Projektmanagement
Basis des Projektmanagement
Basis des Projektmanagement
Was ist ein Projekt?
Ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligleit der Bedingungen in seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist.
Kurz: Etwas nicht alltägliches!
Welche Merkmale hat ein Projekt?
° Zeitliche begrenzt
° Es hat ein Anfang und ein Ende
° Es ist eine komplexe Aufgabe für die betroffene Organisation
° Es hat ein Ziel, welches erreicht werden muss.
° Begrenzte Ressourcen zur Verfügung (Geld, Personal,Zeit)
° Es birgt ein gewisses Risiko, weil es etwas nicht alltägliches ist.
° Hohe Dynamik
° Projekte sind eine temporäre eigene Einheit
Welche Projektbeschaffenheit unterscheiden wir?
-klein, mittel,gross
-Kurz, mittel, lang
-regional, national, international
-Intern,Extern
Wir unterscheiden 4 Arten von Projekten, welche?
- Investitionsprojekt
- Forschung und Entwicklungsprojekt
- Organisationsprojekt
- Eventprojekte
Erklären Sie Investitionsprojekt!
Ein Bauvorhaben oder eine Neu Anschaffung einer Maschine im Unternehmen um neuartige Produkte herzustellen.
Erklären Sie Forschung und Entwicklungsprojekte!
- Prototyp entwickeln
- Ein Neuer Krebswirkstoff entwickeln
Erklären Sie Organisationsprojekte!
- Reorganisation
- Personalabbau
- Übernahme oder Kauf einer anderen Unternehmung
- Zusammenlegen von Standorten nach Fusion
Erklären Sie Eventprojekte!
Openair, Konzert etc.
Welche zwei Typen von Projekten kennen Sie?
- Programm-Management
- Multiprojektmanagement
Multiprojektmanagement?
Mehrere Projekte Gelcihzeitig!
Programm - management?
Mehrere Projekte in Bezug zueinander!
Projektportfolio?
Multiprojekte und Programm-Management zusammengefasst.
Warum macht man Projekte?
Der Kunde verändert ständig seine Ansprüche an Qualität, daher muss sich das Unternehmen auch verändern um auf dem Markt zu bestehen!
Ein Projekt wirs ins leben gerufen um......
- Die Komplexität zu bewältigen = Lösungsweg ermitteln
- Risiken managen = Frühzeitig erkennen und eliminieren
- der Zeitdruck steigt
- Time to Market beschleunigen = Schneller im Markt
- Marktanforderung sind gestiegen = Mitbewerber werden bei gleicher oder sogar besserer Qualität günstiger!
- Transparenz schaffen
Projekte können auch längerfrisiger Natur sein, in Bezug auf die Dauer unterscheiden wir?
Strategische Projekte =Die richtigen Dinge tun
Operative Projekte = Die Dinge richtig tun
Welches ist der erste Schritt nach dem Auftrag?
1 Stakeholderübersicht
2 Einfluss Interssenmatrix
3 Stakeholder Map
Beschreibe die Stakeholderübersicht!
Mit der Stakeholderanalyse kann ich entdecken, welche Personen/Organisationen hohen Einfluss auf das erreichen des Projektes haben oder ihn sogar bedrochen.
Nachdem ich die Stakeholderübersicht gemacht habe ist noch ein weiterer wichtiger Schritt notwendig, welcher und was für ein Zweck verfolgt es?
Die Einfluss-Interessen-matrix soll aufzeigen, was ich mit den Stakeholder mache. Ich klassifiziere diese in
A,B,C,D
Für was dient die Stakeholder-MAP und wie sieht diese aus?
Die Stakeholder-MAP zeigt auf in welcher Beziehung die verschiedenen Personen/Organisationen stehen.
Welche Elemente enthält das Projekt-Management?
-Ziele
- Projektorganisation (Aufbau = Zeitlich befristet (Organigramm), Ablauf = wie ist vorzugehen (flussdiagramm).
- Projektlenkung (wo sind wir und wo wollen wir hin)
- Instrumente ( Nutzwert-Analyse, SWOT-Analyse, ABC-Analyse)
- Mitarbeitende und Kuktur (diese müssen projekte zulassen könnnen und die MA's Ihre Kompetenzen)
Haben Wir die Stakeholder und deren Einfluss ermittelt geht es weiter. Dabei sind welche Aufgaben von Bedeutung?
