Prince2 Practionner

Ziel: [MP] ist ein Hilfsprozess für [CS], der wiederholt aus dem Prozess [CS] aufgerufen wird. Dieser Prozess erzeugt die Produkte des Projekts, hier wird der größte Teil der Projektressourcen eingesetzt.

Input: Freigabe zur Lieferung eines Arbeitspaketes

Verantwortlich: Teamleiter (Sicherstellen der Produktlieferung), PL (Managen einer Phase)

• (MP1) Annahme des Arbeitspaketes
• (MP2) Ausführung des Arbeitspaketes
• (MP3) Ablieferung des Arbeitspaketes

Output:

• fertiges Arbeitspaket
• ggfs. neuer offener Punkt
• ggfs. neues Risiko, Risikoregister
• Teamplan
• Teamstatusbericht
• Qualitätsregister
• Konfigurationsdatensatz

Kurz: 3x AP, 2xStatus (Phase, Projekt), 2xOP & Risiken, Korrekturmaßnahmen

Ziel: tägliche Arbeit des PL

Input:

• (CS1) Freigabe des Arbeitspaketes
• (CS2) Status eines Arbeitspakets prüfen (aktualisiert ggfs. den Phasenplan)
• (CS3) Abgeschlossene Arbeitspakete entgegennehmen
• (CS4) Phasenstatus prüfen (innerhalb Toleranz?)
• (CS5) Über Projektstatus berichten
• (CS6) Offene Punkte und Risiken erfassen und untersuchen (und bewerten)
• (CS7) Offene Punkte und Risiken eskalieren
• (CS8) Korrekturmaßnahmen einleiten

Output:

• Freigabe der Lieferung eines Arbeitspaketes
• Statusberichte
• ggfs. Ausnahmeberichte
• ggfs. Offener-Punkte-Bericht
• ggfs. Weisungsanfragen

kurz: nächster Phasenplan, Projektplan und Projektleitdoku, BC, Phasenabschlussbericht, Ausnahmeplan

Ziel: Zusammenstellen der Ergebnisse durch den PL, so dass der LA den Erfolg der Phase beurteilen kann, die nächste Phase freigeben kann, den aktuellen Projektplan prüfen, dei geschäftliche Rechtfertigung prüfen und die Risiken abschätzen kann.

Input:

• Erreichen des Phasenübergangs (IP oder CS)
• Anforderung Ausnahmeplan

• SB1: Nächste Phase planen => Phasenplan
• SB2: Projektplan aktualisieren => Projektleitdoku
• SB3: Business Case aktualisieren.=> Nutzenrevisionsplan
• SB4: Über Phasenabschluss berichten => Phasenabschlussbericht
• SB5: Ausnahmeplan erstellen => Ausnahmeplan

Output: 

• Antrag auf Ausführung des nächsten Phasen- und Ausnahmeplans
• Erfahrungsbericht
• Qualitätsregister
• Register offener Punkte
• Risikoregister

Jede Phase muss vom Lenkungsausschuss abgeschlossen und gebilligt werden, bevor der Übergang in die nächste Phase freigegeben wird. [SB] ist die Grundlage für die Entscheidung, ob das Projekt fortgesetzt werden soll. Dazu werden die Pläne und der BC aktualisiert sowie die nächste Phase geplant.

kurz: 4xStrategien erstellen, Projektplan, Projektleitdoku, BC, Projektsteuerungsmittel

Ziel:

Input: Freigabe der Projektinitiierung

• (IP1) Risikomanagementstrategie erstellen.
• (IP2) Konfigurationsmanagementstrategie erstellen.
• (IP3) Qualitätsmanagementstrategie erstellen.
• (IP4) Kommunikationsmanagementstrateige erstellen
• (IP5) Projektsteuerungsmittel einsetzen (meistens ereignisgesteuert)
• (IP6) Projektplan erstellen.
• (IP7) Business Case verfeinern.
• (IP8) Projektleitdokumentation zusammenstellen. 

Output:

• Antrag auf Ausführung des Projektes
• Projektplan der nächsten Phase
• Projektleitdokumentation (Project initiiation plan) = Vertrag mit LA
• Nutzenrevisionsplan (Business Case neu rechnen, verfeinern)

Nächste Phase: SB Managen eines Phasenübergangs

ist die erste Managementphase eines PRINCE2-Projekts.

Ziel:

Input: Projektmandat [Project Brief] von Unternehmens- / Projektorganisation

• (SU1) Auftraggeber und Projektmanager ernennen.
• (SU2) Vorhandene Erfahrungen erfassen.
• (SU3) Projektmanagementteam entwerfen und ernennen.
• (SU4) Business Case erstellen.
• (SU5) Projektlösungsansatz auswählen und Projektbeschreibung zusammenstellen.
• (SU6) Initiierungsphase planen.

