IPMA, PM Technische Kompetenzen

Sitzung:

• Zielerfüllung präsentieren
• Abweichungsanalyse vorstellen
• Ergebnisse der Produktabnahme vorstellen
• Entlassung P-Team & P-Leitung
• Verkündung P-Ende

Methoden:

• Messdaten ermitteln,
• Kennzahlensysteme,
• Erfahrungsdatenbank,
• Archivierung

Anerkennung der Ergebnisse (T,€, Q/L) durch relevante Interessengruppen

• Durch Skalierungen (z.B. von 1-10),
• Prozentangaben oder
• monetäre Größen (€)

Aktualität geht vor Genauigkeit

Phänomen der Überschätzung des Fortschritts einer Aufgabe. Danach geben P-MA gegen Ende ihren Fortschrittsgrad intuitiv mit 90% (fast fertig) an. Auf diesem Wert verharrt der Fortschrittsgrad dann, weil immer noch etwas geleistet werden muss. Dies führt zu Fehlprognosen.

• Zu Beginn eines Projektes (Erwartungen) und
• immer zur Projektabschlussanalyse,
• idealerweise aber auch während der Projektlaufzeit,
  z.B. nach Abschluss einer Phase

Kosten:
Geldwerte des Einsatzes von Gütern zur Erstellung der Leistung oder einer bestimmten Aufgabe

Budget:
Planung von zukünftig erwarteten Einnahmen und Ausgaben

Finanzierung:
betriebliche Prozesse zur Bereitstellung und Rückzahlung der finanziellen Mittel, die für Investitionen/ Projekte benötigt werden

Finanzmittel:
buchhalterisch oder bilanztechnisch erfassbare Geldmengen, die zur Kostendeckung von Vorgängen, Arbeitspaketen oder Projekten benötigt werden

Er muss durch das Projekt- Finanzierungsmanagement sicherstellen, dass er in jeder Projektphase darüber informiert ist, wie viel Finanzmittel für jeden Zeitabschnitt benötigt werden.

Untergliederung des Gesamtablaufs eines Projektes in einzelne aufeinander folgende, parallel verlaufende und/oder sich überlappende, sachlich voneinander getrennte zeitliche Abschnitte (Projektphasen)

Beschreibung einer systematischen und koordinierten Vorgehensweise bei der Abwicklung eines Vorhabens, beispielsweise eines Projektes (Prozessmodell). Vorgehensmodelle sind grundsätzlich allgemeiner Art und nicht auf das Projektmanagement beschränkt.

Vorteil:

• Abhängigkeiten und Puffer zwischen Aktivitäten gut darstellbar,
• Planungstool für Experten

Nachteil:

• abstrakt,
• unübersichtlich,
• für externe Darstellung (z.B. gegenüber dem Kunden) wenig geeignet

Maßnahmen zur Risikobegegnung verlangen oft finanzielle Mittel. Diese muss der Projektleiter im Rahmen seines Finanzierungsmanagement berücksichtigen.

V: Die spezifizierenden Phasen stehen jeweils den testenden Phasen gegenüber, was in der Darstellung ein charakteristisches "V" ergibt

X: Extreme 
T: Tailoring

T: Der Umzug muss innerhalb von 6 Monaten, z.B. bis zum 31.7. abgeschlossen sein

€: Die Kosten des Umzugs sind auf 200 T€ limitiert.

Q/L: Die Fläche/ Mitarbeiter beträgt 10m2,
für je 20 MA ist eine Kaffeemaschine vorzusehen,
4-er Büros für MA,
für Führungskräfte Einzelbüros
etc.

• Produktqualität,
• Produktrealisierungsprozess,
• PM Prozess,
• Mitarbeiter im PM Team

Das Ziel ist zu schwammig, Sie müssen das Ziel SMART formulieren.

Ergebnisziele:
Beziehen sich insbesondere auf den Projektgegenstand, z.B. eine Fabrik

Vorgehensziele:
Beziehen sich in erster Linie auf die Projektabwicklung, z.B. Einbindung lokaler Lieferanten, Termin- und Kosteneinhaltung

• Erhöhung des Bekanntheitsgrades,
• Imageverbesserung,
• Akzeptanzsteigerung.

