Personaladministration, Teil 4 - Personalassistent NbW 2013

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Eine Informationsstrategie sollte folgende Elemente enthalten:

• Vollständigkeit
  AN muss notwendiges Hintergrundwissen erhalten, damit er Zusammenhänge versteht
   
• Objektivität
  Berichterstattung und Weitergabe von Infos soll wahrheitsgemäss sein
   
• Verständlichkeit
  Empfängergerechte Vermittlung der Info, d.h. einfach sowie kurz/klar gegliedert und logisch
   
• Rechtzeitigkeit
  Wichtige Infos immer zeitgleich intern & extern

Inhaltsziele: Förderung der Info-Transparenz bei AN

rechtzeitige, umfassende, wahrheitsgetreue und verständliche Mitteilungen über Ziele, Probleme & Zusammenhänge des Unternehmens sowie Abteilung
 

Beziehungsziele: Schaffung einer echten Vertrauens- und Lernkultur

Verbesserung der gegenseitigen innerbetrieblichen Beziehungen mit dem Ziel, Konflikte konstruktiv zu lösen, Vorurteile abzubauen und damit überflüssige Auseinandersetzungen zu vermeiden

Darunter versteht man den innerbetrieblichen Dialog bzw. Kommunikation.

Dies ist der gesamte Informationsaustausch in einem Unternehmen

• von der Unternehmensleitung nach unten
• von der Basis an die Vorgesetzten
• Querinformationen zw. Mitarbeitern gleicher bzw. verschiedener Abteilungen

• Über das Unternehmen
• Führungsprinzipien (Philosophie, Ziele, Stil)
• Personalplanung/-beschaffung
• Personaleinsatz (Stellenbeschr., Verträge, Einarbeitung, Versetzungsverfahren)
• Allg. Pflichten & Rechte der AN
• Entgelte & sonstige Leistungen (Stellenbewertung, Leistungsbeurteilung, Zulagesystem, Gratifikation)
• Sozialleistungen ( Kollektivvers., Vergünstigungen, Pers.-Rest.)
• Personalbetreuung (Beurteilungsverfahren, Förderung/Entwicklung, Beschwerdewesen)
• Berufl. Aus-/Weiterbildung (Kostenbeteiligung, Arten, Übernahmemöglichkeiten)
• Beendigung des EAV (Altersregelungenh, Auskunftspflicht, Zeugnisse)

• Sicherstellung einer einheitlichen Haltung innerhalb der Firme , damit in Ermessensfragen immer von gleichen Überlegungen ausgegangen wird
   
• AN erkennen bei personalpolitischen Entscheidungen immer eine klare, konstante und einheitliche Linie
   
• Nachschlagewerk in dem die vom HR erlassenen Weisungen, Vorschriften und firmeninternen Reglemente abgelegt sind

Verschiedene Aussagemöglichkeiten:

1. ein Arbeitsinstrument für die HR-Abteilung, welches verschiedene Fragen im Zusammenhang mit Personal beantwortet
   
    
2. ein Handbuch für das Personal
3. Handbuch über das Personal

• Vertraulichkeit der Personaldaten (Schutz vor unberechtigtem (mit-)Iesen),
   
• Integrität der Daten (Schutz vor Verfälschung),
   
• Authentizität des Kommunikationspartners (Schutz vor Maskerade),
   
• Beweis der Dateneingabe (Unleugbarkeit),
   
• regelmäßige Datensicherung (Schutz vor Datenverlust).

• Personalbedarfsplanung (Stellenplan)
• Personaleinsatzplanung
• Personalentwicklungsplanung
• Personalsbeschaffungs-/ -freisetzungsplanung
• Personalkosten planung
• Gehaltshochrechnung

• Tabellenauswertung
• Erstellung interner Personalstatistiken (z.B. Altersstruktur, Fluktuationsstatistik,
• etc.)
• Statistiken für externe Adressaten
• Kennzahlenermittlung
• Grafische Aufbereitung von Kennzahlen und Statistiken
• Meldungen an interne und externe Adressaten

• Verwaltungsarbeit bei Einstellung, Entlassung, Versetzungen, Beförderungen
• Terminüberwachung
• Bescheinigungen

• Personaldatenerfassung bei NeueinsteIlung
• Arbeitsvertragsdaten
• Ausbildungsdaten
• Tätigkeiten
• Bisherige Beschäftigung
• Beurteilungsdaten
• Mutation von Personalien
• Bewerberverwaltung

