IPMA - dipl. Project Manager
Lernkarten für das Studium Kompaktlehrgang "dipl. Project Manager/in" am KV Luzern
Lernkarten für das Studium Kompaktlehrgang "dipl. Project Manager/in" am KV Luzern
Was ist ein Matrix Organisation?
Matrix-Organisation
- wird auch als Mehrlinienorganisation bezeichnet
- Überlagerung von Verrichtung und Objekten
- wird (vor allem von Führungskräften) als ungeeignet betrachtet!
Was ist eine Produkt-, Projekt-, Prozess-Organisation?
- werden meistens ohne org. Massnahmen umgesetzt
- entsprechen in ihrem Aufbau einer Matrixorganisation
Für was dienen Hierarchien?
Die notwendigkeit von Hierarchien ergibt sich aus dem Koordinationsbedarf aufgrund der arbeitsteiligen Aufgabenerfüllung (BWL)
Wer ist in einer Aktiengesellschaft verantwortlich für die Organisation?
Der Verwaltungsrat hat die Verantwortung für die Festlegung der Organisation
Welche Projekt-Organisationsformen werdem unterschieden?
- Reine Projektorganisation
- Stabs- (Einfluss)-Projektorganisation
- Matrix Projektorganisation
- Mischformen
Die Wahl der richtigen Organisationsform orrientiert sich wesentlich daran, ob die beteiligten Personen ausschliesslich oder teilweise für das Projekt arbeiten
Was ist eine reine Projektorganisation?
- Wird auch als autonome Projektorganisation oder Linien-Projektorganisation bezeichnet
- Sowohl Projektleiter wie auch Projektmitarbeiter arbeiten ausschliesslich für das Projekt
- Der Leiter der Projektorganisation ist sehr hoch angesiedelt
- Der Projektleiter besitzt sowohl die gesamten fachlichen wie auch disziplinarischen Kompetenzen
- Diese Organisationsform unterscheidet sich von einer Linienfunktion vor allem durch ihre zeitliche Begrenzung
Vor- und Nachteile einer reinen Projektorganisation?
Vorteile
- uneingeschränkte Konzentration der Projektmitarbeiter auf die Aufgaben
- Der Projektleiter besitzt die vollständige Führungs- und Management-Kompetenzen
- hohe Flexibilität und hoher Effizienzgrad verkürzen die Projektdauer
- die Entwicklung eines echten Teamgeists ist einfacher
Nachteil
- Aus- und Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter in die Firmenhierarchie
- interne Rekrutierung ist oft schwierig
- Entfremdung der Mitarbeitenden von ihren angestammten Fachbereichsorganisation
- Hoher Umstellungsaufwand
Was ist ein Stab-Projektorganisation?
- Wird auch als Einfluss-Projektorganisation oder Projektkoordination bezeichnet
- Der Projektleiter agiert als Stabsfunktion, d.h. er besitzt keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse (lediglich Informations- und Beratungsbefugnisse)
- Die Projektmitarbeiter arbeiten nicht ausschliesslich für das Projekt
- Die Stammorganisation bleibt unverändert
- Findet sehr häufig Anwendung in der Praxis
Vor- und Nachteile einer Stabs-Projektorganisation?
Vorteil
- geringe Beeinträchtigung des Tagesgeschäftes der Fachbereiche durch die Projektarbeit
- kostengünstige Variante
- einfache Rektrutierung, keine Wiedereingliederung
- grosse Einsatzflexibilität der Projektmitarbeiter; Einsatz in mehreren Projekten möglich
Nachteil
- Kompetenzschwierigkeiten und langwierige Entscheidungsfindungen
- konkurenzierende Aktivitäten: Tagesgeschäft versus Projektgeschäft
- geringe Identifikation mit dem Projekt; Verantwortlichkeiten
Was ist eine Matrix Projektorganisation?
