Personal

1) Personaldaten wie Vorname, Name, Geburtsdatum, Bürgerort, Art & Dauer der Anstellung, zuletzt bekleidete Funktion, ev. Arbeitsort
2) Tätigkeitsbeschreibung oder Aufzählung der Aufgabenbereiche, Pflichtenheft, allfällige Beförderungen
3) Arbeitsbereitschaft, Fachwissen, Stand der Kenntnisse, Aus- & Weiterbildungen während der Anstellung (intern und extern)
4) Qualifikation der Arbeitsleistung, Arbeitsweise, Engagement (Quantität und Qualität, ev. Führungsqualitäten)
5) Sozial- und Teamverhalten, Beurteilung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, MA und Kunden
6) Zusammenfassende Leistungsbeurteilung in Bezug auf Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen
7) Art & Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Gesamtqualifikation
8) Abschlusssatz mit Bedauern, Dank und Zukunftswünschen

Diese Zeugnisart, welche auch als qualifizierendes Zeugnis bezeichnet wird, enthält alle Angaben zu Tatsachen und Bewertungen, die für die Gesamtbeurteilung der Arbeit eines AG wichtig sind, insbesondere auch Aussagen zu Leistung und Verhalten. Der grobe Aufbau eines Vollzeugnisses:
a) Personaldaten, Arbeitsdauer,
b) Tätigkeitsbeschreibung,
c) Arbeitsbereitschaft und Arbeitsbefähigung,
d) Qualifikation der Leistung und Fähigkeiten,
e) Verhalten,
f) Zusammenfassende Gesamtbeurteilung (optional),
g) Kündigungsgrund,
h) Schlussformel.

Eine erklärende Überschrift sollte zudem auch enthalten sein.

Der AN hat jederzeit das Recht, ein Zwischenzeugnis zu verlangen. Dieses unterscheidet sich vom qualifizierenden Zeugnis nur dadurch, dass nicht die Dauer, sondern nur der Beginn des Angestelltenverhältnisses genannt und auf die Tatsache hingewiesen wird, dass der AN in ungekündigtem Verhältnis steht. Grund für ein Zwischenzeugnis kann ein Vorgesetztenwechsel oder eine Versetzung sein. Für ein Zwischenzeugnis muss der AN keine Begründung vorlegen und es muss jederzeit auf seinen Wunsch hin, ausgestellt werden.

Nein, ein mündliches Zeugnis gilt als Referenzauskunft, nicht aber als Zeugnis. Alle Zeugnisse müssen schriftlich abgefasst sein, um im rechtlichen Sinn als Urkunde zu gelten. Das Zeugnis muss auf dem Firmenbriefpapier mit entsprechendem Original-Briefkopf ausgedruckt werden, damit die Unverwechselbarkeit und Originalwirkung sichergestellt ist. Unterschrieben wird das Zeugnis vom direkten Linienvorgesetzten und allenfalls der Personalabteilung. Der Unterzeichnende muss ein Geschäftsführer oder im Besitz einer Prokura sein. Der direkte Vorgesetzte kann auch ohne solche Vorrechte mitunterzeichnen, denn durch die Unterzeichnung erhält er die Vollmacht dazu. Mit der Unterschrift ist der Unterzeichnende rechtlich belangbar.

AN haben das Recht, jederzeit vom AG ein Zeugnis zu verlangen. Jederzeit heisst, dass ein Zeugnis nicht nur am Ende, sondern auch während eines Arbeitsverhältnisses (Zwischenzeugnis) oder danach noch verlangt werden kann. Die Verjährungsfrist beträgt zehn Jahre. Einen triftigen Grund für einen Zeugniswunsch braucht es nicht.

Die Verjährung für den Zeugnisanspruch und für Änderungsanträge im Arbeitszeugnis beträgt 10 Jahre, im Kanton Zürich 5 Jahre. Das Recht kann durch den AN auch längerfristig geltend gemacht werden, es wird ihm aber nicht mehr gegen den Willen der Gegenpartei zugesprochen. Der AG ist ohnehin verpflichtet, die Personalakte 10 Jahre lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren.

Sowohl der AG als auch der AN haben das Recht, eine Änderung des Zeugnisses vorzunehmen oder dieses zu beantragen. Eine Änderung ist zulässig, wenn Sie feststellen, dass Sie sich bei der Ausstellung geirrt haben und das Zeugnis schwerwiegende Unkorrektheiten aufweist, die seine Verlässlichkeit und Wahrheit betreffen und zukünftigen Arbeitgebern Schaden zufügen würden. Ist dem AN z.B. Ehrlichkeit attestiert worden, und Sie stellen im Nachhinein fest, dass Sie von ihm betrogen wurden, so würde dies ein Widerruf rechtfertigen.

