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Lernkarten
In welche Bereiche lässt sich IT-Orga und Projektmanagement unterteilen und welche beiden Bereiche umschließen alle anderen Bereiche?
- IT-Strategie
- IT-Organisation
- IT-Projekte
- IT-Betrieb
- IT-Risikomanagement und IT-Controlling umfassen die anderen 4 Bereiche
Was ist das Produktivitätsparadoxon? Nennen Sie mögliche Erklärungen.
sinkende Produktivität im Dienstleistungssektor trotz stark steigender IT-Investitionen
- IT-Lösungen nicht wie erwartet nutzbar
- kostenintensive Umstellung der IT
- mangelnde Anwenderakzeptanz
- Nutzen vom Verhalten der Geschäftspartner abhängig (z.B. Lieferanten)
- erforderliche Prozessänderungen
- Produktivitätssteigerung nicht zwangsläufig als Ziel (Qualität)
- Kompensationseffekte: Konkurrenz verliert durch meinen Gewinn --> im Durchschnitt gleiche Produktivität
Was sind die Kernaussagen von "IT doesn't matter"?
- Wettbewerbsvorteile durch Nutzung von Ressourcen, die Konkurrenten nicht besitzen
- Kernfunktionen der IT (data storage, data processing, data transport) jedoch für alle zugängig ("Commodity") --> notwendige Voraussetzung, um Geschäftsprozesse durchzuführen, aber kein Unterscheidungsmerkmal mehr
Gibt es eine direkte Wirkung von IT-Systemen auf den Unternehmenserfolg?
Nein. IT-Systeme optimieren Geschäftsprozesse, welche den Unternehmenserfolg steigern. Der Dreiklang zwischen IT-Systemen, Geschäftsprozessen und den Mitarbeitern, die mit der IT arbeiten, entscheidet über den Erfolg.
Welche Potenziale bringt eine Investition in ein neues IT-System mit sich?
- Steigerung des Umsatzes (Bsp.: CRM-System)
- Senkung von Prozesskosten (Bsp.: jede Automatisierung)
- Senkung der IT-Kosten (Bsp.: IT-System mit besserer Wartbarkeit)
Welche 4 Bereiche von IT-Risiken gibt es?
- Portfolio-Risiken (z.B. starre, unflexible Systemlandschaft)
- Outsourcing-Risiken (z.B. Abhängigkeit)
- Projektrisiken (z.B. Mitarbeiterausfall, Kosten)
- Betriebsrisiken (z.B. Netzwerkausfall, Datenverlust, Virus, Bugs, Lizenzänderungen)
Welche 4 Quadranten gibt es beim Chancen-Risiken-Portfolio?
- Chancen hoch, Risiken gering: Höchste Attraktivität der IT, Umstrukturierung
- Chancen hoch, Risiken hoch: Höchste strategische Relevanz der IT, Strategischer Modus
- Chancen gering, Risiken gering: IT doesn't matter, Supportmodus
- Chancen gering, Risiken hoch: IT als Infrastrukturtechnologie, Fabrikmodus
Welche Herausforderungen bringt der strategische Modus für das IT-Management?
- permanente Abstimmung zwischen IT- und Unternehmensstrategie
- Analyse der Innovationspotentiale der IT-Systeme
- permanente Suche nach Kostensenkungspotenzialen
- Aufbau und Weiterentwicklung von IT-Know-How
- leistungsfähiges IT-Risikomanagement
- IT-Verantwortung auf Managementebene
Welche Herausforderungen bringt Supportmodus für das IT-Management?
- Analyse der Veränderungen der strategischen Relevanz der IT
- Beobachtung der IT-Aktivitäten der Wettbewerber
- systematische Suche nach Kostensenkungspotenzialen der IT
- Sicherstellung eines stabilen IT-Betriebes
Welche Herausforderungen bringt die Umstrukturierung für das IT-Management?
- Budgetsicherstellung zur bestmöglichen Ausnutzung der Innovationspotenziale der IT
- Vorbereitung der Einführung innovativer IT
- Aufstockung des IT-Personals
- Aufbau eines IT-Controllings
Was ist der Unterschied zwischen Gefährdung und Risiko?
