IPMA - dipl. Project Manager
Lernkarten für das Studium Kompaktlehrgang "dipl. Project Manager/in" am KV Luzern
Lernkarten für das Studium Kompaktlehrgang "dipl. Project Manager/in" am KV Luzern
Was ist ein Matrix Organisation?
Matrix-Organisation
- wird auch als Mehrlinienorganisation bezeichnet
- Überlagerung von Verrichtung und Objekten
- wird (vor allem von Führungskräften) als ungeeignet betrachtet!
Was ist eine Produkt-, Projekt-, Prozess-Organisation?
- werden meistens ohne org. Massnahmen umgesetzt
- entsprechen in ihrem Aufbau einer Matrixorganisation
Für was dienen Hierarchien?
Die notwendigkeit von Hierarchien ergibt sich aus dem Koordinationsbedarf aufgrund der arbeitsteiligen Aufgabenerfüllung (BWL)
Wer ist in einer Aktiengesellschaft verantwortlich für die Organisation?
Der Verwaltungsrat hat die Verantwortung für die Festlegung der Organisation
Welche Projekt-Organisationsformen werdem unterschieden?
- Reine Projektorganisation
- Stabs- (Einfluss)-Projektorganisation
- Matrix Projektorganisation
- Mischformen
Die Wahl der richtigen Organisationsform orrientiert sich wesentlich daran, ob die beteiligten Personen ausschliesslich oder teilweise für das Projekt arbeiten
Was ist eine reine Projektorganisation?
- Wird auch als autonome Projektorganisation oder Linien-Projektorganisation bezeichnet
- Sowohl Projektleiter wie auch Projektmitarbeiter arbeiten ausschliesslich für das Projekt
- Der Leiter der Projektorganisation ist sehr hoch angesiedelt
- Der Projektleiter besitzt sowohl die gesamten fachlichen wie auch disziplinarischen Kompetenzen
- Diese Organisationsform unterscheidet sich von einer Linienfunktion vor allem durch ihre zeitliche Begrenzung
Vor- und Nachteile einer reinen Projektorganisation?
Vorteile
- uneingeschränkte Konzentration der Projektmitarbeiter auf die Aufgaben
- Der Projektleiter besitzt die vollständige Führungs- und Management-Kompetenzen
- hohe Flexibilität und hoher Effizienzgrad verkürzen die Projektdauer
- die Entwicklung eines echten Teamgeists ist einfacher
Nachteil
- Aus- und Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter in die Firmenhierarchie
- interne Rekrutierung ist oft schwierig
- Entfremdung der Mitarbeitenden von ihren angestammten Fachbereichsorganisation
- Hoher Umstellungsaufwand
Was ist ein Stab-Projektorganisation?
- Wird auch als Einfluss-Projektorganisation oder Projektkoordination bezeichnet
- Der Projektleiter agiert als Stabsfunktion, d.h. er besitzt keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse (lediglich Informations- und Beratungsbefugnisse)
- Die Projektmitarbeiter arbeiten nicht ausschliesslich für das Projekt
- Die Stammorganisation bleibt unverändert
- Findet sehr häufig Anwendung in der Praxis
Vor- und Nachteile einer Stabs-Projektorganisation?
Vorteil
- geringe Beeinträchtigung des Tagesgeschäftes der Fachbereiche durch die Projektarbeit
- kostengünstige Variante
- einfache Rektrutierung, keine Wiedereingliederung
- grosse Einsatzflexibilität der Projektmitarbeiter; Einsatz in mehreren Projekten möglich
Nachteil
- Kompetenzschwierigkeiten und langwierige Entscheidungsfindungen
- konkurenzierende Aktivitäten: Tagesgeschäft versus Projektgeschäft
- geringe Identifikation mit dem Projekt; Verantwortlichkeiten
Was ist eine Matrix Projektorganisation?
- Der Projektleiter führt die Projektleiter im Rahmen der Projektaufgaben
- Die Projektmitarbeiter bleiben formell den Linienvorgesetzten unterstellt
- Der Projektleiter besitzt (projektgebundene) Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse
Vor- und Nachteile der Matrixorganisation?
