Personal

Personalbestandsanalyse wie Durchführung von Personalbestandsanalysen. Personalbedarfsermittlung wie Bestimmung des Personalbedarfs durch eine Personalbedarfsplanung. Personalbeschaffung wie Bestimmung der kostengünstigsten Beschaffungswege und Bereitstellung von Instrumenten zur objektiven Bewerberauswahl. Personalentwicklung wie Bildungscontrolling und Laufbahncontrolling. Personalfreisetzung wie Ermittlung der kostengünstigsten Freisetzungsform wie Überwachung der Abwicklung. Personaleinsatz wie Personaleinsatzplanung. Personalkostenmanagement wie Mithilfe bei der Aufstellung des Personalkostenbudgets, Überwachung der tatsächlichen Personalkosten, Kennzahlenanalysen, Abweichungsanalysen.

Personalcontrolling ist ein Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem im Personalwesen. Es erstreckt sich auf alle personalwirtschaftlichen Funktionen (z.B. Personalentwicklungscontrolling) und basiert auf quantifizierbaren Informationen. Das Personalcontrolling dient dazu, die personalwirtschaftlichen Ziele in Plandaten und konkreten Massnahmen umzusetzen. Ebenso können erzielte Ergebnisse kontrolliert werden. Controlling liefert nicht nur vergangenheitsbezogene Informationen wie Fluktuationsquote, Personalstatistik, sondern in erster Linie Kennzahlen, die Rückschlüsse auf künftige Entwicklungen zulassen. Beim Personalcontrolling geht es nicht um eine individuelle Kontrolle der Leistung eines einzelnen Mitarbeiters.

Wesentliche Aufgaben sind: die Koordination und Überwachung der einzelnen Komponenten der Personalplanung (Bedarfsplanung, Beschaffungsplanung, Einsatzplanung, Freisetzungsplanung, Entwicklungsplanung, Kostenplanung), das Überwachen von Arbeitsmarktentwicklungen und die Ermittlung wichtiger Kennzahlen mit Statistiken und Analysen. Es sind dies:
a) Fähigkeitsontrolling für die Personalbestandsanalyse
b) Personalbedarfsbestimmung und Bewerberauswahlcontrolling für die Personalbeschaffung
c) Bildungs- und Laufbahncontrolling für die Personalentwicklung
d) Arbeitsplatz-, Arbeitsaufgaben- und Arbeitszeitcontrolling für den Personaleinsatz
e) Budget- und Kostenstrukturcontrolling für das Personalkostenmanagement sowie
f) Motivations-, Führungs- und Kulturcontrolling für die Personalführung.

Es können dies je nach Unternehmensstrategie und HR-Leitbild Fragen wie die folgenden sein: Wie entwickeln sich Schlüsselqualifikationen in unserem Unternehmen? Wie gross ist die Führungsspanne unserer Führungskräfte? Investieren wir heute mehr in die Ausbildung unserer MA’s als noch vor vier Jahren? Wo haben wir unsere Bildungsziele verfehlt und wo erreicht? Wie ist unsere Altersstruktur im Hinblick auf den demografischen Wandel zusammengesetzt? Gibt es in der Fluktuation Unterschiede zwischen den Abteilungen? Welche HR-Dienstleistungen sind besonders gefragt? Ist die Produktivität unserer MA in den letzten Jahren genug stark gewachsen, um die anstehende Expansion in ausländische Märkte meistern zu können? Wie hoch ist das Pro-Kopf-Einkommen in unserem Betrieb? Was ist der Pro-Kopf-Umsatz in unserem Unternehmen? Wie sind die Anteile und Summen der Personalkosten zusammengesetzt?

Die Kontrolltätigkeit im Rahmen des Controllings bezieht die Bereiche der verfahrensorientierten Kontrollen (Kontrolle der Aktivitäten von Unternehmenseinheiten bei der Planerstellung, Informationsentwicklung und Gegensteuerung) und der ergebnisorientierten Kontrollen (Vergleich von Plan und Ist in einem vorgegebenen Zeitabschnitt) ein. Die Analysephase hat dabei folgende Schwerpunkte:
a) Ursachenanalyse der Abweichungen
b) Suchen von Lösungen zur Vermeidung der Abweichungen
c) Beobachtung der Auswirkungen von Massnahmen d) Steuerung.