Gefährdung: Ereignis/Umstand, durch das/den ein Schaden entstehen kann
Risiko: umfasst bereits Bewertung, inwiefern bestimmtes Schadensszenario relevant ist
Beschreiben Sie den Prozess des Risikomanagements!
Zyklus:
- Risiko-Identifikation: Was kann alles passieren?
- Risikoanalyse: Untersuchung von Schäden auf Eintrittswahrscheinlichkeit
- Risiko-Steuerung: Outsourcing, organisatorische/personelle Maßnahmen, Versicherungen
- Risiko-Überwachung: Gibt es Veränderungen, die eine neue Bewertung erfordern oder neue Risiken erzeugen?
Nennen Sie Instrumente zur Risikosteuerung.
- Risiko-Vermeidung
- Risiko-Verminderung
- Risiko-Überwälzung
- Risiko-Selbsttragung (bewusste Akzeptanz des Restrisikos)
(- Risiko-Streuung: Einsatz eines Instrumenten-Mixes)
Was sind mögliche zentrale Rollen im IT-Risikomanagement?
- Chief Information Risk Officer: Qualitätsmanager als neutrale, unabhängige Instanz, Festlegung von Policies
- IT Risk Owner: überwiegend in den Fachabteilungen, von Schäden unmittelbar betroffen
- IT Risk Manager: im IT-Bereich, Bewertung von IT-Risiken, Definition von Maßnahmen
- Systemverantwortlicher: Umsetzung der Maßnahmen auf operativer Ebene, Identifikation von Schwachstellen
Welchen Zyklus an Maßnahmen ergreift man im Rahmen der IT-Compliance (gesetzeskonformes Verhalten)?
- Überblick schaffen, welche Gesetze für Firma relevant sind
- Prioritäten setzen (Bsp.: FdA legt Werke in USA sofort still, wenn Richtlinien nicht umgesetzt wurden)
- Ist-Analyse im Unternehmen
- Umsetzen der Richtlinien
- erneuter Start bei Schritt 1
Was ist ein RACI-Chart?
R: Responsible - Wer es tun muss
A: Accountable - Wer für verantwortlich ist
C: Consulted - Wer nach Rat befragt wird
I: Informed - Wer darüber informiert werden muss
Chart aus Aktivitäten und Funktionen (z.B. CEO, PMO), in jeder Zeile sollten min. ein R und ein A stehen
Welches Reife-Modell gibt es beim Process Capability Model?
0: kein Prozess vorhanden
1: Prozess vorhanden
2: zusätzlich Kennzahlen, Prozessmanagement, Struktur vorhanden
3: zusätzlich einheitliches Prozessmuster im gesamten Betrieb, Dokumentation vorhanden
4: Prozess ist verlässlich, vorhersagbar, wann etwas eintrifft
5: Prozess enthält Verantwortliche, die auf Verbesserungsmöglichkeiten prüfen, kontinuierliche Verbesserung
Welche Einflussgrößen gibt es bei der Aufbauorganisation eines IT-Betriebes?
- Unternehmensgröße
- Größe des IT-Bereiches
- Kerngeschäft
- Anzahl und Varietät der Kunden / Produkte
- Outsourcing-Grad
- IT-Affinität der Anwender
- Bedeutung der IT
(- historisch so gewachsen...)
Welche Möglichkeiten gibt es für die Einordnung des IT-Bereiches in funktionale Organisationen?
- als Linieninstanz in einem Hauptressort
- als eigenes Hauptressort
- als Stabstelle
- in einer Matrixorganisation
Welche Vor- und Nachteile bringt die Einordnung des IT-Bereiches als Linieninstanz in einem Hauptressort mit sich?
- Unterordnung der IT in ein anderes Ressort
- mögliche Sichtweisen: IT als Dienstleiter (wenn IT geringe Bedeutung und geringe Kosten hat) oder hohe Bedeutung der IT in einem Kerngeschäftressort (Einordnung in einem Ressort dient dann gezielter Unterstützung)
- geringe Innovationen, dadurch Wettbewerbsnachteil
- fachliche Distanz der Ressortleiter
Welche Vor- und Nachteile bringt die Einordnung des IT-Bereiches als eigenes Hauptressort mit sich?