Output:

• Antrag auf Projektinitiierung
• Plan der Inititierungsphase
• Phasenplan
• Projektbeschreibung
  • Projektdefinition
  • Projektmanagementteamstruktur
  • Rollenbeschreibungen
  • Business-Case-Entwurf
  • Projektlösungsansatz
  • Projektendproduktbeschreibung 

Nächster Prozess: DP1 Initiierung freigeben

SU wird nicht als Managementphase bezeichnet.

kurz: 3x Freigabe (Initiierung, Projekt, Phasen- oder Ausnahmeplan), Ad-hoc-Anweisungen, Projektabschluss

Ziel: Übergeordneter Prozess

Verantwortlich: Lenkungsausschuss

Input:

• Antrag auf Projektinitiierung
• Antrag auf Ausführung des Projektes
• Antrag auf Ausführung der nächsten Phasen- oder Ausnahmenplans
• Ausnahme melden
• Weisungsanfrage
• Empfehlungen des Projektabschlusses
• Managementprodukte

• (DP1) Freigabe zur Projektinitiierung
• (DP2) Projektfreigabe (inkl. Resoucen)
• (DP3) Phasen- und Ausnahmeplansfreigabe
• (DP4) Einleitung von Ad-hoc-Anweisungen
• (DP5) Bestätigung des Projektabschlusses

Output:

• Freigabe der Projektinitiierung
• Freigabe des Projektes
• Freigabe Phasen- oder Ausnahmeplan
• Anforderung Ausnahmeplan
• Ratschläge / Entscheidungen des LA
• Freigabe Projektabschluss
• Managementprodukte

1. [DP] - Directing a Project (5 Unterprozesse)
2. [SU] - Starting Up a Project (6 Unterprozesse)
3. [IP] - Initiating a Project (8 Unterprozesse)
4. [CS] - Controlling a Stage (8 Unterprozesse)
5. [SB] - Managing a Stage Boundary (5 Unterprozesse)
6. [CP] - Closing a Project (5 Unterprozesse)
7. [MP] - Managing Product Delivery (3 Unterprozesse)

kurz: 3xStatus (Projekt, Produkt, Team), 2xAbschluss (Phase, Projekt), Ausnahme, OP, Erfahrungen

Sind Managementprodukte, die eine Momentaufnahme des Status bestimmter Aspekte des Projekts liefern

• Ausnahmebericht (Toleranz überschritten für Phasen- oder Projektplan)
• Erfahrungsbericht
• Offener-Punkt-Bericht (auch Änderungsanträge, Spezifikationsabweichung)
• Phasenabschlussbericht (Projektstatus)
• Produktstatusauskunft 
• Projektabschlussbericht (Soll/Ist-Vergleich)
• Projektstatusbericht (PL an LA: Status, Fortschritte)
• Teamstatusbericht (Status Arbeitspakete)

kurz: 3x Register(Qualität, OP, Risiko), Erfahrungen, Projekttagebuch, Konfigdatensatz

!!!Änderungen sind in Prince OP!!!

sind dynamische Managementprodukte, die Informationen über den Projektfortschritt enthalten

• Erfahrungsprotokoll
• Konfigurationsdatensatz (Status, Version, Variante der Konfigelemente)
• Projekttagebuch (offene Punkte, Maßnahmen, Ereignisse)
• Qualitätsregister (alle Aktivitäten und Infos für Phasen- und Projektende)
• Register offener Punkte 
• Risikoregister (inkl. Status)

• Projektdefinition
• Projektlösungsansatz
• Business Case
• PM-Team
• Rollenbeschreibungen
• Strategien
• Projektplan
• Projektsteuerungsmittel
• Tailoring

Kurz: AP, 2xBC, 4xStrategien, Pläne und 4xDokus (Produkt, Projekt, Projektleit, Endprodukt)

definieren bestimmte Aspekte des Projektes als Ausgangsbasis und unterliegen nach Freigabe der Änderungssteuerung

