M249 - Projektmanagement
KurzRep Grundstudium / Fachausweis Wirtschaftsinformatik Teil 1: Projektmanagement
KurzRep Grundstudium / Fachausweis Wirtschaftsinformatik Teil 1: Projektmanagement
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Flashcards
Grundlagen:
Wie definiert man den Begriff Projekt?
- Festgelegte Ziele (sachlich, terminlich, kommerziell / wirtschaftlich)
- Gewisse Einmaligkeit (innovativ)
- Interdisziplinäre Aufgabenstellung
- Management nicht repetitiver Aufgaben
Grundlagen:
Gibt es eine exakte Abgrenzung zwischen Projekten und "normalen" Aufträgen?
Nein, denn auch kleinere Projekte bzw. "normale" Aufträge lassen sich mit der angepassten Anwendung von Projektmanagement-Methoden effizienter Abwickeln.
Grundlagen:
Welche übergeordneten Ziele werden mit einem effektiven Projektmanagement verfolgt?
- Zufriedene Auftraggeber / Kunden
- Erreichung oder Übererreichung der wirtschaftlichen Projektziele
- Kalkulierbare, für die Unternehmung tragbare Projektrisiken
Projektablauf und Projektplanung:
Welche Schritte beinhaltet der Gesamtablauf von Projekten der Reihe nach (mit Phasenmodell)?
- Idee
- Initialisierung
- Planung
- Projektinitialisierung
- Projektbearbeitung / Projektführung
- Projektabschluss
- Nutzung
- Idee
Projektablauf und Projektplanung:
Der Projektauftrag sollte schriftlich erfolgen und mindestens welche Punkte umfassen?
- Bezeichnung des Vorhabens
- Anlass / Begründung des Vorhabens
- Zielsetzung
- Randbedingungen / Einschränkungen
- Zieltermin für die erste Projektplanung
- Ansätze / Lösungsideen
Projektablauf und Projektplanung:
Die Projektplanung ist eine der zentralen Aufgaben des Projektleiters. Welche Schritte umfasst die Planung eines Projektes?
- Projektauftrag
- Analyse / Zielbereinigung / Abgrenzung
- Strukturierung
- Projektablauf festlegen
- Projektorganisation festlegen
- Terminplan / Ressourcenplan
- Kosten- / Budget-Planung
- Ertrag / Nutzen, Wirtschaftlichkeits-Rechnung
- Projektführungs- / Kontrollplan
- Teilaufträge
Projektablauf und Projektplanung:
Was versteht man unter dem Begriff rollende Planung?
- Planung ist am Ende einer Phase zu aktualisieren und für die folgende Phase zu detaillieren
- Neue Version der Gesamtplanung aufgrund der Phasenergebnisse erstellen
Projektablauf und Projektplanung:
Zu welchem Zweck werden Projekte in Phasen gegliedert mit Meilensteinen als Phasenabschluss?
- Ermöglicht periodische Standortbestimmung
- Erfordert Entscheide für das weitere Vorgehen
- Allfällige Zielkorrekturen können einfliessen
- Planänderungen oder sogar Abbruch des Projektes kann festgesetzt werden
Projektablauf und Projektplanung:
Warum gibt es nicht ein Standardphasenkonzept für alle denkbaren Projekte?
Die Phasenkonzepte sind von der Art und dem Umfang der Projekte abhängig
Projektablauf und Projektplanung:
Bezüglich was wird eine gezielte Projektüberwachung durchgeführt?
Soll-Ist-Vergleich bezüglich:
- Sachzielerreichung
- Termine
- Kosten / Wirtschaftlichkeit
Projektablauf und Projektplanung:
Die Projektsteuerung stellt eine der anspruchsvollsten Aufgaben der Projektleitung dar, was ist die Grundlage dafür?
Das frühzeitige Erkennen von Soll-Ist-Abweichungen
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Wie kann ein Projekt grundsätzlich gegliedert werden?
- nach Objekten
- Ablauforientiert (z.B. Phasen)
- Gemischte Gliederung
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Was zeigt die Objektstruktur auf?
Zusammensetzung des Produkt- / Leistungsumfangs
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Welche Komponenten können beispielsweise zu einer Objektstruktur gehören?
- Software (evtl. nach Modulen unterteilt)
- Hardware (evtl. unterteilt in Server, Vernetzung / Netzinfrastruktur usw.)
- Dokumentation
- Sicherheitskonzepte
- Anwenderschulung
- usw.
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Was ist der Zweck der Objektstrukturierung?
