ICB 3.0 GPM Level D

Wer benötigt welche Informationen wann in welcher Form, wie detailiert und wie häufig?

Dazu Erstellung eines Berichtsplans mit den folgenden Spalten:

- Was

- Wer

- Wie

- Wann

- Für wen

Dies dient den folgenden Zielen:

- Umfeldsteuerung betreiben

- Berichtsplfichten erfüllen

- Projektmarketing vorantreiben

- Projektsteuerung ermöglichen

Materieller Erfolg

- Kostenunterschreitung

- Mängelfreie Abgabe

- Zeitgerechte Lieferung

Immaterieller Erfolg

- Spaß gehabt

- den Kunden begeistert

Persönlicher Erfolg

- Beförderung

- Anerkennung

- Prämie

- Welche Dokumente existieren aktuell?

- Wer verfügt über diese Dokumente?

- Wo und nach welchem Prinzip sind die Dokumente angelegt?

- Ist der Zugriff kurzfristig und sicher möglich?

PM Dokumente

- betreffen Organisation und handelnde Parteien

Object und Funktionsdokumente

- Anforderungs / Leistungsbezogen

Darstellung was von wem wann in welcher Form benötigt wird.

- Spezifikationsänderung

- Fehler in der Konfiguration

- Zusatzwünsche / Auflagen

- Umfeldänderungen

- Testergebnisse die Änderungen erzwingen

Konfigurationsmanagement ist ein Teil des Änderungsmanagements.

Dabei wird aus einer Bezugskonfiguration eine Wunschkonfigurations durch einen Change Request erstellt. Wird dieser Change Request akzeptiert, wird aus der Wunschkonfigurations durch eine Change Order eine Zielkonfiguration. Diese wird dann umgesetzt, begleitet von Change Control und Dokumentation und damit letztlich zur neuen Bezugskonfigurations.

Es handelt sich um einen Zeitraum, nicht einen Zeitpunkt.

Es gibt eine sachliche und eine emotionlale Ebene.

Es sollte eine Abschluss Sitzung geben:

- Hardfacts

- Softfacts

- offene Punkte / Restarbeiten

Organisatorisches Lernen soll durch dokumentation von Lessons Learned unterstätzt werden.

- Zeitraum, nicht Zeitpunkt

- Beinhaltet typischerweise:

- Initialisierung

- Definition

- Planung

Daher ist Auftragsklärung ein wichtiger Teil:

- Idee

- Klärung der Details

- Umfeld- und Schnittstellenanalyse

Sollte Projektstartworkshop beinhalten.

- Je nach Projektgröße auch mehrtägig

- Arbeitstreffen inkl. Auftraggeber

Sollte Projektkick-off enthalten:

- Informationsveranstaltung

- Kurze Dauer

Nach Projektstart sollte jeder wissen, wohin es geht.

Gegenseitige gleichlautende Willenserklärung.

Kommt zustande nach Angebot, Antrag, Annahme.

Man unterscheidet

- Kaufvertrag

- Mietvertrag

- Dienstvertrag

- Werkvertrag

Es gibt die Vertragsformen

- formfrei

- mündlich

- schriftlich

- Vertragsverwaltung

- Vertragsanalyse

- Vertragscontrolling

- Nachforderungen, Änderungen (Claim Management)

1.) Grundbedürfnisse

2.) Sicherheit

3.) Soziale Integration

4.) Anerkennung

5.) Selbstverwirklichung (EGO)

1.) Frage verstanden?

Habe ich die Frage so ... richtig verstanden? Kompetenzelement nennen.

2.) Begriffe definieren und abgrenzen

3.) Ziele / Wann und Wo wird das Thema angewendet, Vorraussetzngen dafür

4.) Wie wird es gemacht?

5.) Wer macht das?

6.) Vor- und Nachteile dieses Vorgehens

7.) Zusammenhang und Kontext

8.) Beispiele -> Transfer

- Verantwortung

- Kompetenz

- Integritaet

Die Ethik ist eine philosophische Disziplin, und erstellt Kriterien für gutes und schlechtes Handeln und bewertet seine Motive und Folgen.

Deskriptive Ethik

beschreibt und begründet Verhalten und Werte von Kulturen

Normative Ethik

prüft und bewertet die geltende Moral und gibt Handlungsanweisungen

Johari Fenster:

- was mir bekannt ist vs was dem Team bekannt ist

- vier Quadranten

Freies Handeln

Blinder Fleck

Verbergen

Unbekannt

5 Phasen der Teambildung

- Forming (PM = Gastgeber)

- Storming (PM = Moderator)

- Norming (PM = Erster unter Gleichen)

- Performing (PM = Koordinator Leistungseinhaltung)

- Adjourning (PM = Coach)

- Projektziele festlegen

- Projektorganisation definieren

- Projekt starten, planen, steuern, controllen, abschließen

- Projektpersonal führen

Es muss auf Menschen Einfluss genommen werden, um die Dinge voranzubrigen.

