Personaladministration
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Personaladministration
Wie könnte ein Programm eines 1. Arbeitstages aussehen?
1. Begrüssung durch Empfangsperson
2. Begleitung des neuen Mitarbeiters
3. Vermitteln erster Informationen
4. Einführungsplan besprechen
5. Arbeitsplatz und Hilfsmittel zeigen
6. Arbeitskleidung überreichen
7. Räumlichkeiten zeigen
8. 1. kleine Arbeit geben
Welche Informationen sollten einem neuen Mitarbeiter in der ersten Woche der Probezeit mitgeteilt werden? (sechs)
-Firmenzeugnis/ Abläufe
-Personalberatung
-Organigramm
-Lohnsystem
-Vorschlagswesen
-Produkte und Dienstleistungen
-Anstellungsbedingungen
Was sollte in einem Formular für das Probezeitgespräch stehen?
-Fortschritt der Einführung
-Schulungsbedarf
-Zufriedenheit über Tätigkeitgebiet
-persönliches Wohlbefinden
-Weiterbeschäftigung
-Ort, Datum
Nenne sechs mögliche Inhalte eines Arbeitszeitreglementes
-Ziel, Zweck, Grundsätze
-Arbeiszeit / Arbeitsmodell
-Pausen
-Überzeit
-Ferien, Feiertage
-Absenzen
-Zeiterfassung und Kontrolle
Aufbau Personalmanagement
- Personalpolitik / Strategie
- Personalführung und Personalbetreuung
- Personalplanung
- Personalsuche
- Personalselektion
- Personalentwicklung
- Gehaltswesen
- Sozialwesen
- Personalfreisetzung
- Personaladmin.
- Personalmarketing
- Personalcontrolling
Anspruchsgruppen des Personalmanagements (Externe und Interne)
Interne Kunden
- Arbeitnehmer
- Vorgesetzte
- GL /Verwaltungsrat
- Finanzbuchhaltung
- Controlling
- Personal-, Organisationsentwickler
Externe Kunden
- Bewerber
- Behörden und AN
- versicherungen
- Verbände
- Andere Firmen
- Medien
Instrumente der Personaladmin.
- Standardvorlagen für Korrespondenz (Kündigung, Bewerbungsabsage etc.)
- Formulare (Mitarbeitergespräch, Austrittsgespräch etc.)
- Checkllisten (Mitarbeitereintritt, -austritt etc.)
- Handbücher (Personalhandbuch, Mitarbeiterhandbuch etc.)
- Listen, Verzeichnisse (Telefonliste, Mitarbeiterliste, Geburtstagsliste etc.)
- Flussdiagramme (schematische Abläufe bei Beförderungen etc.)
- Merkblätter, Leitfäden (frühzeitige Pensionierung, Unfallprävention etc.)
- PIS (Personalinformationssystem), Personaldossier (archivieren von MA-Daten etc.)
- Internet (Kommunikations- und Informationsplattform)
Instrumente der Personalselektion
- Fragebogen für die Vorstellungsgespräche
- Programme für Assessments
- Checklisten für Schnuppertage
- Unterlagen für Sprachtests
- Zusagebrief für eine Stelle
- Absagebrief
Ansprüche an die Arbeitszeit? (Konflikt der Anspruchsgruppen)
Reglementinhalte
AN: Flexible Arbeitszeit für mehr Freizeit
AG: Flexibiliserung ist ein Bedrüfnis der AN, unterschiedl. Auftragslagen, aber auch die Auslastung der Produktionsanlagen machen die Personalplanung schwierig. (Flexible Modelle können Kapazitäten und Auslastungen am besten unterstüzten)
Kunden: 7x24 Dienstleistungen
Gesetze: Arbeits-, Ruhezeit und Sonderschutzbest. einhalten
Arbeitszeitregelement
- Ziel, Zweck, Frundsätze, Geltungsbereich
- Arbeitszeit / .modell
- Pausen
- Überzeit, Vorholzeit, Kompensation
- Ferien, Feiertage
- Absenzen
- Zeiterfassung und Kontrolle
- Schutzbestimmungen, gesetzliche Vorgaben
- Folgen bei Reglementverstösse
- Inkraftreten
Fixierte Arbeitszeit
AG
- Vorteile: Einfache Kontrolle, Man weiss wer anwesend ist (ist ein MA vor Ort oder nicht)
- Nachteile: Keine Flexibilität bei Produktionsschwankungen oder gegenüber Kunden
AN
- Vorteile: Gleiche Bedigungen für alle, Weiss, woran man ist
- Nachteile: Keine Flexibilität für persönliche Bedürfnisse
Jahresarbeitszeit Vor und Nachteile (AN + AG)
Vorteile