Es sind dies:
a) Gliederungszahlen: Eine Gesamtgrösse wird in Teilgrössen aufgegliedert, d.h. es werden Anteile eruiert. Dieses kann bei der Altersstruktur eines Betriebes die verschiedenen Altersklassen von Arbeitnehmern sein.
b) Beziehungszahlen: Hier werden unterschiedliche Datenarten in sinnvolle und erwünschte Beziehungen gebracht. Dabei ist der Zähler die Beobachtungszahl und der Nenner die Bezugszahl. So zum Beispiel der Unternehmensumsatz, der durch die Mitarbeiter-Anzahl dividiert wird und so den Pro-Kopf-Umsatz pro Mitarbeiter ergibt.
c) Messzahlen: Diese Zahlen zeigen die relative Veränderung von Daten, um die Entwicklung im Zeitvergleich besser beurteilen zu können (Pro-Kopf-Umsatz pro Mitarbeiter im Vorjahr und laufenden Jahr).

Zweck, Sinn und Ziel einer Kennzahl müssen klar sein und Erstellern und Empfängern genau erklärt werden. Die einfache Grundüberlegung jeder Kennzahl kann lauten: Warum? Wie? Für wen?
Ein Beispiel: Die Mitarbeiterbindung ist für ein Unternehmen, welches hochqualifizierte Fachleute beschäftigt, von grosser Bedeutung. Die Fluktuationsrate ist aus diesem Grund besonders wichtig (warum?). Sie geht an die Geschäftsleitung, den HR-Leiter und alle betroffenen Abteilungsleiter (für wen?). Berechnung, Vergleiche, Sicherstellung der Aktualität, Reportingart und -häufigkeit (wie?) wird von allen genau definiert.

Die Balanced Scorecard (BSC) ist ein innovatives Instrument zur Strategieentwicklung im Unternehmen im Allgemeinen und im Personalmanagement im Besonderen. Dahinter steht die Idee, mit einem ganzheitlichen Steuerungssystem über Kennziffern die Unternehmensentwicklung in allen Facetten und Beurteilungsweisen, also nicht nur den finanziellen, analysieren und steuern zu können. Personal- und Organisationsentwicklung stehen daher gleichermassen im Blickpunkt dieses Ansatzes. Wichtig ist, dass explizit unterschieden wird zwischen Kennzahlen, die vergangene Leistungen beschreiben (Spätindikatoren) und solchen, die vor riskanten Entwicklungen in der Zukunft warnen (Frühindikatoren).

Für die BSC im Personalmanagement werden im Allgemeinen folgende wesentliche Aspekte berücksichtigt:
a) Personalauswahl und -einsatz,
b) Entwicklung einer Unternehmens- und Feedbackkultur,
c) Führungs-, Leadership-qualität und Mitarbeiterengagement,
d) Mitarbeiterbeurteilung,
e) Mitarbeitergespräch,
f) Zielvereinbarung,
g) Potenzialanalyse,
h) Nachwuchs-, Team- und Organisationsentwicklung.

Die Anwendung der Balanced Scorecard gibt neue Impulse für ein effektiveres Personalmanagement und trägt durch gezielten Einsatz zu einer Verbesserung der lernenden Organisation und zum Unternehmenserfolg als ganzes bei.

Aussage zum Verhältnis von Absenzen zur Gesamtarbeitszeit in einem Betrieb. Diese Kennziffer kann auch in Absenzenarten (Ferien, Krankheit, Ausbildung, Militär…) unterteilt werden.

Absenzen in Tagen / Soll-Arbeitszeit in Tagen x 100

Diese Kennziffer gestattet eine Aussage zum Verhältnis benötigter Arbeitsstunden zu den verfügbaren Stunden pro Mitarbeiter. Diese Kennzahl ist eine Grundlage für die Planung des Personalbedarfs und kann für bestimmte Bereiche (Produktion, Verkauf, Verwaltung) erhoben werden.

Benötigte Arbeitsstunden / verfügbare Stunden pro MA x 100

Eine ausgewogene Altersstruktur ist für die Innovationskraft und Dynamik eines Betriebes, aber auch für dessen Erfahrungsreichtum und Wissenswert von grosser Bedeutung. Allerdings ist diese Kennziffer je nach Unternehmensalter, Branche, Funktionen und Kaderanteilen unterschiedlich und kann nicht pauschal bewertet werden.

Summe der Lebensjahre / Anzahl Arbeitnehmer

Diese Quote kann bei der Ergreifung von Personalentwicklungsmassnahmen, bei strategischen Neuausrichtungen oder bei Fragen der Unternehmenskultur vor allem im Zeit- und Branchenvergleich von Interesse sein.

Ausländische Mitarbeiter / Personalbestand Total x 100

Diese Kennziffer zeigt, wie es um die Kosten unterschiedlicher Kanäle steht und wie sie sich zur Menge der Bewerbereingänge verhalten. Allerdings muss nebst der quantitativen Betrachtung natürlich auch eine qualitative erfolgen. Es kann nach Sucharten (online, Print) oder Medien (Fachzeitschriften/Tageszeitungen) differenziert werden.