Nach DIN 69900:2009 lauten die 5 Phasen des Projekt Managements wie folgt:

1.) Initialisierung

Identifizieren von Idee, Skizze, Risiken, Umfeld und Betroffenen

2.) Definition

Definieren von Konzept, Zielen, Organisation, Stakeholder, Meilensteinen und Beteiligten

3.) Planung

Planung von PSP, Terminen und Abläufen, Ressourcen, Kosten und Ergebnissen

4.) Steuerung

Fortschritt, Ergebnis, Prios, Abweichungen, Änderungen, Kosten, Termine Umsetzung steuern

5.) Abschluss

Dokumente, Ergebnis, Auswertung, Abnahme und Übergabe

Es gibt 3 Phasen:

1.) Klärung

- Problem erkannt

- Situationsanalyse

- Problembeschreibung

- Ursachenanalyse

2.) Lösung

- Lösung erarbeiten

- Lösung bewerten

- Entscheiden

3.) Umsetzung

- Aktionsplan

- Umsetzung

- Wirkungskontrolle

- Lessons Learned ermitteln

Man unterscheidet zwei Arten von Methoden zur Kreativitätstechnik:

1.) Intuitive Methoden:

- Mindmapping

- Brainstorming und - writing

2.) Diskursive / Deduktive Methoden

- Attribute Listing

- Morphologischer Kasten

- Ishikawa (Fischgrät) analyse von Ursache und Wirkung

1.) 4 Quadranten Darstellung:

- links sachlich

- Was beeinflusst das Projekt?

- Rahmenbedingungen

- Infrastruktur

- Sachverhalte

- rechts sozial

- Wer beeinflusst das Projekt?

- Personen und Personengruppen

- Organisationen und Institutionen

- oben intern, unten extern

2.) Erstellen einer Umfeldanalyse:

Tabelle mit den folgenden Spalten:

- Umfeldfaktor

- Art (Intern / Extern)

- Beschreibung der Beziehung / Schnittstelle

- Bewertung (wichtig / unwichtig)

Sachliche Umfeldfaktoren => Chancen und Risikomanagement

Soziale Umfeldfaktoren => Stakeholdermanagement

Stabs (Einfluss) PO:

- kein Budget

- PM ist nicht disziplinarischer oder fachlicher Vorgesetzter

- PM hat keine Weisungsbefugnis

- Einflussnahme erfolgt von außen und oben

- setzt auf freiwillige Mitarbeit

Matrix PO:

- MA verbleiben in der Linie und arbeiten nur zu x% im Projekt

- PM ist nur fachlicher, nicht disziplinarischer Vorgesetzter

- Interessenskonflikte

- Kampf um Ressourcen

- Berichtskanäle und Eskalationsprozess

- Lenkungsausschuss sollte Geschäftsordnung haben

Autonome (Reine) PO:

- MA zu 100% im Projekt

- PM hat fachliche und disziplinarische Vorgesetztenschaft

- Volles Kostenrisiko

- Geringe Interessenkonflikte

- Klare Berichts und Eskalationsprozesse

- Betroffene zu Beteiligten machen

- Akzeptanz für das Projekt gewinnen

- Nutzen des Projektj konsequent aufzeigen, Pj Identität verschaffen, Transparenz schaffen

1.) Man kann nicht nicht kommunizieren

2.) jede Kommunikation findet auf 2 Ebene statt (Sach + Beziehung)

3.) Interaktion und Abfolge von Verhaltenswiesen

4.) menschl. Kommunikation digital (Zeichen) und analog (Mimik)

5.) menschl. Kommunikationsabläufe sind entweder symmetrisch (Gleichheit) oder komplementär (Unterschiedlichkeit)

1.) Sender-Emfänger-Modell:

- Idee -> Botschaft -> Empfang -> Bestand

- Botschaftsverlust auf jeder Ebene

- zu einfach um komplexität der kommunikation darzustellen

2.) 4-Seiten-Einer-Nachricht

- Sachinfo,

- Appell,

- Beziehung,

- Selbstoffenbahrung

3.) Modell des inneren Teams

- zwei Seelen in einer Brust (z.B. bei ironischen Äußerungen)

4.) 4 Kommunikationsebenen

- verbale (Worte, Themen),

- paraverbale (Stimme, Klang),

- non-verbale (Gestik, Raumverhalten),

- Kontext (Statusunterschied Sprecher/Empfänger)

5.) Watzlawicks 5 Axiome der Kommunikation

Kommunikationsplan zur Steuerung der Stakeholder

Wer kommuniziert mit wem wann wie und worüber.

Beispiel:

PL kommuniziert mit Sponsor 1 mal im Quartal in einem Meeting über den Status des Projekts.

Leistungsumfang und Lieferobjekte beschreiben den Projektinhalt und -gegenstand.

Leistungsumfang

= Arbeit die erbracht werden muss

Lieferobjekt

= materielle oder immaterielle Ergebnisse, die dem Kunden übergeben werden

Dokumentation von Lieferumfang und Lieferobjekten:

- Lastenheft

- Anforderungen des Auftraggebers

- Pflichtenheft

- Realisierungszusage des Auftragnehmers

- Projektsteckbrief

- Überblick über das Projekt

- erste Transparenz Anforderungen

- sichert gemeinsames Verständnis

- Primärziele definiert

- wichtigste Stakeholder identifiziert

- wichtigste Meilensteine definiert

- Was, wo, warum, wann, wer, wie viel, wie

Dreieck aus den klassischen 3 Größen:

- Kosten

- Leistung

- Termine

Neuerdings auch Soziale Ziele, die die Stakeholderzufriedenheit ausdrücken.

Ziele die sich erfassen lassen in Zahlen, Daten und Fakten (ZDF)

Sollten SMART sein:

- specific

- measurable

- attainable

- relevant

- time bound