IPMA - dipl. Project Manager

Matrix-Organisation

• wird auch als Mehrlinienorganisation bezeichnet
• Überlagerung von Verrichtung und Objekten
• wird (vor allem von Führungskräften) als ungeeignet betrachtet!

• werden meistens ohne org. Massnahmen umgesetzt
• entsprechen in ihrem Aufbau einer Matrixorganisation

Die notwendigkeit von Hierarchien ergibt sich aus dem Koordinationsbedarf aufgrund der arbeitsteiligen Aufgabenerfüllung (BWL)

Der Verwaltungsrat hat die Verantwortung für die Festlegung der Organisation

• Reine Projektorganisation
• Stabs- (Einfluss)-Projektorganisation
• Matrix Projektorganisation
• Mischformen
   

Die Wahl der richtigen Organisationsform orrientiert sich wesentlich daran, ob die beteiligten Personen ausschliesslich oder teilweise für das Projekt arbeiten

• Wird auch als autonome Projektorganisation oder Linien-Projektorganisation bezeichnet
   
• Sowohl Projektleiter wie auch Projektmitarbeiter arbeiten ausschliesslich für das Projekt
   
• Der Leiter der Projektorganisation ist sehr hoch angesiedelt 
   
• Der Projektleiter besitzt sowohl die gesamten fachlichen wie auch disziplinarischen Kompetenzen
   
• Diese Organisationsform unterscheidet sich von einer Linienfunktion vor allem durch ihre zeitliche Begrenzung

Vorteile

• uneingeschränkte Konzentration der Projektmitarbeiter auf die Aufgaben
• Der Projektleiter besitzt die vollständige Führungs- und Management-Kompetenzen
• hohe Flexibilität und hoher Effizienzgrad verkürzen die Projektdauer
• die Entwicklung eines echten Teamgeists ist einfacher

Nachteil

• Aus- und Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter in die Firmenhierarchie
• interne Rekrutierung ist oft schwierig
• Entfremdung der Mitarbeitenden von ihren angestammten Fachbereichsorganisation
• Hoher Umstellungsaufwand

• Wird auch als Einfluss-Projektorganisation oder Projektkoordination bezeichnet
• Der Projektleiter agiert als Stabsfunktion, d.h. er besitzt keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse (lediglich Informations- und Beratungsbefugnisse)
• Die Projektmitarbeiter arbeiten nicht ausschliesslich für das Projekt
• Die Stammorganisation bleibt unverändert
• Findet sehr häufig Anwendung in der Praxis 

Vorteil

• geringe Beeinträchtigung des Tagesgeschäftes der Fachbereiche durch die Projektarbeit
• kostengünstige Variante
• einfache Rektrutierung, keine Wiedereingliederung
• grosse Einsatzflexibilität der Projektmitarbeiter; Einsatz in mehreren Projekten möglich

Nachteil

• Kompetenzschwierigkeiten und langwierige Entscheidungsfindungen
• konkurenzierende Aktivitäten: Tagesgeschäft versus Projektgeschäft
• geringe Identifikation mit dem Projekt; Verantwortlichkeiten

• Der Projektleiter führt die Projektleiter im Rahmen der Projektaufgaben
• Die Projektmitarbeiter bleiben formell den Linienvorgesetzten unterstellt
• Der Projektleiter besitzt (projektgebundene) Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse

Vorteile

• geringer Umstellungsaufwand
• einfach Rekrutierung der Projektmitarbeiter
• bessere Akzeptanz der Projektergebnisse durch die Betroffenen
• Kompetenzen des Projektleiters

Nachteile

• Konfliktgefahr durch Kompetenzschwierigkeiten
• höhere Anforderungen an Kommunikations- und Informationsbereitschaft
• erhöhte Selbständigkeit der Projektmitarbeiter durch Doppelunterstellung

• Sehr grosses Projekt - Reine Projektorg.
• Grosses /mittleres Projekt - Matrix Projektorg.
• Klein, mittel oder mehrere Projekte - Stabs Projektorg.

Vorgehensweise:

• Aufgaben und Teilaufgaben von Arbeitspaketen zu Projektstellen bündeln
• Aufgaben für jede Projektstelle beschreiben
• Kompetenzen und Verantwortung für jede Projektstelle festlegen
• Anforderungsprofil für jede Projektstelle formulieren
• Stellenbeschreibung erstellen

Top down

• Auftraggeber
• Projektausschuss (Lenkungsausschuss)
• Projektleitung
• Projekt Office, Fachausschuss
• Teilprojektleitung 1 bis n
• Projektmitarbeiter

• formuliert den Auftrag
• definiert die geeignete Projektorganisation
• setzt den Projektleiter ein
• definiert die Kompetenzregelungen
• kontrolliert laufend den Projektfortschritt
• trägt die Gesamtverantwortung für die Projektergebnisse
• verfügt über sämtliche Kompetenzen für das entsprechende Projekt
• unterstützt den Projektleiter (z.B. gegenüber der Linie)

