Global Sourcing Kapitel 7 E-Procurement - Einkaufen mithilfe des Internets

Einkauf wird immer noch zu stark nur als Kostenfaktor gesehen und die traditionellen Einkaufsprozesse weisen bestimmte Schwachstellen auf:

• zu hohe interne Prozesskosten
• zu lange Prozesszeiten
• zu lange Wiederbeschaffungszeiten
• ineffiziente Datenverarbeitungsunterterstützung
• nicht-transparente Prozessabläufe

Genau an diesen Schwachstellen können E-Procurement-Lösungen ansetzen. Die Potenziale, die durch die Einführung Internet-basierter Einkaufsinstrumente erreicht werden können, liegen durchaus vergleichbar mit den Kosteneinsparpotenzialen, die über herkömmliche Wege erzielt werden können. In Abhängigkeit von der strategischen Bedeutung der zu beschaffenden Güter sowie vom Automatisierungspotenzial  des Einkaufsprozesses ist zu entscheiden, ob und welche E-Procurement-Lösungen zum Einsatz gelangen sollen.

Unter E-Procurement versteht man die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien zur Unterstützung und Optimierung von Einkaufsprozessen. Als Beispiele für E-Procurement-Lösungen, die sich in den letzten Jahren etabliert haben, können Katalogbestellsysteme, Internet-Auktionen und elektronische Marktplätze genannt werden.

Die wahrscheinlich größten Potenziale für einen Einsatz von E-Procurement-Lösungen sind im Bereich des C-Materials zu finden. Insbesondere an Stellen, an denen eine Vielzahl von Artikeln gepflegt und eingetragen werden und Bedarfe in einer hohen Anzahl auftreten.

Bei der Einführung von E-Procurement-Lösungen ist es von grundlegender Bedeutung, den Einkaufsprozess im Vorfeld genauestens zu analysieren und gegebenenfalls anzupassen. Interne und externe Prozessbeteiligte, Prozessschritte, Prozesshäufigkeit, einzukaufende Güter und das wertmäßige Einkaufsvolumen sollten dabei sehr detailliert untersucht werden.

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung von E-Procurement-Lösungen ist die Bereitschaft zur Veränderung sowohl bei den Mitarbeitern als auch beim Einkaufsprozess als solches sowie die Existenz eines funktionsfähigen Datenverarbeitungsnetzwerkes.

Bei Lieferanten und externen Dienstleistern sind wichtige Kriterien insbesondere die Bereitschaft zur Aktualisierung des Angebotskataloges bzw. die zuverlässige Wartung der Plattform. Im laufenden Betrieb wird vor allem auf die Bedienerfreundlichkeit sowie auf Leistung und Schnelligkeit besonderer Wert gelegt.

Durch die Rationalisierung der Bestellvorgänge und den Einsatz eines möglichst breiten Standardproduktspektrums kann der Einkauf erhebliche Prozessverbesserungen erzielen. Der quantitative Nutzen von E-Procurement-Lösungen ist nach Einführung relativ leicht messbar und der qualitative Nutzen wird nach einer Anlaufphase deutlich spürbar. Beispielergebnisse aus bereits durchgeführten E-Procurement-Projekten:

• Senkung der Transaktionskosten (Bestellabwicklungskosten) im C-Material-Einkauf um bis zu 90 %
• Teilautomatisierung der Bestellprozesse mit erheblicher Verkürzung der Prozessdauer
• Bessere und intensivere Lieferantenintegration; dadurch Erhöhung der Versorgungssicherheit und weniger Fehlmengenkosten
• Entlastung des Einkaufs von Routineaufgaben und dadurch mehr Zeit für eine Konzentration auf strategische Themen
• Bessere interne Positionierung und Imagesteigerung des Einkaufs im Unternehmen durch verbesserten Service an die anderen Fachbereiche und den Einsatz innovativer Technologien

3 wesentliche Kriterien:

• die strategische Bedeutung der einzukaufenden Güter und Leistungen
• die Möglichkeit der Unterscheidung von Fertigungs- und Gemeinkostenmaterial
• das Automatisierungspotenzial des Einkaufsprozesses

Anhand dieser Kriterien kann nahezu jedes Einkaufsobjekt in 1 von 4 E-Procurement-Kategorien eingeordnet werden. Allerdings ist aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen an den Einkaufsprozess für jede einzelne Kategorie eventuell eine unterschiedliche DV-technische Unterstützung erforderlich.

