IPMA - dipl. Project Manager
Lernkarten für das Studium Kompaktlehrgang "dipl. Project Manager/in" am KV Luzern
Lernkarten für das Studium Kompaktlehrgang "dipl. Project Manager/in" am KV Luzern
Was ist ein Matrix Organisation?
Matrix-Organisation
- wird auch als Mehrlinienorganisation bezeichnet
- Überlagerung von Verrichtung und Objekten
- wird (vor allem von Führungskräften) als ungeeignet betrachtet!
Was ist eine Produkt-, Projekt-, Prozess-Organisation?
- werden meistens ohne org. Massnahmen umgesetzt
- entsprechen in ihrem Aufbau einer Matrixorganisation
Für was dienen Hierarchien?
Die notwendigkeit von Hierarchien ergibt sich aus dem Koordinationsbedarf aufgrund der arbeitsteiligen Aufgabenerfüllung (BWL)
Wer ist in einer Aktiengesellschaft verantwortlich für die Organisation?
Der Verwaltungsrat hat die Verantwortung für die Festlegung der Organisation
Welche Projekt-Organisationsformen werdem unterschieden?
- Reine Projektorganisation
- Stabs- (Einfluss)-Projektorganisation
- Matrix Projektorganisation
- Mischformen
Die Wahl der richtigen Organisationsform orrientiert sich wesentlich daran, ob die beteiligten Personen ausschliesslich oder teilweise für das Projekt arbeiten
Was ist eine reine Projektorganisation?
- Wird auch als autonome Projektorganisation oder Linien-Projektorganisation bezeichnet
- Sowohl Projektleiter wie auch Projektmitarbeiter arbeiten ausschliesslich für das Projekt
- Der Leiter der Projektorganisation ist sehr hoch angesiedelt
- Der Projektleiter besitzt sowohl die gesamten fachlichen wie auch disziplinarischen Kompetenzen
- Diese Organisationsform unterscheidet sich von einer Linienfunktion vor allem durch ihre zeitliche Begrenzung
Vor- und Nachteile einer reinen Projektorganisation?
Vorteile
- uneingeschränkte Konzentration der Projektmitarbeiter auf die Aufgaben
- Der Projektleiter besitzt die vollständige Führungs- und Management-Kompetenzen
- hohe Flexibilität und hoher Effizienzgrad verkürzen die Projektdauer
- die Entwicklung eines echten Teamgeists ist einfacher
Nachteil
- Aus- und Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter in die Firmenhierarchie
- interne Rekrutierung ist oft schwierig
- Entfremdung der Mitarbeitenden von ihren angestammten Fachbereichsorganisation
- Hoher Umstellungsaufwand
Was ist ein Stab-Projektorganisation?
- Wird auch als Einfluss-Projektorganisation oder Projektkoordination bezeichnet
- Der Projektleiter agiert als Stabsfunktion, d.h. er besitzt keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse (lediglich Informations- und Beratungsbefugnisse)
- Die Projektmitarbeiter arbeiten nicht ausschliesslich für das Projekt
- Die Stammorganisation bleibt unverändert
- Findet sehr häufig Anwendung in der Praxis
Vor- und Nachteile einer Stabs-Projektorganisation?
Vorteil
- geringe Beeinträchtigung des Tagesgeschäftes der Fachbereiche durch die Projektarbeit
- kostengünstige Variante
- einfache Rektrutierung, keine Wiedereingliederung
- grosse Einsatzflexibilität der Projektmitarbeiter; Einsatz in mehreren Projekten möglich
Nachteil
- Kompetenzschwierigkeiten und langwierige Entscheidungsfindungen
- konkurenzierende Aktivitäten: Tagesgeschäft versus Projektgeschäft
- geringe Identifikation mit dem Projekt; Verantwortlichkeiten
Was ist eine Matrix Projektorganisation?
