Modul 8

-          Aufbau und Pflege von relevanten Beziehungen zu internen Anspruchsgruppen (Mgmt, Kader, MAIN)

-          Verbesserung der Zusammenarbeit, des Wissensaustausches und der Koordination im Unternehmen

-          Denken, Fühlen und Verhalten der internen Anspruchsgruppen auf Strategie und Ziele des Unternehmens ausrichten

-          Grundwerte des Unternehmens pflegen, Reputation stärken

-          IK leitet sich von Unternehmensstrategie und –werten ab

IK ist also mehr als reine Information – sie ist verwandt mit:

-          Change Management

-          Leadership

-          Kultur

IK soll zu Wissens-, Einstellungs- und Verhaltensänderungen führen – im Idealfall natürlich immer im Sinne des Unternehmens.

Sie soll Orientierung geben, Hintergründe beleuchten, (Ein-)Ordnung schaffen.

Schlussendlich sollen sich die Mitarbeitenden zugehörig (und dem Unternehmen verpflichtet…!) fühlen, die Entscheide mittragen und vertreten – kurz: stolz auf ihren Arbeitgeber, dessen Leistung und Wirkung sein.

Führungsarbeit:

-          Klassische Linienkommunikation kaskadenartig von oben nach unten (bei SBB Topkader, Kader, Mitarbeitende); Vorbildfunktion (Beispiel: AM räumt Zeitungen aus den Wagen)

-          Oder von unten nach oben, zB Zielvereinbarung, soziale Interaktion, Motivation, gegenseitige Wertschätzung

-          Konsistenz der Botschaften sicherstellen, unterschiedliche Interessen und Intellekte berücksichtigen

Informell:

-          Kaum System, weder hierarchisch noch bereichsmässig – alle mit allen…

-          Umfassen in der Regel alle Themen – Geschäft wie privat

-          Sind oft die Quelle von Gerüchten

-          Beispiel: via-CR Peter Krebs – vermisste vor allem Kaffeepausen-Gespräche im Pausenraum.

Institutionelle IK:

-          Klare Aufgabenverteilung, wer was an wen intern kommuniziert

-          Abstimmung untereinander erforderlich: inhaltlich und zeitlich – wer was zu welchem Zeitpunkt an wen?

-          Diese Form der IK ist meistens in KOM-Abteilungen angesiedelt.

Kanäle (gilt für alle Ausprägungen der IK)

o   face to face

o   Elektronische Kommunikation (Mail, Intranet)

o   Physische Kommunikation (Print, Anschlagbretter, zT Protokolle etc.)

o   Veranstaltungen (Kader- und Mitarbeiteranlässe)

Grundsätzlich

- IK-Ziele werden je nach Grösse und Art des Unternehmens oder der Branche unterschiedlich gewichtet.

- Aber: Besser informierte Mitarbeitende tragen einen grösseren Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens bei.

- Faktor Zeit: Auch die beste IK kann den Faktor Zeit nicht ausser acht lassen – Marktflexibilität/Tempo und Zeitansprüche der IK korrelieren nicht einfach so…

1.       Führung spüren, Leadership demonstrieren

- Umsetzungswille gegenüber Mitarbeitenden unterstreichen

- Orientierung geben, Sinn stiften – aber nicht überreden, sondern überzeugen

- Vertrauen, Sicherheit geben, Zukunftsfähigkeit demonstrieren

- feu sacré wecken, Begeisterung

2.       Loyalität der Mitarbeitenden erhöhen:

- Motivation und Zufriedenheit erhöhen

- Verständnis für Entscheide fördern

- Einsicht geben, Argumente liefern

3.  Identifikation stiften:

- Vertrauen in Unternehmen stärken, Identifikation der MAIN mit UT erhöhen

- Für Werte, Überzeugungen, Ziele/Motive einstehen – kurz: wohin geht die Reise und warum?

- MAIN als Botschafter/Multiplikatoren

4. Unternehmenskultur mitentwickeln und - formen:

- Förderung/Entwicklung Unternehmenskultur

- Kann nicht einfach aufgepfropft werden, sondern muss wachsen

- KL/Kader sind Vorbilder, müssen Kultur  vorleben

-        Gerade in grösseren Unternehmen existentiell für gute IK

-        Kann nicht losgelöst werden von EK, gibt gegenseitige Abhängigkeiten – intern vor extern?

