Projektmanagement

-Aufstellen der zu erledigenden Aufgaben/ Teilaufgaben

-einzelne Aufgaben werden zu Arbeitspaketen geschnürt

-Aufstellung der Aufgaben entweder nach dem Bottom- Up- oder Top- Down- Prinzip

-verschafft übersicht

-stellt transparent die Maßnahmen zur Erreichung des Projektzieles dar

-Terminierung der Arbeitspakete

-Abstimmung des zu erwartenden Aufwands mit persönlichen und materiellen Kapazitäten

-Risikoplanung

-Definition von Zwischenzielen und setzen von Meilensteinen

-zeitliche Anordnung 

-kalendarisches Festlegen von Terminen

-realistische Zeitspannen

-Start und Ausführungstermine, Meilensteine und Endtermine

-Fehler eingestehen

-Durchsetzungsvermögen

-Kommunikationsfähigkeit

-Erfahrung

-Einsatz

-Teamfähigkeit

-Erreichbarkeit

-Kompromissbereitschaft

-Flexibilität

-Fachkompetenz (Kenntnis über Materie, muss jedoch kein Experte sein)

-Führungskompetenz (Leitung des Projektteams)

-Projektmanagementkompetenz (Steuerung des Projektes)

Bei der Stakeholder- Analyse handelt es sich um ein Mitglied einer Interessengruppe (extern: Politik, Verein, Anwohner; intern: MA, Geschäftsführung, interne Berater), welcher das Projektumfeld nach Interessen und ihren Einfluss auf das Projekt untersucht.

-Personengruppe die gemeinsam an einer Aufgabe arbeitet

-Teammitglieder befinden sich auf gleicher Hierarchieebene, ausgenommen der PL

-Kernteam bestehend aus PL+MA

-Experte (erweitertes Team welches punktuell am Projekt mitarbeitet, z.B. Ingeneurbüro, Architekt)

-Gesamtteam besteht aus PL+MA+Experte

-Planungsaufgabe (Aufgabenstellung/ Planungsaspekte)

-Steuerungsaufgaben (Umsetzung, Personalführung, Änderungsmanagement

-Kontrollaufgaben (Meilensteine, Korrekturmaßnahmen)

-Dokumentationsaufgaben (Zwischen- und Abschlussbericht)

-Forming (Findungsphase; Ungewissheit, Höflichkeit, Gruppenbildung)

-Storming (Konfliktphase; mühsames Vorwärtskommen, Cliquenbildung)

-Norming (Regelphase)

-Performing (Arbeitsphase)

-Integrationsmanagement

-Umfangsmanagement
-Beschaffungsmanagement
-Terminmanagement
-Risikomanagement
-Qualitätsmanagement
-Personalmanagement
-Kostenmanagement

-Kommunikationsmanagement

-ganzheitliche Organisation der Prozesse und Projektmanagementprozesse unter Einbeziehung aller Beteiligten und Betroffenen

-Sicherung das alle erforderlichen Arbeiten erledigt werden und das unnötigen Arbeiten vermieden werden. Außerdem das notwendige Änderungen in das Projekt eingearbeitet werden.

-Regelt die Zusammenarbeit und die Auswahl der Partnern und Lieferanten. Auch wird die fristgerechte Abwicklung volgender Prozesse überwacht: Beschaffung,Auftragswesen, Vertragsabwichklung

-termingerechter Abschluss aller Projekte

-Risikoplanung-, -identifizierung, -analyse

-Ausarbeiten von Präventifmaßnahmen und Notfallkonzepten

-Planung, Sicherstellung und Steuerung der Qualität des Projekts

-Teamentwicklungsmaßnahmen und effiziente Zuordnung der Personalresourcen

-Schätzung und Aufstellung des Finanzrahmens. Reaktion bei Budgetüberschreitung.

-Stetiger Austausch aller Beteiligten und Betroffenen, ständig aktueller Informationsfluss

Nimmt bis zu 50% der Projektarbeit ein.

-Stetiger Austausch aller Beteiligten und Betroffenen, ständig aktueller Informationsfluss

Nimmt bis zu 50% der Projektarbeit ein.

-fachlich und organisatorisch komplex

-Einmaligkeit

-zeitlich befristet

-eindeutige Aufgabenstellung/ Zielvorgabe

-Risiko

-Vernetzung/ Teamarbeit

-projektspezifische Organisation

-es ist nicht sinnvoll Routineaufgaben als Projekt zu bezeichnen

-in der Regel legt die Behördenleitung/ Bgm./ Chef die Definition eines Projektes fest

-Trennung Projekt/ Nicht- Projekt ohne Ermessensentscheidung der Betriebsleitung schwierig

-Entwicklungsprojekte (Forschungsprojekte), z.B. Technik- oder Produktentwicklung, neues Marketingkonzept

-Investitionsprojekte, z.B. Bau, Umbau, Anlagenbau

-Organisationsprojekte, z.B. Umorganisation eines Betriebes, Outsourcing, Umsetzen der Unternehmensstrategie

Projektmanagement ist die "Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechnik und Führungsmittel für die Abwicklung eines Projektes."

