Projektmanagement Allgemein & Projekte richtig starten

- das Projektmitarbeitende an falschen oder unnötigen Aufgaben arbeiten

- das einzelne Projektmitarbeitende unterbeschäftigt oder total überlastet sins

- das keine Aussagen zum Fortschritt und damit zur Zielerreichung gemacht werden

Mit der Planung und Führung wird der Entwicklungsprozess gesteuert.

- die Aufgaben mit den Projektmitarbeitenden besprechen

- Probleme aufdecken und lösen

- die einzelnen Arbeiten untereinander koordinieren

- die Projektmitarbeitenden betreuen und motivieren

- der Status der Arbeiten erfragen

- Organisationsformen von Projekten

- Die bei allen Projekten Gleichbleibenden Aufgaben und Ergebnisse

- Das Zusammenspiel zwischen der stabilen Organisation und der Projektorganisation.

- Vorlagen Muster und Checklisten zu Ergebnissen

- Begründung und Zielsetzung

Warum wird dieses Projekt gemacht

Welches Ziel verfolgt das Unternehmen mit diesem Projekt

- Aufgabenstellung

Was muss durch das Projekt gelöst werden, was nicht

- Termine

Welche Terminziele gibt es.

- Kosten

Welche Kostenziele gibt es

- Der Auftraggeber ändert ständig den Projektumfang

- Die Rahmenbedingungen stellen sich als schwieriger heraus als angenommen.

- Es wird nie ganz klar, was die genauen Projektziele sind.

Der Projektauftrag gibt dem Projektleiter Sicherheit, denn es ist ein Vertrag, an den sich auch der Auftraggeber halten muss.

Den Projektauftrag an den Auftraggeben mit einer kleinen Mängelliste zurückgeben. Damit wird der Auftraggeber in die Pflicht genommen sein Projekt nochmals zu überdenken.

Bei einem Antrag wird ein Projekt beantragt sobald dieses genehmigt ist wird es zum Auftrag.

Inhaltlich unterscheiden sich diese in der Regel nicht.

- Zweck des Dokuments - Managementübersicht - Ausgangslage - Ziele und Lösungen - Mittelbedarf - Planung und Organisation - Wirtschftlichkeit - Konsequenzen - Antrag - Anhang

Eine definierte Ausgangslage um über das weiter Vorgehen zu entscheiden. Die für die Beurteilung notwendigen Angaben werden zusammenfassend dargestellt.

Kurze und prägnante Zusammenfassung der nachfolgenden Kapitel. Sie sollten max. 2 Seiten umfassen und vorzugsweise eine andere Papierfarbe haben.

Problemstellung, Anlass und Begründung des Projekts, Projektrahmenbdingungen, situationsanalyse, erbrachte Vorleistungen.

Zielvorstellungen (kurz- und langfristig)

Mögliche Lösungen

Sicherheits- und Datenschutzaspekte, Schmittel, Personal, Ausbildung, Dienstleistungen.

Projektorganisation, Termine, Prioritäten

Grobe Schätzung der Kosten und des Nutzens.

Auswirkungen (organisatorisch, personell, baulich, Vorschriften/ Weisungen), bei nichtrealisierung , auf Schnittstellen zu anderen Systemen, Qualitätsverbesserungen, Risikobeurteilung, Ausweichmöglichkeiten.

Bisherige Entscheide, Formulierung des Projektantrags.

Ergänzende Unterlagen, Stellungnahmen, Protokolle

Tagesgeschäft - Sonderaufgaben = Kleinaufgaben & Projekte

Weil für Projekte eigene Regeln gelten und es sich nicht lohnt für jede Kleinstaufgabe ein Projekt zu starten

In der Regel durch den geschätzten Aufwand und/oder die geschätzten Kosten

Von einem Projekt wird ein Ergebnis erwartet das dem Unternehmen nützt. Z.b. Neue Organisationsform, Ein neues Produkt, Eine neue IT-Lösung

Organisationsprojekt, Produktentwicklungsprojekt, IT-Projekt

1) Projektergebnis in einer definierten Qualität / 2) Terminziel / 3) Kostenziel

Möchte ich schneller sein entstehen mehr Kosten oder die Qualität des Projektergebnis wird weniger gut erreicht

Kleinprojekte - Normalprojekte - Grossprojekte

Personentage zwischen 150 und 1000 Budget zwischen CHF 50000.- und 500000.-

Personentage grösser 1000 Budget grösser CHF 500000.-

Nein, in der Praxis werden oft noch die Laufzeit und die Risiken berücksichtigt.

Projektumfang und Komplexität werden unterschätzt / Kosten oder Aufwand wurden unterschätzt / Projektteam arbeitet schlecht zusammen

Durch höhere Projektkosten reduziert sich der Gewinn / Durch Verzögerungen entgehen Geschäfte / Schlechte Qualität=Image Schaden

Wer ist in des Projekt involviert (Projektbeteiligte); Was muss getan werden (Vorgehen); Wer muss was bis wann erledigen (Planung und Führung)

Auftraggeber, Projektleiter, Projektteam, Kunde

Kleinprojekte in Auftrag geben; Projektziele überwachen, Entscheidungen treffen

Projekt planen und führen, Dem Auftraggeber rapportieren, Probleme behandeln

Projektarbeiten ausführen; Rückmeldung geben

Mithilfe bei der Festlegung der Anforderungen; Fachliche Unklarheiten bereinigen