-        Steuerung muss aber auch bedeuten, dass weniger manchmal mehr ist, die Kommunikation einer Abteilung oder eines KL-Mitgliedes zu einem bestimmen Thema warten muss – Stichwort: Informationsüberflutung, outside-in-Perspektive einnehmen, Triage /Gewichtung vornehmen

-        Das intern durchzusetzen, gestaltet sich zuweilen schwierig

Substance of C ontent:

Fragen zu Positionierung,

zu KOM-Formen (Print/Online/Audio/Video/Events etc.),

Kanälen,

zu Affinitäten (zB PF digital only),

Periodizität,

Regulatorisches/Compliance (Vorschriften, Pflichten, Gesetze)

Workflow of People:

Skills: Vom Spezialisten zum Generalisten

Prozesse, Tools/Systeme (CMS)

Governance of People:

Contentboard/Decision Table: Was ist wann relevant? Wie spielen wir das Thema (Dramaturgie)?

--> Braucht ausreichend Kompetenz und Macht

--> Relevante Entscheider am Tisch

--> KOM-Kordanz nötig

Structure of Content:

Wie steuern/entscheiden/gewichten (Contentboard, andere?),

bewirtschaften/aktuell halten,

interagieren, systemisch (zB Formate)

Input

Kann alles sein: Natürlich prioritär PF (agieren), aber auch Kunden, Medien, Politik/Regulation, Markt, Ereignisse/Gesellschaft, Trend/Mafo,

Throughput

Priorisieren: Was ist wichtig für uns, für unsere Kunden, Mitarbeitenden, andere Stakeholder? Wie kommunizieren wir (Form) und wer (Absender/Level) und wann? à eher strategisch

Bereitstellen: Was macht wer und wie bis wann?  Was gilt es zu berücksichtigen, spezifische Anforderungen ? à eher taktisch

Output

Produktion

Ziel: Möglichst keine Medienbrüche (CMS), alles aus einer Hand, one voice/Konsistenz, Synergien anstreben

- Profilierung des Amtes

- Entwicklung des Profils aufgrund der langfristigen Ziele

- Leadership

- Klare Mission

- Klare Botschaften

- Klares Aufgabenfeld

- Klarer Stil: Pragmatisch, zukunftsorientiert, professionell

- Erzielung und Kommunikation kurzfristiger Erfolge

- Kluge, klare, konsequente Personalentscheide

- Souveräne Vermittlungsfunktion

- Souveräne Medienauftritte

- Vertrauen der MA gewinnen, für gemeinsame Aufgabe begeistern

durch: Zuhören, involvieren, wertschätzen

- Vertrauen der Kunden oder der Bevölkerung gewinnen

Durch: Zuhören und involvieren, umsetzen

- Erlangung von Anerkennung

Durch: gute Auftritte in nationalen Medien

Denn: Anerkennung von ausserhalb bringt Anerkennung zu Hause!

Tabelle

Grundsätzlich:

- Alle drei Punkte hängen zusammen bzw. beeinflussen sich gegenseitig.

- Je nachdem, welche ZG im Fokus ist, verändern sich die Inhalte und damit auch die Ziele.

- Geht es um den Brand (Image), eine Dienstleistung (nicht physisch) oder ein Produkt (physisch, sinnlich, erlebbar)? à Kernpunkt!!!

Strategischer Rahmen:

- Wo steht die Firma, wohin will sie? Wie passt der Event dazu, worauf soll er einzahlen?

- Welche Wirkung, welches Verhalten soll der Event wie beeinflussen? à Beispiel CBT

- Welche Art von Event passt zu uns als Firma? (zB NGO & Protz = No-go)

- Welche Vorgaben sind gegeben, zB Dauer, Ort, CI/CD etc.?

«Aufhänger»:

- Welches ist der rote Faden, der Aufhänger für den Event?

- Rufen wir ein bestimmtes Motto für den Event aus? à Beispiel CBT/Boost

Medien:

- Sind Medien mit dabei? Falls ja: Wo und von wann bis wann? Wer betreut sie? Wer betreut UT-Exponenten? --> Gleichbehandlung, «Kaufen» von Medien (Vorsicht!)

