ORGANISATION 1-2

• Organigramm
• Arbeitsabläufe
• Stellenbeschrieb
• Organisatiionshandbuch
• Anforderungsprofil

Auch:

• Mitarbeiterreglemente
• Weisungsbefugnis
• Unterschriftenregelung
• Freigaben/ERP

• Steigerung von Effizienz
• Steigerung von Effektivität
• Schaffung von Transparenz/Klarheit
• Förderung der Motivation
• Voraussetzungen für Stabilität und Sicherheit
• Erhöhung der Flexibilität
• Steigerung der Wirtschaftlichkeit

Der Würfel stellt organisatorische Beziehungen dar.

Oben: Ebene Beziehungen

• Aufbauorganisation (Organigramm)
• Ablauforganisation (Prozesse)

Rechts: Ebene Dimensionen (gehört zur Ablauforganisation)

• Zeit (Termine)
• Raum (Ort)
• Menge (Stückzahlen/Wie viel?)

Vorne: Ebene Elemente (gehört zur Aufbauorganisation)

• Aufgaben
• Aufgabenträger
• Sachmittel
• Information (Know-how und Infos, die verfügbar sein müssen)

Organisation       Improvisation       Disposition

<–––––––––––– zunehmende Stabilität ––––––––
––––––––––––– zunehmende Flexiblität ––––––>

Als Dauerhaft           Als vorläufig             Als einmalig
wirkende                  wirkende                  wirkende
Regelungen             Regelungen             Regelungen

(Organigram            (Stellvertretungen    (Regelung von Einzelfällen)
Stellenbeschriebe)   Temporäre Regelungen
                                 Projekte)

REGELUNG                               BEISPIEL

Aufgaben                                    (Bestellung prüfen, Lagerauftrag erstellen, Lieferfähigkeit klären)

Aufgabenträger                          (Zuständig ist der Sachbearbeiter)

Zeitliche Aufgabenerfüllung       (Bestellung prüfen, ergänzen, Lieferfähigkeit prüfen, Lagerauftrag erstellen)

Räumlicher Fluss                       (Weiterleiten der schriftl. Bestellung an die Datenerfassung)

Sachmittel                                  (Sachmittel: Bildschirmmaske XYZ der ERP-Software)

Informationen                             (Lagerbestand bei «Dispo» anfragen)

Die Aufbauorganisation ist Gestaltung der Organisationsstruktur (statisch) und bescreibt Aufgaben, Kompetenzen sowie Verantwortung auf der Ebene der Stellen und Abteilungen.

Die Ablauf- oder Prozessorganisation beschreibt die Gestaltung der Arbeitsabläufe (dynamisch). SIe umfasst die Arbeitsinhalte (Tätigkeiten), die zeitlichen Abläufe, die räumlichen Abläufe und die beteiligten Stellen.

Einlinien:
Immer eine Verbindungslinie zwischen den Abteilungen/Hierarchieebenen, als vertikales oder horizontales Organigramm

Mehrlinien:
Disziplinarische Unterstellungen/disziplinarisches Weisungsrecht (dicke Linien)
Direkte Weisungsbefugnis/fachliche Weisungsbefugnis/Weisungsrecht fachlich

Stab-Linien:
Mischform mit Stabstellen, Kontinenten-Divisionen, Produkte-Divisionen und funktionaler Gliederung

Stabstelle: Keine Weisungsbefugnis gegenüber der Linie, normalerweise unterstützende, beratende Funktion. Wird im Organigramm mit einem Oval dargestellt.

Bsp: QS, Assistenz, Administration, Controlling, IT, HR

Divisional:
Nach Produkten, Ländern, Abteilungen gegliedert

Funktional:
Nach Aufgaben/Tätigkeiten/Funktionen gegliedert

Es gibt Mischformen aus funktionaler (z. B. Finanzen, Personal, F&E) und divisionaler Gliederung (z. B. Sparte A: PKW oder Europa – Division 1 und Sparte B: LKW oder Asien – Division 2)

Produktorientiert:
Z. B. nach Produktgruppe A und Produktgruppe B gegliedert.

Daneben kann auch wie folgt gegliedert werden:

• Gebietsorientiert
• Kundenorientiert
• Profit-/Costcenter
• Mischformen

Profit-Center funktionieren wie eine «Firma in der Firma» und beantworten die Frage nach der Rentabilität eines Bereichs. Neben dem Zweck der Motivation der Mitarbeiter, welche nun für ihre Gewinne verantwortlich sind und unternehmerisch handeln können, kann die Profitcenter-Kalkulation dazu genutzt werden, gewinnbringende Unternehmensbereiche von Verlustbringern zu unterscheiden.

Cost-Center sind interne Dienstleister, deren Leistungen oftmals auf dem internen «Markt» nicht sinnvoll «verkauft» werden können. Letztendlich zielt das Cost-Center durch Kostentransparenz (was kostet was?) darauf, eine maximale Kostenminimierung zu erreichen.

Zweidimensionale Organisation bestehend meist aus Primärorganisation (Produkte/Produktmanager, Profit-Center) und Sekundärorganisation (Funktionsmanager, Cost-Center).

Bei der «starken Matrix» liegt die Weisungs-/Entscheidungsbefugnis bei der Primärorganisation, bei der «schwachen Matrix» liegt sie bei der Sekundärorganisation.

Bsp. für Matrixorganisationen sind viele Ingenieurbüros, in denen Projekte A–C auf Statiker, Optiker und Techniker treffen. 

Vorteile:
Bessere Koordination fachtechnischer Kompetenz, Auslastung etc. Hohe Flexibilität, wenn z. B. ein Verkäufer neue Produktgruppen übernehmen sollen.

