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Cartes-fiches
Was ist das Ziel der Personaladministration?
Die Bereitstellung von Informationen über das Personal eines Unternehmens
Nenne Personalverwaltungsaufgaben die aus betrieblichen oder gesetzlichen Gründen durchzuführen sind
Ein-/Austritte
Lohnverarbeitung
Zeugnisse
Personalrabatte
Betriebsanlässe
Personalzeitung
Arbeitszeitsysteme
Sozialversicherung
Statistiken
Jubiläen
usw.
Was benötigt man für die Aufbereitung von Managmentkennzahlen?
Personaleinheiten
Absentismus
Salärvergleiche / Benchmark
Mitarbeit beim Budgetierungsprozess
Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen
Was gibt es für Hilfsmittel für die PA?
Musterbriefe
Formulare
Checklisten
Nenne Aufgaben der PA
Lohnverarbeitung
Versicherungen anmelden
Arbeitszeugnisse
Unfallmeldungen
Unterstützung der Linie und Mitarbeiter
Personaladministration
Was gitb es für Anspruchsgruppen in der PA (intern+externe)?
intern:
Mitarbieter
Linienvorgesetze
Informatik
extern:
Ämter
Bewerber
Versicherungen
Statistiken
Welche Sozialkompetenzen benötigt eine PA-Mitarbeiterin?
Einfühlungsvermögen: MA zuhören können, helfen
Kompetenz
Verschwiegenheit: keine Auskünfte weitergeben
Teamfähigkeit
Weshalb ist der 1. Arbeitstag für einen neuen MA sehr wichtig?
- Der 1. Eindruck entscheidet ob der neue MA bleibt oder nicht
- Er soll sich möglichst schnell wohl fühlen, damit er eine gute Leistung erbringen kann
- Es sind hohe Kosten die sonst verloren gehen
Wer führt einen neuen MA ein?
Die Linie, die PA unterstütz sie nur dabei.
Welche Vorbereitungen braucht es vor dem Eintritt eines neuen MA?
- Das MA Dossier erfassen
- Info an die betroffenen Stellen
- Aufträge an interne Stellen (IT, Telefonzentrale, Uniform, Namensschilder etc.)
- den Kontakt mit dem Bewerber halten
- Abschlusskontrolle
- Präsent
Wie lange dauert die Probezeit?
1 Monat wenn nichts anderes vereinbart worden ist
maximum jedoch 3 Monate
Was gibt es für Ausnahmen für eine längere Probezeit als 3 Monate?
- wenn ein MA in der Probezeit krank wird oder einen Unfall hat, kann um die Krank-/Unfalltage die Probezeit verlängert werden (+Krankheitstage die er fehlte)
- wenn der MA Militärdienst leistet
- Arbeiten bei öffentlichen Ämtern
Was ist der Vor- und Nachteil Personaldossiers in Papierform abzulegen?
Vorteil:
Datenschutz
muss nach DSG Art.7
duch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden
Nachteil:
Platz
muss abschliessbar sein
Lager muss Feuer- und Wasserfest sein
Schlüsselkontrolle
Was ist der Vor- und Nachteil Personaldossiers elektronisch abzulegen?
Vorteil:
Platzvorteil
Zugriff auf für externe
schneller Statistiken erstellen
Lagerplatz/kosten
Nachteil:
Verschlüsselung
Teuer
Vireschutzprogramme
Backup
Serverraum
Zugriffsberechtigungen
Welche Unterlagen gehören nicht in ein Persoanldossier?
- keine nicht arbeitsplatzbezogenen Unterlagen und unwahr ist
- nicht über das Privatleben, Religion, Sexualität ect.
- nichts öffentliches oder gewerkschaftliches
Was gehört in ein PA Dossier und wie ist es aufgegliedert?
sollte ca. in einem 6-teiligen Register sein
nach Themen wie: Entstehung / Verlauf / Beendigung
Bewerbunsunterlagen
Vertragsunterlagen
Mitarbeitergespräche
Laufbahn
Finazielles
Korrespondenz
Absenzen
Austittsunterlagen
Welche gesetzlichen Bestimmungen regeln die Bearbeitung der Personaldaten?
DSG Art. 4, die Bearbeitung der Personaldaten hat nach Treu und Glauben zu erfolgen.
OR Art. 328b, der AG darf Daten über den AN nur bearbeiten, soweit sie einen Arbeitsplatzbezug aufweisen und wahrheitsgemäss sind.
Hat der MA recht auf Einsichtnahme in sein Personaldossier und auf was nicht?
Grundsätzlich hat jeder MA das recht auf Einsichtnahme in sein Dossier.
- kein Anspruch auf Einsicht hat er auf persönliche Notizen des Arbeitsgebers
- keine Einsicht betreffend Personal- Karrierplaung
- keine Einsicht über laufende Verfahren (bei Verdachtsfällen des Betrugs z.Bsp.)
Dürfen persönliche Daten an dritte weitergegeben werden?
Nein, nur in Einverständnis mit dem MA
- wenn eine gesetzliche Pflicht besteht dürfen Infos ohne Einwilligung des MA erfolgen (alle Ämter)
Wie lange wird ein PA Dossier aufbewahrt und was passiert bei Austritt?
10 Jahre dann wird es vernichtet
nach Beendigung einer Anstellung dürfen nur diejenigen Daten aufbewahrt werden, die weiterhin erforderlich sind. Dies sind Daten aufgrund gesetzlichen Pflichten und Daten im Interesse der Angestellten (z. Bsp. für Zeugniserstellung.
Wie sind die Abläufe beim Austritt eines MA?
