ITMC 2
Projektmanagement Teil 2
Projektmanagement Teil 2
K13 Begründen Sie in wenigen Sätzen, warum auch zurückgestellte oder abgelehnte Änderungen dokumentiert werden sollten.
- Für spätere Nachvollziehbarkeit
- Aufwendige Diskussionen danach erübrig sich
K14 Nennen Sie die Ziele des Risikomanagements
- Vermeidung von erkennbaren Risiken
- Absicherung gegen unvermeidbare Risiken
- Abschätzen der Risikohaftigkeit eines Projekts vor dem Projektstart
K14 Nennen Sie die Grundsätze des Risikomanagements
- Berfragung unabhäniger Experten
- Projektbegleitende Daueraufgabe
- Verwendung von Checklisten
- Ehrliche Einschätzung
K14 Nennen Sie die Schritte des Risikomanagementprozesses
- Risiken erkennen
- Risiken bewerten
- Risiken bewältigen
- Risiken überwachen
K14 Wie lässt sich Risiken erkennen?
Durch
- die gesamte Projektdokumentation
- Checklisten
- Brainstorming
- Interviews
- Analyse von Annahmen
K14 Welche Risikokategorien gibt es?
- Personelle Risiken
- Technische Risiken
- Projektmanagement-Risiken
- Organisatorische Risiken
- Externe Risiken
K14 Wie werden die Risiken bewertet?
- Ursache für das Eintreten des Risikos
- Eintrittswahrscheinlichkeit
- Tragweite für das Projekt
- Mit Risiko leben
- Risiko evt. bearbeiten
- Risiko bearbeiten
K14 Wodurch können Risiken bewältigt werden?
- Prophylaktische Massnahmen planen (Eintretenswahrscheinlichkeit minimieren)
- Frühwarnsystem
- Eventualmassnahmen planen
K14 Welche Ziele des Risikomanagements sprechen die beiden Manger an?
A] Harald Gross: "Beim Russland-Expansionsprojekt war uns bewusst: Wenn wir Pech haben, legen uns die lokalen Behörden gewaltige Steine in den Weg und gefährden das ganze Vorhaben; darauf hast du als Aussenstehender kaum Einfluss:"
Absicherung gegen unvermeidbaren Risiken.
K14 Welche Ziele des Risikomanagements sprechen die beiden Manger an?
B] Theo Stieger: "Habt ihr euch je gefragt, ob ihr das Projekt überhaupt starten wollt?"
Risikohaftigkeit des Projekt vor Projektstart.
K14 Welche Ziele des Risikomanagements sprechen die beiden Manger an?
C] Harald Gross: "Natürlich, alles andere wäre fahrlässig. Wir wollten diese Chance unbedingt nutzen, also sagten wir uns: Seien wir gegen jene Risiken gewappnet, auf die wir selber einwirken können!"
Vermeidung erkennbarer Risiken.
K14 Erklären Sie einem Aussenstehenden in wenigen Sätzen den Unterschied zwischen einer prophylaktischen Massnahme und einer Eventualmassnahme.
Prophylaktischen Massnahme: Eintretenswahrscheinlichkeit zu verringern
Eventualmassnahme: Die Tragweite des Schadens zu reduzieren
K15 Nennen Sie die Ziele des Projektabschlusses:
- Das Projekt ordnungsgemäss abschliessen
- Sicherstellen von Massnahmen auch nach dem Projektabschluss
K15 Wann findet das Projektabschluss statt?
Zwischen der Einführung und der Erhaltung.
K15 Nennen Sie die Aufgaben des Projektabschluss:
- Übergeben der Lösung in den produktiven Betrieb
- Dokumentation und Reporting übergeben
- Projektorganisation auflösen
- Abschlussveranstaltung
- Projekt-Schlussabrechnung (inkl. Nachkalkulation)
K15 Wie wird das Projektabschluss abgenommen?
Durch Übergabe- und Übernahmeprotokoll.
K15 Welche Gefahren können dem Projektabschluss gefährden?
- Künstliche Projektverzögerung
- Unklare Service-Organisation
- Fehlendes Controlling
- Keine konsequente Nutzenüberprüfung
- Fehlende Wartungsbudgets
K15 Nennen Sie die zwei wichtigsten Punkten aus der Gefahrenliste des Projektabschluss:
- Verbindliche Projekterfolgskontrolle
- Verpflichtung der Ansprechpersonen nach Projektabschluss
K15 Der Aufgraggeber eine Projekts streicht den Budgetposten "Abschlussveranstaltung", weil er deren Sinn un Zweck nicht einsieht.