- Der Projektleiter führt die Projektleiter im Rahmen der Projektaufgaben
- Die Projektmitarbeiter bleiben formell den Linienvorgesetzten unterstellt
- Der Projektleiter besitzt (projektgebundene) Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse
Vor- und Nachteile der Matrixorganisation?
Vorteile
- geringer Umstellungsaufwand
- einfach Rekrutierung der Projektmitarbeiter
- bessere Akzeptanz der Projektergebnisse durch die Betroffenen
- Kompetenzen des Projektleiters
Nachteile
- Konfliktgefahr durch Kompetenzschwierigkeiten
- höhere Anforderungen an Kommunikations- und Informationsbereitschaft
- erhöhte Selbständigkeit der Projektmitarbeiter durch Doppelunterstellung
Geeignete Projekt-Organisationsform?
- Sehr grosses Projekt - Reine Projektorg.
- Grosses /mittleres Projekt - Matrix Projektorg.
- Klein, mittel oder mehrere Projekte - Stabs Projektorg.
Wie werden Projektstellen gebildet?
Vorgehensweise:
- Aufgaben und Teilaufgaben von Arbeitspaketen zu Projektstellen bündeln
- Aufgaben für jede Projektstelle beschreiben
- Kompetenzen und Verantwortung für jede Projektstelle festlegen
- Anforderungsprofil für jede Projektstelle formulieren
- Stellenbeschreibung erstellen
Welche Rollen gibt es in der Projekt-Organisation?
Top down
- Auftraggeber
- Projektausschuss (Lenkungsausschuss)
- Projektleitung
- Projekt Office, Fachausschuss
- Teilprojektleitung 1 bis n
- Projektmitarbeiter
Welche Aufgaben hat der Auftraggeber?
- formuliert den Auftrag
- definiert die geeignete Projektorganisation
- setzt den Projektleiter ein
- definiert die Kompetenzregelungen
- kontrolliert laufend den Projektfortschritt
- trägt die Gesamtverantwortung für die Projektergebnisse
- verfügt über sämtliche Kompetenzen für das entsprechende Projekt
- unterstützt den Projektleiter (z.B. gegenüber der Linie)
Welche Aufgaben hat der Projektauschuss (Lenkungsausschuss)?
- ist die oberste Konfliktlösungsinstanz
- wird vom Auftraggeber konstituiert
- setzt sich aus ausgewählten Personen zusammen
- steuert das entsprechende Projekt
- kontrolliert die Planung sowie den Stand des Projektes hinsichtlich Zeit, Geld, Leistung und Qualität
- vertritt den eigenen Fachbereich
- nimmt massgeblich Einfluss auf den Projekterfolg
- stellt eine abteilungs- und ggf. unternehmensübergreifende Koordination sicher
Was sind die Aufgaben des Fachausschusses?
- informiert, unterstützt udn berät die Projektgruppe
- vermittelt Fachwissen und Fachinformationen
- mögliche Fachunterstützungen
- Methodik
- Sicherheit
- Datenschutz
- Recht
- Ausbildung
- etc
Was Aufgabenbereiche sind dem Projektleiter zugewiesen?
- Projektplanung
- Projektkoordination
- Projektdiagnose & Projektsteuerung
- Projektmarketing / Projektinformationen
Für welche Aufgaben ist das Projekt-Office zuständig?
Für die administrativen und organisatorischen Belange innerhalb dem Projekt
Unterschied zwischen Arbeit und Dauer?