AG
- Kostengünstig / Keine Überzeit
- Hohe Arbeitszufriedenheit der MA
- Gutes Marketinginstrument
- Weniger reine Präsenzzeit
- Bessere Nutzung der MA Kapazität
AN
- Grosse persönliche Freiheit
- Hohe Arbeitszufriedenheit
- Anpassung an persönliche Arbeitsrythmus
Nachteile
AG
- Erschwerte Kommunikation
- Aufwändig in Planung und Kontrolle
- Gemeinsame Unternehmenskultur gefährdet
- Anspruch Führung (wer ist wann da)
AN
- Hohe Anforderung an Eigenverantwortung
- Arbeitgeber erwartet Flexibilität
- Hohe Anforderung an Teamfähigkeit
- Disziplin
- Arbeitsziele einhalten
verschiedene Kündigungsgründe
AG: Standortwechsel, Umstrukturierung, Konkurs, Mangelnde Leistung AN, Mangelndes Verhalten AN, Straftat AN
AN: Neue Herausforderung, schelchte Entlöhnung, unflexible Arbeitszeiten, Spannung im Team/Vorgesetzter, Weiter Arbeitsweg, Heirat, Ausland
Weder noch: Tod, Pension, Invalidität, keine Verlängerung der Arbeitsbewilligung
Wann benötigt es eine Arbeitsbewilligung? Und was ist das Duale System?
Wer während seines Aufenthaltes in der Schweiz arbetet oder sich länger als drei Monaten in der Schweiz aufhält. Die Schweiz kennt das duale System: Erwärbstätige aus den EU /EFTA Staaten können vom Personenfreizügigkeitsabkommen profitieren. Aus allen anderen Staaten werden in beschränkten Ausmass lediglich gut Qualifizierte zugelassen.
Was ist das ANAG und wann wurde es durch was ersetzt?
Was ist VZAE, VEP und ASylG?
Bundesgesetz über Aufenthalt und Niderlassung der Ausländer wurde am 01.01.2008 durch das neue Ausländergesetz (AuG) ersetzt.
Neu werden Personen ausserhalb der EU und der EFTA auf besonders qualifizierte Arbeitskräfte beschränkt. Durch dies soll die Arbeitslosigkeit und die starke Belastung der Sozialwerke vermieden werden.
VZAE: Verordnung über Zulassung, Aufenthalt und Erwärbstätigkeit (Detailregelung aus AuG)
VEP: Verordnung über die Einfühurng des freien Personenverkehrs. (bilaterales Abkommen zwischen Schweiz und EU - Dies regelt die Einführung des freien Personenverkehrs zwischen der Schweiz und EU)
AsylG: Asylgestz regelt die Asylgewährung, Rechsstellung der Flüchtliche und den vorübergehenden Schutz von Schutzbedürftigen in der Schweiz
Welche Rechten haben die EU Bürger in der Schweiz und die Schweizer in der EU?
- Geografische und berufliche Mobilität
- Gleiche Arbeitsbedigungen
- Koordinierter Versicherungsschutz
- Gegenseitige Diplomanerkennung
- Familiennachzug
- Erwerbstätigkeit von Familienangehörigen
- Ohne Erwerbstätigkeit im Land wohnen
- Unter gewissen Umständen Land erwerben
Die alten EU Staaten
Belgien, Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Grossbritannien, Irland, Italien, Luxemburg, Niederlande, Östereich, Portugal, Schweden, Spanien sowie Malta und Zypern
EFTA Staaten
NILS
Norwegen Island, Lichtenstein, Schweiz
EFTA Staaten
NILS
Norwegen Island, Lichtenstein, Schweiz
1. Osterweiterung vom 1.Mai 04
Estland, Lettland, Litauen, Polen, Tschechien, Slowakei, Slowenien, Ungarn
2. Osterweiterung am 1. Januar 2007
Bulgarien und Rumänien (Die beiden haben noch immer Kontingente - voraussichtlich bis 31.5.2016 gelten Übergangsregelungen > Beschäftigungsgesuch - Inländervorrang sowie orts- und branchenüblicher Lohn und Arbeitsgedigungen werden geprüft)
Nennen sie die Stufen der Maslow'sche Bedürfnispyramide und was sie besagt
Stufen:siehe Bild
Heute streben Mitarbeitende viel mehr nach Anerkennung, Wertschätzung und Selbstverwirklichung. Dies muss in einem Unternehmen mit geeigneten Mitteln und Instrumenten ermöglicht und gefördert werden, z.B. mit Leistungsbeurteilung und Gewinnbeteiligung etc.