-instrumental; Sammlung von Methoden und Verfahren zur Zielerreichung

-institutional; Einordnung des Projektes in die Aufbauorganisation, d.h. in die Kommunikations- und Machtstruktur eines Unternehmens

-funktional; Einordnung in die Ablauforganisation, d.h. Planung, Steuerung und Kontrolle der Abschnitte

-stellt gesteigerte Anforderungen an Effektivität und Effizienz des Unternehmens

-technische Weiterentwicklung im UT- Bereich

-höhere Umweltziele der Unternehmen

-ohne Projektmanagement erhöhtes Fehl- und Kostenrisiko

-soziale Probleme (Mensch, Flüchtlingskrise)

-ökologische Probleme (Umweltaspekte, VW- Abgasskandal)

funktionale Probleme (Technik, Organisation)

-ökonomische Probleme (Kosten)

-Integrationsmanagement

-Inhalts- und Umfangsmanagement

-Terminmanagement

-Kostenmanagement

-Qualitätsmanagement

-Personalmanagement

-Kommunikationsmanagement

-Risikomanagement

-Beschaffungsmanagement

-Linien- Projektorganisation

-Einfluss- / Stabsprojektorganisation

-Matrix- Projektorganisation

-reine Projektorganisation

-Projektgesellschaft

-keine eigenständige Organisation

-übliche Aufgaben im jeweiligen Funktionsbereich werden in Form eines Projektes organisiert

-PL wird benannt (aus dem MA- Kreis) und ist Funktionsberreichsleiter direkt unterstellt

-Festlegung eines Zeit- und Kostenplans

-bietet sich für kleine Projekte an, bei denen die benötigten MA bereit in einer Organisationseinheit vorhanden sind

Vorteile: es muss kein Team aufgestellt werden, Projekt ist schnell realisierbar, kurze Kommunikationswege, jeder kennt      

              sich, Kostenersparnis

Nachteile: Mehrbelastung der MA vor allem des PL, Neid kann entstehen, Schwächung, tägl. Arbeit bleibt liegen

-PL hat keine Weisungsbefugnis gegenüber Fachabteilung (Stabsstelle)

-beratende und vermittelnde Funktion des PL zwischen den Abteilungen

-PL sammelt Daten über Kosten, Termineinhaltung und Arbeitsvortschritt des Projektes und leitet die Informationen einer übergeordneten Stelle zu

-Vorteile: bessere Kommunikation PL und den Abteilungen, nur ein Ansprechpartner, Entlastung der Abteilungsleiter, 

               größere Projekte möglich, geringe Veränderung in der Hierarchiestruktur des Unternehmens

-Nachteile: schwierig Projekt zu steuern, keine Weisungsbefugnis der Projektleitung, kostenintensiv

-MA hat zwei Vorgesetzte

-er ist nicht nur dem Abtelungsleiter, sondern auch dem Leiter des Projektes unterstellt

-PL ist für das fachliche des Projektes verantwortlich (zu welchem Zeitpunkt muss welche Aktivität realisiert sein)

-für Aufgabenerfüllung ist der Abteillungsleiter zuständig

-Vorteile: Team aus Spezialisten, Kostenersparnis, weniger MA nötig

-Nachteile: PL hat dreifache Belastung, mehr als ein Vorgesetzter, Mehrbelastung der MA, Projekte können ins Stocken 

                  geraten, "Kompetenzgerangel"

-besonders für umfangreichere Projekte mit hoher strategischer Bedeutung geeignet

-wird auch als "autonome Projektorganisation" bezeichnet

-PL hat alleinige Verantwortung und die gesamte Weisungs- und Entscheidungsbefugnis

-Variante 1: alle Projektbeteiligten werden aus ihren ursprünglichen Abteilungen ausgegliedert und für die Dauer des 

                   Projektes einem eigenen Projektbereich zugeordnet

Variante 2 (ständige Task- Force): Projektbeteiligt werden dauerhaft aus den verschiedenen Abteilungen ausgegliedert 

                                                       und einem eigenen Projektbereich zugeordnet

-Vorteile: MA kommen nach Projekt wieder in ihre Abteilungen, Team aus Spezialisten, nur ein Weisungsbefugter, für 

              größere Projekte geeignet, Fachwissen

-Nachteile: MA- defizit in den Abteilungen, Neustrukturierung, Mehrbelastung der Abteilungen möglich, Teuer

- Variante 2 ist noch teurer als Variante 1

Bei der Projektgesellschaft splittet sich die Projektgruppe komplett vom Mutterkonzern ab und bildet eigenen Konzern/ Firma.