Personaladministration, Teil 2 - Personalassistent NbW 2013

Kündigung durch Arbeitgeber:

• Betriebsschliessung, Standortwechsel
• Wirtschaftliche Gründe (Stellenabbau)
• Strukturrelle Gründe (rationellere Arbeitsabläufe)
• Mangelnde Leistung oder Verhalten des AN

Kündigung durch Arbeitnehmer:

• Berufswechsel oder -aufgabe
• zu tiefer Lohn oder keine Erhöhung
• zu anspruchsvolle oder unterfordernde Tätigkeit
• schlechtes Arbeitsklima (VG, Team)
• keine Entwicklungsmöglichkeiten
• keine Beförderung
• Rückstufung
• Mobbing oder Burnout

Aufhebungsvertrag:

nur bei gemeinsamer Einigung über Beendigung des Arbeitsverhältnisses; im gegenseitigen Einvernehmen

• Möglichkeit der Präsentation eines strukturierten Gesamtergebnisses aus allen Einzelaustrittsgesprächen (Aggregation/Zusammenfassung aller gleichen Einzelaussagen zu einem Thema)
• spontanere Antworten
• innert kurzer Zeit viele Feedback-Informationen
• Möglichkeit der besseren Überprüfbarkeit durch grössere Objektivität der Aussagen (aufgrund der Aggregation durch eine grossen Fallzahlen-Menge)

unstrukturiertes Gespräch

standardisiertes / strukturiertes Gespräch (Befragung aller austretenden MA zu den gleichen Themen)

Der AG hat die Möglichkeit Feedback vom AN über folgende Themenkreise zu erhalten:

Arbeit/Aufgaben

Arbeitsplatz/Infrastruktur

Mitarbeiterführung durch VG / Zusammenarbeit

Lohn / Sozialleistungen / Fringe Benefits

Aus- und Weiterbildung / pers. Entwicklungsmöglichkeiten / Karriere

um Mängel im Arbeitsverhältnis (nicht erfüllte Erwartungshaltung der MA) zu verbessern oder zu beseitigen.

1. Erfassung der wahren Austrittsgründe
2. Grundlage für Verbesserungen, Korrekturen
3. Feedback an Linie
4. Förderung des Firmenimages
5. Wiedereinstieg ermöglichen
6. Arbeitsverhältnis mit Dank abschliessen

Der AG muss für die Lohnfortzahlung sorgen; dies ist eine gesetzliche Pflicht basierend auf den Dienstjahren des AN und wird anhand der Berner / Zürcher / Basler Skala berechnet.

Die Risikoversicherung gegen Invalidität/Tod -
30 Tage nach dem Austritt

Die Gelder werden i.d.R. in die Pensionskasse des neuen AG oder auf ein Sperrkonto einer Freizügigkeitsstiftung einbezahlt.

Der Versicherungsschutz läuft im Falle eines Unfalles grundsätzlich bis 30 Tage nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiter (d.h. letzter vertraglicher Arbeitstag oder Tag, an dem der Anspruch auf min. halben Lohn oder Lohnersatz aufhört)

Der AN kann jedoch den Versicherungsschutz für Nichtberufsunfälle (NBU) durch eine Abrede-versicherung für max. 6 aufeinanderfolgende Mte. über das Ende der obligatorischen Unfallversicherung hinaus verlängern. - Dies muss aber vor Beginn der Nachdeckung (spätestens am 30. Tag nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses) einbezahlt werden.

Aufgrund der Fürsorgepflicht des AG muss der AN über folgende Punkte informiert werden:

• Deckung im Rahmen der Unfallversicherung nach dem Austritt
   
• Deckung im Rahmen des BVG/Pensionskasse
   
• Deckung im Rahmen der Krankentaggeldversicherung (KTG)

1. Kündigung prüfen & Erhalt schriftl. bestätigen --> HR
2. Klärendes Gespräch mit MA --> HR/VG
3. Interne Meldung an GL/VG/IT machen --> HR
4. Klären der gegenseitigen Forderungen wie Ferien, Überstunden, Darlehen, etc. --> HR
5. Festlegen des Austrittstermin --> VG
6. Nachfolgeregelung --> VG
7. Arbeitsorganisation während der KF --> VG
8. Schlussqualifikation/Zeugnisentwurf --> VG
9. Aufklärung über Versicherungsschutz (nach Austritt) -->HR
10. Abmeldung bei den Sozialversicherungen --> HR
11. Zeugnis ausformulieren / übergeben --> HR
12. Schlusslohnabrechnung veranlassen --> HR
13. Austrittsgespräch --> HR
14. Verabschiedung --> VG
15. Materialrückkabe/Schlusskontrolle --> VG
16. Personaldossier bereinigen, schliessen & archivieren --> HR

Aus Sorgfalts- und Beweisgründen schriftliche Anfragen verlangen und diese schriftlich beantworten.

• bei Anfragen von Banken, Kreditkartenherausgebern und Vermietern:
  nur mit Zustimmung des Mitarbeiters
   
• bei Anfragen von Amtsstellen/Behörden (z.B. Organe wie Sozialversicherungen, (Fremden-)Polizei, etc.):
  ohne Zustimmung des MA aufgrund Kraft gesetzlicher Verpflichtungen

• in allen andere Fällen (z.B. Referenzauskunft): keine Auskünfte ohne Zustimmung des MA

Gemäss OR 962 müssen ein- und ausgegangene Kopien der Geschäftskorrespondenz während 10 Jahren aufbewahrt werden.