Weitere der Maslow'sche Bedürfnispyramide
Bild
Welche Wertewandel gibt es?
Wandel in den Werthaltungen (Weiterentwicklung, Loyalität, Stellung der Frau, Militär)
Wandel in der Wirtschaft (Globalisierung, Konkurrenz, Euro)
Wandel im Arbeitsmarkt (andere Berufe, Lohngefälle, Arbeitszeiten)
Wandel in der Technologie (Computer, Internet, ganz anderer Zeitaufwand, dauernde Erreichbarkeit)
Was sind die Zukunftstrends? ca. 5 Trends wissen!
Technologische Entwicklung
Mitarbeiter müssen sich permanent weiterbilden, immer weniger Routinetätigkeiten, höheres Bildungsniveau
Lebensunternehmer
nicht nur 1 Beruf im Leben, mehrere Arbeitgeber, Grenzen Familie-Beruf immer fliessender
Patchworkfamilien
Virtualisierung
kein fester Arbeitsplatz mehr, Arbeit von zuhause oder unterwegs, mehrere Vorgesetzte, anonymere Arbeitsbeziehungen
Globalisierung
Öffnung des Arbeitsmarkes, Anpassung an fremde Kulturen, erhöhte Mobilität gefordert
Individualisierung
Mitarbeiter will sich entfalten, bunte Möglichkeiten
Work-Life Balance
Zeit für Selbstverwirklichung, Karriere um jeden Preis-nein danke
Demographische Entwicklung
Kindermangel (ab 2015 bemerkbar), damit Nachwuchsprobleme, Sozialsystem nicht mehr bezahlbar, Rekrutierung im Ausland, mehr Frauen
In-oder Outsourcing
Kernprozesse im Personalmanagement bzw. Hauptaufgaben (5-6 Aufgaben wissen!)
-Sozialwesen
-Personalabbau
-Personalbeschaffung
-Personalentwicklung
-Personalplanung
-Personaleinsatz, Lohnfindung
-Personaladministration
-Leistungsbeurteilung
Welches sind die Anspruchsgruppen einer Unternehmung? Achtung, bei Frage Anspruchsgruppen Personaladministration sind nicht die gleichen Anspruchsgruppen
-Mitarbeitende
-Kunden
-Eigentümer/Kapitalgeber (nicht Personaladministration)
-Staat (nicht Personaladministration)
-Konkurrenz
-Lieferanten (nicht Personaladministration
-Schulen
Was ist ein Leitbild?
Aus der Unternehmensvision einer Firma wird das Leitbild erstellt. Es enthält die allgemeingültigen Grundsätze über angestrebte Ziele und Verhaltensweisen des Unternehmens, an denen sich alle unternehmerischen Tätigkeiten orientieren sollten.
Definition von Personalmanagement?
Die Summe aller Massnahmen und Einrichtungen, die den einzelnen Mitarbeitenden und ihren Arbeitsplatz, aber auch die Zusammenarbeit mit anderen betreffen
Gesamtheit aller Ziele, Strategien und Instrumente, die das Verhalten der Führungskräfte und Mitarbeitenden prägen.
Einfach gesagt: alles, was mit den Mitarbeitern und Führungskräften zu tun hat.
Aufgabe der Personalplanung?
Die Aufgabe der Personalplanung ist es, dafür zu sorgen, dass
die benötigte Anzahl Mitarbeitende mit den gewünschten Qualifikationen unter Berücksichtigung ihrer beruflichen Neigungen und Interessen zum richtigen Zeitpunkt für die gewünschte Dauer am richtigen Ort zur Verfügung stehen.
Vereinfacht: zur richtigen Zeit am richtigen Ort die richtige Person
Instrumente im Personalmanagement (5-6 Instrumente kennen!)
-Lohnverarbeitungsprogramm
-Checklisten (Eintritte, Austritte)
-Mitarbeitergespräche
-Vorschlagswesen
-Stellenbeschreibungen
-Statistiken
-Zwischenzeugnisse, Arbeitszeugnisse
-Handbücher
-Austrittsgespräche
-Anforderungsprofile
-Interviewleitfäden
Wie lauten die drei Unterbereiche der Personalplanung?
-Ersatzbedarf (aufgrund Kündigungen etc.)
-Neubedarf (aufgrund Erweiterung Produktion etc.)