1. Ziele definieren und Gewichten (es kann auch sein, dass das Ziel von der Direktion genau gegeben ist, ist aber eher unwahrscheinlich, vielmehr erteilt diese ein Auftrag)
2. Projektanforderungen herausarbeiten.
3. Machbarkeitsstudie
4. Entscheid über Projekt
5. Alles dokumentieren
Wir befinden uns in der Initialisierungsphase, welche auch Vorstudie genannt wir, diese gehört nicht zum Projekt, hier kann ein Projekt in seiner früh Phase noch abgeborchen werden.
Sie definieren nun die Projektziele, von was gehen Sie aus?
und
Warum ist dieser Prozess so wichtig
Ich gehe von der Hauptidee aus, was z.B der Auftraggeber gewünscht hat.
Es ist wichtig, weil so alle relevanten Ziele erfasst werden und abgegrenzt.
Die Ziele wurden abgegrenzt! Warum ist diese Abgrenzung so wichtig?
Die Abgrenzung ist wichtig um die folgenden Fragen zu beantworten:
Was gehört zum Projekt was nicht!
Was sind Projektziele-was nicht Ziele!
Die Abgrenzung hilft unrealistische Erwartungen zu klären und zeigt die Grenzen auf des Projektes.
Sie definieren Ziele, welche Eigenschaften haben gute Ziele? Nach welchen Grundsatz werden Sie definiert?
Gute Ziele werden nach S.M.A.R.T -Regel formuliert.
d.H Sie müssen Spezifisch sein, Messbar, Erreichbar, Realistisch, In einer gewissen Zeit
Perfekt formulierte Ziele tragen wesentlich zur Erreichung bei.
Wir haben nun die Ziele nach S.M.A.R.T formuliert, es ist ein weiterer wichtiger Teilschritt nötig. Welcher?
Es handelt sich um die Gewichtigung der Ziele, bei dem herauskommt auf welchem Ziel/Ziele ich den Fokus setzen muss, dabei sieht man, dass Gewisse Ziele Einfluss auf die Erreichung von anderen Zielen hat.
Die Ziele sind formuliert und Gewichtet, nun formulieren wir die Ziele für die Präsentation an die Direktion indem wir Aufzeigen was wir ändern möchten/Erreichen. Folgendes ist zu beachten bei den Ziele:
Die Ziele müssen:
° Vollständig
° Messbar
° Herausfordernd
° Realisierbar
° Widerspruchsfrei
° Aktuell
° Zeitbezogen
° Lösungsneutral
Sind die Ziele formuliert, gewichtet, präsentiert, ist noch ein ganz wichtiger Schritt nötig, welcher? und Warum?
Ich lasse die Ziele von der Direktion absegnen/unterschreiben
Dies soll einen Basis geben die für beide Seiten gleich ist.
Welche Ziele gibt es?
Systemziele
Vorgehensziele
Mussziele
Wunschziele
Was sind Systemziele was sind Vorgehensziele?
Systemziele = Wie soll, dass End-Resultat aussehen.
z.B: Das Neue System soll wöhrend den Arbeitstage 99.9% zur Verfügung stehen.
Vorgehensziele: Sie beschreiben den Weg zur Erreichung der Projektergebnisses.
z.B Meilensteine, Resourchen, Finanzielle Mittel
z.B Das System soll ende Jahr erfolgreich abgeschlossen sein.
Was sind Muss-Ziele, was Wunschziele?
Mussziele: Müssen unbedingt erreicht werden. Eine potentielle Lösung bei der das Ziel nur Teilweise erreciht wird scheidet aus.
Wunschziele: Es sind Ziele, deren Erreichen positiv bewetertet wird. Die Zielerreichung trägt zur Zufreidenheit gewisser Stakehlder's.
Wenn ich mehrere Ziele habe die Erreichen soll, wei kann ich die Übersicht gewährleisten?
Das Gante in Teilzielen aufteilen in einem Organigramm einteilen sowie die Messbaren Ergebnisse in Relation dazu zeigen.