Vorteile
- geringer Umstellungsaufwand
- einfach Rekrutierung der Projektmitarbeiter
- bessere Akzeptanz der Projektergebnisse durch die Betroffenen
- Kompetenzen des Projektleiters
Nachteile
- Konfliktgefahr durch Kompetenzschwierigkeiten
- höhere Anforderungen an Kommunikations- und Informationsbereitschaft
- erhöhte Selbständigkeit der Projektmitarbeiter durch Doppelunterstellung
Geeignete Projekt-Organisationsform?
- Sehr grosses Projekt - Reine Projektorg.
- Grosses /mittleres Projekt - Matrix Projektorg.
- Klein, mittel oder mehrere Projekte - Stabs Projektorg.
Wie werden Projektstellen gebildet?
Vorgehensweise:
- Aufgaben und Teilaufgaben von Arbeitspaketen zu Projektstellen bündeln
- Aufgaben für jede Projektstelle beschreiben
- Kompetenzen und Verantwortung für jede Projektstelle festlegen
- Anforderungsprofil für jede Projektstelle formulieren
- Stellenbeschreibung erstellen
Welche Rollen gibt es in der Projekt-Organisation?
Top down
- Auftraggeber
- Projektausschuss (Lenkungsausschuss)
- Projektleitung
- Projekt Office, Fachausschuss
- Teilprojektleitung 1 bis n
- Projektmitarbeiter
Welche Aufgaben hat der Auftraggeber?
- formuliert den Auftrag
- definiert die geeignete Projektorganisation
- setzt den Projektleiter ein
- definiert die Kompetenzregelungen
- kontrolliert laufend den Projektfortschritt
- trägt die Gesamtverantwortung für die Projektergebnisse
- verfügt über sämtliche Kompetenzen für das entsprechende Projekt
- unterstützt den Projektleiter (z.B. gegenüber der Linie)
Welche Aufgaben hat der Projektauschuss (Lenkungsausschuss)?
- ist die oberste Konfliktlösungsinstanz
- wird vom Auftraggeber konstituiert
- setzt sich aus ausgewählten Personen zusammen
- steuert das entsprechende Projekt
- kontrolliert die Planung sowie den Stand des Projektes hinsichtlich Zeit, Geld, Leistung und Qualität
- vertritt den eigenen Fachbereich
- nimmt massgeblich Einfluss auf den Projekterfolg
- stellt eine abteilungs- und ggf. unternehmensübergreifende Koordination sicher
Was sind die Aufgaben des Fachausschusses?
- informiert, unterstützt udn berät die Projektgruppe
- vermittelt Fachwissen und Fachinformationen
- mögliche Fachunterstützungen
- Methodik
- Sicherheit
- Datenschutz
- Recht
- Ausbildung
- etc
Was Aufgabenbereiche sind dem Projektleiter zugewiesen?
- Projektplanung
- Projektkoordination
- Projektdiagnose & Projektsteuerung
- Projektmarketing / Projektinformationen
Für welche Aufgaben ist das Projekt-Office zuständig?
Für die administrativen und organisatorischen Belange innerhalb dem Projekt
Unterschied zwischen Arbeit und Dauer?
Arbeit = Dauer * Einheit (Ressource)
Wand streichen 10 MT = 5 MT * 2 Arbeiter
Projekt Vorgehensmodelle
- Hosensack (wir machen es so wie wir Lust haben)
- Sequentiell (vom Groben ins Detail)
- Iterativ / Inkrementell (eigenständige und geschlossene Etappen unterteilt, die Etappen werden nacheinander, zeitlich versetzt oder überlappend bearbeitet)
- Iterativ / evolutionär (Nach jeder Etappe werden die Ziele auf die in der Zwischenzeit veränderten Bedürfnisse angepasst)
Mermale eines Projektes
- Einmaligkeit
- Zeitlich befristet
- Begrenzte Ressourcen
- Innovativ
- Risikobehaftet
- Komplexität
PPP-Orientierung
- Projekt Management
- Programm Management
- Projektportfolio Management
Zielsetzung von PPP
- Durch Programm- wie auch Portfolio Management werden steuernde und koordinierende Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf übergeordneten Instanzen übertragen, mit dem Ziel, die Effektivität wie auch Effizienz der Projekte und/oder Programme zu erhöhen
- Koordination von Strategien & Zielen, vernetzen / konsolidierte Planung (Zeit, Geld, Ressourcen), einheitliche Methoden & Regeln, gemeinsame Informationen / Kommunikation, konsolidiertes Berichtswesen
Arten von Projektpriorisierungen
- Strategische Bedeutung / Wirtschaftliche Bedeutung
- Wichtigkeitsgrad / Dringlichkeitsgrad
- Kosten / Nutzen-Return
Was hat System Engineering mit Projektmanagement zu tun?