-Verminderung Personalbestand (Rationalisierungen)
Planungsarten der Personalplanung?
-Personalbedarfsplanung (wieviele Personen bedürfen wir)
-Personalfreisetzungsplanung (wie gehen wir mit Kündigungen um)
- Personalbeschaffungsplanung (wie beschaffen wir Mitarbeiter)
-Personaleinsatzplanung (wie setzen wir die Leute ein)
-Personalentwicklungsplanung (wie entwickeln wir die Leute)
Wer erstellt in einem Unternehmen die Personalpolitik und warum?
Die Personalabteilung in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und ev. Vorgesetzten. Die Personalpolitik muss vom Unternehmen getragen werden und leitet sich von der Unternehmenspolitik ab.
Erklären Sie in Stichworten, was man unter Unternehmenskultur versteht
Grundlegende Normen, Wertvorstellungen, Denkhaltungen, die das Verhalten aller MA und damit das Erscheinungsbild einer UN prägen.
Wovon leitet sich die Personalpolitik ab? Formulieren Sie eine Begründung für Ihre Antwort
Unternehmenspolitik, Begründung: mit Personalarbeit Zielerreichung der Unternehmung unterstützen
Welches Ziel verfolgt eine zeitgemässe Personalentwicklungspolitik
Sicherung des MA-Potenzials, Nachwuchsförderung, Erhaltung des Know hows…..
Nennen Sie zwei Instrumente der Personalpolitik (Teilpolitiken)
Personalentwicklungspolitik, Salärpolitik, Kommunikationspolitik, Mitwirkungspolitik, Personalmarketingpolitik, Führungspolitik
Welchen Zweck hat ein Unternehmensleitbild? Formulieren Sie Ihre Antwort in einem Satz
Vermittlung grundlegender Ziele der Geschäftstätigkeit an die Anspruchsgruppen. In der Regel ist das Unternehmensleitbild eine gekürzte und öffentliche Version der unternehmerischen Strategie.
Wie sollten Ziele formuliert sein? (Arbeitstechnik)
S Spezifisch (Konkret)
M Messbar
A Ausführbar
R Resultat-orientiert
T Terminiert
Welche Planungsmethoden gibt es? (Arbeitstechnik)
-Die Alpenmethode (A-Aufgabe aufschreiben, L-Länge schätzen,P-Pufferzeit einplanen,E-Entscheidung fällen,N-Nachkontrolle)
-Die ABC-Analyse (nach Prioritäten)
-Das Eisenhower-Prinzip (nach Dringlichkeit und Wichtigkeit)
-
- 1 / 92
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Cartes-fiches
Aufgabe der Personalplanung?
Die Aufgabe der Personalplanung ist es, dafür zu sorgen, dass
die benötigte Anzahl Mitarbeitende mit den gewünschten Qualifikationen unter Berücksichtigung ihrer beruflichen Neigungen und Interessen zum richtigen Zeitpunkt für die gewünschte Dauer am richtigen Ort zur Verfügung stehen.
Vereinfacht: zur richtigen Zeit am richtigen Ort die richtige Person
Instrumente im Personalmanagement (5-6 Instrumente kennen!)
-Lohnverarbeitungsprogramm
-Checklisten (Eintritte, Austritte)
-Mitarbeitergespräche
-Vorschlagswesen
-Stellenbeschreibungen
-Statistiken
-Zwischenzeugnisse, Arbeitszeugnisse
-Handbücher
-Austrittsgespräche
-Anforderungsprofile
-Interviewleitfäden
Wie lauten die drei Unterbereiche der Personalplanung?
-Ersatzbedarf (aufgrund Kündigungen etc.)
-Neubedarf (aufgrund Erweiterung Produktion etc.)
-Verminderung Personalbestand (Rationalisierungen)
Planungsarten der Personalplanung?
-Personalbedarfsplanung (wieviele Personen bedürfen wir)
-Personalfreisetzungsplanung (wie gehen wir mit Kündigungen um)
- Personalbeschaffungsplanung (wie beschaffen wir Mitarbeiter)
-Personaleinsatzplanung (wie setzen wir die Leute ein)
-Personalentwicklungsplanung (wie entwickeln wir die Leute)
Wer erstellt in einem Unternehmen die Personalpolitik und warum?
Die Personalabteilung in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und ev. Vorgesetzten. Die Personalpolitik muss vom Unternehmen getragen werden und leitet sich von der Unternehmenspolitik ab.