- Der Projektleiter führt die Projektleiter im Rahmen der Projektaufgaben
- Die Projektmitarbeiter bleiben formell den Linienvorgesetzten unterstellt
- Der Projektleiter besitzt (projektgebundene) Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse
Vor- und Nachteile der Matrixorganisation?
Vorteile
- geringer Umstellungsaufwand
- einfach Rekrutierung der Projektmitarbeiter
- bessere Akzeptanz der Projektergebnisse durch die Betroffenen
- Kompetenzen des Projektleiters
Nachteile
- Konfliktgefahr durch Kompetenzschwierigkeiten
- höhere Anforderungen an Kommunikations- und Informationsbereitschaft
- erhöhte Selbständigkeit der Projektmitarbeiter durch Doppelunterstellung
Geeignete Projekt-Organisationsform?
- Sehr grosses Projekt - Reine Projektorg.
- Grosses /mittleres Projekt - Matrix Projektorg.
- Klein, mittel oder mehrere Projekte - Stabs Projektorg.
Wie werden Projektstellen gebildet?
Vorgehensweise:
- Aufgaben und Teilaufgaben von Arbeitspaketen zu Projektstellen bündeln
- Aufgaben für jede Projektstelle beschreiben
- Kompetenzen und Verantwortung für jede Projektstelle festlegen
- Anforderungsprofil für jede Projektstelle formulieren
- Stellenbeschreibung erstellen
Welche Rollen gibt es in der Projekt-Organisation?
Top down
- Auftraggeber
- Projektausschuss (Lenkungsausschuss)
- Projektleitung
- Projekt Office, Fachausschuss
- Teilprojektleitung 1 bis n
- Projektmitarbeiter
Welche Aufgaben hat der Auftraggeber?
- formuliert den Auftrag
- definiert die geeignete Projektorganisation
- setzt den Projektleiter ein
- definiert die Kompetenzregelungen
- kontrolliert laufend den Projektfortschritt
- trägt die Gesamtverantwortung für die Projektergebnisse
- verfügt über sämtliche Kompetenzen für das entsprechende Projekt
- unterstützt den Projektleiter (z.B. gegenüber der Linie)
Welche Aufgaben hat der Projektauschuss (Lenkungsausschuss)?
- ist die oberste Konfliktlösungsinstanz
- wird vom Auftraggeber konstituiert
- setzt sich aus ausgewählten Personen zusammen
- steuert das entsprechende Projekt
- kontrolliert die Planung sowie den Stand des Projektes hinsichtlich Zeit, Geld, Leistung und Qualität
- vertritt den eigenen Fachbereich
- nimmt massgeblich Einfluss auf den Projekterfolg
- stellt eine abteilungs- und ggf. unternehmensübergreifende Koordination sicher
Was sind die Aufgaben des Fachausschusses?
- informiert, unterstützt udn berät die Projektgruppe
- vermittelt Fachwissen und Fachinformationen
- mögliche Fachunterstützungen
- Methodik
- Sicherheit
- Datenschutz
- Recht
- Ausbildung
- etc
Was Aufgabenbereiche sind dem Projektleiter zugewiesen?
- Projektplanung
- Projektkoordination
- Projektdiagnose & Projektsteuerung
- Projektmarketing / Projektinformationen
Für welche Aufgaben ist das Projekt-Office zuständig?
Für die administrativen und organisatorischen Belange innerhalb dem Projekt
Unterschied zwischen Arbeit und Dauer?
