HR Fachausweis AKAD 2017, Interaktion und Netzwerkpflege 1/3
HRM 611, Kapitel 4, Information und Netzwerkarbeit
HRM 611, Kapitel 4, Information und Netzwerkarbeit
Was ist der Unterschied zwischen Information und Kommunikation? Und wo liegt eine Gemeinsamkeit?
Unterschied:
- Kommunikation = zweiseitig, Austauschprozess zwischen Sender und Empfänger
- Information = einseitig, Übermittlung einer Nachricht an den Empfänger, Ein-Weg-Kommunikation
Gemeinsamkeit:
- Schwierigkeit, sicherzustellen, dass Empfänger die gesendete Botschaft richtig decodiert und interpretiert
- beim Informieren ist dies noch wichtiger, da wir nicht im direkten Austausch stehen mit dem Empfänger
Bei der Information als Ein-Weg-Kommunikation müssen wir uns noch besser gedanklich damit auseinandersetzen, wie unsere Botschaft beim Empfänger ankommt. Welche Punkte müssen wir dazu beachten?
- Wir müssen wissen, was inhaltlich mitgeteilt werden soll, konkret und zielorientiert.
- Wir müssen die Daten sachgerecht aufbereiten.
- Wir müssen den Adressaten möglichst gut kennen bzw. uns diesen genau vor Augen führen und die Information auf ihn ausrichten.
- Wir müssen uns unserer Verantwortung als Informations-Sender immer bewusst sein.
Das Informationsmanagement ist eine wichtige Aufgabe der strategischen Unternehmensführung geworden aufgrund der technologischen Entwicklung, die einen zeitgleichen, viel offensiveren Informationsaustausch ermöglicht.
a) Was ist das Ziel eines funktionierenden Informationsmanagements?
b) Wer ist dafür im Unternehmen bzw. im Team verantwortlich?
a) Ziel = den MA
- die für ihre Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen
- in der geeigneten Form
- am gewünschten Ort
- zur richtigen Zeit
zur Verfügung zu stellen
b) die Führungsperson im Team, also die verschiedenen Führungsleute auf den verschiedenen Ebenen
Welche sechs Kriterien muss die verantwortiche Person beim Informationsmanagement berücksichtigen bzw. welche 6 Fragen muss sie sich stellen?
- Welche Informationen kommen woher? - Informationsgenauigkeit
- Wer braucht welche Informationen? - Wirksamkeit
- Wozu braucht der Empfänger diese Informationen und in welchem Detaillierungsgrad? - Zweckdienlichkeit
- Wann werden welche Informationen gebraucht? - Rechtzeitigkeit
- Welcher Informationskanal eignet sich für welche Information am Besten? - Rationalität in Bezug auf Informationssammlung, -speicherung, -übermittlung
- Wer braucht welche Information in welcher Sprache oder Formulierung? - Verständlichkeit
Zudem: Informationen müssen auf dem neuesten Stand sein!
In der heutigen Zeit der Informationstechnologie fliessen Informationen - inner- und ausserhalb des Unternehmens - sehr schnell und manchmal unkontrollierbar.
1. Auf was muss besonders geachtet werden, wenn eine Information an die Empfänger geht, v.a. im Personalbereich?
2. Wie wirken Informationen im Arbeitsprozess auf der Sach- und auf der Beziehungsebene?
- Datenschutz, Wahrung von Persönlichkeitsrechten, den Empfängern muss klar sein, wie sie mit der Information umzugehen haben (Vertraulichkeit, Weiterleitung von Informationen an andere Stellen, etc.), es dürfen keine Informationen an die Öffentlichkeit gelangen, die intern noch nicht kommuniziert wurden.
- Sachebene: Arbeit kann auf jeder Stufe richtig erfüllt werden; sachgerechte Information steuert das Erzielen optimaler Leistungen.
Beziehungsebene: Informationen wirken weniger offenkundig, aber nicht weniger effektiv. Motivieren, fördern die Identifikation; wer informiert ist fühlt sich integriert.
Immer wieder zu Diskussionen führt im Arbeitsalltag die Frage, wann eine Information eine Bring- oder eine Holschuld ist. Der VG fühlt sich oft nicht verpflichtet, über etwas zu informieren, da er vom MA erwartet, dass er sich die Information selber beschafft und umgekehrt. Was sagst Du einem VG, der Dich in diesem Thema um die "allgemein gängige Handhabung" fragt?