Rekrutierungskosten / Anzahl Bewerber

Eine weit verbreitete Kennziffer, die besonders im Branchenvergleich interessant ist. Analysen nach Kaderstufen, Ressorts usw. möglich. Sie gibt Hinweise auf Mängel in den Entwicklungsmöglichkeiten, den Lohn- oder Sozialleistungen und signalisiert die Notwenigkeit zu Mitarbeiterbindungsmassnahmen.

Anzahl Personalabgänge / Durchschnittlicher Personalbestand x 100

Aussage zum Krankheitszeit-Anteil im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit aller oder einzelner Mitarbeiter. Diese Kennzahl kann sinnvollerweise nach Alter, Abteilungen oder Tätigkeiten differenziert werden.

Krankheitsbedingte Absenztage / Soll-Arbeitszeit in Tagen x 100

Diese Kennziffer setzt die ordentlichen und ausserordentlichen Kündigungen in ein Verhältnis zur Gesamtbelegschaft und ist vor allem im Zeit- und Branchenvergleich interessant.

Anzahl Kündigungen / Gesamtbelegschaft

Aussage zum Führungsaufwand auf Basis der unterstellen Mitarbeiter. Eine Sicht ist dabei die zur Verfügung stehende Zeit der Führungskraft, da mit zunehmender Leitungsspanne der Führungszeitaufwand zunimmt. Die andere Sicht sind die bei hoher Leitungsspanne reduzierten Führungs- und Kontrollmöglichkeiten.

Anzahl Mitarbeiter / Anzahl Führungskräfte

Lohnkosten haben dann einen Aussagewert, wenn sie im Verhältnis zu Kosten und Leistung stehen, die Entwicklung im Zeitraum festhalten und sich allenfalls auf Bereiche und Abteilungen aufgliedern lassen.

Lohnkosten / Leistungsstunden

Diese Kennziffer gestattet die Analyse und Entwicklung sowohl von Vergütungen wie auch von Lohnnebenleistungen. Bei der Lohnkosten-Analyse oder bei der Aufgliederung in spezifische Nebenleistungen kann diese Kennzahl hilfreich sein.

Durchschnittliche Lohnkosten / Durchschnitt variable Entlöhnung

Eine weit verbreitete Kennziffer, die besonders im Branchenvergleich interessant ist. Analysen nach Kaderstufen, Ressorts usw. möglich. Die Kennziffer ist im Zeitvergleich und in der Entwicklung interessant und im Vergleich zu Produktivitäts- und Leistungssteigerungen.

Gesamtpersonalaufwand in CHF / Gesamtaufwand x 100

Diese Kennzahl sagt aus, wie hoch die Kosten pro Arbeitnehmer-Einstellung sind und ist wichtig für die Planung von Personalrekrutierungskosten wie Anzeigenpreise, Headhunterkosten usw. Änderungen in den Beschaffungsmethoden und in der Mediawahl bei Schaltung von Stellenanzeigen oder die Verlagerung in den Onlinebereich können zum Beispiel praktische Erkenntnisse und Massnahmen sein.

Gesamtkosten Personalbeschaffung / Anzahl der Einstellungen

Diese Kennziffer sagt, wie hoch der Anteil der Personalkosten am Umsatz ist. Sie dient dem innerbetrieblichen und periodischen Vergleich und ist vor allem auch im Branchenvergleich interessant.

Personalkosten / Umsatz

Eine weit verbreitete Kennziffer, die besonders im Branchenvergleich interessant ist. Analysen nach Kaderstufen, Ressorts usw. möglich. Bei der Schaffung neuer Arbeitsplätze und bei der Planung der Rekrutierungskosten ist diese Kennzahl ein wichtiger Richtwert für realistische Plankosten.

Gesamthafte Personalkosten in CHF / Anzahl Beschäftigte

Diese Kennzahl ist nach Definition eine Messgrösse zur Qualität und Gesamtqualifikation der Belegschaft. Sie leistet im Zusammenhang mit unternehmerischen Kernkompetenzen und Analysen der unternehmerischen Wertschöpfung gute Dienste.

Anzahl MA mit definierter Qualifikation / Gesamtzahl Mitarbeiter x 100

Aussage zum Anteil der Überstunden im Betrieb, d.h. zur Höhe des prozentualen Anteils der Überstunden am gesamthaft geleisteten Arbeitstundentotals. Diese Quote ist deshalb wichtig weil Überstunden hohe Kosten verursachen.

Anzahl reguläre Arbeitsstunden / Überstunden x 100