- Die Komplexität nimmt in allen Bereichen laufend zu
- Misserfolge werden auf Fehler bei der Planung zurück geführt und werden immer weniger akzeptiert
- Erhöhte Anforderungen an die Beherrschbarkeit von komplexen Sachverhalten und somit an Problemlösungsmethodik
- System Engineering ist eine Problemlösungsmethodik
Was ist ein Problem?
Die Differenz zwischen IST und SOLL
Aus welchen Teilen besteht der Problemlösungsprozess?
- Die Systemgestaltung konzentriert sich auf die inhaltliche Arbeit des Problems und der Lösung (das System)
- Das Projekt-Management konzentriert sich auf die Umsetzung der Problemlösung (den Prozess)
Was ist ein System?
Ein System besteht aus einer Gesamtheit von Elementen, die aufeinander in einer wechselseitigen Beziehung stehen und als eine aufgaben-, sinn- oder zweckgebundene Einheit angesehen werden können
Was ist ein einfaches System?
Bei einfachen Systemen sind wenige Elemente vorhanden und zwischen ihnen bestehen geringe Beziehungen (z.B. Pendel)
- lineare Zusammenhänge
- wenn / dann
Was ist ein kompliziertes System?
Bei einem komplizierten System sind zahlreiche Elemente vorhanden, welche miteinander stark verknüpft sind (z.B. Uhrwerk, Auto fahren)
- deterministisch, berechenbar, prognostizierbar
- Reduziere die Kompliziertheit
Was ist ein komplexes System?
Bei komplexen Systemen sind viele Elemente vorhanden, zwischen welchen untereinander hohe wechselseitige Abhängigkeiten bestehen (z.B. Mensch, Natur, SW Entwicklung)
- abschätzen, simulieren, managen
- Lernen mit der Komplexität umzugehen
Für was ist die Primärorganisation zuständig?
Run the Business (rtb)
- Beständigkeit
Für was ist die Sekundärorganisation zuständig?
Change the Business (ctb)
- Treibt den Wandel voran
Managementebenen
- Normatives Management
- Entwickeln von Wertvorstellungen und Verhaltensgrundsätzen
- Leitbild, Coporate Governance, Code of Conduct etc.
- Strategisches Management
- Gestalten von langfristigen Visionen, Missionen, Strategien etc.
- Operatives Management
- Gestalstung, Lenkung und Führung von Mitarbeitern und sachbezogene Elemente
- Stellenbeschreibungen, Prozessdokumentationen etc.
Organisationswürfel
Beziehungen
- Aufbauorganisation: Wie sieht die formale und funktionale Arbeitsteilung aus?
- Ablauforganisation: Welche Prozesse sind etabliert?
Elemente
- Aufgaben: Welche Aufgaben werden erfüllt?
- Aufgabenträger: Wie sehen die A/V/K der jeweiligen Aufgabenträger (Ressourcen) aus?
- Sachmittel: Welche Sachmittel stehen zur Aufgabenerfühlung zur Verfügung?
- Informationen: Über welche Informationen verfügt das Unternehmen und wie sieht der Informationstransfer aus?
Dimensionen
- Zeit
- Raum
- Menge
Persönliche Integrität
- Verhalten (verbal, nonverbal)
- Absichten
- Werte, Prinzipien
- Annahmen, Überzeugungen, Vorstellungen
Unternehmerische Integrität
- Operatives Management
- Strategisches Management
- Normatives Management
- Unternehmenskultur
Was ist Projektmanagement?