Im Führungsprozess sind Informationen grundsätzlich immer eine Bringschuld, denn VG ist dafür verantwortlich, die MA so zu informieren, dass sie ihre Arbeit richtig machen können.
Gleichzeitig darf aber der VG auch davon ausgehen, dass eigenverantwortliche, selbstständige MA sich die Informationen auch holen. Diese Holschuld des MA besteht v.a. dann, wenn es um allgemeine Infos geht, die firmenintern leicht zugänglich sind (z.B. in einer Datenbank, auf dem Intranet, etc.). Es gilt, dass wer nicht genügend informiert wird, das Recht und auch die Pflicht hat, sich die Informationen selber zu beschaffen.
Einzelfall ist immer zu prüfen, wichtig ist, im Team diese Fragen offen zu diskutieren und gemeinsam gültige Informationsregeln zu definieren und festzuhalten. Oft wird die Informationspolitik im Leitbild einer Firma festgehalten.
Informationen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Erreichen der unternehmerischen Ziele; gleichzeitig ist die Informationsflut eine grosse Herausforderung und birgt das Risiko, dass wirklich relevante Informationen nicht richtig ankommen.
Welche Elemente sind für die Person, die informiert, zu berücksichtigen?
Umfassend ist eine Information, wenn sie die 6 W-Fragen beantwortet. Welche Anforderungen müssen erfüllt sein, dass eine Information als adressatengerecht gilt?
Sie muss
- verständlich
- stufengerecht
- verhältnismässig
sein.
Was hilft dazu beizutragen, dass eine Information verständlich ist?
Im Bezug auf stufengerechte Kommunikation werden verschiedene "Achsen" definiert. Welche sind das und was bedeuten sie?
Vertikale und horizontale Achse:
Vertikal:
- innerhalb der Unternehmenshierarchie, von oben nach unten, sog. top-down-Kommunikation
- von oben nach unten fliessen v.a. Information über Vision, Grundwerte, Ziele, Vorgaben
- von unten nach oben fliessen v.a. Informationen über übergeordnete Steuerung (Zielerreichungsgrad, Umsetzung Vision, Grundwerte in konkrete Massnahmen, etc.)
Horizontal:
- Information auf derselben hierarchischen Stufe, zwischen den Abteilungen
- v.a. Informationen über Arbeitsfluss und Schnittstellen im Arbeitsprozess
Verhältnismässigkeit ist ebenso wichtig wie Verständlichkeit bei der Information. Was sind die Auswirkungen von
1. zu wenig Information?
2. zu viel Information?
Nenne mind. 1 Beispiel.
1. Zeitverluste aufgrund Doppelspurigkeiten oder Verzögerungen, oft Mehrkosten oder Umsatzverluste, auf Dauer Frustration
2. Beanspruchung unnötiger Denkkapazitäten, Zeitaufwand, Gefahr den Blick für das Wesentliche zu verlieren
Die Entscheidung, ob eine Information mündlich oder schriftlich erfolgen soll, ist wichtig, da die Wahl der Medien die Botschaft verstärken soll.
Nenne je 2 Vor- und Nachteile der mündlichen und der schriftlichen Form.
Mündliche Form:
+ direkt
+ persönlich, individueller
+ schneller
+ knapper
+ nonverbale Signale werden sofort empfangen, sofortige Reaktion auf Botschaft
+ Möglichkeit, umgehend Missverständnisse aus der Welt zu schaffen
+ Empfänger kann unmittelbar nachfragen, wenn etwas unklar ist
- komplizierte Inhalte sind schwierig zu erklären
- Sender steht unter grösserem Druck zeitlich und emotional, sich zum äussern
- Sender muss möglichst viele Informationen / Backgroundwissen zur Information haben, um Fragen beantworten zu können
Schriftliche Form:
+ verbindlich
+ dauerhafter
+ neutraler
+ längere oder inhaltlich komplexe Informationen können auch an grösseren Adressatenkreis vermittelt werden
+ Inhalte können ausführlich und klarer strukturiert werden, mit Grafiken etc. veranschaulicht werden
- Formulierung kann in Ruhe überlegt und geändert, korrigiert, ergänzt werden
- Gefahr von Fehlinterpretationen aufgrund Ein-Weg-Kommunikation
- Gefahr von unkontrollierter Weiterverteilung
Nenne je mind. 3 Beispiele für Medienformen in der mündlichen und schriftlichen Information.
Die Wahl des Informationsmediums muss abgestimmt sein auf den Informationszweck und den Empfängerkreis.