- Was geben wir Ihnen ab? Gibt es Interviews?

- Medienpartner (lokal/regional)?

Ziele:

- Bekanntheit, Wissen/Einstellung/Verhalten, Motivation

- Kundenbindung

- Standortgunst/Dank

- Quantitativ: Gewinnung (Mitglieder, Kunden, Teilnehmer etc.), Besucher

- Qualitativ:  Stimmung, Akzeptanz, Markenerlebnis, Kontakte/Akquisition

Grundsätzlich:

- Braucht nicht immer alles für jeden Anlass – Dimension, Zielgruppe und damit verbunden vor allem Kernpunkt sind entscheidend.

- Früh genug beginnen, und zwar beim Kernpunkt: Sobald abgeschlossen, kann die Detailarbeit beginnen – und nicht umgekehrt, sonst extrem mühsam, teuer und Quelle von Fehlern.

- Programm/Drehbuch: Die meisten Programmpunkte/Anordnungen/Spezialitäten etc. lassen sich hier einbauen – Drehbuch für BMK SBB umfasst mehrere Seiten…

Medien:

- Weniger ist mehr – Botschaften, Exponenten etc. Beachten: Für Journis hat BMK unter Umständen nicht die gleiche Bedeutung wie für das Unternehmen…

- Moderator: Straffe Führung, Fragerunde moderieren, Zeitmanagement

- (Mögliche) Dramaturgie: zwei Tage vor BMK eine «gute» News streuen (Primeur für Medium), am nächsten Tag springen andere Medien auf das Thema auf, am dritten Tag ist die BMK und der CEO/PL können vor Ort Stellung beziehen…

- Fragerunde zeitlich begrenzen, dafür Einzelinterviews im Anschluss anbieten

- Sperrfristen setzen, zB für sda – MM mit zeitlichem Vorlauf abgeben

- Reihenfolge bei Interviews (ungeschriebenes Gesetz…): 1. Elektronische Medien (a. Radio b. TV c. Onliner), 2. Print – und eventuell Liste führen (first come, first serve)

- Interviews:

• Briefing/nasty questions nötig, eventuell sogar kurzes Medientraining/Grillen…

• Was sind unsere Schwerpunkt-Botschaften, was wollen wir in Medien durchbringen? --> Konsistenz unter den Exponenten sicherstellen!!!

• Interview aufnehmen (Prüfung/Gegenlesen), mindestens Zitate oder eben das gesamte Interview gegenlesen – vor Überraschungen aber dennoch nicht gefeit: Inti von AM zu MAIN-Belohnung bei Verspätungen…

• Gesagt ist gesagt – davon abzuweichen, ist Verhandlungssache und von Journi/Medium abhängig

• Jedes Medium hätte gerne einen Scoop/Primeur – darum schon beim Vereinbaren Intervierwtermin schauen, was man in petto hat/hätte

-          Begleitung von Exponenten bei Interviews:

• Welcher Exponent für welches Thema bzw. Medium? Beispiel: AM/GY für «normale» Medien (Unternehmensthemen, Eigner/Bund), GR (Finanzchef) für Special-Interest (Finanzmagazine)

• Mithören und sofort andere Exponenten briefen, falls in Antworten neue Aspekte auftauchen bwz. von Medien thematisiert würden

• Falls Fragen dumm oder falsch, sofort eingreifen

Grundsätzlich drei Phasen:

-          Vor dem Anlass

-          Während dem Anlass

-          Nach dem Anlass

Vor:

-          Konzept                              - Reservation Lokalität(en)

-          Bewilligungen   - Attraktionen/Aktivitäten

-          Werbung/Ankündigung              - Infrastruktur/Technik

-          Programmablauf grob  - Personalplanung

-          Umgang mit Medien

Während:

-          Auf-/Abbau Infrastruktur           - Empfang//Garderobe/Teilnehmerbetreuung (zB Namensschilder, Gruppeneinteilungen)

-          Kontrolle                                            - Catering (wo/wieviele/was? – Vegi etc.)

-          Detailprogramm

Nach:

-          Abbau/Aufräumen        - Reinigung

-          Dankes-Mailing               - KVP/Verbesserungen

-          Debriefing

Budget (grob):

Personal, Infrastruktur/Einrichtung, Kommunikation, Catering