Projektmanagement

· komplexe, neuartige Aufgabenstellung
· messbare Ziele & Ergebnisse
· zeitliche Befristung (Anfang und Ende)
· begrenzte Ressourcen (finanziell, personell, sachlich)
· projektspezifische Organisation / Teamarbeit notwendig

· Strategische Überlegungen und Erfordernisse
· Änderungen der Aufgaben / Ziele
· Erfordernis der Struktur- und/oder Prozessoptimierung (z.B. Verkürzung von Durchlaufzeiten, Kostensenkung etc.)
· Grundsätzliches Infragestellen von Aufgaben, Zielen, Prozessen (Aufgabenkritik)
· Erfordernis zur Ermittlung / Überprüfung von Stellenbedarfen aufgrund veränderter Qualitäts- und/oder Quantitätsanforderungen
· Erkenntnisse aus Leistungsvergleichen (auch mit privaten Anbietern)
· Erkenntnisse aus anderen Projekten
· Neue Methoden / Techniken, die Verbesserungen versprechen (z.B. Fortentwicklung von Arbeitsmitteln, neue Formen der Arbeitsorganisation)
· externe Kritik (durch Bürger/-innen, Vereinigungen etc.)
· interne Kritik / Anregungen (durch Gemeinderat, Mitarbeiter/-innen, Verwaltungsführung,
Personalrat)

DIN 69901 definiert Projektmanagement als „systematischen Prozess zur Führung
komplexer Vorhaben“.

die
· Organisation,
· Planung,
· Steuerung und
· Überwachung
aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen.

1. Projekte zielgerichtet steuern
2. Die zielorientierte Projektrealisierung sichern
3. Die Qualität der Projektergebnisse sichern
4. Projektmitarbeiter/-innen führen und fördern

· Sie gibt dem ganzen Entwicklungsgeschehen Richtung und Form.
· Chaotische oder widersprüchliche Einzelschritte, aber auch Doppelarbeiten,
reiner Aktivismus oder eilige Notlösungen werden verhindert.
· Die Informationsgewinnung und die Entscheidungsfindung werden rationalisiert.
· Das Risiko von Fehlentscheidungen wird vermindert.
· Risiken können frühzeitig erkannt und reduziert werden.

Im Projektauftrag werden die
- Ziele des Projekts und die
- finanziellen und personellen Ressourcen dargestellt sowie die
- geplante Vorgehensweise fixiert.
Voraussetzung ist eine ausführliche Auftragsklärung.

Im Projektauftrag sind die Eckdaten des Projekts so konkret wie möglich und nötig zu definieren bezüglich
· Auftraggeber
· Vorgaben / Zielsetzungen
· Projektgegenstand (z.B. Untersuchungsbereich)
· der grundsätzlichen Art des Vorgehens (Methodik)
· Zeitrahmen, Termine
· Auftragsumfang
· Ressourcen (personelle Kapazitäten, Finanz- und Sachmittel)
· Projektorganisation
· weiteren Rahmenbedingungen

Als Ziel wird die Wirkung bezeichnet, die mit dem Projekt erreicht werden soll.

Hierzu ist das Ziel als zukünftiger Zustand eindeutig zu beschreiben.

Ziele sollen „SMART“ sein, d.h.
· Spezifisch / sinnlich wahrnehmbar,
· Messbar,
· Aktiv beeinflussbar und Anspruchsvoll, / attraktiv
· Realistisch,
· Terminiert

Wichtig ist, bei der Zielfindung auch die jeweiligen Zielverträglichkeiten zu prüfen
(Konkurrenz-, Komplementär-, Neutral-Ziele), um mögliche Zielkonflikte früh aufzudecken
und zu diskutieren.

Ohne ein Ziel ist das, was geplant und anschließend ausgeführt werden soll, sinnlos.
Die Zieldefinition zählt zu den wichtigsten Aufgaben der Projektplanung. Ziele geben
der Arbeit eine Richtung, sind wesentliche Orientierung im Projekt wie in der täglichen
Arbeit, sind Maßstab und Motivator für die Leistung und dienen der Erfolgskontrolle.

Charakteristisch für das Projektmanagement ist das phasenweise Vorgehen bei der Projektbearbeitung. Je nach Projektart, -komplexität und -größe wird zu Beginn eines Projekts der gesamte Projektablauf in möglichst „natürliche“ Abschnitte eingeteilt und ein Phasenplan erstellt.

