Organisation und Projektmanagement für technische Kaufleute

Die Stellenbildung orientiert sich an den Aufgaben, Personen, Sachmittel und gesetzlichen Vorgaben

• Die freie Stellenbildung orientiert sich an der Aufgabe
  • Die Stelle richtet sich nach den Aufgaben
    • Bsp. Stelleninserate
• Die gebundene Stellenbildung orientiert sich an einem Mitarbeiter
  • Die Stelle wird auf einen Stelleninhaber zugeschnitten
    • Bestehende Fähigkeiten eines MA werden als Vorgabe für die Stelle genutzt
    • Anwendung bei Speziallisten oder Führungskräften
• Die Sachmittel-gesteuerte Stellenbildung orientiert sich an einem Sachmittel
  • Wenn die Sachmittelausstattung einer Stelle sehr wichtig ist
• Die gesetzliche verankerte Stellebildung orientiert sich an gesetzlichen Vorgaben
  • z.B. Arbeitssicherheitsbeauftragter, Datenschutzbeauftragter, Umweltbeauftragter

Kongruenz = Deckungsgleich

AKV-Prinzip: Wichtig für die Stelle ist die optimale Abstimmung von

• Aufgaben
• Kompetenzen (Befugnisse)
• Verantwortung (Pflichten)

ansonten besteht die Gefahr eines Wasserträgers (Routinearbeiten abnehmen) oder Sündenbocks als Stelleninhaber

• Divisionale Gliederung (Gliederung nach Objekten)
  • Einkauf Rohstoffe / Einkauf Halbfabrikate / Einkauf Fertigfabrikate
• Regionale Gliederung (Gliederung nach Raum)
  • Verkauf Schweiz / Verkauf EU / Verkauf Nordamerika
• Funktionale Gliederung (Gliederung nach Verrichtung)
  • Mittelbeschaffung: Informationen / Finanzen / Produktionsmittel / Rohstoffe
• Phasengliederung (Gliederung nach der Phase der Aufgabenerfüllung)
  • Einkauf / Verkauf / Produktion

• Zentralisatione:
  • Zusammenfassung von gleichen Aufgaben auf eine zentrale Stelle
    • z.B. Marketingabteilung erstellt Kundenkartei für alle Kundenbetreuer
• Dezentralistaion:
  • Verteilung von gleichen Aufgaben auf verschiedene Stellen
    • z.B. Jeder Kundenbetreuer selber erstellt seine Kundenkartei

• Leitungsstellen (Instanzen)
  • Entscheidungs- und Weisungsrecht
  • Verantwortlich für Handlungen und Unterlassungen unterstellten Mitarbeitern
• Ausführende Stellen
  • Erfüllen Aufträge der Leitungsstellen
• Unterstützende Stellen
  • Kein Fremdentscheidungsrecht
  • Mengenmässige- oder qualitative Entlastung von Instanzen
    • Stabsstellen (meist klar definierte Daueraufgaben)
    • Dienstleistungsstellen
      • Informatikzentrum
      • Ausbildungszentrum
      • usw.
    • Assistenzstellen
      • von einfache Sekretariatsarbeiten bis hin zu Lösungen von komplexen Problemen

Schrifltiche Dokumentation der einzelnen Stellen

• Stellenbezeichnung: Leiter Kundendienst
  • Stelleninhaber: Hans Muster
  • Funktionsstufe: Abteilungsleiter
  • Vorgesetzter: Thomas Meier
  • Stellvertreter: Karl Meier
• Funktionsziele:
  • Betreuung von Kundenbestellungen und -anfragen, Führung von drei Personen usw.
• Tätigkeiten:
  • Auflistung der Aufgaben
  • Priorität der Aufgaben
  • Anteil der Aufgaben an der Arbeitszeit
• Kompetenzen
  • Führungskompetenzen
  • Entscheidungskompetenzen
• Verantwortung:
  • gegenüber der Aufgabe und Kompetenzen
• Anforderungen:
  • z.B.
  • 4-jährige Schreinerausbildung
  • Kenntnisse in der Möbelverarbeitung
  • Räumliches Vorstellungsvermmögen
  • Deutschkenntnisse
  • usw.
• Informationsfluss:
  • z.B  jeden Montagmorgen Sitzung
• Leistungsbeurteilung:
  • Alljährlich im März
• Abschluss:
  • Datum, Unterschirft von GL und Stelleninhaber

• Das Funktionsdiagramm erweist sich bei umfangreichen Projekten als nützliches Hilfsmittel
• Das Funktionsdiagramm zeigt die Zuordnung von Stellen und Aufgaben
• Das Funktionsdiagramm wird als Matrixform dargestellt