Sind die Ziele formuliert, gewichtet, präsentiert und abgesegnet dann ist es Zeit für eine Machbarkeitsanalyse!Welche Punkte sind hier zu beachten?
Ich prüfe ob die Ziele Errereichbar sind und stelle mich die Fragen zu den folgenden Punkten:
Wirtschaftlichkeit = Geld mässig
Organisatorisch = Personal, Zeit
Technisch/Fachlich = Stand der Technik/Mögliches
Wenn ich alle Fragen positiv beantworten kann, dann gehts weiter, wenn NEIN kann ich in dieser frühen Phase noch das Gespräch mit der Direktion suchen und Korrekturmassnahmen einleiten!
Warum ist es wichtig die Machbarkeitsanalyse in einer frühen Phase des Projektes durchzuführen?
Macht man diese Analyse in einer frühen Phase kann man das Scheitern des Projektes verhindern oder einschränken. Denn mit zunehmenden Fortschritt kann es sein, dass die Kosten explodieren.
Welche 4 Phasen durchläuft ein Projekt?
Initialisierungsphase
Planungsphase
Umsetzungsphase
Abschlussphase
Welche Aufgaben/Schritte gehören zur Initialisierungsphase (Vorstudie)?
- Situationsananalyse
- Stakeholderanalyse
- Projektzielsetzung
- Machbarkeitsanalyse
- Aufwand-Kosten-Schätzung
- Projektorganisation
- Projektantrag bzw. Auftrag
Welche Aufgaben/Schritte gehören zur Planungsphase?
- Projektstrukturplan
- Aufwandsplan
- Termin und - Meilensteinplan
- Kosten- und Ressourcenplan
- Kommunikationsplan
Welche Aufgaben/Schritte gehören zur Realisierungsphase (Umsetzungsp...., Durchführungsp.....)?
-Projektführung
- Steuerung
- Controlling
- Dokumentation
Welche Aufgaben/Schritte gehören zur Abschlussphase?
- Evaluierung / Reflexion
- Projektabschlussbericht
- Entlastung und Auflösung Projektorganisation
-
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Lernkarten
Was ist ein Projekt?
Ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligleit der Bedingungen in seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist.
Kurz: Etwas nicht alltägliches!
Welche Merkmale hat ein Projekt?
° Zeitliche begrenzt
° Es hat ein Anfang und ein Ende
° Es ist eine komplexe Aufgabe für die betroffene Organisation
° Es hat ein Ziel, welches erreicht werden muss.
° Begrenzte Ressourcen zur Verfügung (Geld, Personal,Zeit)
° Es birgt ein gewisses Risiko, weil es etwas nicht alltägliches ist.
° Hohe Dynamik
° Projekte sind eine temporäre eigene Einheit
Welche Projektbeschaffenheit unterscheiden wir?
-klein, mittel,gross
-Kurz, mittel, lang
-regional, national, international
-Intern,Extern
Wir unterscheiden 4 Arten von Projekten, welche?
- Investitionsprojekt
- Forschung und Entwicklungsprojekt
- Organisationsprojekt
- Eventprojekte
Erklären Sie Investitionsprojekt!
Ein Bauvorhaben oder eine Neu Anschaffung einer Maschine im Unternehmen um neuartige Produkte herzustellen.
Erklären Sie Forschung und Entwicklungsprojekte!
- Prototyp entwickeln
- Ein Neuer Krebswirkstoff entwickeln
Erklären Sie Organisationsprojekte!
- Reorganisation
- Personalabbau
- Übernahme oder Kauf einer anderen Unternehmung
- Zusammenlegen von Standorten nach Fusion
Erklären Sie Eventprojekte!
Openair, Konzert etc.
Welche zwei Typen von Projekten kennen Sie?
- Programm-Management
- Multiprojektmanagement
Multiprojektmanagement?
Mehrere Projekte Gelcihzeitig!
Programm - management?
Mehrere Projekte in Bezug zueinander!
Projektportfolio?
Multiprojekte und Programm-Management zusammengefasst.
Warum macht man Projekte?
Der Kunde verändert ständig seine Ansprüche an Qualität, daher muss sich das Unternehmen auch verändern um auf dem Markt zu bestehen!