• Anwesenheitskontrolle
• Fehlzeitenverwaltung und -auswertung
• Ferienabrechnung
• Schichtpläne
• Krankheitsfälle

• Berechnung der Löhne und Gehälter
• Führung der Lohn- und Gehaltskosten
• Lohnsteuerabrechnung
• Sozialversicherung
• Pfändung und Darlehen
• Telefonabrechnung

• Personalabrechnung
• Zeitermittlung
• Stammdatenverwaltung
• Administration
• Personalberichterstattung
• Personalplanung

• Rationalisierung und Zeitreduzierung
• schnelleres zur Verfügung stehen von aktuellen und umfassenden Informationen
• jederzeitigen Zugriff auf bestimmte Informationen auch von AN
• teilweise selbstständige Mutation gewisser Daten durch AN

• administrative Aufgaben
  --> immer wiederkehrende Aufgaben wie:
  
  - Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung
  - Personalstammdatenverwaltung
  - Erzeugung von Personalstatistiken
  - Speicherung personenbezogener Daten
   
• dispositive Aufgaben
  - Unterstützung bei Entscheidungen im
     Rahmen von HRM
  - Unterstützung bei der Aufbereitung von
     Datenmaterial
  - liefern eine Informationsgrundlage und
     Entscheidungshilfe für die Personalplanung
     und -steuerung

Ein Personalinformationssystem (PIS) dient der

• Erfassung,
• Speicherung,
• Verarbeitung,
• Pflege,
• Analyse,
• Benutzung,
• Verbreitung,
• Disposition,
• Übertragung und Anzeige

von Informationen, welche die Personalverwaltung betreffen.

PIS dienen nicht nur der Verwaltung des Personals und der Arbeitsplätze, sondern sollten das Personalmanagement bei Prozessen in den verschiedensten Bereichen unterstützen

1. Klären v. Beförderungen (VG)
2. Stellen der Beförderungsanträge (VG)
3. Sammeln der Anträge (HR)
4. Ausarbeiten des Gesamtantrages zuhanden des VR (HR)
5. Verhandlung der Anträge an VR-Sitzung (VR)
6. Beschlussfassung (VR)
7. Erstellen des VR-Protokolls & notariel beglaubigter VR-Protokollauszug (HR & VR-Ass.)
8. Information der Beförderten (VG)
9. Angaben der Beförderten für Anmeldung im Handelsregisteramt erfassen (HR)
10. Notariel beglaubigter VR-Protokollauszug erstellen lassen und Antrag beilegen (Notar/HR)
11. Notariel beglaubigte Unterschriften der Zeichnungsberechtigten dem Handelsregisteramt senden (HR)
    oder
    Zeichnungsberechtigte hinterlegen Unterschrift direkt beim HR-Amt
12. Eintrag im Handelsregister
13. Veröffentlichung im Handelsamstblatt

• Vollmacht
  - Zeichnungsberechtigung für eine bestimmte
    Art von Geschäften (Bankunterschrift)
  - muss nicht zwingend Kader sein
  - kein Eintrag ins Handelsregister nötig
   
• Handlungsvollmacht
  - beschränkt unterschriftsberechtigt
  - kann im Rahmen des Arbeitsgebietes für
     regelmässig wiederkehrende Handlungen
     unterschreiben (Einkauf v. Waren,
     Entgegennahme v. Zahlungen, Mitteilungen)
  - kann keine Rechtsgeschäfte abschliessen oder
    Prozesse führen
  - Unterschreiben mit Zusatz "i.V." (in
     Vollmacht)
  - kein Eintrag ins Handelsregister nötig
   
• Per Prokura (ppa)
  - erweitert unterschriftsberechtigt
  - kann alle Arten von Rechtshandlung
     vornehmen
  - Grundstücke verkaufen/belasten nur mit
     ausdrücklicher Befugnis
  - auf bestimmte Geschäftsbereiche beschränkt
  - Unterschrift zu Zweien mit Zusatz "ppa"
  - Eintrag ins Handelsregister zwingend
   
• Generalvollmacht
  - Direktoren, GF und Verwalter
  - umfassendste aller Vollmachten
  - Berechtigung zur Tätigung aller Geschäfte mit
    Ausnahme des Verkaufs der Firma
  - Zeichnungsberechtigung zu Zweien
  - Eintrag ins Handelsregister zwingend