Der AN kann eine Änderung oder Berichtigung des Zeugnisses verlangen, wenn er der Auffassung ist, dass er falsch oder in erheblicher Weise missverständlich beurteilt werden könnte, dass wesentliche Tätigkeiten fehlen oder unzutreffend beschrieben werden, oder dass Form und Inhalt des Zeugnisses nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Angemessen ist eine Frist von drei bis vier Monaten.

Ein Zeugnis muss vollständig sein. Gibt es umfassend Auskunft über Pflichten & Verantwortlichkeiten des Angestellten sowie über Versetzungen & Beförderungen samt Datum? Äussert es sich zu den Leistungen und zum Verhalten? Wird die Beziehung zu Arbeitskollegen, Vorgesetzten und Untergebenen (und gegebenenfalls Kunden) bewertet? Erwähnt es alle Eigenschaften und Fähigkeiten, die für einen MA wesentlich sind? Da Zeugnisse grundsätzlich positiv formuliert werden, ist wichtig, was nicht im Zeugnis steht. Negativ ist also etwas beredtes Schweigen über das Verhalten einer Arbeitskraft oder die Führungsqualitäten eines leitenden Angestellten.

Der AN kann jederzeit vom AG ein Zeugnis verlangen, das sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über seine Leistungen und sein Verhalten ausspricht. Auf besonderes Verlangen des AN hat sich das Zeugnis auf Angaben über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses zu beschränken.

Zeugnisse müssen wahrheitsgetreu und objektiv sein. Ungenauigkeiten und Falschangaben sind zu berichtigen. Auch Vermutungen, Verdächtigungen und Interpretationen gehören nicht ins Zeugnis. Kurz: Die Leistung muss nach branchenüblichen und fairen Massstäben beurteilt werden. Zudem sollen die abgegebenen Beurteilungen für den betreffenden Angestellten wesentlich und charakteristisch sein. Der Richter muss sie notfalls überprüfen können. Einzelepisoden und längst vergangene gesundheitliche Probleme gehören nicht ins Zeugnis.

Ein Zeugnis muss aussagekräftig und frei von versteckten, zweideutigen Mitteilungen sein. Dazu gehört eine klare, verständliche Sprache sowie der Verzicht auf Formulierungen, die nichts über die tatsächlich erbrachte Leistung und das Verhalten der AN aussagen. Floskeln wie „bemühte sich“, „gab stets ihr Bestes“, „machte sich mit Eifer an die Aufgaben heran“ oder „zeigte viel Interesse für die Belange der Firma“ dienen in der Regel dazu, schlechte Leistungen zu umschreiben, ohne dies aber klar zum Ausdruck zu bringen. Sie sind daher unzulässig.

Arbeitszeugnisse sollten immer wohlwollend sein und das berufliche Fortkommen der AN nicht unnötig erschweren. Es besteht aber nicht grundsätzlich ein Anspruch auf ein „gutes“ Zeugnis. Negative Äusserungen sind zulässig, sofern sie wahr sind und wesentlich für die Leistung oder das Verhalten des Angestellten. Ein AG, der seiner austretenden MA ein allzu schönfärberisches Zeugnis ausstellt, z.B. eine Unterschlagung verschweigt, kann gegenüber einem künftigen AG schadenersatzpflichtig werden. Medizinische Diagnosen gehören auf keinen Fall in ein Zeugnis. Nicht verboten ist jedoch der Hinweis auf gesundheitliche Probleme, wenn diese schwerwiegende Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis hatten.

Ein Zeugnis sollte immer gesamthaft beurteilt werden. Es ist gefährlich, einzelne Formulierungen aus dem Zusammenhang zu reissen und nach einer versteckten Bedeutung zu suchen. Ausserdem ist zu bedenken, dass nicht nur qualifizierte Personen Zeugnisse schreiben, sondern auch solche, die darin nicht viel Erfahrung haben und vielleicht ohne böse Absicht eine ungeschickte Formulierung wählen. Ist ein MA mit seinem Zeugnis nicht zufrieden, sollte er das Gespräch mit dem Vorgesetzten und dem Zeugnisverfasser suchen. Wird dies nicht ermöglicht oder lässt sich keine gütliche Einigung über den Inhalt erzielen, kann ein AN beim Arbeitsgericht Klage einreichen. Von Vorteil ist deshalb der möglichst weitgehende und frühe Einbezug des betreffenden MA in den Zeugniserstellungsprozess.

