Personaladministration

Personaladministration Personalfachmann

Personaladministration Personalfachmann


Sam Zünd
Diese Lernkarten bieten einen umfassenden Überblick über die Personaladministration, insbesondere im sozialen Bereich. Sie behandeln Themen wie Arbeitsbewilligungen, Ausweisarten, Familiennachzug und verschiedene Arbeitszeitmodelle. Die Karteikarten erklären auch die Anforderungen an Arbeitszeugnisse, Probezeiten und die Integration neuer Mitarbeiter. Besonders nützlich sind sie für Personalverantwortliche und HR-Mitarbeiter, die sich mit den rechtlichen und organisatorischen Aspekten der Personalverwaltung auseinandersetzen müssen.
Cartes-fiches
34
Utilisateurs
14
Langue
Allemand
Catégorie
Affaires sociales
Niveau
Autres
Créé / Mis à jour
28.03.2016 / 26.07.2020

Cartes-fiches

Was ist Personaladministration

  • Ist das Fundament des Personalmanagements
  • Alle Informationen über das Personal bereitstellen

Interne Kunden

  • Arbeitnehmer
  • Vorgesetzte
  • Geschfäftsleitung
  • Finanbuchhalter

Externe Kunden

  • Bewerber
  • Behörden und Arbeitnehmer
  • Versicherungen
  • Verbände
  • Andere Firmen

Tätigkeiten der Personalabministration

  • Informieren
  • Abwickeln
  • Abrechnen
  • Überwachen

Instrumente der Personaladministration

  • Standartvorlagen
  • Formulare
  • Checklisten
  • Handbücher
  • Listen
  • Merkblätter
  • Internet

Personaldossier

  • Personalien
    • Stammblatt, Bewerbungsunterlagen
  • Verträge
    • Arbeitsvertrag, Nutzungsvertrag IT
  • Versicherungen
    • AHV / BFG / UVG
  • Entwicklung
    • Qualifikationen, Beförderungen
  • Finanzen
    • Lohnentwicklung, -pfändung
  • Absenzen
    • Gleit-, Fehlzeiten
  • Diverses
    • Gesuche, Zuschüsse

Einsichtsrecht

  • sämtliche Informationen lesen
  • falsche Infos berichtigen und
  • zu Unrecht beschaffte Infos vernichten lassen

Aufbewahrungspflicht (Gründe)

  • für Wiedereintritt
  • nachträgliche Arbeitszeugnisse
  • Versicherungen (ALV)

Aufbewahrungspflicht (Fristen)

  • 10 Jahre
    • Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben, Lohnausweise
  • 5 Jahre
    • Schichtpläne, Ferienbezüge
  • vernichten
    • Gesprächs- und Aktennotizen, Eintrittstests
  • zurückgeben
    • Bewerbungsunterlagen

Schutz der Daten auf Papier (Gefahren und Massnahmen)

  • Einsichtnahme unbefugter Personen
    • Zentrale Lagerung, einschliessen, nicht rausgeben, nicht offen liegenlassen
  • Diebstahl
    • einschliessen
  • Zerstörung durch Wasser und Feuer
    • Einschliessen an trockenen und feuerfesten Orten, Feuerlöscher

Kommunikationsmittel mündlich

  • Mitarbeiterversammlung
  • Weihnachtsessen
  • Schulung
  • Direktansprache
  • Teamsitzung

Kommunikationsmittel mündlich Vorteile / Nachteile

  • Informationen sind eifacher aufzunehmen
  • persönlicher
  • man kann nachfragen

 

  • Während Arbeitszeit --> kostet Geld
  • wahrscheinlich sind nicht alle Personen anwesend
  • Aufmerksamkeit evtl. gering

Kommunikationsmittel schriftlich

  • Mitarbeiterbrief
  • Mail / SMS
  • Hauszeitung
  • Intranet
  • Schwarzes Brett

Kommunikationsmittel schriftlich Vorteile / Nachteile

  • Jeder Mitarbeiter kann es lesen
  • Gleichzeitigkeit
  • Keine Verwässerung

 

  • ZVI
  • unpersönlich

Bewerbungsadministration

  • Personalgewinnung
    • Personalplanung
      • Stellenbesetzungsplan
      • Organigramm
      • Stellenbeschrieb
      • Anforderungsprofil
      • Budget
    • Personalsuche
      • Vorlagen für Inserate
      • Bewerberübersicht (Datenbank mit Personalien)
      • Bestätigung Erhalt der Bewerbung
      • Einladungen zum Vorstellungsgespräch
    • Personalselektion
      • Fragebogen für Bewerbungsgespräch
      • Assassemtprogramm
      • Zusagebrief
      • Absagebrief
      • Checkliste für Schnuppertage

Eintritt von Mitarbeiter

  • schnell ins Team integrieren
  • selbständig
  • motiviert

 

