Projektmanagement
Vorbereitung für die EBC*L Stufe B
Vorbereitung für die EBC*L Stufe B
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Lernkarten
Erläutern Sie die Ziele eines Projektplans
Ziel ist ein schriftlich festgelegter Projektplan unabdingbar und Grundlage dafür, die definierten Projektziele mit einem bestmöglichen Input-Output-Verhältnis zum gewünschten Zeitpunkt fertig stellen zu können.
Wie ist ein Projektplan aufgebaut?
Der Aufbau eines Projektplans beinhaltet:
- Projektziel
- Ressourcenplanung
- Zeitplanung mit den wichtigsten Meilensteinen
- Umsetzungsplanung
- Projektteam samt Verteilung der Aufagaben
- Finanziers ( diejenigen, die das Projekt absegnen und die Ressourcen zur Verfügung stellen müssen)
Welche sind die mögliche Auslöser von Projekten?
- neue strategische Entscheidungen
- aufgetretene Probleme
- interne Verbesserungsvorschläge
- neue Ideen
- neue Technologien
Welche Ablaufschritte eines Projektplans sind notwendig?
- Vornahme einer Durchführbarkeitsanalyse (Welche Ressourcen an Personal, Zeit, Know-how, Sachmitteln und Finanzen sind erforderlich?)
- Vornahme einer Wirtschaftlichkeitsanalyse (Rechnet sich das Projekt?)
- Formulierung eines schriftlichen Projektantrags
- Vorlage des Projektantrags bei einem Projekt-Auftraggeber (Unternehmensleitung, Finanziers)
- Stop-or-Go Entscheidung (auch Go-or-No Entscheidung)
Erläutern Sie bitte den Begriff "Zielplanung"?
Ziele sollten nach den sog. SMART-Kriterien formuliert werden:
- S spezifisch sein; dh konkret und klar
- M messbar sein; dh muss erkennbar sein, wann die Ziele erreicht sind
- A attraktiv sein; dh es muss sich für alle Beteiligten lohnen, sich für die Ziele zu engagieren
- R realistisch sein; dh es muss im Bereich des Möglichen liegen, die Ziele tatsächlich zu erreichen
- T terminisiert sein; dh es muss klar sein, wann die Ziele erreicht sein sollen
Was bedeutet "Ressourceplanung"?
Zur Durchführung eines Projekts müssen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden:
- Personal mit entsprechendem Know-how sowie Zeitreserven
- Sachmittel
- finanzielle Mittel
Den konkreten Bedarf und Umfang dieser Ressourcen gilt es zu definieren, und mit einem entsprechenden Projektbudget abzusichern.
Erläutern sie den Begriff "Projektteam"
Ein Projektteam besteht aus
- einem Projektleiter
- Projektmitarbeitern
Es ist wichtig, bereits vor dem Projektstart Aufgabenbereiche und Kompetenzen genau zu definieren.
Wer ist der zentraler Erfolgsfaktor eines Projektplans?
der Projektleiter
Zur erfolgreichen Projektdurchführung benötigt der Projektmanager
- Projektmanagement-Kenntnisse
- betriebswirtschaftliche Know how
- Produkt-spezifisches Wissen
- Ausdauer und Belastbarkeit
- eine ganzheitliche und nachhaltige Denkweise
- soziale und kommunikative Fähigkeiten
Was beinhaltet die Umsetzplanunung?
Die Umsetzplanung beinhaltet die Festlegung von Meilensteinen, die Zeit- u. Terminplanung sowie die ausführliche Aktivitätenplanung.
Was bedeutet Meilenstein?
Für die Umsetzung eines Projekts ist die Festlegung von Meilensteinen äußerst wichtig. Darunter versteht man die wichtigsten Eckpunkte eines Projekts bzw. das Erreichen bestimmter Ergebnisse. Anhand dieser wird kontrolliert, ob sich ein Projekt "im Plan befindet".
Wozu dient die Zeitplanung?
Pufferzeiten einzuplanen, um unvorsehbare Projektverzögerungen einzukalkulieren.
Wie erfolgt eine detaillierte Aktivitätenplanung?
Im Rahmen der Aktivititäten- u. Zeitplanung wird detailliert festgelegt,
- WELCHE Aktivitäten (Arbeitspakete, Aufgaben)
- von WEM
- bis WANN
Wie kann man einen Projektplan darstellen? (Möglichkeiten?)
Beispiel 1: Zur Veranschaulichung der Umsetzungspläne dienen Tabellen und Diagramme, die entweder mit einfachen Softwareprogrammen (z.B. Excel) oder mit eigens dafür konzipierten, komplexen Projektplanungsprogrammen erstellt werden können.
Mögliche Gliederung einer Zeit- u. Aktivitätenplanung in Tabellenform:
Laufende Nummer (Schritte)/ Arbeitspakete, Aufgaben, Aktivitäten/ Start/ Ende/ Von wem 1/ von wem 2 usw.
Beispiel 2: Balkenplan: hier wird die Zeitkomponente der jeweiligen Aktivitäten mit Balken und Farben dargestellt.
Welche Fehler treten bei der Erstellung eines Projektplans auf?
- bereits bei der Zielformulierung werden entscheidende Fehler gemacht
- Finanziers oder Betroffene (z.B. andere Abteilungen) werden unzureichend informiert und eingebunden - als Folge werden Projekte von der Umwelt abgelehnt und torpediert
- Projektmanager hat keine ausreichenden Kompetenzen (z.B. Entscheidungsbefugnisse)
- Projektteam ist falsch zusammengestellt (z.B. fehlende Qualifikation und Motivation)
- Projektplanung ist unrealistisch (zeitlich und finanziell)