Führen Sie ein Gespräch, bei dem Sie Ihren Standpunkt darlegen. Wenn es die Situation erlaubt, ist auch das Formulieren eines Gegenvorschlages des MA ein Weg. Falls Sie als AG damit nicht einverstanden sind, liegt die Beweispflicht beim AN. Er muss dann beweisen, dass er besser gearbeitet hat, als dies im Zeugnis zum Ausdruck kommt bzw. beurteilt wird (z.B. durch Qualifikationen, sofern diese regelmässig, umfassend und ausführlich stattgefunden haben).

Erhält der AN zwar ein Zeugnis, mit dessen Inhalt er aber nicht einverstanden ist, so kann er eine Berichtigungsklage einreichen. Überdurchschnittliche Qualifikationen hat der AN, unterdurchschnittliche hat der AG nachzuweisen.

Es gibt grundsätzlich zwei weit verbreitete Irrmeinungen: Die eine Annahme, dass negative Aussagen in Arbeitszeugnissen unzulässig wären, ist ebenso falsch wie irreführend. Im Gegenteil: Ein AG nimmt seine gesetzliche Pflicht nicht wahr, wenn er wissentlich darauf verzichtet, allfällig signifikante Negativaussagen in Arbeitszeugnissen zu erwähnen. Negativaussagen oder das Erwähnen schlechter Leistungen wird im Falle einer Klage und Gerichtsverhandlung gegen den AG verwendet. Dabei wird untermauert, dass das Arbeitsgericht in Einzelfällen die AG gezwungen hätte, gewisse positive Formulierungen zu übernehmen. Solche Aussagen mögen wohl teilweise zutreffen, machen aber meistens nicht der Realität entsprechende Ausreden. Damit wollen die betroffenen AG in vielen Fällen nur davon ablenken, dass sie ihre Führungsverantwortung nicht in genügendem Ausmass wahrgenommen haben.

Wird im Zeugnis nicht auf wesentliche Vorkommnisse schwerwiegender resp. obiger Art aufmerksam gemacht, so kann man gegenüber dem neuen AG für Schaden haftbar gemacht werden, der aus der neuen Anstellung entstehen kann.

Arbeitszeugnisse begleiten AN ein ganzes Leben lang, sie entsprechen einer Art schriftlich dokumentierter „Berufs-history“, die über AG, Tätigkeiten, Qualifikationen, Fähigkeiten und mehr informieren. Entsprechend hoch ist der Stellenwert und die Bedeutung. Sowohl bei der Selektion für Vorstellungsgespräche als auch in der Nachbeurteilung stehen sie, verbunden mit Referenzen, oft im Mittelpunkt. Dies ist sachlich gerechtfertigt und in der Praxis auch nach wie vor ein zentrales Beurteilungskriterium. Einen hohen Stellenwert hat ein Zeugnis auch im Bewerbungsgespräch, bei dem es mit dem Bewerber zusammen präzisiert und konkretisiert werden kann und wesentlich an Aussagewert gewinnt.

Sind die Zeugnisse vollständig und ohne Lücken vorhanden? – Worin bestand seine Tätigkeit? Wie werden Leistung und Verhalten beurteilt? – Wie lange hat der Bewerber in einem Betrieb gearbeitet? – Was war jeweils der Grund des Stellenwechsels? – Stehen gewisse Aussagen im Widerspruch zu anderen?

Beurteilen Sie ein Zeugnis immer im Gesamteindruck. Je stärker auf Details oder Formulierungen eingegangen wird, desto grösser ist das Risiko von Fehlinterpretationen oder Missverständnissen. Fehlinterpretationen oder Missverständnisse können gleich zweifach auftreten: Beim Zeugnisverfasser und dem beurteilten AN. Wichtig ist auch, was gesagt und was nicht gesagt bzw. bewusst weggelassen wird. So kann eine kurze Anstellungsdauer oder ein deutliches „Nichtbedauern“ des Wegganges eines MA sämtliche anderen Aussagen relativieren oder gar in Frage stellen.

Stellen Sie Aussagen auch immer konsequent in den Zusammenhang mit ihren Anforderungen. Sind z.B. Führungsqualitäten besonders wichtig, und kommen diese aber im Zeugnis nicht oder nur sehr allgemein oder zurückhaltend zur Sprache, kann dies ein warnender Hinweis sein. Die Klärung im Gespräch mit dem Bewerber und die Präzisierung beim Einholen von Referenzen sind aber notwendig, um hier an zuverlässigere Hinweise zu gelangen.