Arbeit = Dauer * Einheit (Ressource)
Wand streichen 10 MT = 5 MT * 2 Arbeiter
Projekt Vorgehensmodelle
- Hosensack (wir machen es so wie wir Lust haben)
- Sequentiell (vom Groben ins Detail)
- Iterativ / Inkrementell (eigenständige und geschlossene Etappen unterteilt, die Etappen werden nacheinander, zeitlich versetzt oder überlappend bearbeitet)
- Iterativ / evolutionär (Nach jeder Etappe werden die Ziele auf die in der Zwischenzeit veränderten Bedürfnisse angepasst)
Mermale eines Projektes
- Einmaligkeit
- Zeitlich befristet
- Begrenzte Ressourcen
- Innovativ
- Risikobehaftet
- Komplexität
PPP-Orientierung
- Projekt Management
- Programm Management
- Projektportfolio Management
Zielsetzung von PPP
- Durch Programm- wie auch Portfolio Management werden steuernde und koordinierende Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf übergeordneten Instanzen übertragen, mit dem Ziel, die Effektivität wie auch Effizienz der Projekte und/oder Programme zu erhöhen
- Koordination von Strategien & Zielen, vernetzen / konsolidierte Planung (Zeit, Geld, Ressourcen), einheitliche Methoden & Regeln, gemeinsame Informationen / Kommunikation, konsolidiertes Berichtswesen
Arten von Projektpriorisierungen
- Strategische Bedeutung / Wirtschaftliche Bedeutung
- Wichtigkeitsgrad / Dringlichkeitsgrad
- Kosten / Nutzen-Return
Was hat System Engineering mit Projektmanagement zu tun?
- Die Komplexität nimmt in allen Bereichen laufend zu
- Misserfolge werden auf Fehler bei der Planung zurück geführt und werden immer weniger akzeptiert
- Erhöhte Anforderungen an die Beherrschbarkeit von komplexen Sachverhalten und somit an Problemlösungsmethodik
- System Engineering ist eine Problemlösungsmethodik
Was ist ein Problem?
Die Differenz zwischen IST und SOLL
Aus welchen Teilen besteht der Problemlösungsprozess?
- Die Systemgestaltung konzentriert sich auf die inhaltliche Arbeit des Problems und der Lösung (das System)
- Das Projekt-Management konzentriert sich auf die Umsetzung der Problemlösung (den Prozess)
Was ist ein System?
Ein System besteht aus einer Gesamtheit von Elementen, die aufeinander in einer wechselseitigen Beziehung stehen und als eine aufgaben-, sinn- oder zweckgebundene Einheit angesehen werden können
Was ist ein einfaches System?
Bei einfachen Systemen sind wenige Elemente vorhanden und zwischen ihnen bestehen geringe Beziehungen (z.B. Pendel)
- lineare Zusammenhänge
- wenn / dann
Was ist ein kompliziertes System?
Bei einem komplizierten System sind zahlreiche Elemente vorhanden, welche miteinander stark verknüpft sind (z.B. Uhrwerk, Auto fahren)
- deterministisch, berechenbar, prognostizierbar
- Reduziere die Kompliziertheit
Was ist ein komplexes System?
Bei komplexen Systemen sind viele Elemente vorhanden, zwischen welchen untereinander hohe wechselseitige Abhängigkeiten bestehen (z.B. Mensch, Natur, SW Entwicklung)
- abschätzen, simulieren, managen
- Lernen mit der Komplexität umzugehen
Für was ist die Primärorganisation zuständig?
Run the Business (rtb)
- Beständigkeit
Für was ist die Sekundärorganisation zuständig?
Change the Business (ctb)
- Treibt den Wandel voran
Managementebenen
- Normatives Management
- Entwickeln von Wertvorstellungen und Verhaltensgrundsätzen
- Leitbild, Coporate Governance, Code of Conduct etc.
- Strategisches Management
- Gestalten von langfristigen Visionen, Missionen, Strategien etc.
- Operatives Management
- Gestalstung, Lenkung und Führung von Mitarbeitern und sachbezogene Elemente
- Stellenbeschreibungen, Prozessdokumentationen etc.
Organisationswürfel
Beziehungen
- Aufbauorganisation: Wie sieht die formale und funktionale Arbeitsteilung aus?
- Ablauforganisation: Welche Prozesse sind etabliert?
Elemente
- Aufgaben: Welche Aufgaben werden erfüllt?