Ein Phasenplan besteht aus Phasen und Meilensteinen.

Phasen sind Abschnitte eines Projekts, die sachlich und/oder zeitlich von anderen Abschnitten abgegrenzt sind. Sie dienen der Grobstrukturierung sowie zur Gliederung des Projekts zu einem frühen Zeitpunkt.
Meilensteine sind definierte Ereignisse oder Ergebnisse von besonderer Bedeutung, insbesondere zur Erreichung von (Zwischen-) Ergebnissen.

Die Phasenplanung stellt somit die erste Grobplanung des Projektes in zeitlichen Abschnitten
dar. Im Projektauftrag wird die Phasenplanung wie folgt dargestellt:

Bsp. OU Bürgerbüro:
1. Projektstart (Projektauftrag, Projektstruktur, Vorarbeiten, Unterlagen-Sichtung)
2. Kick-off (Vorstellung Projektziele und Projektstruktur durch AL + PL
3. IST-Erhebung (Überprüfung der Orga.struktur, Aufg.verteilung, Prozesse, IuK, Raumsituation)
4. PLG-Sitzung (Info über Projekt, vorh. Standards + „Stg. Spezifika“ darstellen sowie erste Aussagen über weiteres Vorgehen und Priorisierung)
5. SOLL-Konzept (Vorschläge zur Orga.struktur+Aufg.verteil., Optimierung von Prozessen, Schnittstellen und Technik)
6. PLG Abnahme SOLL-Konzept
7. Umsetzung SOLL-Konzept (Aufbau-/Ablauforga, Prozesse, IuK und Raumsitation)
8. Stellenbemessung und Festlegung der Standards
9. Abschlussbericht
10. PLG (Abnahme Abschlussbericht + Projektabschluss)
11. Einbringung in die Ausschüsse

Der erste Schritt in der Detailplanung eines Projekts ist die Gliederung aller zur Durchführung eines Projekts notwendigen Arbeitsschritte. Sie dient dazu, zu Beginn des Projekts alle damit verbundenen Aufgaben zu erfassen und in kleinere, überschaubare Aufgabenteile zu zerlegen. Ausgehend vom Projektziel wird das gesamte Projekt so lange in Teilaufgaben und Arbeitspakete untergliedert, bis eine weitere sinnvolle Zerlegung nicht mehr möglich ist.

Die Arbeitspakete können zusammen mit
einer Arbeitspaketbeschreibung einer Stelle oder einer Person zur Bearbeitung zugeordnet
werden.

Die Summe der Teilaufgaben und Arbeitspakete beschreibt das Projekt in vollem Umfang und ohne Überschneidungen. Dies ist der sogenannte „Projektstrukturplan“ (PSP).

Die Ressourcenplanung widmet sich folgenden drei Fragen:
· WAS muss gemacht werden?
· WER steht zur Verfügung?
· WANN muss etwas erledigt sein bzw. wann ist wer verfügbar?

Es wird daher ermittelt, wer mit welcher Qualifikation die Arbeitspakete mit welchen
Mitteln, in welchem Zeitraum bzw. zu welchem Zeitpunkt tatsächlich realisieren kann.
Dabei kann eine bestimmte Ressource auch in mehreren Arbeitspaketen eingesetzt
werden.

Die Projektleitung entwickelt die Planung für das Projekt.

Die Projektleitung ist für den Fortgang und die Zielerreichung des Projektes inhaltlich/zeitlich/finanziell gemäß dem Projektauftrag verantwortlich (Prozessverantwortung).

Sie ist Mitglied der Projektgruppe, klärt mit dieser die Methoden und Arbeitsschritte, vergibt Arbeitsaufträge und kontrolliert deren termingerechte und qualitative Ausführung.
Die Projektleitung berichtet dem Auftraggeber / der Projektlenkungsgruppe regelmäßig oder anlassbezogen (z.B. bei Risiken) über den Fortschritt und die Zielerreichung des Projektes.