- Welche Informationsform wählst Du für positive Nachrichten und für emotional heikle und negative Botschaften? Was wählst Du im Zweifelsfall?
- Nenne mind. 5 Kriterien, nach denen Du die Medien bei einer Information auswählst.
- positive Nachrichten können schriftlich mitgeteilt werden
negative, emotional heikle Themen sollten persönlich, mündlich mitgeteilt werden, auch im Zweifelsfall ist mündlich zu informieren - s. Grafik
Was ist ein Netzwerk?
- lockere Organisationsform ohne formale Hierarchie
- Geflecht aus Beziehungen, dient dem Austausch und der Kooperation
- unterschiedliche Grössen, z.B. geografische Reichweite, branchenübergreifend, etc.
- kann aus persönlichen Kontakten und aus digitalen Verknüpfungen bestehen
Wichtig:
- Ein Netzwerk ist ein Geben und ein Nehmen.
- Ein grosses digitales Netzwerk erhöht die Chancen auf interessante Kontakte, für eine gute Kooperation brauch es aber den analogen Weg.
Wozu braucht es ein Netzwerk...
- ...im allgemeinen?
- ...spezifisch im HR?
- s. Grafik, Gründe für fachbezogene und kundenbezogene Netzwerke
- für HR-Bereich:
Vernetzung mit relevanten Anspruchsgruppen und OdA sinnvoll, z.B.
- AG-Verband
- Branchenverband
- Berufsverbände
- Gewerkschaften
- Sozialversicherungen
- Fachstellen (z.B. für Gleichstellung oder Integration)
-> Abgleich aktueller Informationen mit Anspruchsgruppen und OdA fördert ganzheitliche Sichtweise und hilft bei der Entwicklung von Lösungen in anspruchsvollen beruflichen Herausforderungen
Der Aufbau und die Pflege eines Netzwerkes sind sehr aufwändig.
- Das interne, informelle Netzwerk sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden. Weshalb?
- Welche Überlegungen sollten bei einer Beteiligung an einem externen Netzwerk vorab berücksichtigt werden?
- gute Beziehungen rund um den Arbeitsplatz fördern den Informationsfluss und helfen bei der Aufgabenbearbeitung
- s. Grafik, hilfreich für den systematischen Aufbau und die gezielte Erweiterung und Pflege des Beziehungsnetzes
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Flashcards
Was ist der Unterschied zwischen Information und Kommunikation? Und wo liegt eine Gemeinsamkeit?
Unterschied:
- Kommunikation = zweiseitig, Austauschprozess zwischen Sender und Empfänger
- Information = einseitig, Übermittlung einer Nachricht an den Empfänger, Ein-Weg-Kommunikation
Gemeinsamkeit:
- Schwierigkeit, sicherzustellen, dass Empfänger die gesendete Botschaft richtig decodiert und interpretiert
- beim Informieren ist dies noch wichtiger, da wir nicht im direkten Austausch stehen mit dem Empfänger
Bei der Information als Ein-Weg-Kommunikation müssen wir uns noch besser gedanklich damit auseinandersetzen, wie unsere Botschaft beim Empfänger ankommt. Welche Punkte müssen wir dazu beachten?
- Wir müssen wissen, was inhaltlich mitgeteilt werden soll, konkret und zielorientiert.
- Wir müssen die Daten sachgerecht aufbereiten.
- Wir müssen den Adressaten möglichst gut kennen bzw. uns diesen genau vor Augen führen und die Information auf ihn ausrichten.
- Wir müssen uns unserer Verantwortung als Informations-Sender immer bewusst sein.
Das Informationsmanagement ist eine wichtige Aufgabe der strategischen Unternehmensführung geworden aufgrund der technologischen Entwicklung, die einen zeitgleichen, viel offensiveren Informationsaustausch ermöglicht.
a) Was ist das Ziel eines funktionierenden Informationsmanagements?
b) Wer ist dafür im Unternehmen bzw. im Team verantwortlich?
a) Ziel = den MA
- die für ihre Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen
- in der geeigneten Form
- am gewünschten Ort
- zur richtigen Zeit
zur Verfügung zu stellen
b) die Führungsperson im Team, also die verschiedenen Führungsleute auf den verschiedenen Ebenen
Welche sechs Kriterien muss die verantwortiche Person beim Informationsmanagement berücksichtigen bzw. welche 6 Fragen muss sie sich stellen?