Erklären Sie in Stichworten, was man unter Unternehmenskultur versteht
Grundlegende Normen, Wertvorstellungen, Denkhaltungen, die das Verhalten aller MA und damit das Erscheinungsbild einer UN prägen.
Wovon leitet sich die Personalpolitik ab? Formulieren Sie eine Begründung für Ihre Antwort
Unternehmenspolitik, Begründung: mit Personalarbeit Zielerreichung der Unternehmung unterstützen
Welches Ziel verfolgt eine zeitgemässe Personalentwicklungspolitik
Sicherung des MA-Potenzials, Nachwuchsförderung, Erhaltung des Know hows…..
Nennen Sie zwei Instrumente der Personalpolitik (Teilpolitiken)
Personalentwicklungspolitik, Salärpolitik, Kommunikationspolitik, Mitwirkungspolitik, Personalmarketingpolitik, Führungspolitik
Welchen Zweck hat ein Unternehmensleitbild? Formulieren Sie Ihre Antwort in einem Satz
Vermittlung grundlegender Ziele der Geschäftstätigkeit an die Anspruchsgruppen. In der Regel ist das Unternehmensleitbild eine gekürzte und öffentliche Version der unternehmerischen Strategie.
Wie sollten Ziele formuliert sein? (Arbeitstechnik)
S Spezifisch (Konkret)
M Messbar
A Ausführbar
R Resultat-orientiert
T Terminiert
Welche Planungsmethoden gibt es? (Arbeitstechnik)
-Die Alpenmethode (A-Aufgabe aufschreiben, L-Länge schätzen,P-Pufferzeit einplanen,E-Entscheidung fällen,N-Nachkontrolle)
-Die ABC-Analyse (nach Prioritäten)
-Das Eisenhower-Prinzip (nach Dringlichkeit und Wichtigkeit)
Zentrale Tätigkeiten der Personaladministration?
Informieren (Verwalten, Pflegen und Bereitstellen von Daten: Stammdaten und Lohndaten eines MA aktuell halten, Infos an Dritte wie AHV, Pensionskasse etc.)
Abwickeln (personaladministrative Arbeiten wie Ein- und Austritt, Beförderung, Versetzung etc)
Abrechnen (Lohnabrechnung, Quellensteuer)
Überwachen (Krankheiten (>Versicherungsanspruch), Arbeitszeiterfasstung (Überstunden und Überzeit) Feriensaldo)
Überwachungsdaten werden an die GL weitergeleitet, damit nötige Grundlagen für personalpolitische und planerisch-strategische Entscheide gefällt werden können. (Absenzen im zu'hang mit Krankheiten)
Hauptziel der Personaladministration? Weitere Ziele?
Hauptziel: Alle Informationen über das Personal einer Unternehmung bereitstellen
Weitere Ziele:
-Vereinfachen, Vereinheitlichen, Vermeidung von Mehrfacherfassung
Strukturierung eines Personaldossiers?
-Personalien (Stammblatt, Bewerbungsunterlagen)
-Verträge (Arbeitsvertrag, Internet-Nutzungsvereinbarung)
-Entwicklung (Probezeitentwicklung, Qualifikationen, Verweise, Weiterbildungen)
-Finanzielles (Lohnentwicklung etc)
-Versicherungen (AHV, BVG, UVG etc.)
-Absenzen (Fehl, Gleit, Mehrzeiten)
-Diverses (Gesuch Unbez. Urlaub, Ausbildungszuschüsse etc.)
Aufbewahrungspflichten Personaldaten?
10 Jahre: Ein- und ausgegangene Korrespondenz wie Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben, Lohnausweise)
5 Jahre: Weitere Unterlagen, die aus arbeitsrechtlicher Sicht eine Rolle spielen (Schichtpläne, Ferienbezüge)
Vernichten: unwichtige Gesprächs- und Aktennotizen, graphologische Gutachten)
Zurückgeben: Bewerbungsunterlagen
Es könnte nachträglich ein Arbeitszeugnis verlangt werden, wieder ins Unternehmen eintreten oder Versicherungsfragen (z.b. bei Arbeitslosigkeit) auftauchen.
Datenschutzgesetz:
Mögliche Gefahren
Massnahmen um die Daten zu schützen (papierform)?
Gefahren
- Einsichtnahme von unbefugten Personen
- Diebstahl von Personaldaten
- Veränderung von Personaldaten
- Zerschörung durch Wasser oder Feuer
Massnahmen (papierform)
-Zentrale Lagerung in der Personalabteilung
-Abschliessbarer Raum oder Schrank
-Personaldossiers nicht offen liegen lassen
-Feuerlöscher
-Archivierung an trockenen Orten
Was bedeutet das Einsichtrecht?