Die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes
Was ist ein Programm?
Ein Programm beinhaltet mehrere miteinander in Beziehung stehende Projekte und dient der Realisierung eines übergeordneten strategischen Ziels
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Cartes-fiches
Welche Typisierung von Projektideen gibt es?
- Raktiv: Die Idee entsteht auf einen Zustand, wlcher als unbefriedigend wahrgenommen wird
- Visionär: Die Idee entsteht als Wahrnehmung einer Chance
Welches sind die groben Inhalte eines Projektantrags?
- Ausgangslage
- Problem / Chance
- Grobe Lösungsidee
- Erwarteter Nutzen, Projektziele
- Überlegung zur Wirtschaftlichkeit
- Grobschätzung des Realisierungszeitraums
Zielsetzung eines Projektantrags?
- Das Projekt-Bewilligungsgremium aufgrund von eindeutigen Fakten und zielgerichteten Argumenten zu überzeugen
- Der Projektantrag muss so formuliert werden, dass die Entscheider das Vorhaben auch verstehen!
Welches sind die Informationen eines Projektauftrags?
- Ausgangslage
- Zielsetzungen
- Restriktionen
- Projektabgrenzungen
- Termine / Meilensteine
- Budget
- Abstimmungsbedarf
- Informations- und Berichtswesen
Was sind Projekt-Restriktionen und Abgrenzungen?
Es ist wichtig und notwendig Restriktionen und Abgrenzungen im Projektauftrag zu dokumentieren, so dass keine Unklarheiten oder Missverständnisse bezüglich der Umsetzung des Vorhabens entstehen.
- Restriktionen: Werden allgemein als Einschränkungen, Begrenzungen oder Vorgaben verstanden (z.B. gesetzlich, finanziell, personelle Rahmenbedingungen etc.)
- Abgrenzungen: Leistungen und/oder Ergebnisse dokumentiert, welche durch das geplante Vorhaben NICHT erbracht rsp. NICHT erziehlt werden sollen
Wann findet das Kick-off Meeting statt?
Nachdem der Projektauftrag bewilligt wurde und mit der Projektplanung begonnen werden kann
In welchen Phasen ist das Projektmarketing eingesetzt?
Das Projektmarketing begleitet sämtliche Phasen - Initialisierung bis Projektabschluss
In welchen Phasen ist das Projektmarketing eingesetzt?
Das Projektmarketing begleitet sämtliche Phasen - Initialisierung bis Projektabschluss
Unterschied Projektmarketing mit dem klassischen Marketing?
Im Gegensatz zum klassischen Marketing wird nicht ausschliesslich das Endergebnis (Projektergebnis) verkauft sondern vor allem "Das Projekt während seiner Durchführung"
Markt- und Unternehmungsorientierung beim Marketing?
- Das klassische Marketing orientiert sich auf die Beziehung Unternehmung und Markt
- Das Projektmarketing orientiert sich auf die Beziehung Projekt und Unternehmung
Wann muss das Projektmarketing umso intensiver betrieben werden?
- Je grösser die mit dem Projekt geplanten Veränderungen und Anforderungen an die beteiligten/betroffenen Personen
- Je grösser der Anteil der kritisch bis ablehnenden eingestellten Stakeholder gegenüber dem Projekt
- Je grösser die Probleme (Hindernisse) während dem Projektverlauf
Was sind die Ziele des Projektmarketing?
Umfasst alle systematischen geplanten, unterstützenden Aktivitäten und Massnahmen um die Akzeptanz und die Projektabwicklung positiv zu unterstützen:
- Transparenz, Vertrauen und Akzeptanz bei Stakeholder schaffen
- Aufmerksamkeit auf das Projekt steigern
- Betroffene zu Beteiligten machen
- Gerüchteküche und Unsicherheiten bei Betroffenen vermeiden
- Unterstützung durch Management und Betroffene verbessern
- Projektkultur fördern
- Sofern notwendig, weitere Finanzierung sicherstellen
Wie ist der Projektmarketing Prozess?