• Arbeitspaket (wer, was, Standards, Timeline, Abnahmekriterien, Doku)
• Business Case (Kosten-Nutzen-Verhältnis)
• Kommunikationsmanagementstrategie (u.a. Stakeholderanalyse, Kommunikationswege, Rollen und Definitionen)
• Konfigurationsmanagementstrategie (wie und von wem Produkte kontrolliert und geschützt werden)
• Nutzenrevisionsplan (fortlaufend, Nutzen, Messbarkeit, Wie und Wann, Resourcen, Verantwortung)
• Plan (Projekt, Phase, Team)
• Produktbeschreibung (Art, Zweck, Funktion und Umfang)
• Produktbeschreibung des Projektendprodukts (welches Produkt muss das Projekt letzendlich liefern?)
• Projektbeschreibung /(Project Brief) Basis für IP:  SMART
  • Spezifisch
  • Messbar
  • Akzeptiert (und erreichbar)
  • Realistisch
  • Terminiert (zeitbezogen) 
• Projektleitdokumentation (Projektdef., Vertrag zwische PL und LA)
• Qualitätsmanagementstrategie (Techniken, Standards und Zuständigkeiten)
• Risikomanagementstrategie (Techniken, Standards und Zuständigkeiten)

Ziel: was, wo und wie, von wem, wann, wie teuer?

• Projektplan (liefert die Projektkosten als Input für den Business Case und beschreibt die Managementphasen des Projekts)
• Phasenpläne (beinhaltet Produkte, Ressourcen, Aktivitäten und Managementmaßnahmen)
• Teampläne (zeitliche Planung der vom Team zu bearbeitenden Arbeitspakete, in MP)
• Ausnahmepläne (Wann sind Abweichungen in einer Phase noch akzeptabel, werden im Ausnahmebericht reportet)

• Identifizieren (Ursache, Ereignis, Auswirkung)
• Bewerten (Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung, Schweregrad)
• (Gegenmaßnahmen) planen
• Implementieren (Maßnahmen durchführen, kontrollieren und steuern, Risikoeigentümer und -bearbeiter)
• Kommunizieren

Der PL identifiziert Eigentümer alle Risiken.

Prince kennt Risiken bzgl. Unternehmen und Projekt

Risikobudget, Risikoeigentümer, Risikobearbeiter, Risikotoleranzgrenze, Risikobereitschaft, Eintrittsnähe

Risikodefinition: Ursache, Ereignis, Auswirkungen

Über das Konfigmgm werden alle Infos zu den Produkten festgehalten und gepflegt (Status, Version, Variante) 

PICSA

• Planen
• Identifizieren
• Control (=Steuern)
• Status protokollieren
• Audit (=Verifizierung, Überprüfen)

Kurz: Planung, Steuerung, Kriterien, Sicherung (Qualität u. Projekt)

Ziel: Definition von Qualitätsmitteln / -kriterien zur Produkterzeugung und -überprüfung

• Qualitätsplanung
• Qualitätssteuerung
• Qualitätssicherung (Sicherheit für Programmorganisation)
• Projektsicherung (Sicherheit für Stakeholder durch LA)
• wird im Prozess MP überprüft
• Projektabnahmekriterien 

• Lenkungsauschuss (Project Board): Erfolg des Projektes, gibt IP frei, Freigabe Projekt, Projektleitdokumentation, Nutzenrevision, Review Erfahrungsprotokoll 
• Projektleiter (Project Manager): verantwortet Tagesgeschäft des Projektes, legt Toleranzen für APs fest
• im LA sitzt Auftraggeber, Benutzervertreter und Lieferantenvertreter
• Teamleiter (Team Manager): Lieferung der Produkte des Projektes
• Projektsicherung (Project Assurance): Überwachung der Leistung des Projektes (nicht Teil des Projektmanagementteams), verlängerter Arm des LA, vertritt Interessen der Stakeholder
• Änderungsauschuss (Change Authority): Prüfung und Genehmigung von Änderungen
• Projektunterstützung (Project Support): z.B. PMO Administrativ, beratend, planend, etc.
• Auftraggeber (Executive): Geldgeber und Projektverantwortlicher, achtet darauf, dass Toleranzen definiert wurden
• Benutzervertreter (Senior User): Anwender-Anforderungen und Priorisierungen, bestätigt meistens Nutzen
• Lieferantenvertreter (Senior Supplier), z.B IT-Leitung
• Unternehmens- oder Programm-Management (Steuerung) legt Toleranzen fest

3 Projektinteressen

• Unternehmen €
• Benutzer
• Lieferant

Betriebswirtschaftliche Rechtfertigung des Projekts.

Ist ein Projekt wünschenswert (Kosten / Nutzen / Risiken), lohnend (Nutzen) und realsierbar?

Stellt die Ausrichtung des Projektfortschritt an den Geschäftszielen sicher. Stichhaltiger BC wird für die Existenz des Projekts benötigt. Eigentümer des BC ist der Auftraggeber des Projekts. Hauptbestandteil des BC ist das Projektmandat.