Jeder Arbeitnehmer hat das Recht:
-sämtliche in seinem Personadossier gespeicherten oder abgelegten Daten zu lesen
-falsche Informationen zu berichtigen
-zu Unrecht beschaffte Informationen vernichten zu lassen
Eingeschränktes recht bei persönlichen Notizen des AG und Karriere sowie Personalplanungsunterlagen. (werden oft separat geführt)
Datenschutzgesetz: Massnahmen um die elektronischen Daten zu schützen?
-Zugang mit Benutzername und Passwort speichern
-Überprüfung von Datenträgern auf Viren
-Firewall
-Verschlüsselte Datenübertragung
-Absicherung der Stromversorgung
-Regelmässige Datensicherung
Was ist ein Intranet?
Ein spezieller Bereich des Internets, der nur für eine definierte Gruppe (Arbeitnehmer, Lieferanten, Kunden) des Unternehmens zugänglich ist. Für den Bereich muss man sich meist anmelden
Wie soll in einem Unternehmen informiert werden?
- rechtzeitig (zum richtigen Zeitpunkt)
- vollständig (so, dass alle den gleichen Wissensstand haben)
-objektiv (nicht wertend sondern beschreibend)
-verständlich (klar, einfach und prägnant)
Welche EDV wird in der Personaladministration benützt?
-Textverarbeitung (Word): Protokolle, Formulare, Flyer, Textbausteine, Standardvorlagen (Briefe, Verträge) etc.)
-Tabellenkalkulation (Excel): Budget, Absentismus, Personllisten, Statistiken, Grafiken
-Präsentationen (PowerPoint): Tag der offenen Tür, Medienveranstaltung, Firmenpräsentation, Leitbild
-Datenbankprogramme (Acess, Sage): Adressdatenbank
-Personalinformationsssystem: SAP, Sage. Zur Personalverwaltung, -planung, -entwicklung und -betreuung > Basis zur unternehmensführung. Daten können beliebig kombiniert und verknüpft werden
Einsatz eines PIS (Daten über länger Zeit erfassen um Rückschlüsse ziehen zu können)
- Operativ (Stammdaten für Lohnabr überweisung Korrespondenz)
- Taktisch (Stellenbeschreibung, Arbeitsplatzbewertung, Anforderungsprofil, Fehlzeiten)
- Strategisch (Personalkosten/MA, Personalzusammensetzung nach Alter, Geschlecht, Nationalität, Dienstalter etc.
-Internet, Intranet: Infos, Onlineschalter
Nenne zwei Arten von Diagrammen
-Balken- und Säulendiagramme (z.b. für Budget, Zahlen, Befragungen), Achtung, Unterschied Säule unten gegen oben, Balken links gegen rechts
-Kuchen- oder Kreisdiagramme (%, Teilnehmerzahlen)
-Punkte-, Linien- und Kurvendiagramme (Entwicklungen)
Mögliche Folgen von mangelnder Information?
Welche Fragen stellt man sich bei einer Personalinformation?
- Fehlende informationen führen zu unvollständiger, fehlerhaften und langsamer Arbeit
- Unverständnis und Misstrauen
- Keine Motivation
- Absenzen nehmen zu
- schlechtes Betriebsklima
- Doppelspurigkeiten
- Gerüchteküchen
- Kündigungen (Fluktuation)
- Verunsicherungen
- Leistungsverlust
- schlechter Geschäftsgang
- schlechtes Image
Fragen
- Warum will ich informieren? (Gesetz, GL)
- Was soll die Information bei den AN auslösen? (Aktivität, Stellungnahme)
- Wen will ich informieren? (Ausländer, MA, Externe)
- Wann soll ich informieren? (Gruppen die früher informiert werden müssen?)
Definition Personalhandbuch
einheitliches Nachschlagewerk für Führungskräfte und HR Mitarbeitende mit verbindlichen Angaben über personelle Angelegenheiten, betriebliche Aläufe, Zusammenarbeit, Leitbild, Führungsgrundsätze
welche mündlichen Kommunikationswege (Mitarbeiterinformation) gibt es?
-Mitarbeiterversammlungen
-Firmenanlässe
-Schulungen
-Sitzungen
-Tag der offenen Tür
Vorteil: Bei Unklarheiten kann nachgefragt werden, wirkt persönlicher (wohlwollend)
Nachteile: Je grösser der Anlass desto mehr abwesende, keine Aufmerksamheit, Arbeitszeit betroffen - nicht produktiv, werden die Infos weitergeleitet ist die Gefahr einer Veränderung der Info gross
welche schriftlichen Kommunikationswege (Mitarbeiterinformation) gibt es?