  • Vorbereitungsphase

Checkliste für Vorbereitungsphase

  • Personaldossier eröffnen
  • Arbeitsbewilligung
  • Personalreglement Unterschreiben
  • Formular für SUVA
  • AHV-Ausweis einfordern
  • Passfoto
  • Kinderzulagen: Familienbüchlein, Lehrvertrag
  • EDV-Anmeldung
  • EDV-Instruktionen
  • Arbeitszeiterfassung
  • Zugangsbadge
  • Schlüssel für Garderobe
  • Garderobe
  • Arbeitsplatz einrichten
  • Kantinenbons
  • Willkommensschreiben
  • Willkommensgruss
  • Team über Neueintritt informieren
  • Götti bestimmen

Eintrittstag / Programmpunkte

  • Begrüssung
  • Einführungsprogramm vorstellen
  • Vorstellen des Arbeitsplatzs
  • Vorstellung des Göttis
  • Vorstellung des Teams
  • Betriebsrundgang
  • Gemeinsames Mittagessen
  • Tagesrückblick

Probezeit

  • Arbeit
    • fachliche Qualifikationen
  • Kollegen / Vorgesetzte
    • soziale Qualifikation
  • Person selbst
    • Motivation

Kann er, passt er, will er

Zeichnungsberechtigungen

  • Vollmacht
    • kein HR-Eintrag (einmalige "kleine" Geschäftsart)
  • Handlungsvollmacht (i.V. oder i.A.)
    • kein HR-Eintrag (regelmässige "kleine" Geschäftsarten)
  • Prokura (ppa.)
    • HR-Eintrag (sämtliche "grossen" Geschäftsarten gemäss Kompetenzen --> z.B. Verkaufen, Belastung des Grunsstücks, etc meist aber mit Kollektivprokura --> Unterschrift zu zweien)
  • Generalvollmacht
    • HR-Eintrag (Geschätfsführer, Direktor)

Eintrag ins HR

  • Antrag stellen
    • Name, Vorname, Heimatort und Wohnadresse)
  • Notarielle Beglaubigung der Unterschrift
  • Veröffentlichung im SHAB (Schweizerisches Handelsamtsblatt)

Arbeitszeitreglement

  • Ziel, Zweck, Geltungsbereich
  • Arbeitszeit / Arbeitszeitmodell
  • Zeiterfassung / Kontrolle
  • gesetzliche Vorlagen
  • Folgen bei Regelverstössen
  • Pausen
  • Absenzen
  • Ferien
  • Überzeit, Kompensation
  • Inkrafttreten

Arbeitszeitmodelle

Fixierte Arbeitszeit

  • Vorteile / Nachteile AG
    • Einfache Kontrolle
    • Keine Flexibilität
  • Vorteile / Nachteile AN
    • Gleich für alle, weiss woran er ist
    • Keine Flexibilität

 

Gleitende Arbeitszeit (Blockzeit / Gleitzeit)

  • Vorteile / Nachteile AG
    • Motivationssteigerung der AN, Anpassung an Auftragslage
    • Erschwerte Kommunikation, Höhre Anforderungen an Organisation
  • Vorteile / Nachteile AN
    • Mehr Selbstbestimmung, Anpassung an pers. Bedürfnisse (Familie, Verkehr
    • Erschwerte Kommunikation, Höhere Anforderungen an das Team

 

Schichtarbeit (2er, 3er, 4er-Schicht)

  • Vorteile / Nachteile AG
    • bessere Auslastung der Produktionsanlage, Ausweitung der Dienstleistung
    • Höhere Lohnkosten, Gesundheitliche Probleme
  • Vorteile / Nachteile AN
    • Höheres Einkommen (Schichtzulagen), Mehr Flexibiliät, mehr Freizeitmöglichkeiten
    • Gesundheitliche Probleme, Sozialkontakte

 

Jahresarbeitszeit

  • Vorteile / Nachteile AG
    • Gute Auslastung der AN-Kapazität, Zufriedenheit der AN
    • Erschwerte Kommunikation, Aufwändige Planung und Organisation
  • Vorteile / Nachteile AN
    • Grosse Freiheit, hohe Zufriedenheit
    • Hohe Anforderung an die Eigenverantwortung, bedingt Flexibiliät

 

Teilzeitarbeit

  • Vorteile / Nachteile AG
    • gezielter Einsatz von AN, Zufriedenheit der AN, Effizienz
    • Mehraufwand in Organisation, Planung und Admin
  • Vorteile / Nachteile AN
    • Anpassung der persönlichen Bedürfnisse, Zufriedenheit, mehr Arbeitsplätze
    • weniger Einkommen, schlechtere Altervorsorge

 

Jobsharing (gleich wie Teilzeit aber AN sind verantwortlich

 

Kapazitätsorientierte variable Arbeitszeit (KAPOVAZ) Arbeit auf Abruf

 

Tele- / Heimarbeit

 