Arbeit = Dauer * Einheit (Ressource)
Wand streichen 10 MT = 5 MT * 2 Arbeiter
Projekt Vorgehensmodelle
- Hosensack (wir machen es so wie wir Lust haben)
- Sequentiell (vom Groben ins Detail)
- Iterativ / Inkrementell (eigenständige und geschlossene Etappen unterteilt, die Etappen werden nacheinander, zeitlich versetzt oder überlappend bearbeitet)
- Iterativ / evolutionär (Nach jeder Etappe werden die Ziele auf die in der Zwischenzeit veränderten Bedürfnisse angepasst)
Mermale eines Projektes
- Einmaligkeit
- Zeitlich befristet
- Begrenzte Ressourcen
- Innovativ
- Risikobehaftet
- Komplexität
PPP-Orientierung
- Projekt Management
- Programm Management
- Projektportfolio Management
Zielsetzung von PPP
- Durch Programm- wie auch Portfolio Management werden steuernde und koordinierende Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf übergeordneten Instanzen übertragen, mit dem Ziel, die Effektivität wie auch Effizienz der Projekte und/oder Programme zu erhöhen
- Koordination von Strategien & Zielen, vernetzen / konsolidierte Planung (Zeit, Geld, Ressourcen), einheitliche Methoden & Regeln, gemeinsame Informationen / Kommunikation, konsolidiertes Berichtswesen
Arten von Projektpriorisierungen
- Strategische Bedeutung / Wirtschaftliche Bedeutung
- Wichtigkeitsgrad / Dringlichkeitsgrad
- Kosten / Nutzen-Return
Was hat System Engineering mit Projektmanagement zu tun?
- Die Komplexität nimmt in allen Bereichen laufend zu
- Misserfolge werden auf Fehler bei der Planung zurück geführt und werden immer weniger akzeptiert
- Erhöhte Anforderungen an die Beherrschbarkeit von komplexen Sachverhalten und somit an Problemlösungsmethodik
- System Engineering ist eine Problemlösungsmethodik
Was ist ein Problem?
Die Differenz zwischen IST und SOLL
Aus welchen Teilen besteht der Problemlösungsprozess?
- Die Systemgestaltung konzentriert sich auf die inhaltliche Arbeit des Problems und der Lösung (das System)
- Das Projekt-Management konzentriert sich auf die Umsetzung der Problemlösung (den Prozess)
Was ist ein System?
Ein System besteht aus einer Gesamtheit von Elementen, die aufeinander in einer wechselseitigen Beziehung stehen und als eine aufgaben-, sinn- oder zweckgebundene Einheit angesehen werden können
Was ist ein einfaches System?
Bei einfachen Systemen sind wenige Elemente vorhanden und zwischen ihnen bestehen geringe Beziehungen (z.B. Pendel)
- lineare Zusammenhänge
- wenn / dann
Was ist ein kompliziertes System?
Bei einem komplizierten System sind zahlreiche Elemente vorhanden, welche miteinander stark verknüpft sind (z.B. Uhrwerk, Auto fahren)
- deterministisch, berechenbar, prognostizierbar
- Reduziere die Kompliziertheit
Was ist ein komplexes System?
Bei komplexen Systemen sind viele Elemente vorhanden, zwischen welchen untereinander hohe wechselseitige Abhängigkeiten bestehen (z.B. Mensch, Natur, SW Entwicklung)
- abschätzen, simulieren, managen
- Lernen mit der Komplexität umzugehen
Für was ist die Primärorganisation zuständig?
Run the Business (rtb)
- Beständigkeit
Für was ist die Sekundärorganisation zuständig?
Change the Business (ctb)
- Treibt den Wandel voran
Managementebenen
- Normatives Management
- Entwickeln von Wertvorstellungen und Verhaltensgrundsätzen
- Leitbild, Coporate Governance, Code of Conduct etc.
- Strategisches Management
- Gestalten von langfristigen Visionen, Missionen, Strategien etc.
- Operatives Management
- Gestalstung, Lenkung und Führung von Mitarbeitern und sachbezogene Elemente
- Stellenbeschreibungen, Prozessdokumentationen etc.
Organisationswürfel
Beziehungen
- Aufbauorganisation: Wie sieht die formale und funktionale Arbeitsteilung aus?
- Ablauforganisation: Welche Prozesse sind etabliert?
Elemente
- Aufgaben: Welche Aufgaben werden erfüllt?