- neutrale Rolle der IT
- übergreifende Projekte
- Innovationstreiber
- gezielter Aufbau von Ressourcen
- Distanz zu anderen Ressorts
- negativ: Verselbstständigung möglich
- Kosten für administrativen Overhead
Welche Vor- und Nachteile bringt die Einordnung des IT-Bereiches als Stabstelle mit sich?
- Eignung für Unternehmen, die IT ausgelagert haben (Koordinationsfunktion)
Welche Vor- und Nachteile bringt die Einordnung des IT-Bereiches in einer Matrixorganisation mit sich?
- fachliche Vorgaben von der zentralen IT
- Nähe zu Fachressorts durch dezentrale IT
- wechselseitiger Know-How-Transfer
- adiminstrativer Overhead durch zentrale IT-Einheit erledigt
- schnelle Einführung globaler Systeme
- Hauptproblem: Abstimmung zwischen den IT-Einheiten --> zentrale IT möchte Standards schaffen, dezentrale IT möchte individuelle Lösungen
Welche Einbindungsmöglichkeiten gibt es für die IT in Holdingorganisationen?
- dezentrale IT in jedem Unternehmen
- Konzern mit zentraler IT-Koordination
- Shared Service Center (z.B. Auslagerung als eigenes Unternehmen)
- Outsourcing
Welche Dimensionen hat die IT-Organisation?
- Zentralisierungsgrad (dezentral, zentral)
- Standardisierungsgrad (hoch, gering)
- Leistungserbringung (intern, extern)
- Rolle (Service Provider, Process Engineer, Innovator)
- wirtschaftliche Verantwortung (Cost Center, Profit Center, Servicegesellschaft)
Welche Vorteile und Grenzen bringt die Dezentralisierung der IT mit sich?
Vorteile:
- bessere Reaktionsfähigkeit gegenüber Anwenderanforderungen
- geringere Kommunikationskosten
- bessere Integration in Tagesgeschäft
- Kosten / Nutzen der IT transparenter
Grenzen:
- höhere Gesamtkosten
- höheres Risiko zukünftiger Inkompatibilität
- Ineffizienz durch Redundanz
- mögliche Konflikte zwischen zentraler und dezentraler IT
Welche Merkmale hat ein Cost- / Service-Center?
- sehr begrenzte Form der Selbstständigkeit
- IT als Kostenfaktor
- innerbetriebliche Leistungsverrechnung
- Zusammenarbeit mit Anwendern aufgrund von SLAs
- Fachbereiche können auch andere Angebote einholen, nicht immer Monopolanbieter
Welche Merkmale hat die IT als Profit-Center?
- eigene Verantwortung für wirtschaftlichen Erfolg
- unterstreicht Wert der IT für Unternehmen
- dienstleistungsorientiert
- kein professionelles Marketing / Vertrieb
- Gefahr: "beste" Ressourcen in externen Projekten
Welche Merkmale hat die IT als Servicegesellschaft (Tochterunternehmen)?
- Ziele: Marktorientierung, höhere Flexibilität, Kostenreduktion
- häufig kaum nennenswerte Erfolge am Drittmarkt
- größtes Problem: Aufbau eines Vertriebes
- Gefahr, dass die besten Mitarbeiter an externe Aufträge gesetzt werden
- Gefahr der Entfremdung zwischen IT und Unternehmen
Welche typischen Rollen gibt es bei der Abstimmung zwischen IT- und Fachabteilungen?
IT-Lenkungsausschuss, IT-Steering Committee
- Wahrnehmung der Aufgaben der IT Governance
- Festlegung IT-Strategie
- Abstimmung IT-Budget
- Multiprojektmanagement
- Standardisierung von Verfahren und Technologien
Projektlenkungsausschuss
- Steuerung Zusammenarbeit zwischen Kunden und Projektteam
- Definition Projektziel und -aufgabe
- Genehmigung/Kontrolle Projektplanung
- Treffen von Entscheidungen, die Kompetenz der Projektleitung übersteigen
IT-Koordinator (Kundenseite), Servicemanager (IT-Seite)
- Abstimmung fachlicher Anforderungen an IT
- Aushandlung von Verträgen, SLAs
- Abstimmung Inhalt / Umfang von IT-Leistungen
- Preisverhandlungen
Was ist ein typischer Entwicklungspfad des IT-Outsourcing?