- Projektumfeld und Interessengruppen analysieren
- Massnahmen bestimmen und Instrumente auswählen
- Einsatz vorbereiten und durchführen
- Wirkung analysieren und Verbesserungspotenziale ableiten
Danach beginnt es wieder am Anfang
Welche Grundsätze gibt es beim Projektmarketing?
- Rechtzeitige Planung und Budgetierung
- Frühzeitiger Informations-Transfer
- Adressatengerechte Massnahmen
- Verbindliche Aussagen
- Sorgfältige Vorbereitung
- Klare Vereinbarungen
- Nutzen von Synergien
Welche schriftliche Projektmarketing-Instrumente gibt es?
- Projektname, Logo
- Präsentationen
- Projektzeitung
- Infotafel "Schwarzes Brett"
- Roadmap und Statusbericht
- Persönliche Briefe
- Projektinfos im Intranet
- Pojekt-Blog
- etc.
Welche mündliche Projektmarketing-Instrumente gibt es?
- Infoveranstaltungen
- Kurzinfos im Rahmen von hausinternen Veranstaltungen, Sitzungen und Events
- Bilaterale Gespräche
- Eröffnungs-/Abschlussfest
- etc
Welche visuelle/audiovisuelle Projektmarketing-Instrumente gibt es?
- Projektfotos
- Interview mit Projektmitarbeitern, -auftraggeber, -Stakeholder
- Projektfilm
- Poster
- etc
Was ist ein Stakeholder?
Als Stakeholder wird eine Person oder Gruppe bezeichnet, die ein berechtigtes Interesse am Verlauf oder Ergebnis eines Prozesses oder Projekt hat.
Stakeholder sind auch unter dem Begriff "Anspruchsgruppen / Interessengruppen" bekannt
Was sind Partikularinteressen?
Bestrebungen einzelner Akteursgruppen zur Durchsetzung politischer oder wirtschaftlichen Sonderinteressen (Eigeninteressen)
Was ist der Nutzen einer Sakeholder-Analyse (rational)?
Während der Initialisierungsphase:
- Information zu den Projektzielsetzungen
- Angaben zur Umfeldanalyse
- Hinweis zu möglichen Risiken
Von der Initialisierungsphase bis zur Einführung:
- Hinweis zu Risiken im Rahmen des Risiko-Managements
- Notwendige Informationen für das Projektmarketing
Was ist der Nutzen einer Stakeholder-Analyse (zwischenmenschlich)?
- Wertschätzung und den Respekt gegenüber Meinungen, Interessen und Ansprüchen der Beteiligten/Betroffenen
- Betroffene zu Beteiligten machen
Was ist eine Zielkonflikt-Matrix?
Mit der Zielkonflikt-Matrix sollen Interessenkonflikte der definierten Ziele erkannt werden.
- Ziel ist autonom gegenüber
- Ziel steht in Konflikt mit
- Ziel wird unterstützt
Was ist eine Wechselwirkungs-Matrix?
Die Wechselwirkungsmatrix dient der Darstellung der Wechselwirkungen zwischen den einzelnen Zielen. Dabei können folgende Kriterien verwendet werden:
- kein Einfluss
- geriner Einfluss
- mittlerer Einfluss
- starker Einfluss
Was ist das Ziel einer Zielkonflikt- und Wechselwirkiungs-Matrix?
Erkennen der Konflikte und notwendige Massnahmen definieren
Nach welchen Kriterien werden Stakeholder analysiert?
Einfluss - gering bis hoch
Interesse - von gering bis hoch
Welche unterschiedlichen Stakeholder gibt es?
- Promotoren - aktive Unterstützung
- Opponenten - sind mehr oder weniger gegen das Projekt
- Supporter - unterstützt das Projekt z.B. Ressourcen
- Hopper - die unentschlossen sind und ihre Position häufig wechseln (gefährlichste Gruppe)
Was ist eine Stakeholder-Beziehung?
Die Beziehungen zwischen den Stakeholder werden analysiert und visualisiert
Was ist der Unterschied zwischen der Aufbau- und Ablauf-Organisation?