P Bestätigung Erhalt Kündigungsschreiben
P/L klärendes Gespräch
P Interne Meldung an GL/VG/IT und weitere
P klärend der gegenseitigen Forderungen/Guthaben
L Festlegen des Austrittstermins
L Nachfolgeregelung
L Arbeitsorganisation während der Kündigungsfrist
L Schlussqualifikation / Zeugnisentwurf
P Aufklärung über den Versicherungsschutz
P Abmelden bei den Sozialversicherungen
P/L Zeugnis ausformulieren/aushändigen
P Schlusslohnabrechnung veranlassen
P Austrittsgespräch
L Verabschiedung
L Materialrückgabe/Schlusskontrolle
P Personaldossier bereinigen
Was muss beim Austritt des MA über die Versicherung gesagt werden und wieso?
Der AG hat die Fürsorgepflicht und muss den MA gründlich und umfänglich darüber informieren was im Bereich Versicherungen zu tun ist.
Wie lange dauert die Deckung der Unfallversicherung nach Austritt des MA?
- Die Unfallversicherung läuft 30 Tage nach Austritt ab
- immer am 30. des Monats
Kann man die Unfallversicherung nach Austritt verlängern?
- Ja man kann die Nichtbetriebsunfallversicherung duch besondere Abrede (Abredeversicherung) verlängern
- auf höchstens 6 aufeinander folgende Monate
- Prämie bei der SUVA Fr. 45.-/Monat
Was muss ein MA tun wenn er keine neue Stelle antritt, Betreff Unfallversicherung?
eine Einzelunfallversicherung bei einem Privat-Versicherer oder einer Krankenkasse abschliessen
Sind Arbeitslose gegen Unfälle verichert?
ja Arbeitslose sind bei der Suva obligatorisch gegen Unfälle versichert
Wie lange dauert die Fortzahlung der BVG/Pensionskasse bei Austritt?
- Die Risikoversicherung gegen Invalidität/Tod läuft nach 30 Tagen nach dem Austrittt ab
- falls noch kein neues Arbeitsverhältnis besteht, werden die Gelder auf ein Sperrkonto bei einer Bank überwiesen
Auf was muss ich den MA hinweisen wenn er nach Austritt Arbeitslos ist?
sich beim RAV anmelden
Kann eine Krankentaggeldversicherung verlängert werden bei Austritt?
- ja es kann eine Einzeltaggeld-Versicherung abgeschlossen werden
- Kosten / Nutzen abwägen ob es sinnvol ist
Austrittgespräch: zu welchen Themen kann man Rückmeldungen sammeln?
Arbeit / Aufgaben
Arbeitsplatz / Infrastruktur
Führung
Lohn / Sozialleistungen / Fringe Benefits
Aus- und Weiterbildung / Entwicklungsmöglichkeiten
Was ist das Ziel eines Austrittgesprächs?
Die Beweggründe erkunden wieso es zum Austritt kam
Wie lange dauert ein Austrittsgespräch, wie viele Fragen stellt man?
ca. 1 Stunde
10-15 Fragen
Erkläre das Austrittsgespräch nach Hilb
- ist ein strukturiertes Gespräch
- MA erhält 22 nummerierte Karten mit bestimmten Faktoren zu denen er Stellung nehmen müssen
- die Stellungnahme ist in drei Kategorien unterteil (man sollte jedoch 4 Kategorien machen damit nicht alle Karten in die Mitte gelegt werden)
Was für Kündigungsgründe durch den AG gibt es?
Betriebsschliessung, Standortwechsel
Wirtschaftliche Gründe (Stellenabbau)
Strukturelle Gründe (rationellere Arbeitsabläufe)
mangelde Leistung oder mangeldes Verhalten des Arbeitnehmers
Was für Kündigungsgründe durch den AN gibt es?
Berufswechsel oder -aufgabe
zu tiefer Lohn
zu anspruchsvolle oder unterforderte Tätigkeit
schlechtes Klima (Vorgesetzte, Team)
keine Entwicklungsmöglichkeiten
Kann eine Kündigung vor der Frist aufgelöst werden?
sind sich AG und AN einig über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, unterzeichnen sie einen Aufhebungsvertrag mit dem der Arbeitsvertrag im gegenseitigen Einvernehmen aufgehoben wird
Wichtig: alle Forderungen auflisten (Ferien, Überzeit, Ausbildungskosten, Rückgabe Auto ect.) sonst gehen diese verloren
Was für Gründe des Austritts gibt es die weder AG noch AN beeinflussen können?
Pensionierung
Invalidität
Todesfall des AN
von vornherein befristeter Einsatz
keine Verlängerung der Arbeitsbewilligung
Was ist eine Änderungskündigung?
- Der Arbeitsvertrag wird aufgelöst und gleichzeitig wird ein neuer, geänderter Vertrag angeboten
- wenn der neue Vertrag nicht akzeptiert wird, tritt die Kündigung in Kraft
Was ist der Sinn und Zweck von Arbeitszeugnissen?
- es bildet für die MA eine Empfehlung, die ihnen bestmögliche Voraussetzungen für eine neue Stelle und ihr wirtschaftliches Fortkommen schafft
- es ist für die MA eine Orientierung, um sich über Stand und Möglichkeiten von Arbeitsleitung und Verhalten bewusst zu werden
- für den AG soll es ein Ausweis qualitativ guter Personalarbeit darstellen und das positive Image fördern
Was ist die rechtliche Grundlage Betreff Arbeitszeugnisse?
OR Art. 330a
der AN hat jederzeit Anspruch auf ein Zeugnis