Nennen Sie dem Auftraggeber mindestens zwei Argumente, die für eine offizielle Abschlussveranstaltung in Projekten sprechen:
- Projekt beenden wie es mit einem Kick-off-Meeting gestartet wurde
- Positiven Schlusspunkt setzen
- Wichtige symbolische Bedeutung für alle Beteiligten
K15 Welche derfolgenden Inhalte gehören in die Abschlussdokumentation:
K7
Richtig oder Falsch:
A] Der Projektleiter trägt die oberste Verantwortung für die Projektergebnisse. (Leistung, Qualität, Kosten und Termine)
Falsch
K7
Richtig oder Falsch:
B] Die Stabs-Projektorganisation hat den Vorteil, dass das reguläre Tagesgeschäft nur wenig beeinflusst wird.
Richtig
K7
Richtig oder Falsch:
C] Für die Schaffung der notwendigen Projektstellen werden die gemäss den Arbeitspaketen anfallenden Aufgaben zusammengezogen (gebündelt).
Richtig
K7
Richtig oder Falsch:
D] Die reine Projektorganisation, ist in der Regel, schnell, effizient und in der heutigen Zeit meistens gut bezahlbar.
Falsch
K7
Projektstellen bilden:
- Befristet / Temporär
- Projektleiter definiert und beschreibt die Stellen
- Aufgaben der Arbeitspakete zu Projektstellen bündeln
- Festlegen von Kompetenzen und Verantwortung
- Anforderungsprofile formulieren
K7
Wie könnte ein Funktionsdiagramm für die Projektstelle aussehen?
Matrixe mit:
Aufgaben, Projektstelle, Tätigkeiten (Ausführung, Beratung, Entscheidung, Mitarbeit)
K7
Wie sehen die einzelnen Instanz-Ebenen aus?
Lenkung (Auftraggeber, Projektausschuss)
Führung (Projektleiter, Projekt office (PMO))
Ausführung (Teilprojektleitung, Projektmitarbeiter)
K7
Welche Rolle hat der Auftraggeber und welche Aufgaben nimmt er wahr?
Rolle (Steuerungs- bzw. Lenkungsrolle)
Aufgaben
- Projektantrag und Projektauftrag formulieren
- Projektleiter ernennen und einsetzen
- Definieren von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung für Projektleiter
- organisationsform des Projekts bestimmen
- Festlegen von Ziele, Rahmenbedingungen und Restriktionen
- Projektfortschritt kontrollieren
- Entscheidungen fällen
- Projektteam unterstützen
K7
Was ist der Projektausschuss und welche Aufgaben hat es?
Rolle (Steuerungs- bzw. Lenkungsgremium)
Aufgaben
- Eigenen Fachbereich vertreten
- Projekterfolg aktiv beeinflussen
- Schnittstellen übergreifende Koordination sicherstellen
K7
Wie ist der Projektleiter aufgestellt und welche Aufgaben nimmt er wahr?
Rolle (Planung und Führung des Projekts)
Aufgaben
- Projekt initialisieren
- Teilprojektleiter ernennen
- Projektstruktur erstellen
- Projekt planen und führen
- Fortschritt kontrollieren
- Stakeholdermanagement betreiben
- Abnahme der Ergebnisse sicherstellen
- Ordnungsgemässen Abschluss des Projekts gewährleisten
K7
Welche Rolle und Aufgaben haben Teilprojektleiter?
Rolle (Planung und Führung von Teilprojekten)
Aufgabe
- Teilprojekt planen und führen
- Mitarbeitende fachlich und ggf. aich disziplinarisch führen
- Fortschritt der Arbeitspakete kontrollieren
- Koordinieren von Arbeiten, Ergebnisse und Informationen mit anderen Teilprojekte
- Abnahme der Teilprojekte organisieren zbw. sicherstellen
- Ordnungsgemässe Abschluss des Projektes gewährleisten
K7
Wozu dient das Projekt Office?
Zur Entlastung der Projektleitung.
K7
Welchen Einfluss haben die Projektmitarbeitende und wie werden sie motiviert?
