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Aufgaben des Informationsmanagements
Aufgaben des Informationsmanagements
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Lernkarten
Nennen Sie die Merkmale eines Projektes.
• Komplexität –durchzuführende Aufgabe hat hohen Schwierigkeitsgrad • Einmaligkeit –Aufgabe stellt nicht mehr wieder • Bedeutung – Aufgabe ist für das Unternehmen und Erfolg wichtig • Zeitbegrenzung – zeitlich begrenzt hat einen definierten Anfang und Ende • Umfang – Aufgabenstellung hat Auswirkungen auf verschiedene Bereiche • Risiko
Welche Aufgaben hat ein Projektleiter?
Überwacht die Kosten • Prüft die Ergebnisse • Koordiniert die beteiligten Stellen • Ist Bindeglied zwischen Projektgruppe und Gremien
Was verstehen Sie unter Projektmanagement?
- das Vorgehen bei der Planung und Abwicklung von Projekten
- die Organisation des Projektes welches diese Aufgaben zu erfüllen hat
Was verstehen Sie unter Projektorganisation?
Wird ein Ordnungsrahmen geschaffen, der die Zusammenarbeit der am Projekt beteiligten Mitarbeiter und damit ein reibungslose Aufgabenerfüllung sicherstellen soll.
• Reine Projektorganisation • die Einfluss-Projektorganisation • Matrix-Projektorganisation.
Wer sind die Projektbeteiligten?
- Der Antragssteller
- Bewilligungsgremium
- Entscheidungsgremium
- Beratungsgremium
- Projektgruppe
reine Projektorganisation
Organisationseinheit ist gleichgestellt (zeitlich befristet)
Vorteil: Klare Abgrenzung nach außen. Nachteil: Bildungsaufwand.
Einfluss Projektorganisation
Projektleiter nimmt eine stabsähnliche Stelle in der Betriebshierarchie ein. Er hat beratende, steuernde und entscheidungsvorbereitende Funktion. Vorteil: • Relativ geringer Einrichtungsaufwand. Flexibler Personeneinsatz Nachteil: • Relativ schwache Position des Projektleiters, schwer seine Ziele durchzusetzen. Reaktionsfähigkeit gering
Matrix Projektorganisation
Mischung. Projektleiter ist für die Projektplanung. –Überwachung und –Steuerung zuständig. Hat Weisungsbefugnisse für projektbezogene Themen Vorteil: • Starke Stellung des PL, geringer organisatorischer Änderungsaufwand. Mitarbeiter flexibel einsetzbar Nachteil: • Hoher Koordinationsaufwand, Konfliktpotenzial zwischen PL und Leiter der Fachabteilungen
Warum setzt man bei der Projektplanung ein Phasenschemata ein?
Phasenschemata = Planungshilfe • Bietet Planungshilfen auch bei größeren Vorhaben • Stellt Übersicht sicher - Die Gefahr die Orientierung und Kontrolle zu verlieren sinkt • Nach jedem Projekt kann der Prozessablauf verbessert werden – Lerneffekt
Was ist ein Meilenstein?
Abschluss von Phasen bildet ein Meilenstein (Schlüsselereignisse, die zu bestimmten Zeitpunkten vorliegen sollen). Diese Helfen bei der Kontrolle und Steuerung.
Was passiert in der Phase Projektantrag und Voruntersuchung?
Im Projektantrag wird das durch ein Projekt zu lösende Problem beschrieben. Ein Bewilligungsorgan entscheidet, ob das Vorhaben weiterverfolgt oder eine Vorstudie durchgeführt werden soll. In der Vorstudie (Aufwand 2-5%) beschreibt ein kleiner Kreis von Betroffenen das Problem, die Problemlösungsalternativen und die damit verbundenen Aufwendungen. Auf dieser Grundlage werden die Ziele bestimmt.
Was passiert bei der Betroffenheitsanalyse?
Betroffener (Wer?); Form der Betroffenheit (Wie); Erwartungshaltung der Betroffenen; Einstellung der Betroffenen; Macht der Betroffenen
Was passiert in der Planungsphase?
Wird geteilt in Haupt- und Teiluntersuchungen. In der Hauptuntersuchung wird der in der Vorstudie beschriebene Problemlösungsweg vertieft. Teiluntersuchungen helfen dabei, die Übersicht zu behalten und spezielle Fragestellungen detailliert auszuarbeiten.
Was passiert bei der Realisierung und Einführung?
Beansprucht 60-70%. Hier werden die in den Teilkonzepten erarbeiteten Ergebnisse umgesetzt. Wichtig ist, dass die Entwicklung in einer Doku zusammengefasst wird. Am Ende liegt das fertige Produkt (z.B. ein Programm) vor, wird aber erst in der nächsten Phase eingeführt. In der Einführungsphase wird dieses in einer schlagartigen (fester Termin), stufenweise (in kleine Teillösungen eingeführt) oder parallel (altes und neues System laufen parallel) laufenden Einführung eingeführt.
Was versteht man unter Planen im Bezug auf die Planungsphase?
Systematisch alle relevanten Informationen zu sammeln und das Handeln gedanklich vorwegzunehmen. Ein Vorhaben wird durchdacht. Die Aufgabenplanung gliedert die durchzuführenden Arbeiten, Planungsinstrument ist hier der Projektstrukturplan.
Nennen und beschreiben Sie Planungsinstrumente für die Projektplanung.
Balkendiagramm – auf einer Zeitachse werden die voraussichtlich benötigten Zeiten einzelner Projektabschnitte grafisch dargestellt. Jeder Balken beginnt und endet zu einem bestimmten Zeitpunkt Netzplantechnik – Projektabläufe werden mit Graphen abgebildet. Es ist eine Menge von Knoten, die durch Pfeile verbunden sind. Critical Path Method – entspricht der Netzplantechnik. Dieser Pfad gibt die Vorgangsdauer des Gesamtprojekts an. Verzögerungen an den Vorgängen auf diesem kritischen Pfad verlängert automatisch das gesamte Projekt
Was sind Voraussetzungen für die Projektsteuerung?
Eine Projektplanung und Projektüberwachung sind unabdingbare Voraussetzungen • Projektplanung Voraussetzung Projektüberwachung • Projektüberwachung ermöglicht Projektsteuerung • Projektsteuerung hat die Aufgabe ein Projekt planmäßig zum Ziel zu führen
