HR Fachausweis AKAD 2017, Interaktion und Netzwerkpflege 1/3
HRM 611, Kapitel 2, Schriftliche Kommunikation
HRM 611, Kapitel 2, Schriftliche Kommunikation
Worin unterscheidet sich die schriftliche Kommunikation von der mündlichen? Nenne mind. 3 Beispiele.
Aussage: Formulierungen sind "blank" und werden ausschliesslich verbal erschlossen, d.h. werden nicht unterstützt durch Gestik, Mimik, Tonfall, Lautstärke etc. und müssen deshalb gut verständlich sein
Zeit: Sender und Empfänger haben in der schriflichen Kommunikation mehr Zeit als in der mündlichen - beim Aufsetzen wie auch beim Lesen des Dokumentes
Relevanz: i.d.R. wird Geschriebenem mehr Gewicht beigemessen als Gesagtem
Dauerhaftigkeit / Beweiskraft/Verbindlichkeit: Gesagtes wird vergessen und ist nicht genau nachvollziehbar, Geschriebenes hingegen schon. Es kann nachgeprüft werden und ist somit verbindlicher.
Adressatenkreis: Schrifliches kann einem grösseren Kreis zugänglich gemacht werden, durch Weiterleiten, Kopieren, etc.; Mündliches bleibt 1:1 bei den unmittelbar Anwesenden
Interaktion: Geschriebenes = Ein-Weg-Kommunikation, Gesprochenes = Interaktion
Welche grundsätzliche Überlegung sollte immer als Erstes bei einer Mitteilung gemacht werden?
WAS WILL ICH MIT DER MITTEILUNG ERREICHEN?
- Was will/muss ich mit dem Geschriebenen erreichen?
- Was will ich mit dem Geschriebenen auf keinen Fall erreichen?
- Welche Reaktionen erwarte ich von den Lesenden?
Welche übergeordneten Kommunikationsziele gibt es?
- Information: Wichtiges vermitteln
- Motivation: Auseinandersetzung mit einem Thema anregen, Lesende begeistern
- Interaktion: Dialog/Diskussion herstellen/anstossen
Die Zielgruppe des Inhalts, den man vermitteln möchte, zu bestimmen ist einer der ersten Schritte in der Kommunikation. Welche Überlegungen sollten dabei gemacht werden? Nenne mind. 5. Beispiele.
Grundfrage: An wen schreibe ich welchen Inhalt?
- Wie viel Information ist nötig und sinnvoll, um das Wesentliche zu vermitteln (need to have vs nice to have)?
- Wie viel Information ist nötig und sinnvoll, um Zeitverluste, Doppelspurigkeiten, Informationsmängel etc. zu vermeiden?
- Wie gewinne ich gleich am Anfang die Aufmerksamkeit der Lesenden, welche Formulierung ist passend, um Fehlinterpretationen / MIssverständnisse zu verhindern?
- Welchen Hintergrund, welches Vorwissen hat die Zielgruppe?
- Welche Vorkenntnisse / welchen Wissensstand hat die Zielgruppe?
- Was löst die Mitteilung aus, wie sensibel ist das Thema?
- Worauf spricht die Zielgruppe am Meisten an?
- Ist die Zielgruppe intern, extern oder beides?
Interne und externe Kommunikation müssen gut aufeinander abgestimmt sein.
a) Welche Punkte müssen besonders berücksichtig werden?
b) Welche Medien sind für die interne und externe schritliche Kommunikation vor allem wichtig? Nenne je 2 Beispiele.
a)
- Es dürfen keine widersprechlichen Informationen auftreten.
- Es dürfen keine Informationen an die Öffentlichkeit gelangen, die unternehmensintern noch nicht kommuniziert wurden.
- Auch bei intern bereits kommunizierten Informationen muss mit der Kommunikation an Aussenstehende vorsichtig umgegangen werden.
b)
intern: E-Mail, Brief/Notiz, Intranet, Memo, Protokoll, etc.
extern: E-Mail. Brief, Website, Newsletter, etc.
Oft ist es schwierig zu eruieren, wieviel in einer Information nötig ist, wann sie also umfassend ist und nichts Unnötiges enthält. Eine Hilfe dazu können die 6 W-Fragen sein. Spiele anhand des nachfolgenden Beispiels diese 6 W-Fragen durch.
Beispiel: Per Brief und E-Mail sollen die MA über eine Änderung im Personalreglement informiert werden: neu gibt es bis zu 10 Arbeitstage bezahlten Vaterschaftsurlaub.
WAS? Neu Vaterschaftsurlaub bis zu 10 AT bezahlter Urlaub
WER? Absender = HR, Empfänger = alle MA
WOZU? Massnahme zur Förderung der Familienfreundlichkeit des Unternehmens
WANN? Einführung der neuen Regelung per 1.1.xxxx
WIE? Antragsformular xy, erhältlich bei HR, Tel. xxx, E-Mail xxx
WO? HR
Was ist nebst der Vollständigkeit einer Information, die mit den 6W's ermittelt werden kann, auch noch wichtig in Bezug auf den Inhalt eines Textes?
