projektauftrag
• ungeeignete Projektleitung
• unzweckmäßige Projektorganisation
• unzureichende Projektplanung
• zu geringe Unterstützung durch die Führung
• unzureichendes Projektcontrolling
• unzureichend erfasste Rahmenbedingungen
• geringe Produktivität
• schlecht definierte Projektaufgaben
• heterogene Prioritäten und Interessen der Projektbeteiligten
• unzureichendes Projektmarketing

1. Projektstrukturplan
   systematische Strukturierung und übersichtliche Darstellung des Projektinhalts - Erfassung aller Aktivitäten des Projekts, Erkennen der Schwerpunktaufgaben
    
2. Zeitplan
   Die Elemente des PSP werden in eine logische Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert.
   Hier wird deutlich, ob vorgegebene Projektdauer eingehalten werden kann.
    
3. Ressourcenplan
   Planung der personellen und Sachressourcen, um optimalen zeitlichen Projektverlauf zu erzielen.
   Hier beachten, das MA so in den AP positioniert werden, dass sie nicht über 39 bzw. 41 Std. wöchentlich arbeiten.
    
4. Kostenplan
   Ermittlung und Darstellung der Projektkosten, Basis für Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung (Gliederung analog PSP - Kosten pro AP)
   Projektkosten=Summe der Arbeitspaketkosten
   
    

• Projektfortschrittsüberwachung
  - Kosten-Controlling
  - Personal-Controlling
  - Ressourcen-Controlling
  - Termin-Controlling
• Ansprechpartner für Projektbüro
• Controlling-Berichte
  - Statussitzungen
  - LA-Sitzungen

Soll/Ist-Vergleich - es geht immer darum, das Soll umzusetzen. Kommt es zu Abweichungen, überlegt man sich Maßnahmen zur Projektsteuerung.

Ultima ratio: Änderung des Projektplanes

Ziel: Erfolgreicher Abschluss des Projekts

Weil:

• Projekt ist zeitlich begrenz
• Ressourcen werden woanders gebraucht
• Projektergebnis muss an Auftraggeber übergeben und von diesem abgenommen werden
   
• Formaler Projektabschluss
  - Abschluss der Projekt-Dokumentation
  - Abschlusspräsentation
  - Projektabnahme durch den Auftraggeber
  - Freigabe von Projektmitgliedern und -ressourcen
   
• Nachbetrachtung (Review) der Projektarbeit
  - Abschlussanalyse
  - Erfahrungssicherung

1. Vorphase
2. Planung
3. Durchführung
4. Abschluss

= Planung, Organisation, Entscheidung, Realisation (Ergebniskontrolle)

PM befasst sich mit Planung, Organisation und Verwaltung von Aufgaben und Ressourcen, um das/die Projektziel(e) unter Beachtung von zeitlichen, personellen und sonstigen Begrenzungen zu erreichen.

• Ziele formulieren
• Projektleitung benennen
• Betroffenen-/Beteiligtenanalyse
• Machbarkeitsanalyse

• Ziele konkretisieren
• Grobplanung
• Projektorganisation
• Risikoanalyse
• Kick-Off-Veranstaltung

• Feinplanung
• Projektmeetings
• Dokumentation
• Controlling
• Reviews

• Abschlussbericht
• Abnahme durch den Auftraggeber
• Veröffentlichung
• Erfahrungssicherung
• Projektende

Wird am Ende der Projektplanung durchgeführt (kein eigenes Element)

• Brainstorming - was für Risiken könnten eintreten? (personenbezogene, wirtschaftliche, vertragliche, politische..)
• Eintrittswahrscheinlichkeit?
• Auswirkung auf das Projekt?
• Maßnahme?

Überwachung

• Ermittlung Ist-Daten
• Soll/Ist-Vergleich
• Analyse der Abweichungen

Steuerung

• Beschluss von Steuerungsmaßnahmen
  (werden Projektleitung empfohlen) (=korrektive Steuerungsmaßnahme)
• Aktualisierung Projektplanung (=reaktive Steuerungsmaßnahme - ultima ratio!)
• Kontrolle der Wirksamkeit der beschlossenen Steuerungsmaßnahmen

• zielorientierung
• mit Phasen hoher Belastung klarkommen
• mit schwankender Belastung klarkommen
• professionelles Sendungsbewusstsein
• gern mit -wechselnden!- MA zusammenarbeiten
• Trennung persönliches/dienstliches
• Humor als Basiseigenschaft
• strukturiertes Arbeiten
• Moderationsfähigkeit
• Präsentationsfähigkeit