Nachteile:
Mehrere Ansprechpersonen, 2 Vorgesetzte, Komplexität in Organisation und Kommunikation, erschwerte Koordination, ohe Anforderungen an Mitarbeiter und Kader

• Kommunikation (Kommunigramm/Kommunikationsmatrix)
• Umfassende Stellenbeschreibungen
• AKV (Aufgaben, Kompetenzen, Vernantwortlichkeiten) müssen genau geregelt sein
• Prozessdefinitionen müssen genau geregelt sein

Organisationsebene: Buy-Side – In-Side – Sell-Side

Buy-Side-Systeme:
SRM (Supplier Relationship Management – Newtzwerkplanung, Ausführungsplanung)
E-Procurement (B2B-Marktplätze, Ausschreibungen)

In-Side-Systeme:
ERP (Entreprise Ressorce Planning – Finanz-/Rechungswesen, Produktion/Logisstik, Vertrieb, Personal)

Sell-Side-Systeme:
CRM (Elektronische Marktplätze B2B/B2C, Auktionen, Ausschreibungen)
 

E-Mails, Notizen, Internet/Intranet, Schwarzes Brett, Videokonferenz, Meetings, Apps, MA-Zeitschrift, Firmen-TV, Social Media, Gespräche, ...

Zeitgerecht – pünktlich, nicht zu früh/nicht zu spät

Sachgerecht – relevant, vollständig, richtig etc.

Adressatengerecht – an die richtigen Empfänger, in der richtigen Sprache

Gefiltert – komprimiert, wesentlich, bereinigt

Speicherbar – damit sie nicht verloren geht

Verarbeitbar – kann der Empfänger etwas damit anfangen?

1. Das Organigramm
2. Die Stellenbeschreibung
3. Das Anforderungsprofil
4. Das Funktionendiagramm

Es sind 6 Teilbereiche.

1. Allgemeine Informationen (Stellenbezeichnung, Rang, Gehaltsgruppe etc.)
2. Instanzenbild (Über- und Unterstellung, Stellvertretung aktiv/passiv)
3. Zielsetzung der Stelle (Ziele der Stelle als Orientierung und zur Beurteilung durch Vorgesetzten)
4. Aufgabenbild (AKVs) (präzise Aufgabenbereiche, Entscheidungs- und Weisungskompetenzen etc.)
5. Kommunikationsbild (Definition betreibsinterner und -externer Kommunikationsbeziehungen)
6. Leistungsbild (Anforderungen konkret, nötige Kenntnisse, Efahrungen, Qualifikationen etc. für Anforderungsprofil und als Basis für Zielvereinbahrungen)

Vorteile:

• Klare Unterstellungsverhältnisse
• Vermeidung von Kompetenzstreitigkeiten
• Klare Aufgaben-/Entscheidungsdelegation
• Höhere Aufgabentransparenz
• Schnellere Einarbeitung neuer MAs
• Vorgaben für Rekrutierung
• Grundlagen für Lohnfindung

Nachteile:

• Hoher Aufwand bei Entwicklung/Aktualisierung
• Gefahr von Überorganisation (steif, unflexibel)
• Ggü. Funktionendiagramm unübersichtlich
• Aufgabenüberschneidungen werden nicht erkannt
• Arbeiten stur nach Vorgaben (keine Kreativität)

Stelleninhaber: Hans Muster

Stellenbezeichung: Mitarbeiter Aussendienst Westschweiz

Arbeitsbereich: Verkaufsaussendienst

Vorgesetzte Stelle: Verkaufsleiter Beispiel

Unterstellte Mitarbeiter: (wenn keine leer lassen)

Stellvertretung aktiv: (wen vertritt man?)

Stellvertreung passiv: (durch wen wird man vertreten?)

Ziel und Zweck der Stelle: Erreichen der Verkaufsziele in der Westschweiz und Pflege der Kundenbeziehungen betreffend die Warengruppe Kugelschreiber

Aufgaben: Aktive Kundenbetreuung, Teilnahme an Messen/Ausstellungen/Events, Kundenakquise, Verkauf, Erfassen von Bestellungen in ERP, Einholen von Kundenfeedbacks/Reklamationen, Marktbeobachtungen

Kompetenzen: Abschlusskompetenz, Rabattkompetenz gemäss geltenden Regelungen, Tourenplanung, Handling Werbegeschenke/Kundeneinladungen und Kulanzen

Verantwortung: Sicherstellung der Erreichung der Verkaufsziele, der Kundenzufriedenheit und der Budgetvorgaben

Informationssystem:
Aktiv und Passiv
(Je zwei Stück)
Info
Wann
An wen/Von wem

Weisungen/Richtlinien: Leitbild, Organisationshandbuch, Personal-, Spesen-, Fahrzeugreglement

Arbeits- und Hilfsmittel: Laptop, iPad, Dienstfahrzeug, Werbeunterlagen, Werbegeschenke, Muster

Zugehörigkeit zu Gremium: (z. B. Kader, GL etc.)

• Bestandteil der Stellenbeschreibung
• Enthält Voraussetzungen, gewünschte und geforderte Eigenschaften (Wunsch-/Muss-Forderungen, beruflich, persönlich und psychologisch)

Kriterien:

Anforderungen beruflich:           M           S
Fachkompetenz                                  x
Sprachen                                             x
Erfahrung                                                              4
Branchenkenntnis                                               2

Anforderungen Psych./Charakt.  M           S
Kontaktfreudig                                   x
Verantwortungsbewusst                 x
Durchsetzungsvermögen                                 3
Passende Wertvorstellungen                          2

Anforderungen Persönlich         M           S
Je zwei (Führerschein, Alter, Wohnort)