Ein Projekt wirs ins leben gerufen um......
- Die Komplexität zu bewältigen = Lösungsweg ermitteln
- Risiken managen = Frühzeitig erkennen und eliminieren
- der Zeitdruck steigt
- Time to Market beschleunigen = Schneller im Markt
- Marktanforderung sind gestiegen = Mitbewerber werden bei gleicher oder sogar besserer Qualität günstiger!
- Transparenz schaffen
Projekte können auch längerfrisiger Natur sein, in Bezug auf die Dauer unterscheiden wir?
Strategische Projekte =Die richtigen Dinge tun
Operative Projekte = Die Dinge richtig tun
Welches ist der erste Schritt nach dem Auftrag?
1 Stakeholderübersicht
2 Einfluss Interssenmatrix
3 Stakeholder Map
Beschreibe die Stakeholderübersicht!
Mit der Stakeholderanalyse kann ich entdecken, welche Personen/Organisationen hohen Einfluss auf das erreichen des Projektes haben oder ihn sogar bedrochen.
Nachdem ich die Stakeholderübersicht gemacht habe ist noch ein weiterer wichtiger Schritt notwendig, welcher und was für ein Zweck verfolgt es?
Die Einfluss-Interessen-matrix soll aufzeigen, was ich mit den Stakeholder mache. Ich klassifiziere diese in
A,B,C,D
Für was dient die Stakeholder-MAP und wie sieht diese aus?
Die Stakeholder-MAP zeigt auf in welcher Beziehung die verschiedenen Personen/Organisationen stehen.
Welche Elemente enthält das Projekt-Management?
-Ziele
- Projektorganisation (Aufbau = Zeitlich befristet (Organigramm), Ablauf = wie ist vorzugehen (flussdiagramm).
- Projektlenkung (wo sind wir und wo wollen wir hin)
- Instrumente ( Nutzwert-Analyse, SWOT-Analyse, ABC-Analyse)
- Mitarbeitende und Kuktur (diese müssen projekte zulassen könnnen und die MA's Ihre Kompetenzen)
Haben Wir die Stakeholder und deren Einfluss ermittelt geht es weiter. Dabei sind welche Aufgaben von Bedeutung?
1. Ziele definieren und Gewichten (es kann auch sein, dass das Ziel von der Direktion genau gegeben ist, ist aber eher unwahrscheinlich, vielmehr erteilt diese ein Auftrag)
2. Projektanforderungen herausarbeiten.
3. Machbarkeitsstudie
4. Entscheid über Projekt
5. Alles dokumentieren
Wir befinden uns in der Initialisierungsphase, welche auch Vorstudie genannt wir, diese gehört nicht zum Projekt, hier kann ein Projekt in seiner früh Phase noch abgeborchen werden.
Sie definieren nun die Projektziele, von was gehen Sie aus?
und
Warum ist dieser Prozess so wichtig
Ich gehe von der Hauptidee aus, was z.B der Auftraggeber gewünscht hat.
Es ist wichtig, weil so alle relevanten Ziele erfasst werden und abgegrenzt.
Die Ziele wurden abgegrenzt! Warum ist diese Abgrenzung so wichtig?
Die Abgrenzung ist wichtig um die folgenden Fragen zu beantworten:
Was gehört zum Projekt was nicht!
Was sind Projektziele-was nicht Ziele!
Die Abgrenzung hilft unrealistische Erwartungen zu klären und zeigt die Grenzen auf des Projektes.
Sie definieren Ziele, welche Eigenschaften haben gute Ziele? Nach welchen Grundsatz werden Sie definiert?
Gute Ziele werden nach S.M.A.R.T -Regel formuliert.
d.H Sie müssen Spezifisch sein, Messbar, Erreichbar, Realistisch, In einer gewissen Zeit
Perfekt formulierte Ziele tragen wesentlich zur Erreichung bei.
Wir haben nun die Ziele nach S.M.A.R.T formuliert, es ist ein weiterer wichtiger Teilschritt nötig. Welcher?