- Welche Informationen kommen woher? - Informationsgenauigkeit
- Wer braucht welche Informationen? - Wirksamkeit
- Wozu braucht der Empfänger diese Informationen und in welchem Detaillierungsgrad? - Zweckdienlichkeit
- Wann werden welche Informationen gebraucht? - Rechtzeitigkeit
- Welcher Informationskanal eignet sich für welche Information am Besten? - Rationalität in Bezug auf Informationssammlung, -speicherung, -übermittlung
- Wer braucht welche Information in welcher Sprache oder Formulierung? - Verständlichkeit
Zudem: Informationen müssen auf dem neuesten Stand sein!
In der heutigen Zeit der Informationstechnologie fliessen Informationen - inner- und ausserhalb des Unternehmens - sehr schnell und manchmal unkontrollierbar.
1. Auf was muss besonders geachtet werden, wenn eine Information an die Empfänger geht, v.a. im Personalbereich?
2. Wie wirken Informationen im Arbeitsprozess auf der Sach- und auf der Beziehungsebene?
- Datenschutz, Wahrung von Persönlichkeitsrechten, den Empfängern muss klar sein, wie sie mit der Information umzugehen haben (Vertraulichkeit, Weiterleitung von Informationen an andere Stellen, etc.), es dürfen keine Informationen an die Öffentlichkeit gelangen, die intern noch nicht kommuniziert wurden.
- Sachebene: Arbeit kann auf jeder Stufe richtig erfüllt werden; sachgerechte Information steuert das Erzielen optimaler Leistungen.
Beziehungsebene: Informationen wirken weniger offenkundig, aber nicht weniger effektiv. Motivieren, fördern die Identifikation; wer informiert ist fühlt sich integriert.
Immer wieder zu Diskussionen führt im Arbeitsalltag die Frage, wann eine Information eine Bring- oder eine Holschuld ist. Der VG fühlt sich oft nicht verpflichtet, über etwas zu informieren, da er vom MA erwartet, dass er sich die Information selber beschafft und umgekehrt. Was sagst Du einem VG, der Dich in diesem Thema um die "allgemein gängige Handhabung" fragt?
Im Führungsprozess sind Informationen grundsätzlich immer eine Bringschuld, denn VG ist dafür verantwortlich, die MA so zu informieren, dass sie ihre Arbeit richtig machen können.
Gleichzeitig darf aber der VG auch davon ausgehen, dass eigenverantwortliche, selbstständige MA sich die Informationen auch holen. Diese Holschuld des MA besteht v.a. dann, wenn es um allgemeine Infos geht, die firmenintern leicht zugänglich sind (z.B. in einer Datenbank, auf dem Intranet, etc.). Es gilt, dass wer nicht genügend informiert wird, das Recht und auch die Pflicht hat, sich die Informationen selber zu beschaffen.
Einzelfall ist immer zu prüfen, wichtig ist, im Team diese Fragen offen zu diskutieren und gemeinsam gültige Informationsregeln zu definieren und festzuhalten. Oft wird die Informationspolitik im Leitbild einer Firma festgehalten.
Informationen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Erreichen der unternehmerischen Ziele; gleichzeitig ist die Informationsflut eine grosse Herausforderung und birgt das Risiko, dass wirklich relevante Informationen nicht richtig ankommen.
Welche Elemente sind für die Person, die informiert, zu berücksichtigen?
Umfassend ist eine Information, wenn sie die 6 W-Fragen beantwortet. Welche Anforderungen müssen erfüllt sein, dass eine Information als adressatengerecht gilt?
Sie muss
- verständlich
- stufengerecht
- verhältnismässig
sein.
Was hilft dazu beizutragen, dass eine Information verständlich ist?
Im Bezug auf stufengerechte Kommunikation werden verschiedene "Achsen" definiert. Welche sind das und was bedeuten sie?
Vertikale und horizontale Achse:
Vertikal:
- innerhalb der Unternehmenshierarchie, von oben nach unten, sog. top-down-Kommunikation
- von oben nach unten fliessen v.a. Information über Vision, Grundwerte, Ziele, Vorgaben
- von unten nach oben fliessen v.a. Informationen über übergeordnete Steuerung (Zielerreichungsgrad, Umsetzung Vision, Grundwerte in konkrete Massnahmen, etc.)
Horizontal:
- Information auf derselben hierarchischen Stufe, zwischen den Abteilungen
- v.a. Informationen über Arbeitsfluss und Schnittstellen im Arbeitsprozess
Verhältnismässigkeit ist ebenso wichtig wie Verständlichkeit bei der Information. Was sind die Auswirkungen von
1. zu wenig Information?