• Eine Führungsaufgabe
  • Die Stellenbildung ist eine Organisationsaufgabe, hingegen die neue Stelle zu besetzen ist eine Führungsaufgabe

• Räumlichkeiten
  • Arbeitsplätze, Arbeitsplatzausstattung Toiletten usw.
• Versorgungsinfrastruktur
  • Strom, Licht, Wasser, Luft, Heizung, Netzwerk, Telefon usw.
• Produktionsanlagen
  • Maschinen, Werkzeuge, Hilfsmittel
• Fahrzeuge
• IT-Infrastruktur
  • Computer, Drucker, Softwareprogramme usw.
• Bürogeräte und -material
  • Telefon, Fax, Kopierer usw.
• Arbeitsunterlagen
  • Handbücher, Reglemente, Pläne usw.

• Mit dem Transportwerg ist der Austausch von Objekten gemeint
• Ein Verbindungsweg zwischen einer Stelle und einer anderen
• Ein Verbindungsweg zwischen einer Organisationseinheit und einer anderen
• Der Transportweg wird auch Schnittstelle genannt
• Auf dem Transportweg werden Objekte (Produkte oder Dienstleistungen) ausgetauscht

• Der formale Dienstweg sind verbindlich einzuhaltenden Informations bzw. Kommunikationswege in einem Unternehmen
• Der informale Dienstweg sind die privaten Gespräche unter den Mitarbeitern

Das Wissensmanagement ist ein Managementprozess

• 1. Definition von Wissenzielen, die sich aus den Unternehmenszielen ableiten
• 2. Wissensidentifikation
  • in internen und externen Quellen
• 3. Wissens(ver)teilung
  • aber auch Speicherung
• 4. Wissensanwendung
  • Wissen bei der Lösung von Problemen anwenden
• 5. Wissenbewertung

Bei der Bildung von Abteilungen ist zu beachten:

• Homogenitätsprinzip
  • Aufgaben zusammenfassen die gleich sind
• Beherrschungsprinzip
  • Nicht zu viele Stellen unter einer Instanz

• Leitungsbreite: Anzahl Instanzen auf der selben Hierarchieebene
• Leitungstiefe: Anzahl Hierarchieebenen im Unternehmen
• Leitungsspanne: Anzahl Stellen die einer Instanz unterstellt sind

• Art der Aufgabe
  • Ob es gleichartige oder komplexe Aufgaben sind
• Grad der Entlastung
  • Ob die Instanz durch Stabsstellen, Sachmittel oder Informations-Systeme entlastet wird
• Arbeits- und Führungsstil
  • Effizienter oder kooperativer Führungsstil?
• Qualifikation der Mitarbeiter

• Primärstruktur ist ein anderes Wort für Organigramm
• Das Organigramm macht das Leitungssystem einer Organisationseinheit oder Unternehmen sichtbar
• Das Organigramm zeigt die Unterstellungverhältnisse im Unternehmen

• Rechtecke
  • Linienstellen
    • Instanzen und Ausführungstellen
• Abgerundete Rechtecke
  • Stabsstellen oder Stabsabteilungen
• Verbindungslinien
  • Für den Weisungsweg und für die hirarchische Ordnung

• Einliniensystem
  • Jede untergeordnete Stelle hat nur eine Instanz
  • Jeder Mitarbeiter hat nur eine Vorgesetzten
  • Hierarchiedenken und starre organisatorische Regelung
  • Längere Kommunikationswege
  • Starke Abhängigkeit zwischen Vorgesetzten und MA
• Stabsliniensystem
  • Wie das Einliniensystem aber mit Stabsstellen
  • Kommt in der Praxis am häufigsten vor
• Mehrliniensystem (z.B Matrix)
  • Mehrfachunterstellung (z.B. Fachlicher- und Disziplinarischer Vorgesetzter)
  • Spezialisierung der Instanzen
  • Kürzere Kommunikationswege

Die Organisationsform ist ersichtlich auf der Gliederungsstufe (zweite Führungsstufe)

• Funktionale Organisation
  • verrichtungsorientierten Gliederung
  • z.B.
    • Beschaffung
    • Produktion
    • Verwaltung
    • usw.
• Objektorientierte Gliederung
  • Divisionale oder Spartenorganisation
    • Nach Produkten oder Produktsparten
    • Nach Regionen
    • Nach Kundengruppen
• Matrixorganisation
  • Mehrliniensystem
• Auf die Strategie ausgerichtete Gleiderung
• Prozessorientierte Gliederung
• Spezielle Organisationsformen
  • Projektorganisation
  • Kollegien
  • Problemlösungsgruppen (Taskforce)
• Holding