- Übersicht über den Produkt- / Leistungsumfang
- Schnittstellen erkennen und definieren
- Grundlage für die Strukturierung der konzeptionellen Unterlagen
- Grundlage für die Strukturierung des Projekt-Ablaufs
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Was wäre ein geeignetes Vorgehen zur Erstellung einer Objektstruktur?
Anlehnung an die natürlichen Gegebenheiten, wie
- physische Struktur
- räumliche / geografische Anordnung (z.B. Hauptsitz, Filialen)
- Funktionen
- beteiligte Disziplinen
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Wie detailliert soll bei der Objektstruktur strukturiert werden?
- Ermessen des Projektleiters
- Module so eng umschreiben, dass sie von einer Stelle bearbeitet werden können
- Ausführende Stelle sollte jedoch möglichst freie Hand bei der weiteren Untergliederung des Moduls haben
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Was kann bezüglich der Vollständigkeit der Objektstrukturierung gesagt werden?
Die Vollständigkeit ist Voraussetzung, um Überraschungen bezüglich des Aufwandes zu vermeiden
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Welche Darstellungsarten eignen sich für die Objektstrukturierung?
- Brainstorming-artiges entwickeln mit Mind-Map
- Struktur-Baum / Geschäftsfunktionshierarchie-Diagramm (GFHD)
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Was zeigt die ablauforientierte Strukturierung auf?
Den zeitlichen Ablauf vom Projektstart bis zum Projektabschluss
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Was ist der Zweck der Ablauf-Strukturierung?
- Aufzeigen des zeitlichen Projektablaufs
- Zerlegen des Projekts in überschaubare Etappen, Phasen und Meilensteine
- Start und Ende dieser Phasen werden definiert
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Was wäre eine mögliche Hauptstruktur der Zeit- / Ablaufstruktur?
Beispielsweise gegliedert nach Phasen gemäss gewähltem Vorgehensmodell, wie
- Vorstudie
- Hauptstudie
- Detailstudien
- Systembau
- Einführung
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Woraus setzt sich beispielsweise eine gemischte Projektstruktur zusammen?
- Komination mit Funktion ‚Projektmanagent‘
- Überlagerung der zwei Dimensionen Objektstruktur und Zeit- / Ablaufstruktur
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Wozu dient die Projektstruktur, bzw. der Projektstrukturplan?
- Übersicht über den gesamten Inhalt des Projektes
- Welche Aufgaben in welcher Projektphase
- Zuteilung der Verantwortlichkeiten für die einzelnen Arbeitspakete
- Grundlage für die Planung der Projektorganisation
- Die definierten Arbeitspakete werden in der Projektablaufplanung weiterverwendet, welche wiederum die Grundlage für die Termin- und Ressourcenplanung bildet
Projektzielsetzung, -abgrenzung, -strukturierung:
Welche Checkfragen könnten bei der Festlegung von Arbeitspaketen hilfreich sein?
- Sind die AP in sich geschlossen, unabhängig von den übrigen Paketen?
- Kann verantwortliche Stelle für die Durchführung des AP klar identifiziert werden?
- Ist der Umfang des Pakets nicht zu gross oder zu klein?
- Klare Abgrenzung gegenüber anderen Paketen?
Projektorganisation:
Was ist der Inhalt und Zweck der Projektorganisation?
- Eine zweckmässige, auf das Projekt ausgerichtete Organisation
- Wahrnehmen derjenigen Aufgaben, welche von der Linienorganisation nicht oder nicht ausreichend wahrgenommen werden.
- Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen werden geregelt
Projektorganisation:
Welche Verantwortung liegt bei der Linienorganisation und welche bei der Projektorganisation im Falle einer Doppelunterstellung von Projektmitarbeitenden?
- Linienorg.: administrativ-disziplinarische Führung (Linienaufgaben und Mitarbeiterentwicklung)
- Projektorg.: projektbezogene Führung (Arbeitspakete)
Projektorganisation:
Der Projektleiter bzw. das Projektteam sind für gewisse Entscheide auf eine übergeordnete Instanz angewiesen. Wer könnte diese Instanz alles sein?
- Direkter Vorgesetzter des Projektleiters
- Der Auftraggeber
- Speziell ernannter Projektausschuss
Projektorganisation:
Was sind die Aufgaben des Projektausschusses?