-Mitarbeiterbrief
-Hauszeitung
-E-Mail
-Intranet
-Handbuch (ISO Handbuch, Führungshandbuch, Personalhandbuch, MA Handbuch)
-Informationsschreiben
Vorteil: Zeitgleiche Info, alle erhalten die "ursprüngliche" Nachricht
Nachteile: Infromationsflut (wird nicht gelesen), keinen Zugang zu elektronischen Mitteilungen oder sich schwer tun
Inwiefern unterscheidet sich das Mitarbeiterhandbuch vom Personalhandbuch?
Es ist eine abgespeckte Version des Personalhandbuches, ohne Details zu Führung, Entlöhnung etc.
Mitarbeiterhandbuch enthält
- Vorstellung der Unternehmung (Leitbild)
- Anstellungsbedigungen (Arbeitszeit, Freizeit)
- Leistungen und Vers. (PK Reglement)
- Aus und Weiterbildungen
- Zusammenarbeit, Kommunikation
- Organisatorischen (Organigramm)
- Diverses (SUVA Merkblatt)
Wie lange dauert normalerweise eine Probezeit (OR Art. 335b)?
Ein Monat, kann auf drei Monate verlängert werden
Nenne die drei Phasen des Mitarbeitereintritts und was sie beinhalten:
Arbeitsvertrag
1. Vorbereitung:
Kontakt zu neuem MA halten (z.B Karte schreiben, wichtigsten Unterlagen zustellen, Veranstltung), Programm für 1. Arbeitstag erstellen (und Einführungsprogramm), Götti bestimmen, Betrieb informieren, Arbeitsplatz einrichten, Checkliste eröffnen
2. Eintrittstag:
freundlicher Empfang, erste Infos - kleiner Betriebsrundgang (Toilette, Pausen), Arbeitsplatz besichtigen, Vorstellen der wichtigen Personen, eine erste Aufgabe bereithalten, Feedbackrunde nach dem ersten Tag
3. Probezeit:
Einführung - hat er alle Infos? (Aufgabenbereicht, Teamkollegen, Organisation und Zielsetzung der Abteilung - Einblick in Unternehmensphilosophie und -kultur, Unternehmensgeschichte, Produkt und DL Angebot) Besprechung und Absolvierung von Einführungsprogrammen, evtl. Besuch eines Einführungstages, häufige Feedbackgespräche mit VG oder Götti, Probezeitgespräch, definitiver Anstellungsentscheid
Das Ziel ist dass sich der MA schnell im Team integriert fühlt und motiviert seine Aufgaben selbständig, qualitativ und quantitativ hervorragend erledigen kann.
Schildere stichwortartig das Vorgehen beim Eintrag ins Handeslregister
-Beförderungsantrag
-VR-Protokoll
-notarielle Beglaubigung
-Anmeldung HR, mit allen drei vorgängigen Dokumenten
-Veröffentlichung
Was sind kurzfristige Veränderungen im Arbeitsverhältnis und welchen Personaladministrationsaufwand beinhalten sie?
-Job-rotation (andere Aufgabe - Arbeitsplatz- und Aufgabenwechsel für eine bestimmte Zeitspanne), Beispiel: Nachwärter erhält einen anderen Rundgang
-Job-enlargement (neue Aufgabe auf gleicher Stufe, Aufgabenerweiterung durch zusätzliche Teilaufgaben), Beispiel: Sachbearbeiter Kreditor hilft bei Debitoren aus
-Job-enrichment (Joberweiterung auf höherer Stufe, Aufgabenbereicherung durch grössere Entscheidungs und Kontrollspielraum wie Führungsaufgaben oder Projektarbeit), Beispiel: Vertretung des Vorgesetzten während Ferien
Aufwand: sehr gering, höchstens Info von Mitarbeitern
Grössere Veränderungen im Arbeitsverhältnis und Personaladministrationsaufwand?
-Funktionswechsel
-Abteilungswechsel
-Beförderung
ev. Aufwand:
-Meldung Sozialversicherungen
-Stellenbeschreibung anpassen
-Information im Betrieb
-Anpassung Stammdaten
-neuer Arbeitsvertrag
-ev. Änderung Zeichnungsberechtigung
Welche Zeichnungsberechtigungsarten gibt es?