- Aufgabenträger: Wie sehen die A/V/K der jeweiligen Aufgabenträger (Ressourcen) aus?
- Sachmittel: Welche Sachmittel stehen zur Aufgabenerfühlung zur Verfügung?
- Informationen: Über welche Informationen verfügt das Unternehmen und wie sieht der Informationstransfer aus?
Dimensionen
- Zeit
- Raum
- Menge
Persönliche Integrität
- Verhalten (verbal, nonverbal)
- Absichten
- Werte, Prinzipien
- Annahmen, Überzeugungen, Vorstellungen
Unternehmerische Integrität
- Operatives Management
- Strategisches Management
- Normatives Management
- Unternehmenskultur
Was ist Projektmanagement?
Die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes
Was ist ein Programm?
Ein Programm beinhaltet mehrere miteinander in Beziehung stehende Projekte und dient der Realisierung eines übergeordneten strategischen Ziels
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Cartes-fiches
Projekt Vorgehensmodelle
- Hosensack (wir machen es so wie wir Lust haben)
- Sequentiell (vom Groben ins Detail)
- Iterativ / Inkrementell (eigenständige und geschlossene Etappen unterteilt, die Etappen werden nacheinander, zeitlich versetzt oder überlappend bearbeitet)
- Iterativ / evolutionär (Nach jeder Etappe werden die Ziele auf die in der Zwischenzeit veränderten Bedürfnisse angepasst)
Mermale eines Projektes
- Einmaligkeit
- Zeitlich befristet
- Begrenzte Ressourcen
- Innovativ
- Risikobehaftet
- Komplexität
PPP-Orientierung
- Projekt Management
- Programm Management
- Projektportfolio Management
Zielsetzung von PPP
- Durch Programm- wie auch Portfolio Management werden steuernde und koordinierende Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf übergeordneten Instanzen übertragen, mit dem Ziel, die Effektivität wie auch Effizienz der Projekte und/oder Programme zu erhöhen
- Koordination von Strategien & Zielen, vernetzen / konsolidierte Planung (Zeit, Geld, Ressourcen), einheitliche Methoden & Regeln, gemeinsame Informationen / Kommunikation, konsolidiertes Berichtswesen
Arten von Projektpriorisierungen
- Strategische Bedeutung / Wirtschaftliche Bedeutung
- Wichtigkeitsgrad / Dringlichkeitsgrad
- Kosten / Nutzen-Return
Was hat System Engineering mit Projektmanagement zu tun?
- Die Komplexität nimmt in allen Bereichen laufend zu
- Misserfolge werden auf Fehler bei der Planung zurück geführt und werden immer weniger akzeptiert
- Erhöhte Anforderungen an die Beherrschbarkeit von komplexen Sachverhalten und somit an Problemlösungsmethodik
- System Engineering ist eine Problemlösungsmethodik
Was ist ein Problem?
Die Differenz zwischen IST und SOLL
Aus welchen Teilen besteht der Problemlösungsprozess?
- Die Systemgestaltung konzentriert sich auf die inhaltliche Arbeit des Problems und der Lösung (das System)
- Das Projekt-Management konzentriert sich auf die Umsetzung der Problemlösung (den Prozess)
Was ist ein System?
Ein System besteht aus einer Gesamtheit von Elementen, die aufeinander in einer wechselseitigen Beziehung stehen und als eine aufgaben-, sinn- oder zweckgebundene Einheit angesehen werden können
Was ist ein einfaches System?
Bei einfachen Systemen sind wenige Elemente vorhanden und zwischen ihnen bestehen geringe Beziehungen (z.B. Pendel)
- lineare Zusammenhänge
- wenn / dann
Was ist ein kompliziertes System?
Bei einem komplizierten System sind zahlreiche Elemente vorhanden, welche miteinander stark verknüpft sind (z.B. Uhrwerk, Auto fahren)
- deterministisch, berechenbar, prognostizierbar
- Reduziere die Kompliziertheit
Was ist ein komplexes System?