- Festlegung übergeordneter Projektziele und der Rahmenbedingungen
- Formulierung des Projektauftrages
- Genehmigung der Projektorganisation
- Periodische Genehmigung bzw. Korrektur der übergeordneten sachlichen, terminlichen und wirtschaftlichen Ziele
- Fällen von Entscheiden
- Instanz bei Interessenkonflikten Linien-/Projektorganisation
- Entscheid über den Abbruch von Projekten
Projektorganisation:
Was sind die Aufgaben des Projektleiters?
- Das Planen, Überwachen, Steuern und Koordinieren der Projektabwicklung.
- Das Dokumentieren der Projektdaten und Ereignisse.
- Sicherstellen einer geordneten Projektdokumentation.
- Informations- und Führungsaufgaben gegenüber internen und je nach Projektorganisation auch gegenüber externen Beteiligten.
Projektorganisation:
Wofür trägt der Projektleiter die Verantwortung?
- Erreichung oder Übererreichung der sachlichen, terminlichen und wirtschaftlichen Projektziele, im Rahmen seiner Kompetenzen
- Berichterstattung gegenüber den übergeordneten Instanzen bei sich abzeichnenden Problemen oder Abweichungen und das Vorschlagen geeigneter Massnahmen
Projektorganisation:
Wofür trägt der Projektausschuss bzw. der Auftraggeber die Verantwortung?
- Notwendige Entscheide sach- und termingerecht fällen
- Wahren der Unternehmungsinteressen
Projektorganisation:
Wofür tragen die Linienstellen die Verantwortung?
- Zugesicherte Leistungen sach-, termin-, und kostengerecht ausführen
- Verpflichtung, den Projektleiter bei Abweichungen, Massnahmen und Entscheiden aus eigener Initiative frühzeitig und richtig zu informieren und ihn bei der Durchführung von Korrekturmassnahmen aktiv zu unterstützen
Projektorganisation:
Um seine Aufgaben und die Verantwortung sachgerecht wahrnehmen zu können sollte der Projektleiter über welche Kompetenzen verfügen?
- Das Recht, Aufträge an die am Projekt beteiligten Stellen zu erteilen (im Rahmen der Projektaufgaben und der vereinbarten Kapazitäten)
- Das Recht, jederzeit von den am Projekt beteiligten Stellen (auch unter Umgehung des Dienstweges der Linienorganisation) zu allen projektrelevanten Fragen umfassende und verbindliche Informationen einzuholen.
- Führungskompetenzen gegenüber den Mitgliedern der Projektorganisation
- Das Recht, fristgerechte Entscheide zu erwirken, nötigenfalls durch Weiterziehen des Entscheides an die zuständige, übergeordnete Stelle der Linienorganisation
- Einspruchsrecht, in Fällen, wo Sach-, Termin- oder Wirtschaftlichkeitsziele des Projektes gefährdet sind.
Projektorganisation:
Welche Aufgaben und Entscheide liegen ausserhalb des Kompetenzbereichs des Projektleiters?
- Durchsetzung von Massnahmen, die durch die Linieninstanzen getragen werden
- Entscheid über die von der Linie zur Verfügung gestellten Personalkapazitäten
- Prioritätensetzen ausserhalb des Projektrahmens
Projektorganisation:
Welche Grundregeln können über die Zusammenarbeit abgeleitet werden?
Mit Partnern klares, offenes Verhältnis schaffen (durch klare, präzise Abmachungen, welche mit Vorteil schriftlich erfolgen)
Projektorganisation:
Für die Definition der Projektorganisation sind welche Punkte bei der personellen Besetzung zu beachten?
- Fachliche und persönliche Eignung für die Aufgabe
- Stellvertretung vom Schlüsselpositionen insbesondere des Projektleiters regeln
- Auswahl in Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten der Linienorganisation
Projektorganisation:
Auf welche Eigenschaften sind bei der Auswahl des geeigneten Projektleiters insbesondere zu achten?
- Führungs- und Delegationsfähigkeiten
- Teamgeist und Fähigkeit, Mitarbeiter zu motivieren
- Initiative und Entscheidungsfreudigkeit
- Organisationstalent
- Verhandlungsgeschick und Überzeugungstalent
- Kenntnisse der Projektmanagement-Techniken
- Übergreifende fachtechnische Kenntnisse
- Kenntnis der eigenen Unternehmung
- Ausgeprägtes unternehmerisches Denken
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
- Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
Termin- und Ressourcenplanung:
Was bildet die Grundlage für die Planung des Projektablaufs?
Die Projektstrukturierung
Termin und Ressourcenplanung:
Was ist wichtig für die Planung des Prozesses?
- Das Erkennen von Abhängigkeiten
- Das Bewerten von Abhängigkeiten