Einfluss
- Direkten Einfluss des Erfolgsfaktor
- Einfluss auf die Ergebnisse
Motivation
- Projektleiter teil ihnen die Ziele
- Arbeitspakete klar und verständlich beschreiben
- Sie für das Vorhaben begeistern
- Konflikte im Team einfernehmlich lösen
- Sie fachlich und moralisch unterstützen
K7
Welche Organisationsformen in Projekten gibt es?
- Reine Projektorganisation
- Stabs-Projektorganisation
- Matrix-Projektorganisation
K7
Nennen Sie die Voraussetzungen für eine reine Projektorganisation:
- Klar definierte Projektziele und -umfang
- Gesamtpaket ist umfangreich, wichtig und dringend
- Verbundene Probleme bei Freistellung müssen gelöst sein
- die Zukunft der Prj-MA sicherstellen
- Ausreichende Quali des PMs
K7
Welche Vorteile hat die reine Projektorganisation?
- Projektteam ist 100% bei den Projekten
- Projektleiter besitzt die vollständige Führung- und Managementkompetenz
- Wenig Konflikte mit Fachbereichen
- Teamgeist-Entwicklung ist einfacher
K7
Nennen Sie die Nachteile einer reinen Projektorganisation:
- Teure Organisationsform
- Interne Rekrutierung oft schwierig
- Prj-MA unsichere Zukunft (was kommt danach)
- Eigendynamik, Gefahr Fachbereich Entfremdung
K7
Nennen Sie die Voraussetzungen für die Stabs-Projekorganisation:
- Bei kleineren Vorhaben
- Mit kurzer Dauer
- Geringer Komplexität
K7
Welche sind die Vorteile der Stabs-Projektorganisation?
- Tagesgeschäft wird weniger beeinträchtigt
- Organisatorische Umstellung sind kostengünstig und weniger Zeitverbrauch
- Projektmitarbeiter in eigener Reihe, kein Plan danach nötig
- Mitarbeiter können in mehrere Projekte aktiv sein
K7
Welche sind die Nachteile der Stabs-Projektorganisation?
- Umständlich bei Entscheidungsvorbereitungen
- Projektleiter kämpft mit Ressourcenverteilungen
- Vorprogrammiert zeitliche Verzögerung
- Geringe Identifikation mit Projekt
-
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Cartes-fiches
K7
Richtig oder Falsch:
A] Der Projektleiter trägt die oberste Verantwortung für die Projektergebnisse. (Leistung, Qualität, Kosten und Termine)
Falsch
K7
Richtig oder Falsch:
B] Die Stabs-Projektorganisation hat den Vorteil, dass das reguläre Tagesgeschäft nur wenig beeinflusst wird.
Richtig
K7
Richtig oder Falsch:
C] Für die Schaffung der notwendigen Projektstellen werden die gemäss den Arbeitspaketen anfallenden Aufgaben zusammengezogen (gebündelt).
Richtig
K7
Richtig oder Falsch:
D] Die reine Projektorganisation, ist in der Regel, schnell, effizient und in der heutigen Zeit meistens gut bezahlbar.
Falsch
K7
Projektstellen bilden:
- Befristet / Temporär
- Projektleiter definiert und beschreibt die Stellen
- Aufgaben der Arbeitspakete zu Projektstellen bündeln
- Festlegen von Kompetenzen und Verantwortung
- Anforderungsprofile formulieren
K7
Wie könnte ein Funktionsdiagramm für die Projektstelle aussehen?
Matrixe mit:
Aufgaben, Projektstelle, Tätigkeiten (Ausführung, Beratung, Entscheidung, Mitarbeit)
K7
Wie sehen die einzelnen Instanz-Ebenen aus?
Lenkung (Auftraggeber, Projektausschuss)
Führung (Projektleiter, Projekt office (PMO))
Ausführung (Teilprojektleitung, Projektmitarbeiter)
K7
Welche Rolle hat der Auftraggeber und welche Aufgaben nimmt er wahr?
Rolle (Steuerungs- bzw. Lenkungsrolle)
Aufgaben
- Projektantrag und Projektauftrag formulieren
- Projektleiter ernennen und einsetzen
- Definieren von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung für Projektleiter
- organisationsform des Projekts bestimmen
- Festlegen von Ziele, Rahmenbedingungen und Restriktionen
- Projektfortschritt kontrollieren
- Entscheidungen fällen
- Projektteam unterstützen
K7
Was ist der Projektausschuss und welche Aufgaben hat es?