- Aufgabenträger: Wie sehen die A/V/K der jeweiligen Aufgabenträger (Ressourcen) aus?
- Sachmittel: Welche Sachmittel stehen zur Aufgabenerfühlung zur Verfügung?
- Informationen: Über welche Informationen verfügt das Unternehmen und wie sieht der Informationstransfer aus?
Dimensionen
- Zeit
- Raum
- Menge
Persönliche Integrität
- Verhalten (verbal, nonverbal)
- Absichten
- Werte, Prinzipien
- Annahmen, Überzeugungen, Vorstellungen
Unternehmerische Integrität
- Operatives Management
- Strategisches Management
- Normatives Management
- Unternehmenskultur
Was ist Projektmanagement?
Die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes
Was ist ein Programm?
Ein Programm beinhaltet mehrere miteinander in Beziehung stehende Projekte und dient der Realisierung eines übergeordneten strategischen Ziels
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Cartes-fiches
Wie ist der Problemlösungsablauf beim Systemdenken?
Vom Problem zur Lösung
- Architekturgestaltung
- Konzeptgestaltung
- Projektmanagement
Welche Projektphasen werden unterschieden?
- Definition - Initialisierungsphase
- Planung - Konzeptionsphase
- Realisation - Realisierungsphase
- Abschluss - Einführungsphase
Schritte in der Initialisierungsphase?
Von der
- Projektidee
- Projektantrag
- Antragsprüfung
- Entscheid
- Projektauftrag
- zur Projektfreigabe
Verdichteter Projektinitialisierungsprozess?
Variante 1
- Projektidee
- Projektauftrag
- Projektfreigabe
Variante 2
- Projektidee
- Projektantrag
- Projektfreigabe
Was ist das Ziel der Initialisierungsphase?
Erstellung des Projektantrages mit entsprechende Bewilligung
In welcher Phase erfolgt die Vorstudie?
Dies kann in der Initialisierungs- wie auch in der Planungsphase erfolgen
Unterschied Effektivität und Effizienz?
Effektivität - "Die richtigen Dinge tun"
Effizienz - "Die Dinge richtig tun"
Welche Themen sollen am Kickoff behandelt werden?
Folgende Themen sollen am Kickoff Meeting aufgezeigt werden:
- Vom Groben ins Detail
- Übergeordnete Ziele kommunizieren
- Vorstellung Organisation und Projektmitarbeiter
- Teilziele
- Zeitrahmen
- Kosten
- Spielregeln
- Kommunikations-Richtlinien
Grundsätze der sequentiellen Vorgehensmethodik?
- Top-Down Vorgehen; vom Groben ins Detail
- Phasenweises Vorgehen
- Strikte Trennung der einzelnen Phasen
- Zuerst Denken (Planen) - dann Handeln (Umsetzung)
Ziele der sequentiellen Vorgehensmethodik?
- einheitliches Vorgehen
- durchgängige Transparenz der Aktivitäten und Verantwortlichkeiten
- Ettapierung von Entscheidungen
- Grundlage für Projektplanung und -steuerung
- Überblick bewahren (trotz Detailarbeit)
Das Pareto Prinzip oder die "80/20 Regel"
Das Pareto Prinzip, das auch als „80/20 Regel“ bekannt ist, besagt, dass etwa 80 Prozent eines Effekts über 20 Prozent der Ursachen erzeugt werden. Dies trifft beispielsweise auf Firmen zu, die 80 Prozent ihres Umsatzes mit 20 Prozent ihrer Kunden machen. Was umgekehrt aber auch wieder bedeutet, dass sie mit den anderen 80 Prozent ihrer Kunden nur 20 Prozent ihres Umsatzes machen.
Welche Komponenten (Leistung, Kosten & Zeit) sind bei der sequenziellen Vorgehensmethodik Fix und Variabel?
- Fix - Leistung (Qualität)
- Variabel - Kosten & Zeit
Welche Komponenten (Leistung, Kosten & Zeit) sind bei einer iterativen Vorgehensmethodik Fix und Variabel?