Dies findet durch Maßnahmen für

• wesentliche Stakeholder (Medienarbeit, Flyer,...) und
• innerhalb des Projektteams (Logo, Projektname, Projekt-Webseite...) statt.

Der Netzplan muss optimiert werden durch

• (teilweise) Parallelisierung von Arbeitspaketen,
• Einsatz von mehr Ressourcen oder
• dem Streichen von Anforderungen (in Absprache mit dem AG).

• Ziel steht vor Beginn fest
• einmalig
• befristet (Anfang- Ende)
• komplex
• interdisziplinär
• projektspezifische Organisation
• limitierte Ressourcen

• Forschung/ Entwicklungsprojekte
• Organisationsprojekte
• Investitionsprojekte

Aber auch:

• groß/ klein
• national/ international
• intern/ extern

• Problemstellung
• Projektziele
• Abgrenzung/ Nichtziele
• Zeitplan
• Budget
• Teamzusammensetzung
• Pflichtenheft
• grobe Phasenplanung

• Erwartungen abfragen
• Spielregeln festlegen
• Stakeholder ermittteln
• Ziele vorstellen/ detaillieren
• Phasenplanung
• erster PSP
• Kosten
• Risiken
•  
• Teilnehmer: PL und P-Team

• Gefahrenübergang
• Beginn der Mängelhaftungsfrist
• Zahlungsfälligkeit
• Übergang der Beweislast auf den Auftraggeber

• ökologische
• finanzielle
• ökonomische
• politische
• gesellschaftliche
• regionale

• Momentaufnahme!  -> regelmäßig durchführen
• Verdeckte Faktoren!  -> insbesonders bei Stakeholdern "Hidden Agenda"
• sachliche und soziale Faktorenberücksichtigen

• Spezifisch
• Messbar
• Attraktiv
• Realistisch
• Terminiert

Ziele können

• identisch sein
• komplementär sein
• neutral sein
• konkurrieren
• sich ausschließen / antinom

Personen oder Personengruppen, die am / vom Projekt

• beteiligt
• betroffen
• interessiert sind

• Stakeholder identifizieren
• Erwartungen ermitteln
• Informationen sammeln (Macht, Einstellung)
• Stakeholderportfolio

->

• Maßnahmen festlegen
• Maßnahmen monitoren
• Aktualisieren

Reuter: Wirksamkeit und Effizienz überprüfen

• frühzeitig
• regelmäßig
• ehrlich
• proaktiv
• interaktiv

• Partizipativ -> partnerschaftlich
• Diskursiv -> Interessenausgleich
• Repressiv -> Machteinsatz

Ziel: Darstellung der Informationsbedürfnisse der Stakeholder

Inhalte

• Stakeholder, Verantwortliche(r)
• Kommunikationsart bzw. -weg
• Inhalt
• Häufigkeit der Kommunikation

• Risiko identifizieren
  Eintrittswahrscheinlichkeit * 
  potentielle Schadenshöhe = Risikowert
• Maßnahmen bestimmen:
  präventiv und/ oder korrektiv

• Vermeiden (Finger weg!)
• Verlagern (Lieferant)
• Vermindern (Vorbeugung)
• Begrenzen (korrektiv)
• Akzeptieren (Zuschläge)

• Phasen definieren
• Phasen bezeichnen
• Phasen terminieren
• Aufwand (Kosten) schätzen
• Meilensteine definieren
• Phasenergebnisse festlegen

Ergebnisse besonderer Bedeutung, die häufig Phasenübergänge definieren.

Meilensteinergebnisse können sein:

• genehmigter Bauplan
• verabschiedeter Terminplan

Gliederung eines Projektes nach seinen Arbeitsinhalten und Aufgaben. Projekt vollständig beschreiben.

Gliederung:

• objektorientiert
• funktionsorientiert
• ablauforientiert
• regional
• gemischt

Reuter: Phasen-, Funktions-, Organisations-, Objekt-, Gemischt-orientiert.