Bei komplexen Systemen sind viele Elemente vorhanden, zwischen welchen untereinander hohe wechselseitige Abhängigkeiten bestehen (z.B. Mensch, Natur, SW Entwicklung)
- abschätzen, simulieren, managen
- Lernen mit der Komplexität umzugehen
Für was ist die Primärorganisation zuständig?
Run the Business (rtb)
- Beständigkeit
Für was ist die Sekundärorganisation zuständig?
Change the Business (ctb)
- Treibt den Wandel voran
Managementebenen
- Normatives Management
- Entwickeln von Wertvorstellungen und Verhaltensgrundsätzen
- Leitbild, Coporate Governance, Code of Conduct etc.
- Strategisches Management
- Gestalten von langfristigen Visionen, Missionen, Strategien etc.
- Operatives Management
- Gestalstung, Lenkung und Führung von Mitarbeitern und sachbezogene Elemente
- Stellenbeschreibungen, Prozessdokumentationen etc.
Organisationswürfel
Beziehungen
- Aufbauorganisation: Wie sieht die formale und funktionale Arbeitsteilung aus?
- Ablauforganisation: Welche Prozesse sind etabliert?
Elemente
- Aufgaben: Welche Aufgaben werden erfüllt?
- Aufgabenträger: Wie sehen die A/V/K der jeweiligen Aufgabenträger (Ressourcen) aus?
- Sachmittel: Welche Sachmittel stehen zur Aufgabenerfühlung zur Verfügung?
- Informationen: Über welche Informationen verfügt das Unternehmen und wie sieht der Informationstransfer aus?
Dimensionen
- Zeit
- Raum
- Menge
Persönliche Integrität
- Verhalten (verbal, nonverbal)
- Absichten
- Werte, Prinzipien
- Annahmen, Überzeugungen, Vorstellungen
Unternehmerische Integrität
- Operatives Management
- Strategisches Management
- Normatives Management
- Unternehmenskultur
Was ist Projektmanagement?
Die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes
Was ist ein Programm?
Ein Programm beinhaltet mehrere miteinander in Beziehung stehende Projekte und dient der Realisierung eines übergeordneten strategischen Ziels
Was ist Multiprojektmanagement?
Effizientes und effektives Management verschiedener Projekte, welche miteinander NICHT in direkter Beziehung stehen
Was ist ein Projekt-Portfolio?
Ein Projekt-Portfolio besteht aus Projekten und/oder Programmen, die zu besseren Koordinierung der Gesamtheit zusammengefasst sind
Beziehungen zwischen Multiprojekt-, Programm und Portfolio Management
Multiprojektmanagementz = Projekt Portfolio Mgmt
Programmmanagement = Multiprojektmanagement
Multiprojektmanagement nicht = Programmmanagement
Wieso braucht es Projekte?
- Unternehmen mit etabliertem Projekt Mgmt zeugen von hoher und reifer Organisationskultur, einem ausgeprägten Organisationsbewusstsein und hoher Unternehmenidentifikation
- Durch Projekt Mgmt sollen Defizite aus hierarchischen Organisationen gelöst werden
- Gruppenarbeit optimieren Entscheidungen
- Verbessert die Informations-, Kommunikations- und Kooperationsmöglichkeiten, verkürzt zeit- und kostenintensive Umwege und gewährleistet eine kollektive Konzentration auf eine Aufgabe
Welchen Zweck hat die Wirtschaft?