- Fix - Zeit & Kosten
- Variabel - Leistung (Qualität)
Was ist das Ziel einer Vorstudie?
Gibt es wirtschaftlich, sozial und politisch vertretbare Lösungsvarianten.
Grundsätzlich wird in dieser Phase entschieden, ob das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll!
Was ist das Ergebnis einer Vorstudie?
Typische Ergebnisse sind:
- Projektabgrenzungen
- Schnittstellen
- Problemkatalog
- Zielsystem
- Lösungsvarianten
- Wirtschaftlichkeitsanalyse
- Vorgehensplanung
- Aktualisierter Projektvertrag
Was ist das Ziel eines Grobkonzepts?
Globales Lösungskonzept auf Basis der gewählten Vorstudienvariante
Was sind die Ergebnisse eines Grobkonzepts?
Typische Ergebnisse sind:
- Konkretisierte Ziele
- Zerlegung des Projekts in abgrenzbare Projekte (Unter- und Teilsysteme)
- Prioritäten für die Projekte
- Globale Lösung für die Projekte
- Schnittstellen zwischen den Projekten
Was sind die Ziele eines Detailkonzepts?
Vollständige und ausführungsreife Pläne aller Teilsysteme (Teilprojekte)
Was sind die Ergebnisse eines Detailkonzepts?
Typische Ergebnisse sind:
- Verfeinerte Pläne für alle Lösungskomponenten
- Einführungsstrategie
- Definitives Budget
- Aktualisierter Projektvertrag
Was ist eine Agile Vorgehensmethodik?
Agiles Projektmanagement ist die Anwendung des Agilitätsprinzips auf die Prozesse eines Projektes. Eine geringe Bürokratisierung und die Definition von einigen wenigen Regeln sollen die Effektivität eines Projekts gewährleisten. Das Wörtchen “agil” soll zum Ausdruck bringen, dass das Management und die Steuerung von Projekten und Prozessen sehr dynamisch und flexibel gestaltet sein sollen. Eigenschaften im Detail sind:
- Iteratives Vorgehen
- Versionen von Teilprodukten in schneller Abfolge
- Dokumente spielen eine geringere Rolle
- Menschen und Kommunikation haben Vorrang vor Prozessen
- Funktionierende Software hat Priorität vor umfassender Dokumentation
- Enge Zusammenarbeit mit dem Kunden
- Schnelle Reaktion vor festhalten am Plan
Welche projektbezogene Zielsetzungen gibt es?
- Zeit
- Kosten
- Leistung (Quität)
- Funktionalität
Ziele sind innerhalb des Projektmanagements erforderlich für?
- die Koordination aller anfallenden Aufgaben
- die Steuerung der mit dem Projekt verbundenen Tätigkeiten und Personen
- die Motivation aller beteiligten Personen
- die Suche nach Lösungen rsp. dem Entwickeln von Ideen
- die Entscheidungsfindung bei der Bewertung von Kriterien
- die Kontrolle der Ergebnisse und des damit verbundenen Erfolgs
Was bestimmt die passende Lösung?
Der Zielerreichungsgrad bestimmt die passende Lösung
Wie werden Ziele konkretisiert (Prozess)?
- Ziele ermitteln
- Ziele analysieren
- Ziele klassifizieren
- Ziele operationalisieren (Ziele messbar machen)
- Ziele gewichten
- Zielentscheid herbeiführen
- Ziele kommunizieren
Was bedeutet Ziele operationalisieren?
Ziele mit Kriterien messbar machen
Was bedeutet Ziele mit der Smart Methode zu analysieren?
- Specific (konkrete, eindeutige, präzise Ziele)
- Measurable (messbare Kenngrössen / Parameter)
- Achievable (realistische und anspruchsvolle Vorgaben)
- Relevant (bedeutungsvolle Ziele)
- Timely (klare Terminierungen / Terminvorgaben)
Welche Ziel-Klassifizierungen gibt es?