• Stark vertreten bei kleinen und mittleren Unternehmen
• Funktioniert in Unternehmen gut wo sich die Absatzmärkte und Kundengruppen nicht wesentlich unterscheiden
• Gliederung nach Verrichtungen wie
  • Beschaffung
  • Produkton, Verkauf
  • Verwaltung
  • F&E
  • usw.
• Vorteile
  • Aufgabenspezialisierung durch eine starke Betonung der Fachkompetenzen
  • Klarheit bei Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten dadurch Verhinderung von Doppelspurigkeiten bei Abläufen.
  • Synergien möglich aufgrund gleichartiger Qualifikationen (z.B. Verkauf, Einkauf usw.)
• Nachteile
  • Unübersichtlichkeit bei komplexen Unternehmen
  • Neigung zur Überschätzung der eigenen Funktion, mangels Gesamtübersicht
  • Erschwerte bereichsübergreifende Zusammenarbeit zwischen den Funktionen.
  • Mehr Koordinationsaufwand, eher langwierige Entscheidungsfindung

• Gliederung nach Produkten oder Produktgruppen
  • z.B.
    • Bürotische
    • Bürostühle
    • Büroschränke 
    • usw.
• Nach Regionen
  • z.B.
    • Schweiz
    • Deutschland
    • Amerika
    • usw.
• Nach Kundengruppen
  • z.B.
    • Retailkundschaft
    • Private Banking
    • Firmenkunden
    • usw.

• Vorteile
  • Effiziente autonome Geschäftseinheiten
    • Grosse, komplexe  Unternehmen werden durch Aufspaltung in Teilsysteme steuerbar
  • Hohe Flexibilität durch kürzere Kommunikationswege und grösserer Frontnähe
• Nachteile
  • Abgrenzungsprobleme, Doppelspurigkeiten, Rivalität zwischen den Sparten
  • Erschwerte Ausrichtung der Sparten auf eine übergeordnete Philosophie
  • Hoher Bedarf an qualifizierten Mitarbeitenden
• In der Praxis kommen meist Mischformen vor wie in der Abbildung

Siehe Bild

• Vorteile
  • Innovationspotenzial bei gleichzeitig hoher Flexibilität
  • Rasche Reaktionsmöglichkeit dank bereichsübergreifenden Entscheidungen
  • Hohe Identifikation der Beteiligten und dadurch qualitativ gute Umsetzungsergebnisse
• Nachteile
  • Gefahr von Kompetenzkomflikten und Machtkämpfen
  • Hohe Anforderungen an die Kooperationsfähigkeit der Mitarbeitenden

In dieser Gliederung werden eingenständige SGE als Abteilungen gebildet

• Aus sicht des Kunden muss der Prozess..
  • ..schnell ablaufen
  • ..fehlerfrei und gut koordiniert ablaufen
  • ..bedarfsgerechte Leistung bereitstellen
  • ..wenige Unterbrüche aufweisen
  • ..transparent sein

• Statt Einzelpersonen erhalten Gruppen Entscheidungsbefugnisse
• Die Gruppe ist zu anderen Gruppen über formale Kommunikations- und Weisungswege miteinander verbunden sind
  • Beim Schweizer Fernsehen sind die verschiedenen Sendungen teamorientiert organisiert

• Projektorganisation
  • Projektorganisationen werden nur vorübergehend eingsetzt
• Kollegien
  • Kollegien ist eine Form von Teamorganisation
  • Aufgabe und Entscheidungen werden von einer Gruppe getroffen
  • Das Kollegium ist dauerhaft im Einsatz
  • Die Mitglieder des Kollegiums kommen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens
  • Problemlösungsgruppen
    • Beispiel Bundesrat, Finanzausschuss usw.
• Problemlösegruppe (Taskforce)
  • Die Arbeitsgruppe wird gebildet, wenn im Unternehmen aussergewöhnliche Probleme auftreten
  • Die von der Problemlösegruppe erarbeiteten Lösungen werden an eine Leitungsstelle übertragen, womit sich die Arbeitsgruppe wieder auflöst

Das sind alles sekundär Organisationen, weil diese nur teilweise oder zeitlich begrenzt gebraucht werden und die Primästruktur fürs Kerngeschäft bestehen bleibt

• Holding ist eine Form von Unternehmenskonzentration
• Eine Holding ist ein Konzern der sich an einem oder mehreren Unternehmen beteiligt
• Die Beteiligung der Holding an den Unternehmen ist dauerhaft
• Die an der Holding beteiligten Unternehmen sind rechtlich selbständig
• Die Holding selber hat keine operative Geschäftstätigkeit

• Finanzholding
  • Führungsanspurch ist nur finanziell
• Strategische Management-Holding
  • Führungsanspruch ist finanziell und strategisch
• Operative Management-Holding
  • Führungsanspruch ist finanziell, strategisch und operativ