Der Befriedigung menschlicher Bedürfnisse nach Güter
Ökonomische Prinzipien
- Maximumprinzip - Mit einem gegebenen Input an Produktionsfaktoren soll ein möglichst hoher Output generiert werden
- Minimumprinzip - Ein gegebener Output soll mit einem möglichst kleinen Input an Produktionsfaktoren realisiert werden
- Optimumprinzip - Es ist weder Input noch Output vorgegeben. Input und Output werden demnach so aufeinander abgestimmt, dass diese in einem optimalen Verhältnis zueinander stehen
Unternehmensziele
- Wirtschaftliche Ziele
- Normative Ziele
- Strategische Ziele
- Operative Ziele
Wirtschaftlich Ziele
- Produktivität - Ist das mengenmässige Verhältnis zwischen Output und Input eines Prozesses
- Wirtschaftlichkeit - Ergibt sich aus der Produktivität durch Multiplikation von Zähler und Nenner mit Output- und Input Preisen. Die Wirtschaftlichkeit wird mit einem Wertverhältnis auisgedrückt
- Rentabilität - Ein Gewinn als positive Differenz zwischen Ertrag und Aufwand ist in seiner absoluten Höhe wenig aussagekräftig. Der Gewinn muss in Beziehung zum investierten Kapital gesetzt werden, was durch die Rentabilität ausgedrückt wird
Was sind normative Ziele?
Zusammengefasst die Verhaltensregeln wie:
- Corporate Governance
- Leitbilder
- Unternehmensgrundsätze
- Führungsgrundsätze
- Code of conduct
Was sind strategische Ziele?
Die strategischen Ziele sind für den Zeithorizont von 3-5 Jahren ausgerichtet
- Organisation
- Marketing
- Verkauf
- Finanzen
- Märkte / Produkte
- Personal
- usw.
Was sind operative Ziele?
Die operativen Ziele sind auf einen Zeithorizont von 1 Jahr ausgerichtet:
- Organisation
- Marketing
- Verkauf
- Finanzen
- Märkte / Produkte
- Personal
- usw.
Was ist der Net Promoter Score - NPS?
Im Kern ist der Net Promoter Score eine Kennzahl, die mittelbar die Kundenzufriedenheit und unmittelbar die Bereitschaft zur Weiterempfehlung quantifiziert
Was ist das magische Viereck im PM?
Sind projektbezogene Ziesetzungen bezüglich
- Zeit
- Kosten
- Qualität
- Funktionalitäten
Was sind kritische Erfolgsfaktoren?
- Projektwürdie Projektaufgabe
- Projektauftrag
- Machtpromotoren
- Kompetente Projektmanager- und teammitglieder
- Dosierung des Projektmanagements
- Zeitliche Freistellung
- Klare Rollenverteilung
- Gezielte Projektkommunikation
- Projektkultur
- Kommunikation / Information
Was ist Qualität?
Qualität ist, wenn der Kunde zurück kommt und nicht die Ware
Die Qualität definiert den Grad der Übereinstimmung von Eigenschaften mit Anforderungen (Spezifikationen, Vorgaben, etc.)
Was ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess?
- Stetige Verbesserung in kleinen Schritten
- KVP ist ein Grundprinzip des Qualitätsmanagements und Bestandteil der Unternehmungskultur
- PDCA als Grundlage (Plan, Do, Check & Act)
- Verbesserungsvorschläge mittels betrieblichem Vorschlagswesens und Ideenmanagement
Was ist Qualitätsmanagement?
Alle organisatorischen Maßnahmen, die der Verbesserung der Prozessqualität, der Leistungen und damit den Produkten jeglicher Art dienen
Ziel des Qualitätsmanagements?
Durch Einbindung aller Menschen (Mitarbeiter) in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess bessere Ergebnisse erziehlen
Was versteht man unter dem FCM Qualitäts-Model?
- Qualitätsmerkmale (Factors)
- Teilmerkmale (Criterias)
- Messgrösse (Metrics)
Welche Prüftechniken gibt es?
- Statische Prüfung
- keine Prüfung des Objekts
- Prüfung von Beschreibungen
- Dynamische Prüfung
- Prüfung des Objekts
- Tests, Leistungsmessung
- Simulation
- Prüfung eines repräsentativen Modells