Vorgehen HR EIntrag
-Vollmacht (einmalige Geschäfte, kein HR-Eintrag nötig)
-Handlungsvollmacht, i.V. oder i.A. (Für regelmässige Handlungen z.b. Einkauf Waren - kein HR-Eintrag nötig)
-Prokura, ppa. (HR-Eintrag zwingend notwendig, ein Arbeitnehmer mit Prokura kann praktisch sämtliche Geschäfte erledigen, häufig als Kollektivprokura, Unterschrift zu zweien)
-Generalvollmacht (HR-Eintrag zwingend notwendig, bei dieser Zeichnungsberechtigung ist praktisch alles möglich, meist Geschäftsführer - auch hier meist mit "Unterschrift zu zweien")
Vorgehen HR Eintrag
- Beförderungsantrag
- Beschluss
- Notarielle Beglaubigung
- Anmeldung an HR
- Veröffentlichung
Das VR Protokoll muss vom Verwatlungsratspräsi. und Sekretär unterschrieben sein > notarielle Beglaubigung der Unterschriften und des Protokolls
Was besagt OR Art. 330a zum Arbeitszeugnis?
Abs. 1: Der AN kann jederzeit ein Zeugnis verlangen, das sich über Art und Dauer, sowie über seine Leistung und sein Verhalten ausspricht
Abs. 2: Auf besonderes Verlangen des AN beschränkt sich das Zeugnis nur auf Art und Dauer
Formale Anforderungen an ein Arbeitszeugnis?
-Wahr, objektiv richtig (keine falschen Angaben, Werturteile müssen belgbar sein)
-Wohlwollend + charakteristisch (Fürsorgepflicht - die weitere berufliche Tätigkeit darf nicht erschwert oder verunmöglicht werden - Sind Verfehlungen schwerwiegend muss dies erwähnt werden. (Sind in den Gesamtzusammenhang zu stellen und wohlwollend zu formulieren)
-Vollständig
-Klar (eindeutige Aussagen, keine Floskeln - man beginnt positiv, macht wenn nötig negative Aussagen und endet positiv.
Welche 4 Zeugnisarten gibt es?
-Vollzeugnis (Arbeitszeugnis), es ist immer in der Vergangenheitsform geschrieben, da es auf ein beendetes Arbeitsverhältnis zurückblickt (Gibt Auskunft über Art Dauer Leistung Verhalten und Beendigungsgründe)
-Arbeitsbestätigung (Einfaches Zeugnis), enthält lediglich Angaben über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, ebenfalls in der Vergangenheitsform geschrieben (oft bei kurzen Arbeitsverhältnissen)
-Zwischenzeugnis
ähnlich wie Vollzeugnis, aber in der Gegenwart geschrieben, es wird kein Ende und Beendigungsgrund erwähnt
-Lehrzeugnis
nach Beendigung der Lehre und enthält Angaben zum erlernten Beruf und zur Dauer der Ausbildung (nicht zwingend zu Fähigkeiten, Leistungen und Verhalten - kann aber verlangt werden)
Wie ist ein Vollzeugnis aufgebaut?
1. Personalien, Stellung im Unternehmen
2. Funktion und Pflichtenheft, Beförderungen
3. Fachwissen (mitgebrachte und während Arbeitsverhältnis angeeinetes Fachwissen)
4. Qualifikation (Leistung, Verhalten und Führung - Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit, Kreativität, Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Führung, Führungsqualitäten etc.)
5. Austrittsgrund
6. Schlusssatz (Danken und Erfolg wünschen)
Welches sind die Hauptphasen der Personalgewinnung und welche Hilfsmittel und administrative Tätigkeiten gibt es?
Personalplanung Organigramm, Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, Budget für die Personalkosten
Personalsuche Vorlagen für Personalinserate, Bewerberüversicht, Bestätigung für den Erhalt der Bewerbungsunterlagen, Einladung zum Vorstellungsgespräch
Personalselektion Fragebogen für die Vorstellungsgespräche, Zusagebrief, Absagebrief, Checkliste für Schnuppertage
Was sind die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen für die Beschäftigung von ausländischen Mitarbeitern?
- für Leute aus Drittstaaten : AuG (Ausländergesetz, seit 1.1.08 in Kraft)
-für Leute aus EU / EFTA-Staaten gibt es das Personanfreizügigkeitsabkommen
Jeder, der sich länger als drei Monate in der Schweiz aufhält, braucht eine Bewilligung (Arbeits- oder Aufenthaltsbewilligung)
Bilateralen Verträge wurden am 2002 in Kraft gesetzt