Rolle (Steuerungs- bzw. Lenkungsgremium)
Aufgaben
- Eigenen Fachbereich vertreten
- Projekterfolg aktiv beeinflussen
- Schnittstellen übergreifende Koordination sicherstellen
K7
Wie ist der Projektleiter aufgestellt und welche Aufgaben nimmt er wahr?
Rolle (Planung und Führung des Projekts)
Aufgaben
- Projekt initialisieren
- Teilprojektleiter ernennen
- Projektstruktur erstellen
- Projekt planen und führen
- Fortschritt kontrollieren
- Stakeholdermanagement betreiben
- Abnahme der Ergebnisse sicherstellen
- Ordnungsgemässen Abschluss des Projekts gewährleisten
K7
Welche Rolle und Aufgaben haben Teilprojektleiter?
Rolle (Planung und Führung von Teilprojekten)
Aufgabe
- Teilprojekt planen und führen
- Mitarbeitende fachlich und ggf. aich disziplinarisch führen
- Fortschritt der Arbeitspakete kontrollieren
- Koordinieren von Arbeiten, Ergebnisse und Informationen mit anderen Teilprojekte
- Abnahme der Teilprojekte organisieren zbw. sicherstellen
- Ordnungsgemässe Abschluss des Projektes gewährleisten
K7
Wozu dient das Projekt Office?
Zur Entlastung der Projektleitung.
K7
Welchen Einfluss haben die Projektmitarbeitende und wie werden sie motiviert?
Einfluss
- Direkten Einfluss des Erfolgsfaktor
- Einfluss auf die Ergebnisse
Motivation
- Projektleiter teil ihnen die Ziele
- Arbeitspakete klar und verständlich beschreiben
- Sie für das Vorhaben begeistern
- Konflikte im Team einfernehmlich lösen
- Sie fachlich und moralisch unterstützen
K7
Welche Organisationsformen in Projekten gibt es?
- Reine Projektorganisation
- Stabs-Projektorganisation
- Matrix-Projektorganisation
K7
Nennen Sie die Voraussetzungen für eine reine Projektorganisation:
- Klar definierte Projektziele und -umfang
- Gesamtpaket ist umfangreich, wichtig und dringend
- Verbundene Probleme bei Freistellung müssen gelöst sein
- die Zukunft der Prj-MA sicherstellen
- Ausreichende Quali des PMs
K7
Welche Vorteile hat die reine Projektorganisation?
- Projektteam ist 100% bei den Projekten
- Projektleiter besitzt die vollständige Führung- und Managementkompetenz
- Wenig Konflikte mit Fachbereichen
- Teamgeist-Entwicklung ist einfacher
K7
Nennen Sie die Nachteile einer reinen Projektorganisation:
- Teure Organisationsform
- Interne Rekrutierung oft schwierig
- Prj-MA unsichere Zukunft (was kommt danach)
- Eigendynamik, Gefahr Fachbereich Entfremdung
K7
Nennen Sie die Voraussetzungen für die Stabs-Projekorganisation:
- Bei kleineren Vorhaben
- Mit kurzer Dauer
- Geringer Komplexität
K7
Welche sind die Vorteile der Stabs-Projektorganisation?
- Tagesgeschäft wird weniger beeinträchtigt
- Organisatorische Umstellung sind kostengünstig und weniger Zeitverbrauch
- Projektmitarbeiter in eigener Reihe, kein Plan danach nötig
- Mitarbeiter können in mehrere Projekte aktiv sein
K7
Welche sind die Nachteile der Stabs-Projektorganisation?
- Umständlich bei Entscheidungsvorbereitungen
- Projektleiter kämpft mit Ressourcenverteilungen
- Vorprogrammiert zeitliche Verzögerung
- Geringe Identifikation mit Projekt
K7
Welch sind die Voraussetzungen für eine Matrix-Projektorganisation?