Inhalt und Form müssen passen: Länge vs Wichtigkeit der Information
Inhalt und Reihenfolge müssen passen: Geschriebenes strukturieren: Nachrichtentrichter, das Wichtigste / die Neuigkeit kommt zuerst: 1 Zeile = Teaser
Verständlich zu schreiben ist sehr wichtig in der schriftlichen Kommunikation. Das Hamburger Verständlichkeitsmodell nennt vier Merkmale, um einen Text möglich verständlich zu gestalten, s. Grafik.
Erkläre, was mit den einzelnen Begriffen gemeint ist.
Einfachheit
- Text soll auf Anhieb verständlich sein, also in der Sprache verfasst sein, die wir täglich verwenden
- einfache, kurze Sätze, geläufige Wörter, Fachbegriffe erklären
- konkrete Beschreibungen
- Anschaulichkeit: eher Verbalstil und aktive Formulierungen anstelle von Nominalstil und passiven Aussagen benützen:
nicht "einen Vorschlag unterbreiten" sondern "vorschlagen", nicht "Zur Kenntnis bringen" sondern "informieren"
nicht "es wird erwartet, dass ..." sondern "Die GL erwartet, dass ..."
Gliederung / Ordnung
- äussere Gliederung (Aufbau) und innere Ordnung (sinnvolle Reihenfolge) beeinflussen Verständlichkeit erheblich
- aussagekräftiger Titel und Beginn des Textes
- Wichtiges zuerst und ausführlicher als Nebensächliches
- Zusammenfügen, was zusammen gehört, roter Faden, richtige und nachvollziehbare Reihenfolge einhalten
- eher kurze Sätze
- wenn nötig strukturierende Worte: "in einem ersten Schritt .... in einem zweiten Schritt ..." etc.
Prägnanz / Kürze
Länge der Mitteilung soll in angemessenem Verhältnis stehen zum Informationsziel:
- weder zu kurz noch zu lang
- aufs Wesentliche beschränkt
- aufs Ziel konzentriert
- knappe Sprache, jedes Wort ist notwendig
- keine Abschwächungsfloskeln ("ziemlich", "relativ", "grundsätzlich"; keine Höflichkeitskonjunktiv ("wir wären Ihnen dankbar..."), keine Anlauffloskeln ("Ich denke, ...")
Anregende Zusätze
- zum Erwecken von Interesse, Anteilnahme, Aufmerksamkeit oder Lust am Lesen
- z.B. Zitate, Beispiele, eigene Erfahrungen, rhetorische Fragen, bildliche Sprache, Grafiken, Illustrationen, direkte Ansprache des Publikums, etc.
-
- 1 / 8
-
Cartes-fiches
Worin unterscheidet sich die schriftliche Kommunikation von der mündlichen? Nenne mind. 3 Beispiele.
Aussage: Formulierungen sind "blank" und werden ausschliesslich verbal erschlossen, d.h. werden nicht unterstützt durch Gestik, Mimik, Tonfall, Lautstärke etc. und müssen deshalb gut verständlich sein
Zeit: Sender und Empfänger haben in der schriflichen Kommunikation mehr Zeit als in der mündlichen - beim Aufsetzen wie auch beim Lesen des Dokumentes
Relevanz: i.d.R. wird Geschriebenem mehr Gewicht beigemessen als Gesagtem
Dauerhaftigkeit / Beweiskraft/Verbindlichkeit: Gesagtes wird vergessen und ist nicht genau nachvollziehbar, Geschriebenes hingegen schon. Es kann nachgeprüft werden und ist somit verbindlicher.
Adressatenkreis: Schrifliches kann einem grösseren Kreis zugänglich gemacht werden, durch Weiterleiten, Kopieren, etc.; Mündliches bleibt 1:1 bei den unmittelbar Anwesenden
Interaktion: Geschriebenes = Ein-Weg-Kommunikation, Gesprochenes = Interaktion
Welche grundsätzliche Überlegung sollte immer als Erstes bei einer Mitteilung gemacht werden?
WAS WILL ICH MIT DER MITTEILUNG ERREICHEN?
- Was will/muss ich mit dem Geschriebenen erreichen?
- Was will ich mit dem Geschriebenen auf keinen Fall erreichen?
- Welche Reaktionen erwarte ich von den Lesenden?
Welche übergeordneten Kommunikationsziele gibt es?
- Information: Wichtiges vermitteln
- Motivation: Auseinandersetzung mit einem Thema anregen, Lesende begeistern
- Interaktion: Dialog/Diskussion herstellen/anstossen
Die Zielgruppe des Inhalts, den man vermitteln möchte, zu bestimmen ist einer der ersten Schritte in der Kommunikation. Welche Überlegungen sollten dabei gemacht werden? Nenne mind. 5. Beispiele.
Grundfrage: An wen schreibe ich welchen Inhalt?
- Wie viel Information ist nötig und sinnvoll, um das Wesentliche zu vermitteln (need to have vs nice to have)?
- Wie viel Information ist nötig und sinnvoll, um Zeitverluste, Doppelspurigkeiten, Informationsmängel etc. zu vermeiden?
