Organisation und Projektmanagement für technische Kaufleute

• Aufgaben sind Elemente der Organisation und wird unterteilt in...
  • Aufgabe
    • Dauerhafte Verrichtungen an Objekten zur Erreichung von Zielen
  • Aufträge
    • Einmalige Verrichtungen an Objekten zur Erreichung von Zielen
  • Arbeit
    • Erfüllung von Aufgaben und Aufträgen jeglicher Art

• Aufgabenträger ist ein Element der Organisation
  • Einzelpersonen oder Gruppen
  • Aufgabenträger erhalten Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (AKV-Prinzip)

• Sachmittel sind Elemente der Organisation
  • Sachmittel sind Instrumente die den Aufgabenträger entlasten und seine Leistung verbessert
    • Maschinen
    • Lagerhalle
    • Automaten
    • Raumausstattung
    • Einrichtungsgegenstände
    • Computer
    • Werkzeuge
    • Softwareprogramme

• Informationen sind Elemente der Organisation
  • Informationen werden zur Erfüllung von Aufgaben vom Aufgabenträger benötigt
  • Informationen müssen zur Erfüllung der Aufgaben an andere Aufgabenträger weitergegeben werden

• Zeit
  • Zeitpunkt
  • Zeitdauer
  • Zeitraum
• Raum
  • Raumbedarf
  • Standorte
• Menge
  • Anzahl produzierte Teile pro Tag
  • Anzahl geleisteter Arbeitsstunden
  • Anzahl Aufgabenträger, die zu einer Arbeitsgruppe gehören
  • usw.

Durch organisatorische Regelungen werden die Beziehungen zwischen den Elementen festgelegt

• Aufbauorganisation ist statisch
  • Dienstwege und Unterstellungsverhältnisse
  • Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung (AKV-Prinzip)
  • Stellen und Abteilungen
• Prozessorganisation (Ablauforganisation) ist dynamisch
  • Arbeitsinhalt (Tätigkeit)
  • Zeitlicher Arbeitsablauf
  • Räumlicher Arbeitsablauf
  • Beteiligte Stellen

• Arbeitsanalyse:
  • Basis für die Gestaltung von Prozessen
  • Zerlegung der einzelnen Arbeitsschritte in
    • Verrichtung
    • Objekt
    • Phase
• Arbeitssynthese:
  • Gestaltung von Prozessen
  • Ziel ist es die besten ökonomischen Voraussetzungen zu schaffen
  • Arbeitsssthese regelt die Fragen:
    • Wer?
    • Wann?
    • Wo?
    • Womit?
    • Wie oft oder wie viel?

• Formale Beziehungen (oberer Teil des Eisbergs)
  • Organisatorische Regelungen des Unternehmens definieren die Beziehungen zwischen den Elementen
    • Organigramm
    • Kompetenzen
    • Verantwortlichkeiten
    • Prozesse
• Informale Beziehungen (unterer Teil des Eisbergs)
  • sind Teil der Unternehmenskultur und werden durch reale Beziehungen der Menschen geprägt.
  • sind meist unausgesprochen und oft auch höchst effizient.

• Die Aufgabenn so lange zerlegen, bis sie nicht mehr weiter zerlgebar sind..
• ..oder bis eine weitere Zerlegung keinen Sinn mehr macht
  • Die Objektanalyse beantwortet die Frage, woran eine Aufgabe erfolgt
  • Die Verrichtungsanalyse beantwortet die Frage, was zu einer Aufgabe gehört und wie sie zu erledigen ist

• Für die Aufnahme des Ist-Zustands bei der Aufgabenanalyse werden Erhebungstechniken eingesetzt
  • Interview (Befragung)
  • Fragebogen
  • Beobachtung
  • Selbstaufschreibung
  • Dokumentenanalyse

• System = z.B Unternehmen
• Systemgrenze = Abgrenzung zwischen den Systemen und seiner Umwelt
• Umsystem =  z.B. Anspruchsgruppen: Kunden, Mitarbeiter, Kaptialgeber, Lieferanten, Konkurrenz, Öffentlichkeit, Staat
• Übersystem (Obersystem) = z.B. Branche
• Teilsystem = z.B. Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozess
• Untersysteme = z.B. einzelne Funktionsbereiche des Unternehmens
• Schnittstellen = Austauschbeziehungen

• Das richtige Problem anpacken
  • Erkennen welche Bereiche organisatorisch verändert werden dürfen
  • Erkennen was herauskommen muss
  • Erkennen was nicht herauskommen darf
• Komplexe Probleme beherrschen
  • Komplexte Probleme in Teilprobleme aufteilen
  • Bei der Arbeit den Überblick behalten
  • Integrationsfähge Lösungen anstreben
• Rationalisierungspotenzial nutzen
  • Gleiche Probleme gleich lösen
  • Standartisierte Lösungselemente gemeinsam nutze
  • Überflüssige Bestandteile erkennen und vermeiden
• Veränderungsaufwand realisitsch einschätzen
  • Frühzeitig erkennen welcher Aufwand mit dem Projekt verbunden ist

SEUSUG

• Systemgrenzen ziehen (Erfassen)
  • Wo darf organisatorisch gestaltet und verändert werden und wo nicht?
• Einflussgrössen ermitteln (Erfassen)
  • Restriktionen
  • Rahmenbedingungen
• Unter-/Teilsysteme identifizieren (Erfassen)
  • In überschaubare Lösungsbereiche abgrenzen
• Schnittstellen identifizieren (Erfassen)
  • Zwischen System und Umsystem
  • Zwischen System und Teil- und Untersysteme
  • Verhindert Insellösungen

• Unter-/Teilsysteme analysieren (Analysieren)
  • Vom Groben ins Detail
  • stellt sicher, dass man an alles denkt
• Gemeinsamkeiten ermitteln (Analysieren)
  • Mehspurigkeiten vermeiden
  • oder Mehrspurigkeiten koordinieren

• Aufgabenträgeranalyse
  • ermittelt wer die Aufgabe ausführt
  • ermittelt welche Qualifikation werden gebraucht
  • usw.
• Sachmittelanalyse
  • ermittelt womit wird die Aufgabe ausgeführt
    • die einzusetzenden Sachmittel und ihre Kosten
  • usw.
• Informationsanalyse
  • ermittelt den Informationsbedarf für die Aufgabe
    • welche Informationen müssen weitergegeben werden für die Erfüllung der Aufgabe?
  • usw.
• Raumanalyse
  • ermittelt wo die Aufgabe erfüllt werden muss
  • ermittelt woher kommt die Vorleistung
  • ermittelt wohin muss die erledigte Leistung
  • usw.
• Zeitanalyse
  • ermittelt wieviel Zeitaufwand für die Aufgabe benötigt
  • ermittelt wann muss die Aufgabe erledigt sein
  • ermittelt in welchem Zeitraum muss die Aufgabe erledigt werden
  • usw.
• Mengenanalyse
  • ermittelt wieviel muss erledigt werden
  • ermittelt wie oft muss es erledigt werden
  • usw.