2. zu viel Information?
Nenne mind. 1 Beispiel.
1. Zeitverluste aufgrund Doppelspurigkeiten oder Verzögerungen, oft Mehrkosten oder Umsatzverluste, auf Dauer Frustration
2. Beanspruchung unnötiger Denkkapazitäten, Zeitaufwand, Gefahr den Blick für das Wesentliche zu verlieren
Die Entscheidung, ob eine Information mündlich oder schriftlich erfolgen soll, ist wichtig, da die Wahl der Medien die Botschaft verstärken soll.
Nenne je 2 Vor- und Nachteile der mündlichen und der schriftlichen Form.
Mündliche Form:
+ direkt
+ persönlich, individueller
+ schneller
+ knapper
+ nonverbale Signale werden sofort empfangen, sofortige Reaktion auf Botschaft
+ Möglichkeit, umgehend Missverständnisse aus der Welt zu schaffen
+ Empfänger kann unmittelbar nachfragen, wenn etwas unklar ist
- komplizierte Inhalte sind schwierig zu erklären
- Sender steht unter grösserem Druck zeitlich und emotional, sich zum äussern
- Sender muss möglichst viele Informationen / Backgroundwissen zur Information haben, um Fragen beantworten zu können
Schriftliche Form:
+ verbindlich
+ dauerhafter
+ neutraler
+ längere oder inhaltlich komplexe Informationen können auch an grösseren Adressatenkreis vermittelt werden
+ Inhalte können ausführlich und klarer strukturiert werden, mit Grafiken etc. veranschaulicht werden
- Formulierung kann in Ruhe überlegt und geändert, korrigiert, ergänzt werden
- Gefahr von Fehlinterpretationen aufgrund Ein-Weg-Kommunikation
- Gefahr von unkontrollierter Weiterverteilung
Nenne je mind. 3 Beispiele für Medienformen in der mündlichen und schriftlichen Information.
Die Wahl des Informationsmediums muss abgestimmt sein auf den Informationszweck und den Empfängerkreis.
- Welche Informationsform wählst Du für positive Nachrichten und für emotional heikle und negative Botschaften? Was wählst Du im Zweifelsfall?
- Nenne mind. 5 Kriterien, nach denen Du die Medien bei einer Information auswählst.
- positive Nachrichten können schriftlich mitgeteilt werden
negative, emotional heikle Themen sollten persönlich, mündlich mitgeteilt werden, auch im Zweifelsfall ist mündlich zu informieren - s. Grafik
Was ist ein Netzwerk?
- lockere Organisationsform ohne formale Hierarchie
- Geflecht aus Beziehungen, dient dem Austausch und der Kooperation
- unterschiedliche Grössen, z.B. geografische Reichweite, branchenübergreifend, etc.
- kann aus persönlichen Kontakten und aus digitalen Verknüpfungen bestehen
Wichtig:
- Ein Netzwerk ist ein Geben und ein Nehmen.
- Ein grosses digitales Netzwerk erhöht die Chancen auf interessante Kontakte, für eine gute Kooperation brauch es aber den analogen Weg.
Wozu braucht es ein Netzwerk...
- ...im allgemeinen?
- ...spezifisch im HR?
- s. Grafik, Gründe für fachbezogene und kundenbezogene Netzwerke
- für HR-Bereich:
Vernetzung mit relevanten Anspruchsgruppen und OdA sinnvoll, z.B.
- AG-Verband
- Branchenverband
- Berufsverbände
- Gewerkschaften
- Sozialversicherungen
- Fachstellen (z.B. für Gleichstellung oder Integration)
-> Abgleich aktueller Informationen mit Anspruchsgruppen und OdA fördert ganzheitliche Sichtweise und hilft bei der Entwicklung von Lösungen in anspruchsvollen beruflichen Herausforderungen
Der Aufbau und die Pflege eines Netzwerkes sind sehr aufwändig.
- Das interne, informelle Netzwerk sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden. Weshalb?
- Welche Überlegungen sollten bei einer Beteiligung an einem externen Netzwerk vorab berücksichtigt werden?
- gute Beziehungen rund um den Arbeitsplatz fördern den Informationsfluss und helfen bei der Aufgabenbearbeitung
- s. Grafik, hilfreich für den systematischen Aufbau und die gezielte Erweiterung und Pflege des Beziehungsnetzes