Die Aufbauorganisation ist statisch (Strukturen), die Ablauforganisation ist dynamisch (Prozesse).
Beide basieren auf dauerhaft wirksame Regelungen (Organisation)
Was wird als "Zusammenfassung von Aufgaben", welche quantitativ und qualitativ von einer Person bewältigt werden kann bezeichnet?
Eine Stelle
Was sind die Vor- und Nachteile einer gebundenen Stellenbildung (welche auf einen bestimmten Menschen und dessen Fähigkeit passt)?
Vorteil: max. Einsatz der vorhandenen Fähigkeiten
Nachteil: grosse Abhängigkeit
Welche Kriterien der Stellenbildung gibt es?
- Freie Stellenbildung: Die Stelle wird auf Grund von Aufgaben gebildet
- Gebundene Stellenbildung: Die Stelle wird aufgrund von Fähigkeiten des Stelleninhabers gebildet
- Sachmittelgesteuerte Stellenbildung: Die Stelle wird aufgrund von zur Verfügung stehenden Sachmittel gebildet
- Gesetzlichverankerte Stellenbildung: Die Stelle wird aufgrund von gesetzlichen Vorgaben gebildet
Was versteht man in der Organisationslehre unter dem Kongruenzprinzip?
Darunter wird die Übereinstimmung von A/K/V (Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung) einer Stelle verstanden
Was ist der Effekt, wenn das Kongruenzprinzip nicht ausgeglichen ist?
- Aufgaben und Verantwortung, aber keine Kompetenzen - Wasserträger
- Aufgaben und Kompetenzen, aber keine Verantwortung - Sündenbock
Welche Spezialisierung von Aufgaben gibt es?
- Vertikale Spezialisierung: die Arbeitsschritte werden an verschiedene Personen übertragen
- Horizontale Spezialisierung: Eine Person übernimmt mehrere Arbeitsschritte (von der Planung bis zur Kontrolle)
Was ist unter Job Rotation gemeint?
Mittels systematischen Arbeitsplatzwechseln sollen die Fachkenntnisse erweitert, die Erfahrungen eines Mitarbeiters vertieft und entfaltet, seine Lernbereitschaft und Lernfähigkeit gesteigert und nicht zuletzt die Perspektiven vergrössert werden
Job Enlargement mit Aufgabenerweiterung, was ist gemeint?
Ein Mitarbeiter übernimmt am gegenwärtigen Arbeitsplatz zusätzliche, inhaltlich weitgehend zusammengehörende Teilaufgaben mit ähnlichen Schwierigkeitsgrad. Der Handlungsspielraum eine Mitarbeiters soll erweitert werden ohne jedoch den Entscheidungsspielraum zu verändern.
z.B. Mitarbeit in Arbeitsgruppen oder Projekten
Job Enlargement mit Arbeitsbereicherung, was ist gemeint?
Es erfolgt eine vertiakale Erweiterung der Aufgabenbereiche, indem planende, entscheidende und kontrollierende Aufgaben integriert werden. Damit werden die Komplexität und die Ganzheitlichkeit der Aufgaben an einem Arbeitsplatz erhöht sowie der Entscheidungs- und Kontrollspielraum erweitert.
z.B. Übernahme von Stv. - Aufgaben; Übernahme von Aufgaben als Teilprojektleiter
Was sind Leitungsstellen?
Leitungsstellen
- enthalten (Fremd) Entscheidungsbefugnisse
- haben (als Folge davon) Anordnungs- und Weisungsrecht
- sind verantwortlich für die ihnen unterstellten Mitarbeiter
Was sind Instanzen?
Instanzen
- sind Leitungseinheiten, die aus einer oder mehreren Leitungsstelle bestehen
z.B. GL, Direktoren, Kader etc.
Was sind Stabsstellen?
Stabsstellen
- werden als unterstützende Stellen bezeichnet
- beraten oder unterstützen und entlasten Instanzen
- enthalten keine (Fremd) Entscheidungsbefugnisse
- haben kein Anordnungs- und Weisungsrecht