- Beteiligten sind Teile der Linienorganisation (eigene Fachgebiete)
- Projektleiter hat Entscheidungs- und Weisungbefugnisse
K7
Nennen Sie die Vorteile einer Matrix-Projektorganisation:
- Wenig Umstellungsaufwand
- Einfachere Rekrutierung (eingener Reihe)
- Akzeptanz der Projekergebnisse meist höher
- Auslastung zw. Linien- und Projektorganisation kann optimiert werden
- Bei Projektaufgaben hat der Projektleiter das Sagen
K7
Welche sind die Nachteile der Matrix-Projektorganisation:
- Projektmitarbeiter haben 2 Vorgesetzte
- Transparente Kommunkation zw den Projektleiter und Linienleiter nötig
- Top-Mitarbeiter werden von beiden Seiten stark beansprucht
- Linienvorgesetzte kann das Projekt in den Sand setzen (Tagesgeschäft Vorang)
K7
Die Projektorganisation besteht aus:
- der Bildung zweckmässiger Stellen
- Aufgaben
- Kompetenzen
- Verantwortung
- deren Zuordnung zu den Instanzen
- der Wahl der geeigneten Organisatonsform
K7
GL schlägt für das Projekt "MA-Bonussystem" die Stabs-Projektorganisation vor.
A] Nennen Sie mind. 2 Argumente dafür
B] Nennen Sie mind. 2 Argument für andere Formen
A] Dafür:
- Keinen Einfluss auf Tagesgeschäft
- MA für Projekt vereinfacht
- Keine grössere Umorganisation nötig
B] Dagegen
- Grosse Bedeutung für das Unternehmen
- heikles Projekt > hohes Risiko
- Mittlerer bis hoher Komplexitätsgrad
- Bedürfnis nach einer zentralen Projektsteuerung
K7
Welche der folgenden Aussagen sind richtig:
A] Vorteile Stabs-Projekorganisation: wenig bis keine Beeinträchtigung der Tagesgeschäft.
B] Bildung der Projektstellen erst wenn das Arbeitspaket vorhanden und klar ist.
C] Der Projektleiter trägt die oberste Verantwortung für die Projektergebnisse.
A] Richtig
B] Richtig
C] Falsch, Auftraggeber trägt die gesamte Verantwortung
K7
Bekannt ist:
- Projekt ist wichtig und imagefördernd für das Unternehmen
- GL wünscht zentrale Steuerung
- Zusammenarbeit zw. den Bereichen notwendig
- Autonome Projektorganisation nicht notwendig
- mind. 10 Std/Woche für Projektarbeiten
- Projektdauer: 1Jahr, Druck: Mittel/Hoch
Welche Organisation passt hierfür?
Matrix-Projektorganisation
K8
Was ist der Projektstrukturplan (PSP)?
- Zerlegung des Projektes in Teilaufgaben
- Für Projektleitung als Überblick der Aufgaben
- Unterste Stufe ist das Arbeitspaket
K8
Welchen Zweck dient der Projektstrukturplan?
- Wie wird das Projekt gegliedert?
- Welche Funktion sind zu erfüllen?
- Wie Arbeitspakete sinnvoll bilden?
- Welche Kosten und Kapazitäten muss gerechnet werden?
K8
Wovon ist der detailierte Projektstrukturplan abhängig?
- Komplexität des Projektes
- Grad der Aufgabenspezialisierung
- Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung im Projekt
- Einschätzung des Projektleiters
K8
Nennen Sie die Ebene des Projektstrukturplans:
- Projekt
- Teilprojekt
- Teilaufgabe
- Arbeitspakete
NICHT mehr als 4 Ebenen!
K8
Welche Grundregeln müssen bei der Strukturierung des PSP beachtet werden?
- Vom Groben ins Detail
- Immer zuerst in die Breite
K8
Wie heissen die Gliederungsprinzipien für die Projektstrukturierung?
- nach Objekten
- Funktionen
- Projektphasen
- gemischte Gliederung
K8
Gliederung nach Objekten:
Umbau Büroräume
K8
Gliederung nach Funktion:
Umbau Büroräume
K8
Gliederung nach Projektphasen
Neues Verkaufssystem
K8
Gemischte Gliederung:
Neues Verkaufssystem
K8
Wie werden Strukturelemente gekennzeichnet?
1.0
1.1, 1.2, ...
1.1.1, 1.1.2
K8
Welche Informationen müssen im Arbeitspaket enthalten sein?
- Allgemein
- Ziele
- Ergebnis
- Schnittstellen
- Aktivitäten / Termine / Aufwand
- Voraussetzungen /Restriktionen
- Anhang
K8
Wozu wird ein Arbeitspaket benötigt?
- Dient als Grundlage für die Planung
- Klare Auftragsanweisung