• Internetauktionen und Einkaufsplattformen
• Continuous Replenishment Planning (CRP) und Vendor Managed Inventory (VMI)
• Katalogbestellsysteme
• Elektronische Marktplätze

Internet und Einkaufsplattformen:

Bei Internet-Auktionen und auf Einkaufsplattformen (sogenannten virtuellen Verhandlungsräumen) können Sie die Angebote verschiedener Lieferanten schnell und leicht miteinander vergleichen und simulatane Verhandlungen mit mehreren Verkäufern führen. Dadurch können Sie mit Prozessvereinfachung und echtem Wettbewerb ganz erheblich Zeit und Kosten einsparen. Einkaufsplattformen und Internet-Auktionen eignen sich deshalb hervorragend für den Einkauf von Investitions- bzw. höherwertigen Gütern.

Continuous Replenishment (CRP) und Vendor Managed Inventory (VMI):

Continuous Replenishment Planning (CRP) und Vendor Managed Inventory (VMI) sind E-Procurement-Lösungen, die Sie speziell für den Einkauf von Produktionsgütern nutzen können. Die unternehmensübergreifende DV-Infrastruktur wird genutzt, um insbesondere eine Verbesserung des Informationsflusses von der Erstellung der Produktionspläne bis hin zur Abrufbestellung beim Lieferanten durchzuführen.

Mit anderen Worten bedeutet dies, dass die Kommunikation zwsichen Lieferant und Kunden sehr offen und in enger Zusammenarbeit abgebildet wird. Die zur Geschäftsabwicklung notwendigen Daten (Termine, Mengen, Bestände) werden dem jeweils anderen so zugänglich gemacht, dass er selbstständig handeln kann und muss. Der Datenaustausch findet nur noch auf elektronischem Wege statt.

Bei VMI-Lösungen trägt der Lieferant darüber hinaus sogar die Verantwortung für die gesamte Beschaffungslogistik. Er steuert die Bestandsmenge in eigener Regie und ist verantwortlich für die Versorgungssicherheit.

Mit Katalogbestellsystemen sind E-Procurement-Lösungen gemeint, die Sie einsetzen können, um Ihre Einkaufsprozesse im Unternehmen von B- und C-Gütern elektronisch so zu unterstützen, dass Sie unnötige Prozessschritte weglassen können.

Hierbei stellen Sie den Bedarfsträgern direkt einen Mulit-Lieferanten-Katalog zur Verfügung. Das bedeutet: Sie wählen Lieferanten und Produktkataloge im Vorfeld aus, verhandeln Preise, Konditionen und schließen Rahmenverträge ab und aus diesen Rahmenverträgen können dann Ihre Bedarfsträger die Bedarfe über das Internet direkt platzieren.

Die Rahmenbedingungen haben Sie vereinbart, zu jedem "freigegebenen Bedarfsträger" können entsprechende Parameter hinterlegt werden, und die Transparenz über Bestellverhalten, Kostenstelle, Budget usw. ist für Sie jederzeit gegeben. Sie können sich dadurch noch stärker auf das Warengruppen- und Lieferantenmanagement konzentrieren.

Die Abwicklung der Einkaufsaktivitäten von individuellen Bedarfen über elektronische Marktplätze bietet Ihnen dagegen immer noch wenig messbaren Nutzen. Lediglich die Zusammenführung verschiedener Bezugsquellen an einen zentralem "Marktplatz" erleichtert unter Umständen Ihre Lieferantenrecherche.

Aufgrund des geringen Automatisierungspotenzials beim sogenannten "Individual-Einkauf" wird hier auch besonders die Integration und Aufbereitung von einkaufsrelevanten Daten unterstützt.

• Lieferanten- und Produktsuche
• Dynamische Preisbildungsverfahren (Auktionen, Ausschreibungen)
• Einkaufsdienstleistungen (Bündelung, Logistikdienstleistungen)
• Content Management von Produktdaten
• Katalogmanagement
• Bestell- und Bezahlprozessunterstützung
• Übermittlungsdienste

Als einkaufende Organisation können Sie Ihren Lieferanten auf Ihrer Website Kontaktmöglichkeiten anbieten. Sie können so eine Lieferantenbewertung oder passives Sourcing betreiben. Potenzielle Lieferanten können sich über Bedarfs- und Organisationsstrukturen Ihres Unternehmens informieren, sich online um die Berücksichtigung bei künftigen Anfragen bewerben oder Angebote für auf der Website ausgeschriebene Einkaufspositionen abgeben.

Verzeichnisdienste unterstützen durch Weitergabe von Anfragen die spontante Lieferantensuche und die Anbahnung und Vereinbarung von neuen Geschäftsbeziehungen. Meist handelt es sich um Informationen aus öffentlichen Registern oder um Datenbanken, in die sich Unternehmen mit ihrem Leistungsspektrum über das Internet eintragen können. Mittlerweile bieten auch elektronische Marktplätze vergleichbare Dienste an.

