Personalsachbearbeiter edupool/Personaladministration
Tätigkeiten Personaladministration
Tätigkeiten Personaladministration
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Cartes-fiches
Nenne 5 interne Anspruchsgruppen der Personaladmin:
- Arbeitnehmer: Lohn, Sozialabzüge, Job-Sicherheit
- Vorgesetzte: Administration, Leistungsbeurteilung, Absenzen
- Geschäftsleitung/Verwaltungsrat: Stellenplan, Lohnanpassung, personelles Budget
- Finanzbuchhaltung: Salärwesen, Reporting
- Personal-Organisationsentwickler: Stellenplan
Nenne 5 externe Anspruchsgruppen:
- Bewerber
- Behörden
- Versicherungen
- Verbände
- Andere Firmen
- Medien
Nenne die zentralen Tätigkeiten der Personaladmin.:
Informieren: Erfassen, verwalten, pflegen und bereitstellen von Personaldaten, Stammdaten des Arbeitnehmers, Lohndaten, Daten der Organisationsstruktur
Abwickeln: Mitarbeitereintritt-austritt,
Beförderungen, Versetzungen, admin. Abwicklung des Selektionsverfahrens
Abrechnen: Lohnabrechnung, Sozialabzüge, Quellensteuer
Überwachen: Absenzen, Krankheiten wegen Versicherungsleistungen, Arbeitszeiterfassung, Feriensaldo
Welche Instrumente benötit die Personaladmin. zum arbeiten:
- Standardvorlagen für Kündigung, Absagen etc.
- Formulare für Mitarbeitergespräch, Austrittsgespräch, AHV Anmeldung, Probezeitgespräch
- Checklisten Eintritt/Austritt
- Handbücher (Personalhandbuch, Mitarbeiterhandbuch)
- Listen, Verzeichnisse, Geburtstage, Jubis
- Flussdiagramme
- Merkblätter, Leitfäden (Pensionierung, Unfallprävention)
- PIS, Personaldossiers
- Internet, Intranet
Hat der Mitarbeitende das Recht sein Dossier einzusehen, falls ja, was darf er sehen?
- Er darf sämtliche Informationen im Dossier lesen
- falsche Informationen darf er berichtigen lassen
- zu Unrecht beschafft Informationen vernichten lassen
Wie sieh die Aufbewahrungspflicht in der Personaladmin aus:
10 Jahre: Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben, Lohnausweis
5 Jahre: arbeitsrechtliche Unterlagen, Schichtpläne, Ferienbezüge
Vernichten: Eintrittstest, Aktennotizen, Gutachten nach Austritt vernichten
Zurückgeben: Bewerbungsunterlagen
Nenne vier Massnahmen für den Datenschutz:
- Zentrale Lagerung in Personalabteilung
- abschliessbarer Raum und Schrank
- Einsichtsnahme ausschliesslich in der Personalabteilung
- feuerfester und wasserfester Schrank für mind. 2 Stunden
Nenne Hilfsmittel für die Textverarbeitung:
Word, Writer, PC Text, Works für:
Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnisse nach Vorlagen, Textbausteine, Serienbriefe, Mitarbeiterbriefe, Absagen, Protokol, Formulare
Wofür benötigt man die Tabellenkalkulation:
Budget, Absenzen, Personallisten, STatistiken, Formulare
Für wen ist das Intranet bestimmt:
Personal-Mitarbeiterhandbücher
Interne Stelleninserate
Weiterbildungsmöglichkeiten
Begrüssung neuer Mitarbeiter
Reglemente
Jubi etc.
Welche Daten müssen geschützt werden:
Lohn, Zivilstand, Geburtsdatum, Konfession,
Nationalität
Welche Gefahren existieren für Personaldaten und wie werden die elektronischen Daten geschützt:
- Daten können zerstört werden durch Blitzeinschlag, Wasserschäden und Stromschäden
- Unberechtigte Personen greifen auf sensible Daten
- Virenverseuchte CDs, Dateien, Mails übertragen Viren auf Festplatten
- Festplatten haben eine beschränkte Lebensdauer
- Bei PC's, die vernetzt sind, könnten externe Hacker auf die Datenbestände zugreifen
- Mails oder andere Daten könnten im Netz abgefangen, verändert oder zerstört werden
Schutzmassnahmen:
- Zugang zum Netz mit Benutzernamen und Passwort schützen (Passwörter mit Sonderzeichen)
- Überprüfung aller Datenträger (Mails, CD's, ) auf Viren
- Firewall als Schutz vor externen Hackerzugriffen
- Datenübermittlung mit Krypogralphie (Verschlüsselung)
- Absicherung der Stromversorgung (USV)
- Regelmässige Datensicherung auf separaten Datenträgern (Band, CD/DVD, externe Festplatte etc.) wobei diese in einem anderen, gesicherten Raum gelagert werden.
Wie soll die Kommunikation sein:
objektiv, rechtzeitig, vollständig, verständlich
Nenne 5 Fragen bei der Vorbereitung einer Personalinformation:
- Warum will ich informieren (Grund)
- Was soll die Information bei den Arbeitnehmenden auslösen (Stellungnahme, Aktivitäten)
- Wen will ich informieren
- Wie will ich informieren (mündlich/schriftlich)
- Wann soll ich informieren? (Gruppen früher)
Nenne verschiedene mündliche Wege der Kommunikation:
Mitarbeiterversammlung
Weihnachtsessen
Schulung
Direktansprecha/Telefongespräch
Teamsitzung
Medien wie Radio und Fernseher
Nenne 5 schriftliche Weg der Kommunikation:
Mitarbeiterbrief
Mail
schwarzes Brett
Intranet
Printmedien
Nenne die verschiedenen Handbücher in einem Betrieb
ISO Handbuch
Führungshandbuch
Personalhandbuch
Mitarbeiterhandbuch
Wie sieht der Inhalt des Mitarbeiterhandbuches aus:
- Vorstellung des Unternehmens (Leitbild)
- Anstellungsbedingungen
- Leistungen /Versicherungen
- Aus- und Weiterbildung (interne Weiterbildungsmöglichkeiten)
- Zusammenarbeit, Kommunikation
- Organisatorisches (Organigramm)
Welche Fragen stellt man, wenn man als Unternehmen eine Personalinformation über eine neue Aufgabe, neue Organisation, Leitsätze, Richtlinien etc. informiert?
- Warum will ich informieren? (Gesetz, Geschäftsleitung etc, -> Grund
- Was soll die Information bei den Arbeitnehmenden auslösen? (Stellungnahme, Aktivitäten etc.)
- Wen will ich informieren? (Ausländer, Akademiker, Mitarbeiter, Externe et.)
- Wie will ich informieren? (mündlich oder schriftlich?
- Wann soll ich informieren (gibt es Gruppen die früher informiert werden sollen)
Struktur eines Personaldossiers:Q
- Personalien: Stammblatt, Bewerbungsunterlagen
- Vertärge: Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Ausbildungsvertrag
- Ausbildung/Entwicklung: Ausbildungsvertrag, Probezeitbericht, Qualifik., Befö
- Finanzielles: Lohnentwicklung, Lohnpfändungen etc.
- Versicherungen: AHV, BVG, UVG, KTG
- Diverses