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der Projektleitung:
(nach der Projektmanagementregelung, OB-Rundschreiben Nr. 028/2012)

Projektkoordination
· Aufgaben für die Projektmitarbeiter/-innen und Arbeitsgruppen zeitlich und
inhaltlich strukturieren
· Koordination externer Projektbeteiligter
Projektcontrolling
· Abgleich der Planwerte mit den tatsächlichen Werten des Berichtswesens
· Erkennen von Fehlentwicklungen und Einleiten von Gegensteuerungsmaßnahmen
Qualitätssicherung
· Sicherstellung des Ergebnisses inhaltlich, zeitlich und finanziell
· Abnahme der Ergebnisse der Projektmitarbeiter/-innen
Kommunikation
· Öffentlichkeitsarbeit für das Projekt nach intern und extern
· Sicherstellung der Informationsflüsse innerhalb des Projekts

Befugnisse
· Organisatorisch
o Festlegung der Ablauforganisation des Projekts
o Bildung und Zusammensetzung der Teilprojekte sowie ggf. von Arbeitsgruppen,
die innerhalb der Projektarbeit eingerichtet werden
· Personell
o Abstimmung des Ressourcenbedarfs mit der Linie bereits in der Planungsphase;
grundsätzlich sind die in der Planung zur Verfügung gestellten Kapazitäten
bereit zu stellen. Bei Meinungsverschiedenheiten entscheidet die
nächst höhere Stelle;
o Aufgabenverteilung und Weisungsbefugnis gegenüber Projektmitarbeiter(
n)/-innen innerhalb der vereinbarten Kapazitäten (Sicherstellung der
Aufgabenerledigung)

5 bis 8 Gruppenmitglieder;

Bei großen, insbesondere ämterübergreifenden oder gesamtstädtischen Projekten mit Projektgruppen, in denen mehrere Ämter/Eigenbetriebe vertreten sind, entsteht zwangsläufig eine sehr große Projektgruppe. Um dennoch arbeitsfähig zu sein, kann in diesen Fällen ein Kernteam gebildet werden. Um dieses feste Kernteam herum können Mitarbeiter/-innen auch nur für bestimmte Phasen hinzugezogen werden.
Beispielsweise kann in der Analyse- und Planphase das Kernteam das Konzept ausarbeiten oder am Ende einen Abschlussbericht entwerfen; diese müssen von der Projektgruppe verabschiedet werden.

Unabhängig von der Größe der Projektgruppe ist zur Erledigung mancher Arbeitsaufträge
eine Bildung von Arbeitsgruppen mit zusätzlichen Mitarbeitern sinnvoll. Diese arbeiten der Projektgruppe zu und werden nach Abarbeitung eines konkreten Auftrags wieder aufgelöst.

Die Projektlenkungsgruppe (PLG) ist das Entscheidungs- und Kontrollorgan für das
Projekt.

Sie ist für die sachgerechten Ziele und Vorgaben verantwortlich, hat somit
die Zielverantwortung.

Sie überprüft regelmäßig, ob der Projektfortschritt den Zielen
entspricht.

Aufgaben der Projektlenkungsgruppe:
· Freigabe des Projektauftrags
· Kontrolle und Genehmigung der Projektplanung
· sicherstellen, dass die Zielsetzung des Projekts eingehalten wird
· während der Projektarbeit notwendig werdende Entscheidungen rechtzeitig treffen und politische Entscheidungen vorbereiten (Abnahme der Teilleistungen bzw. der Zwischenergebnisse)
· Probleme bei der Auftragsabwicklung lösen
· Prüfung und Genehmigung der Projektergebnisse
· bei Bedarf Anpassung der Projektziele, Projektlaufzeit, Ressourcen

Die 4 strategischen Zielfelder:

Ergebnisse & Wirkungen
Was wollen wir erreichen?

->

Programme & Produkte
Was müssen wir dafür anbieten=

->

Prozesse & Strukturen
Wie müssen wir es tun?

->

Ressourcen
Was müssen wir einsetzen

-> (wieder zur Ergebnisse&Wirkungen)
 

An diesen 4 strategischen Zielfeldern orientiert sich der Abschnitt "Ziele" im Projektauftrag:

Ergebniss- & Wirkungs-Ziele
Was wollen wir erreichen?
-SMARTe-Formulierung

->

Programm-Ziele
Was soll realisiert werden?

->

Prozesse & Strukturen
Wie wollen wir das Projekt umsetzen? Welche organis. und strukturellen Voraussetzungen sind zu schaffen?

- Projektstruktur
- Projektorganisation
- Projektenscheidungsgremium und Projektverantwortlicher
- Projektleitung (Kompetenzen+Aufgaben)
- Projektmitglieder
- Projektbeteiligte und vom Projekt(-Ergebnis) Betroffene
- Projektstrukturplan (PSP)/Meilensteine

->

Ressourcen
Was müssen wir einsetzen