Es handelt sich um die Gewichtigung der Ziele, bei dem herauskommt auf welchem Ziel/Ziele ich den Fokus setzen muss, dabei sieht man, dass Gewisse Ziele Einfluss auf die Erreichung von anderen Zielen hat.
Die Ziele sind formuliert und Gewichtet, nun formulieren wir die Ziele für die Präsentation an die Direktion indem wir Aufzeigen was wir ändern möchten/Erreichen. Folgendes ist zu beachten bei den Ziele:
Die Ziele müssen:
° Vollständig
° Messbar
° Herausfordernd
° Realisierbar
° Widerspruchsfrei
° Aktuell
° Zeitbezogen
° Lösungsneutral
Sind die Ziele formuliert, gewichtet, präsentiert, ist noch ein ganz wichtiger Schritt nötig, welcher? und Warum?
Ich lasse die Ziele von der Direktion absegnen/unterschreiben
Dies soll einen Basis geben die für beide Seiten gleich ist.
Welche Ziele gibt es?
Systemziele
Vorgehensziele
Mussziele
Wunschziele
Was sind Systemziele was sind Vorgehensziele?
Systemziele = Wie soll, dass End-Resultat aussehen.
z.B: Das Neue System soll wöhrend den Arbeitstage 99.9% zur Verfügung stehen.
Vorgehensziele: Sie beschreiben den Weg zur Erreichung der Projektergebnisses.
z.B Meilensteine, Resourchen, Finanzielle Mittel
z.B Das System soll ende Jahr erfolgreich abgeschlossen sein.
Was sind Muss-Ziele, was Wunschziele?
Mussziele: Müssen unbedingt erreicht werden. Eine potentielle Lösung bei der das Ziel nur Teilweise erreciht wird scheidet aus.
Wunschziele: Es sind Ziele, deren Erreichen positiv bewetertet wird. Die Zielerreichung trägt zur Zufreidenheit gewisser Stakehlder's.
Wenn ich mehrere Ziele habe die Erreichen soll, wei kann ich die Übersicht gewährleisten?
Das Gante in Teilzielen aufteilen in einem Organigramm einteilen sowie die Messbaren Ergebnisse in Relation dazu zeigen.
Sind die Ziele formuliert, gewichtet, präsentiert und abgesegnet dann ist es Zeit für eine Machbarkeitsanalyse!Welche Punkte sind hier zu beachten?
Ich prüfe ob die Ziele Errereichbar sind und stelle mich die Fragen zu den folgenden Punkten:
Wirtschaftlichkeit = Geld mässig
Organisatorisch = Personal, Zeit
Technisch/Fachlich = Stand der Technik/Mögliches
Wenn ich alle Fragen positiv beantworten kann, dann gehts weiter, wenn NEIN kann ich in dieser frühen Phase noch das Gespräch mit der Direktion suchen und Korrekturmassnahmen einleiten!
Warum ist es wichtig die Machbarkeitsanalyse in einer frühen Phase des Projektes durchzuführen?
Macht man diese Analyse in einer frühen Phase kann man das Scheitern des Projektes verhindern oder einschränken. Denn mit zunehmenden Fortschritt kann es sein, dass die Kosten explodieren.
Welche 4 Phasen durchläuft ein Projekt?
Initialisierungsphase
Planungsphase
Umsetzungsphase
Abschlussphase
Welche Aufgaben/Schritte gehören zur Initialisierungsphase (Vorstudie)?
- Situationsananalyse
- Stakeholderanalyse
- Projektzielsetzung
- Machbarkeitsanalyse
- Aufwand-Kosten-Schätzung
- Projektorganisation
- Projektantrag bzw. Auftrag
Welche Aufgaben/Schritte gehören zur Planungsphase?
- Projektstrukturplan
- Aufwandsplan
- Termin und - Meilensteinplan
- Kosten- und Ressourcenplan
- Kommunikationsplan
Welche Aufgaben/Schritte gehören zur Realisierungsphase (Umsetzungsp...., Durchführungsp.....)?
-Projektführung
- Steuerung
- Controlling
- Dokumentation
Welche Aufgaben/Schritte gehören zur Abschlussphase?
- Evaluierung / Reflexion
- Projektabschlussbericht
- Entlastung und Auflösung Projektorganisation