Bandbreitenmodell

Arbeitszeugnisse

  • Vollzeugnis (qualifiziertes Zeugnis)
    • Art und Dauer
    • Leistung und Verhalten
  • Arbeitsbestätigung (einfaches Zeugnis)
    • Art und Dauer
  • Zwischenzeugnis
  • Lehrzeugnis

wahr, wohlwollend, vollständig, klar

Bausteine eines Arbeitszeugnisses

  • Personalien
    • Namen, Geb. Datum, Heimatsort, Anstellungsdauer, Arbeitsort
  • Funktion
    • Aufgaben / Tätigkeiten
  • Fachwissen
    • bestehende oder gemachte Aus- / Weiterbildung
  • Beurteilung / Qualifizierung
    • Leistung und Verhalten
  • Austrittsgrund
    • wer hat gekündigt
  • Schlusssatz
    • bedanken, bedauern, Erfolg wünschen

Ein Ziel sollte SMART sein. Erkläre SMART

  • spezifisch
  • messbar
  • erreichbar (achievable) / ausführbar / attraktiv
  • realisierbar
  • terminierbar

Erkläre die ALPEN-Methode

  • Aufgaben notieren
  • Länge einschätzen
  • Pufferzeiten einrechnen
  • Entscheiden
  • Nachkontrolle

Zeitmanagement Eisenhower-Prinzip

Bild

Ausweisarten Drittstaaten

  • B - Aufenthaltsbwilligung 1 Jahr
    • Stellen-, Berufs-, und Kantonswechsel sind bewilligungspflichtig, Familiennachzug möglich, Quellenbesteuert
  • C - Niederlassungsbewilligung 5 Jahre, nach 10 Jahren B
    • Stellen-, Berufs-, und Kantonswechsel sind möglich, Familiennachzug möglich, normale Steuern
  • L - Kurzaufenthaltsbewilligung weniger als 1 Jahr --> gemäss Arbeitsvertrag
    • Stellen-, Berufs-, und Kantonswechsel sind bewilligungspflichtig, Familiennachzug möglich, Quellenbesteuert
  • G - Grengängerbewilligung 1 Jahr --> Aufenthaltsbewilligung in EU/EFTA seit mind. 6 Monaten (Grenzzonen nur für Drittstaatsangehörige in EU/EFTA)
    • Stellen-, Berufs-, und Kantonswechsel sind bewilligungspflichtig, kein Familiennachzug möglich da tägliche oder wöchentliche Rückkehr an den Wohnort in der Grenzzone des Auslandes

Verfahrensablauf (Einholen der Arbeitsbewilligung) für Drittstaatenangehörige

 

Voraussetzung für Drittstaatenangehörige

  • Inländervorrang
  • Orts- und branchenübliche Entlöhnung
  • Kontingente
  • Angemessene Unterkunft

Arbeitgeber ist verantwortlich:

  • Erstmalige Erwerbstätigkeit
  • Angerhörige von Drittstaaten oder EU/EFTA
  • Stellen-, Berufs-, und Kantonswechsel
  • Gültigkeit von Bewilligungen
  1. Gesuchseinreichung (kantonale Arbeitsmarktbehörde)
  2. Kantonale Prüfung
  3. Bundes Prüfung
  4. Visumserteilung
  5. Anmeldung bei der Einwohnerkontrolle

Ausweisarten EU / EFTA

  • B - Aufenthaltsbwilligung 5 Jahre
    • Stellen-, Berufs-, und Kantonswechsel ohne Bewilligung möglich, Familiennachzug möglich, quellenbesteuert
  • C - Niederlassungsbewilligung unbefristet
    • Stellen-, Berufs-, und Kantonswechsel ohne Bewilligung möglich, Familiennachzug möglich, normale Steuern
  • L - Kurzaufenthaltsbewilligung weniger als 1 Jahr --> gemäss Arbeitsvertrag
    • Stellen-, Berufs-, und Kantonswechsel ohne Bewilligung möglich, Familiennachzug möglich, quellenbesteuert
  • G - Grengängerbewilligung 5 Jahre
    • Stellen-, Berufs-, und Kantonswechsel ohne Bewilligung möglich, kein Familiennachzug möglich da tägliche oder wöchentliche Rückkehr an den Wohnort im benachtbarten Ausland, quellenbesteuert

Zusätzliche Ausweisarten

  • F -  vorläufige Aufnahme / Flüchtlinge
  • N - Asylsuchende
  • S - Schutzbedürftige

Ausweis ist 1 Jahr gültig / dürfen nur unter speziellen Voraussetzungen arbeiten

Familiennachzug

  • Ehegatten / eingetragene Partner
  • Kinder oder Enkel unter 21 Jahren

 

zusätzlich auch

  • Kinder oder Enkel über 21 Jahre
  • Eltern und Grosseltern

wenn der Gesuchsstellen für deren Unterhalt aufkommt

Familiennachzug

  • Ehegatten / eingetragene Partner
  • Kinder oder Enkel unter 21 Jahren

 

zusätzlich auch

  • Kinder oder Enkel über 21 Jahre
  • Eltern und Grosseltern

wenn der Gesuchsstellen für deren Unterhalt aufkommt

Étudier