Dezentrale IT in jedem Konzernunternehmen --> Konzern mit zentraler IT-Koordination --> konzerninternes Shared Service Center --> Outsourcing
Welche Chancen bringt das IT-Outsourcing mit sich?
- Kosteneinsparungen durch
- andere Tarifverträge beim Provider
- Synergieeffekte / Größeneffekte
- Nutzung eigener Hardware durch Provider
- Standardisierung
- Offshoring
- Zugang zum Know-How des Providers --> Professionalität der IT-Services
- Kapazitätsengpässe beseitigen
- Risikomanagement --> Risiko-Verlagerung
- Konzentration auf Kernkompetenzen
Welche Risiken bringt das IT-Outsourcing mit sich?
- Abhängigkeit vom Dienstleister
- Verlust von Know-How, Wechsel nach Vertragslaufzeit problematisch
- ggf. Wissenstransfer zum Wettbewerber (Provider hat noch andere Kunden)
- Stabilität und Flexibilität des Providers?
- Umstellungsaufwand
- andere Prozesse, andere Kultur (keine Changes mehr auf Zuruf)
Welche Dimensionen des Outsourcings gibt es?
- Ort (Offshoring, Nearshoring, Onshoring)
- Umfang (selektives oder totales Outsourcing)
- zeitliche Abfolge (Outsourcing, Backsourcing/Insourcing)
- Outsourcing-Gegenstand (Infrastruktur, Applikationen, Business Process Outsourcing)
- Anzahl der Dienstleister (Single-Sourcing, Multi-Sourcing)
Erläutern Sie die möglichen Outsourcing-Gegenstände.
Infrastruktur:
- Fokus auf technische Infrastruktur
- z.B. Auslagerung des Rechenzentrums
Application Service Providing / Software as a Service (SaaS):
- Bereitstellung von Standardsoftware ohne / mit begrenztem Customizing über Netzwerk
- beinhaltet Softwarelizenz, Wartung, Aktualisierung, Bereitstellung von Benutzerservices
Business Process Outsourcing (BPO):
- Übertragung eines/mehrerer Geschäftsprozesse an externen Dienstleister
- z.B. Gehaltsabrechnung
Welche Chancen / Risiken kann das Offshoring mit sich bringen?
Chancen:
- Kostensenkung
- 24/7-Support (Follow the sun)
- Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal
Risiken:
- Sprachbarrieren, kulturelle Unterschiede
- Datenschutzrisiko
- räumliche Entfernung, unterschiedliche Zeitzonen
- Naturkatastrophen
- politische / wirtschaftliche Instabilität, rechtliche Unterschiede
- mangelndes Prozess-Know-How
Wie sieht das Outsourcing-Portfolio aus?
- Relation zwischen Outsourcing-Attraktivität (Chancen und Risiken) und Outsourcing-Reifegrad (wie zentral wird der Service bereits erbracht?)
- OS-Attraktivität niedrig, OS-Reifegrad niedrig: Insourcing
- OS-Attraktivität niedrig, OS-Reifegrad hoch: geringer Einfluss
- OS-Attraktivität hoch, OS-Reifegrad niedrig: Standardisierung erforderlich
- OS-Attraktivität hoch, OS-Reifegrad hoch: Outsourcing
Was sind OLAs und welche Vorteile und Nachteile haben sie?
- Operational Level Agreements: Abstimmung / Verhandlung der IT-Services zwischen IT-Service-Organisationen und internen Dienstleistern
Vorteile:
- Verbindlichkeit der Leistungserstellung
- klare Verantwortlichkeiten
- Transparenz
- Zeitmanagement, Planbarkeit
Nachteile:
- Aufwand, Bürokratie
- mangelnde Akzeptanz
- unflexibel: Vertragserfüllung statt Kundenorientierung
Aus welchen Bereichen besteht der ITIL-Service-Lifecycle?
innerer Ring: Service Strategy
mittlerer Ring: Service Design --> Service Transition --> Service Operation
äußerer Ring: Continual Service Improvement