• Begründung
• Qualitativer und Quantitativer Nutzen
• Negative Konsequenzen
• Realsierungszeitraum
• Kosten
• ROI-Berechnung
• Risiken
• Optionen
• Zusammenfassung

Output: Nutzenrevisionsplan

Entwurf in SU, Detailiierung in IP und Aktualisierung in allen weiteren Phasen

1. Business Case
2. Organisation (Beschreibung von Rollen u. Struktur)
3. Qualität der Projektumgebung (Qualität der Anforderungen und Rückmeldungen)
4. Planung (Produkte, Aktivitäten, Ressourcen)
5. Risikomanagement (Risikoabschätzung und Management)
6. Änderungssteuerung (Erfassung, Beurteilung und Steuerung)inkl. Änderungsbudget
7. Fortschritt (Vergleich Soll/Ist, Prognose, Kontrolle und Steuerung inakzeptabler Abweichungen)

• CRs
• Spezifikationsabweichungen (Konzession)
• Problem / Anliegen, Fragen, Anregungen, Kritik und andere Hinweise

4 Rollen

1. Vorsitzender
2. Prüfer
3. Präsentator
4. Schriftführer/Protokollant (ggfs. durch Projektsicherung)

3 Schritte der Qualitätsprüfung

1. Vorbereitung
2. Qualitätsprüfungssitzung
3. Nachbereitung

1. Produktbeschreibung des Endproduktes
2. PSP (Produkt-Struktur-Plan) => hierarchisch aufgebaut
3. Produktbeschreibung der Einzelprodukte
4. PFD (Produkt-Fluß-Diagramm) => zeitliche Reihenfolge der Erstellung der Produkte, Basis für die Aufteilung in Phasen

• Produktbasierte Planung
• Qualitätsprüfungstechnik
• Änderungssterungstechnik

kurz: BC (geschäftliche Rechtfertigung), LL, Rollen, Phasen, by Exception, Produktorientierung, Tailoren

1. Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung (Businesscase muss sich rechnen)
2. Aus Erfahrung lernen
3. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
4. Planen, Steuern und Überwachen über mehrere Managementphasen
5. Managen nach dem Ausnahmeprinzip (Toleranzen regeln die Handlungsvollmachten jeder Managementebene)
6. Produktorientierung (Konzentration auf Festlegung und Lieferung von Produkten nach gewissen Qualitätskriterien) 
7. Anpassen an die Projektumgebung (Tailoren): Anpassen von Größe/Umfang, Umgebung, Komplexität, Bedeutung, Fähigkeit und Risiken

• 7 Prozesse
• 7 Themen
• 7 Prinzipien
• Anpassen an Projektumgebung

• Kosten
• Zeit
• Qualität
• Umfang
• Risiken
• Nutzen

• Veränderung
• Befristet
• Bereichsübergreifend
• Einzigartig
• Unsicherheit

2 Inititierungsphase mit letzte Phase mit CS und CP

kurz: alle Managementprodukte aus SU und IP

• Projektdefinition
• Projektlösungsansatz
• Orga + Rollen
• BC + Nutzenrevisionsplan
• Projektplan
• 4 Strategien
• Steuerungsmittel
• Anpassung

• vermeiden,
• reduzieren,
• Eventualfall,
• Übertragen,
• Teilen,
• Akzeptieren

• steigern,
• ergreifen,
• ablehnen
• teilen.

Die Projektsicherung konzentriert sich innerhalb des Projektes auf das Erreichen der Projektziele während die Qualitätssicherung als vom Projekt externe Instanz die Einhaltung unternehmensweiter Vorgaben sichert

Identifikation, Bewertung und Steuerung potenzieller und genehmigter Änderungen der Baseline.

• im Projektmanagement-Team sitzen PL, Änderungsausschuss und Projektsicherung

Benutzervertreter

Lieferantenvertreter

Auftraggeber

Zeitfaktor des Risikos, d.h. wann das Risiko eintreten kann.

Die Grenzwerte der Risikobelastung, die bei Überschreitung die Erstellung eines Ausnahmeberichts auslösen, damit der LA informiert ist.

Risiken, die aufgrund ihrer geringen Wahrscheinlich und/oder Auswirkung vom Projekt getragen werden.

Teamstatusbericht

Projektstatusbericht

Rest ist ereignisgesteuert

• Best Practices
• Für alle Arten von Projekten geeignet
• Gemeinsame Sprache
• Vereinbarte Verantwortlichkeiten
• Fokus auf den Produkten
• Managementeben-orientiert
• Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
• Ausrichtung am Business Case
• Einbindung der Stakeholder
• Wertvolles Diagnosewerkzeug