- Systemziele
- Wirtschaftliche Ziele (Kosten/Nutzen)
- Leistungsziele (Funktion und Qualität)
- Personelle Ziele (beziehen sich auf betroffene Personen)
- Vorgehensziele (abwicklung des Projekts)
Im Weiteren werden die Ziele zwischen MUST und KANN unterschieden
Mit welcher Methode können Ziele gewichtet werden?
Mit der Präferenzmatrix
Wie kann ein Zielentscheid herbeigeführt werden und wie wird dieser Dokumentiert?
Mit der Nutzwertanalyse kann ein Entscheid herbeigeführt werden. (Gewichtung Zielerreichungsgrad)
Als Grundlage für den Zielentscheid muss eine Zieldokumentation (Zielkatalog) erstellt werden. Diese ist integrierter Bestandteil des Projektauftrags.
Was bedeutet das Preis/Leistungs-Verhältnis und was muss berücksichtigt werden?
Mit dem Preis/Leistungs-Verhältnis soll die Relation zwischen den Kosten und den Leistungen zum Ausdruck gebracht werden
Für eine adaquate Berechnung muss der Zielerreichungsgrad berücksichtigt werden
Was soll erfolgen, wenn Ziele während dem Projekt angepasst werden müssen?
Änderungen an Zielsetzungen sollten schriftlich festgehalten, von allen betroffenen Personen unterzeichnet und allen beteiligten Personen umfassend kommuniziert werden
Was ist ein Lastenheft?
Ein Lastenheft beschreibt die unmittelbaren Anforderungen, Erwartungen und Wünsche an eine geplante Leistung, formuliert in natürlicher Sprache
Auch RFP (Request for Proposal) oder Anforderungsspezifikationen genannt
Was ist ein Pflichtenheft?
Das Pflichtenheft beschreibt wie und womit etwas realisiert werden soll
Auch Angebot, Offerte etc. genannt
Welchen Zweck hat die Umfeldanalyse?
- Einflussfaktoren des Umfelds lückenlos erkennen
- Mögliche Strategien des Umfelds voraussehen bzw. frühzeitig erkennen
- Konsequenzen für die Projektdurchführung beurteilen
- Massnahmen frühzeitig ergreifen
Was ist das Ziel einer Machbarkeits-Analyse?
Die Machbarkeits-Analyse liefert eine fundierte Grundlage für die Beurteilung eines Projektes bezüglich der Durchführbarkeit und der Wirtschaftlichkeit
Was sind Risiken?
- Risiken sind im allgemeinen Wagnisse oder Gefahren; im wirtschaftlichen Umfeld versteht man darunter Verlustgefahren
- Projektrisiken sind Verlsutgefahren, die mit einem bestimmten Vorgaben verbunden sind
- Eine Störung, welche ein Ziel beeinträchtigen oder verhindern kann, stellt ein Risiko dar
Wie wird die Wirtschaftlichkeit berechnet?
Kann am besten durch eine Gegenüberstellung von Kosten (Aufwendungen) und Nutzen (Erträge) gemessen werden
Wirtschaftlichkeit = Ertrag / Auwand
1 = Breakeven
>1 = Gewinn
<1 = Verlust
Wie kan die Rentabilität (ROI) berechnet werden?
Durch das Verhältnis des Gewinns zum investierten Kapital
Rentabilität = Gewinn *100 / durchschnittl. Kapital
Wie wird die Amortisationsdauer berrechnet und was ist zu beachten?
Amortisationsdauer = Investition / (Abschreibungen + Gewinn + Zins)
Die Amortisationsdauer darf nicht grösser sein als die Nutzungsdauer!
Unterschied Projektantrag und Projektauftrag?
Der Projektantrag folgt der Projektidee, der Projektauftrag ist der Output der Initialisierungsphase, mit der Zielsetzung einer Bewilligung für die Durchführung