- Wie gewinne ich gleich am Anfang die Aufmerksamkeit der Lesenden, welche Formulierung ist passend, um Fehlinterpretationen / MIssverständnisse zu verhindern?
- Welchen Hintergrund, welches Vorwissen hat die Zielgruppe?
- Welche Vorkenntnisse / welchen Wissensstand hat die Zielgruppe?
- Was löst die Mitteilung aus, wie sensibel ist das Thema?
- Worauf spricht die Zielgruppe am Meisten an?
- Ist die Zielgruppe intern, extern oder beides?
Interne und externe Kommunikation müssen gut aufeinander abgestimmt sein.
a) Welche Punkte müssen besonders berücksichtig werden?
b) Welche Medien sind für die interne und externe schritliche Kommunikation vor allem wichtig? Nenne je 2 Beispiele.
a)
- Es dürfen keine widersprechlichen Informationen auftreten.
- Es dürfen keine Informationen an die Öffentlichkeit gelangen, die unternehmensintern noch nicht kommuniziert wurden.
- Auch bei intern bereits kommunizierten Informationen muss mit der Kommunikation an Aussenstehende vorsichtig umgegangen werden.
b)
intern: E-Mail, Brief/Notiz, Intranet, Memo, Protokoll, etc.
extern: E-Mail. Brief, Website, Newsletter, etc.
Oft ist es schwierig zu eruieren, wieviel in einer Information nötig ist, wann sie also umfassend ist und nichts Unnötiges enthält. Eine Hilfe dazu können die 6 W-Fragen sein. Spiele anhand des nachfolgenden Beispiels diese 6 W-Fragen durch.
Beispiel: Per Brief und E-Mail sollen die MA über eine Änderung im Personalreglement informiert werden: neu gibt es bis zu 10 Arbeitstage bezahlten Vaterschaftsurlaub.
WAS? Neu Vaterschaftsurlaub bis zu 10 AT bezahlter Urlaub
WER? Absender = HR, Empfänger = alle MA
WOZU? Massnahme zur Förderung der Familienfreundlichkeit des Unternehmens
WANN? Einführung der neuen Regelung per 1.1.xxxx
WIE? Antragsformular xy, erhältlich bei HR, Tel. xxx, E-Mail xxx
WO? HR
Was ist nebst der Vollständigkeit einer Information, die mit den 6W's ermittelt werden kann, auch noch wichtig in Bezug auf den Inhalt eines Textes?
Inhalt und Form müssen passen: Länge vs Wichtigkeit der Information
Inhalt und Reihenfolge müssen passen: Geschriebenes strukturieren: Nachrichtentrichter, das Wichtigste / die Neuigkeit kommt zuerst: 1 Zeile = Teaser
Verständlich zu schreiben ist sehr wichtig in der schriftlichen Kommunikation. Das Hamburger Verständlichkeitsmodell nennt vier Merkmale, um einen Text möglich verständlich zu gestalten, s. Grafik.
Erkläre, was mit den einzelnen Begriffen gemeint ist.
Einfachheit
- Text soll auf Anhieb verständlich sein, also in der Sprache verfasst sein, die wir täglich verwenden
- einfache, kurze Sätze, geläufige Wörter, Fachbegriffe erklären
- konkrete Beschreibungen
- Anschaulichkeit: eher Verbalstil und aktive Formulierungen anstelle von Nominalstil und passiven Aussagen benützen:
nicht "einen Vorschlag unterbreiten" sondern "vorschlagen", nicht "Zur Kenntnis bringen" sondern "informieren"
nicht "es wird erwartet, dass ..." sondern "Die GL erwartet, dass ..."
Gliederung / Ordnung
- äussere Gliederung (Aufbau) und innere Ordnung (sinnvolle Reihenfolge) beeinflussen Verständlichkeit erheblich
- aussagekräftiger Titel und Beginn des Textes
- Wichtiges zuerst und ausführlicher als Nebensächliches
- Zusammenfügen, was zusammen gehört, roter Faden, richtige und nachvollziehbare Reihenfolge einhalten
- eher kurze Sätze
- wenn nötig strukturierende Worte: "in einem ersten Schritt .... in einem zweiten Schritt ..." etc.
Prägnanz / Kürze
Länge der Mitteilung soll in angemessenem Verhältnis stehen zum Informationsziel:
- weder zu kurz noch zu lang
- aufs Wesentliche beschränkt
- aufs Ziel konzentriert
- knappe Sprache, jedes Wort ist notwendig
- keine Abschwächungsfloskeln ("ziemlich", "relativ", "grundsätzlich"; keine Höflichkeitskonjunktiv ("wir wären Ihnen dankbar..."), keine Anlauffloskeln ("Ich denke, ...")
Anregende Zusätze
- zum Erwecken von Interesse, Anteilnahme, Aufmerksamkeit oder Lust am Lesen
- z.B. Zitate, Beispiele, eigene Erfahrungen, rhetorische Fragen, bildliche Sprache, Grafiken, Illustrationen, direkte Ansprache des Publikums, etc.