• ist die oberste Konfliktlösungsinstanz
• wird vom Auftraggeber konstituiert
• setzt sich aus ausgewählten Personen zusammen
• steuert das entsprechende Projekt
• kontrolliert die Planung sowie den Stand des Projektes hinsichtlich Zeit, Geld, Leistung und Qualität
• vertritt den eigenen Fachbereich
• nimmt massgeblich Einfluss auf den Projekterfolg
• stellt eine abteilungs- und ggf. unternehmensübergreifende Koordination sicher

• informiert, unterstützt udn berät die Projektgruppe
• vermittelt Fachwissen und Fachinformationen
• mögliche Fachunterstützungen
  • Methodik
  • Sicherheit
  • Datenschutz
  • Recht
  • Ausbildung
  • etc

• Projektplanung
• Projektkoordination
• Projektdiagnose & Projektsteuerung
• Projektmarketing / Projektinformationen

Für die administrativen und organisatorischen Belange innerhalb dem Projekt

Arbeit = Dauer * Einheit (Ressource)

Wand streichen 10 MT = 5 MT * 2 Arbeiter

- Einmaligkeit

- Zeitlich befristet

- Begrenzte Ressourcen

- Innovativ

- Risikobehaftet

- Komplexität

- Projekt Management

- Programm Management

- Projektportfolio Management

- Durch Programm- wie auch Portfolio Management werden steuernde und koordinierende Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf übergeordneten Instanzen übertragen, mit dem Ziel, die Effektivität wie auch Effizienz der Projekte und/oder Programme zu erhöhen

- Koordination von Strategien & Zielen, vernetzen / konsolidierte Planung (Zeit, Geld, Ressourcen), einheitliche Methoden & Regeln, gemeinsame Informationen / Kommunikation, konsolidiertes Berichtswesen

- Strategische Bedeutung / Wirtschaftliche Bedeutung

- Wichtigkeitsgrad / Dringlichkeitsgrad

- Kosten / Nutzen-Return

- Die Komplexität nimmt in allen Bereichen laufend zu

- Misserfolge werden auf Fehler bei der Planung zurück geführt und werden immer weniger akzeptiert

- Erhöhte Anforderungen an die Beherrschbarkeit von komplexen Sachverhalten und somit an Problemlösungsmethodik

- System Engineering ist eine Problemlösungsmethodik

Die Differenz zwischen IST und SOLL

- Die Systemgestaltung konzentriert sich auf die inhaltliche Arbeit des Problems und der Lösung (das System)

- Das Projekt-Management konzentriert sich auf die Umsetzung der Problemlösung (den Prozess)

Ein System besteht aus einer Gesamtheit von Elementen, die aufeinander in einer wechselseitigen Beziehung stehen und als eine aufgaben-, sinn- oder zweckgebundene Einheit angesehen werden können

Bei einfachen Systemen sind wenige Elemente vorhanden und zwischen ihnen bestehen geringe Beziehungen (z.B. Pendel)

- lineare Zusammenhänge

- wenn / dann

Bei einem komplizierten System sind zahlreiche Elemente vorhanden, welche miteinander stark verknüpft sind (z.B. Uhrwerk, Auto fahren)

- deterministisch, berechenbar, prognostizierbar

- Reduziere die Kompliziertheit

Bei komplexen Systemen sind viele Elemente vorhanden, zwischen welchen untereinander hohe wechselseitige Abhängigkeiten bestehen (z.B. Mensch, Natur, SW Entwicklung)

- abschätzen, simulieren, managen

- Lernen mit der Komplexität umzugehen

Run the Business (rtb)

- Beständigkeit

Change the Business (ctb)

- Treibt den Wandel voran

- Normatives Management

- Entwickeln von Wertvorstellungen und Verhaltensgrundsätzen

- Leitbild, Coporate Governance, Code of Conduct etc.

- Strategisches Management

- Gestalten von langfristigen Visionen, Missionen, Strategien etc.

- Operatives Management

- Gestalstung, Lenkung und Führung von Mitarbeitern und sachbezogene Elemente

- Stellenbeschreibungen, Prozessdokumentationen etc.
 

Beziehungen

 - Aufbauorganisation: Wie sieht die formale und funktionale Arbeitsteilung aus?

- Ablauforganisation: Welche Prozesse sind etabliert?

Elemente

- Aufgaben: Welche Aufgaben werden erfüllt?

- Aufgabenträger: Wie sehen die A/V/K der jeweiligen Aufgabenträger (Ressourcen) aus?

- Sachmittel: Welche Sachmittel stehen zur Aufgabenerfühlung zur Verfügung?

- Informationen: Über welche Informationen verfügt das Unternehmen und wie sieht der Informationstransfer aus?

Dimensionen

- Zeit

- Raum

- Menge

- Verhalten (verbal, nonverbal)

- Absichten

- Werte, Prinzipien

- Annahmen, Überzeugungen, Vorstellungen

- Operatives Management

- Strategisches Management

- Normatives Management

- Unternehmenskultur

Die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes

Ein Programm beinhaltet mehrere miteinander in Beziehung stehende Projekte und dient der Realisierung eines übergeordneten strategischen Ziels