10 Jahre:
- Verträge
- Lohnabrechnungen und -ausweise,
- Sozialversicherungsunterlagen
- Mitarbeiterbeurteilungen und Zeugnisse

5 Jahre (aus arbeitsrechtlicher Sicht):
- Akten- und Gesprächsnotizen
- Verweise, Verwarnungen, Belobigungen
- Zeiterfassungsblätter
- Spesenbelege

• überwiegende Interessen des Arbeitgebers
• überwiegende Interessen von Drittpersonen
  (z.B. Namen von Verfassern von graphologischen Gutachten)
• persönliche Notizen des Arbeitgebers
• Unterlagen über Personal- und Karriereplanung (beabsichtigte Beförderung des Arbeitnehmers)
• Unterlagen über laufende Verfahren

• jeder Mitarbeiter hat das Recht auf umfassende Einsichtnahme / Auskunftserteilung - schriftlich und kostenlos (Kopie oder Ausdruck)
   
• der direkte Vorgesetzte --> arbeitsplatzbezogenes Interesse
   
• Mitarbeiter der Personalabteilung

• schneller Zugriff
• Kosten- und Platzvorteile bei der Lagerung
• bestimmte Daten können von verschiedenen Abteilungen (HR, FIBU, Controlling, Linie) genutzt werden
• besserer Schutz mittels Sicherung durch Backup

Art. 7 DSG besagt, dass Personaldaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden müssen.

Zum Bsp. durch:

• Zentrale Lagerung (z.B. in der Personalabteilung)
   
• Abschliessbarer Raum
   
• Feuerfester Schrank
   
• nicht offen und unbeaufsichtig herumliegen lassen
   
• Einsichtnahme ausschliesslich im Personalbüro

• Einsichtnahme durch unbefugte Personen
• Diebstahl von Personendaten
• Veränderung von Personendaten
• Zerstörung durch Wasser und Feuer oder mutwillig

Daten über das private, öffentliche und gewerkschaftliche Freizeitverhalten ausserhalb des Unternehmens,

Beispiele:

• politische Aktiviäten und Parteizugehörigkeit
• religiöse  Gemeinschaften/Zugehörigkeit
• sexuelle Vorlieben
• familiäre Verhältnisse
• Bekanntenkreis

Art. 4 DSG:

Personendaten dürfen nur rechtmässig erhoben werden

Die Bearbeitung hat nach Treu und Glauben zu erfolgen und muss verhältnismässig sein

Art. 328b OR:

Arbeitgeber darf Daten über Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie einen Arbeitsplatzbezug aufweisen und wahrheitsgemäss sind.

Personalien:
Stammblatt
Bewerbungsunterlagen
Notizen zum Interview
Referenzauskünfte

Vertragsunterlagen:
Arbeitsvertrag
Personalreglement
Vertragsänderungen
Beförderungen

Entwicklung:
Probezeitbericht
Mitarbeiterbeurteilung
Vorgestztenbeurteilung
Weiterbildungen

Finanzielles:
Lohnabrechnung
Lohnentwicklung/-erhöhungen
Lohnpfändungen
Lohnausweise

Versicherungen:
Kopie AHV-Ausweis
Unterlagen Pensionskasse
Unfallversicherung

Diverses:
Ferienübersicht
Absenzen
Zeitzettel

Entstehenung des Anstellungsverhältnisses:

• Bewerberbungsunterlagen
• Vertragsunterlagen

Verlauf des Anstellungsverhätlnisses:

• Mitarbeitergespräche
• Laufbahn
• Finanzielles
• Korrespondenz
• Absenzen

Beendigung des Arbeitsverhältnisses:

• Austrittsunterlagen

• Personalstammdaten (Ausweiskopien, Kontoverbindung)
• Bewerbungsunterlagen (Dossier, Notizen Interview, Stellenbeschrieb, Anforderungsprofil)
• Vertragsunterlagen (Arbeitsvertrag, Vereinbarungen, Vertragsänderungen, Arbeitsbewilligungen)
• Notizen MA-Gespräche (Probezeitbericht,
  MA-Qualifikationen, Verweise, Verwarnungen, Belobigungen)
• Laufbahn (Karriere-Entwicklung, Weiterbildungsplan und -vereinbarungen, Beförderungen)
• Finanzielles (Lohnabrechnung und -ausweise, Lohnerhöhungen, Kopie AHV-Ausweis, Unterlagen Pensionskasse, Darlehens-vereinbarung, Lohnvorschuss/-pfändung)
• Korrespondenz (Bestätigungen, Informationen)
• Absenzen (Fehlzeiten betreffend Krankheit & Unfall, Arbeitszeitrapport mit Gleit- & Mehrzeiten, Urlaubsanträge, Arztzeugnisse)
• Austrittsunterlagen (Kündigung, Notizen Austrittsgespräch, Arbeitszeugnis)

Grundsatz:
Es sollen nur Daten gesammelt werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant (Arbeitsplatzbezug) sind: so viel wie nötig, so wenig wie möglich!

Alle schriftlichen Aufzeichnungen, die sich auf den Arbeitnehmenden und den Inhalt seines Arbeitsverhältnisses beziehen.