Dies ist eine sehr wichtige Frage, denn allein schon 2-3 Mängel oder Nichteinhaltungen der folgenden Punkte können den gesamten Aussagewert und die Glaubwürdigkeit eines Zeugnisses massiv reduzieren. Im Sinne der Praxisrelevanz sind folgende Punkte meistens deutliche und klare Hinweise für oder gegen ein professionell erstelltes und glaubwürdiges Zeugnis: Gesamteindruck und Korrektheit von Struktur und Aufbau; sprachlicher Eindruck wir Formulierungen und Rechtschreibefehler; offensichtliche Widersprüche im Leistungs- oder Tätigkeitsbereich; euphorische Lobeshymnen, die ein „Genie“ vermuten lassen und in Leistung & Verhalten überhaupt nicht differenzieren und keine Schwerpunkte setzen; Relation und Übereinstimmung des Zeugnisses zu weiteren Beurteilungsunterlagen und -instrumenten wie Berufserfahrung, Qualifikation aufgrund der Aus- & Weiterbildung, andere Zeugnisse und Tätigkeiten und insbesondere Referenzen.

Es gehört zu den wichtigsten gesetzlichen Ansprüchen und Fairnessregeln, dass ein Arbeitszeugnis wohlwollend und charakteristisch formuliert ist. Wahrheit oder Wohlwollen – was hat im Zweifelsfall Vorrang? Es ist wohl die Wahrheit, welche die Realität in der gesamten Bandbreite widerspiegeln muss. Der Stellenwert und die Häufigkeit von Vorfällen und Fehlleistungen spielt eine Rolle, ob diese erwähnt werden dürfen oder sollen. Seltenes Zuspätkommen, Unordentlichkeit ohne nennenswerte Auswirkungen auf die Arbeitsqualität usw. sind z.B. irrelevant und gehören nicht in ein Zeugnis. Trotzdem gehört es ebenfalls zur Wahrheit, der effektiv erbrachten Leistung entsprechend beurteilt zu werden.

Darunter werden Codes verstanden, die oberflächlich betrachtet durchaus in Ordnung sind, für Fachleute oder Kenner jedoch eine verschlüsselte Bedeutung haben. Solche Geheimcodes werden vor allem in Zeugnissen verwendet. (Beispiel: „Herr R. Muster bemühte sich, die Arbeit zu unserer Zufriedenheit auszuführen.“ Die tatsächliche Aussage: Es blieb beim Bemühen, die Leistungen waren ungenügend).

Heute besteht die Tendenz, von solchen codierten Zeugnissen wegzukommen und klare, unverschlüsselte Zeugnisse zu verfassen, die dem Grundsatz von Wohlwollen, Fairness und Wahrheit entsprechen. Solche uncodiert verfassten Zeugnisse können mit dem Vermerk „Dieses Zeugnis wurde uncodiert abgefasst“ versehen werden. Dies ist auch zu empfehlen, weil damit Klarheit geschaffen wird, wie gewisse Aussagen zu interpretieren sind.

Die Qualität von Arbeitszeugnissen ist nicht nur eine Frage von Aufbau und Formulierung, sondern auch stark an Individualität, Glaubwürdigkeit, Aussagekraft und Substanz erkennbar. Einige konkrete Kriterien sind:
a) Individualität von Leistung, Kompetenzen und Verhalten,
b) Substanzielle Aussagen und Beurteilungen,
c) Konkrete Leistungsbeispiele und repräsentative Erfolge,
d) Verständliche und aussagekräftige Aufgabenschilderungen,
e) Individuelles Eingehen auf Fach- und Sozialkompetenzen,
f) Glaubwürdige und ausgewogene Gesamtbewertung und einige Punkte mehr.

Jedes Arbeitszeugnis sollte mit einer Schlussformulierung enden. Fehlen gewisse Teile, insbesondere die guten Zukunftswünsche, so kann dies auf erhebliche Konflikte oder massive Unstimmigkeiten hinweisen.

In der Praxis gilt eine diese Elemente enthaltende Schlussformulierung als vollständig:
a) Danksagung und allenfalls Würdigung der geleisteten Arbeit,
b) Bedauern (Grad des Bedauerns!) über das Ausscheiden,
c) allenfalls Kündigungsgrund bzw. Kündigungsinitiative,
d) allenfalls Verständnis und Empfehlungshinweise und
e) Berufliche und private Erfolgs- und Zukunftswünsche.

Schlusssätze, auch Bedauernsformeln genannt, sind deshalb wichtig, weil das Lesen von Arbeitszeugnissen zuweilen mit diesen Aussagen begonnen wird.

Bei der Art der Kündigung bzw. Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind in Arbeitszeugnissen die folgenden Aspekte und Möglichkeiten zu beachten:
a) Kündigung des MA von sich aus mit/ohne Grundnennung,
b) Kündigung durch den AG mit/ohne Grundnennung,
c) Kündigung wegen befristetem Arbeitsverhältnis,
d) Betriebsbedingte Kündigung (Insolvenz, Redimensionierung),
e) Fristlose Entlassung aus schwerwiegendem Grund.