Dynamische Preisbildungsverfahren (Auktionen, Ausschreibungen):

Mithilfe von Online-Einkaufsaktionen (Reverse Auctions) können ausgewählte Lieferanten innerhalb einer Auktionsfrist ihr Angebot zu einem spezifizierten Bedarf übers Internet abgeben. Die verbliebenen Plattformen bieten Verfahren an, die eine Berücksichtigung und Gewichtung von über den Preis hinausgehenden Kriterien zulassen (Qualitätsrating, Liefer- und Zahlungskonditionen usw.)

Um den reibungslosen Ablauf einer Online-Einkaufsaktion zu gewährleisten, müssen sowohl Sie als das beschaffende Unternehmen als auch die Lieferanten in die Nutzung dieses Instruments eingeführt werden.

Ziele diese Verfahrens sind die Nutzung des Wettbewerbs, die Verkürzung des Verhandlungsprozesses und die Erhöhung der Markttransparenz. Die in der Anfangsphase aufgetretenen Schwierigkeiten bei der vertraglichen Abwicklung sind nahezu vollständig geklärt.

Online-Ausschreibungen eignen sich insbesondere zur Lieferantenselektion für den Einkauf komplexer Produkte oder Leistungen sowie zur Überprüfung des aktuellen Marktniveaus. Mit der Online-Ausschreibung werden ausgewählte Lieferanten aufgefordert, auf einer Internetplattform ihr Angebot zu einer Nachfrage zu platzieren. Das Instrument kann sowohl vom einkaufenden Unternehmen direkt betrieben als auch von einem unabhängigen Dienstleister bereitgestellt werden.

Einkaufsdienstleistungen (Bündelung, Logistikdienstleistungen):

Damit kleinere Unternehmen und Organisationen ähnlich gute Einkaufskonditionen wie Großunternehmen erzielen können, konzentrieren sich diese Dienstleister auf das Bündeln der Nachfrage. Der Vorteil: Sie erreichen durch die zusammengefassten Einkaufsbedarfe attraktivere Konditionen für ihre Kunden.

In der Fachsprache bezeichnet man das auch als Pooling. Meist bieten diese Dienstleister eine webbasierte Unterstützung des Bündelungsprozesses sowie der Reportingfunktionen an.

Diese Form von Einkaufsdienstleistungen ist deshalb auch im Servicebereich innerhalb von Konzernen oder Genossenschaften anzutreffen. Neben der Optimierung des Einstandspreises geht es insbesondere um die Prozess- und Logistikoptimierungen gegenüber den Endkunden.

Content Management von Produktdaten:

Content Management bezeichnet die Aufbereitung und Pflege von Produkt- und Leistungsinformationen in einem elektronischen Katalog. Die speziellen Anforderungen liegen dabei in der benutzergerechten Beschreibung des Sortiments.

Die in den Warenwirtschaftssystemen des Lieferanten abgebildeten Artikel sind oft zu abstrakt beschrieben und aus Kundensicht selten sinnvoll geordnet. Relevante Unterscheidungsmerkmale und Attribute sind in den Artikelbezeichnungen so verschlüsselt, dass die Basis für eine strukturierte Suche nicht gegeben ist.

Wichtige Funktionen beim Content Management:

• Überführen von Daten in ein elektronisches Katalogformat
• Normalisierung und Rationalisierung der vorhandenen Artikeldaten durch Vereinheitlichung und Aufschlüsselung nach Attributen
• Klassifizierung der Produkte zur einfacheren Verwendung auf Seiten des Einkäufers und in Multilieferantenkatalogen. Die hierzu am stärksten verbreiteten Standards sind UN/SPSC und eCl@ss.
• Ergänzung der Daten durch Bilder und Zusatzdokumente (z.B. Produktansicht, technische Merkblätter)
• Personalisierte Aufbereitung von Informationen (z.B. kundenindividuelle Preise, Liefer- und Zahlungskonditionen)

Katalogmanagement:

Das Katalogmanagement beinhaltet alle wesentlichen Funktionen für den Betrieb und die Nutzung eines existierenden elektronischen Produktkatalogs im Unternehmen. Typischerweise handelt es sich dabei um die Darstellung der vom Einkauf ausgewählten und freigegebenen Sortiments- bzw. Produktinformationen sowie die Funktionen für die Aktualisierung und Übermittlung der Daten. Die Funktionen und Ansichten sind in vielen Fällen benutzerspezifisch definierbar.

Für die Darstellung und den Austausch von Daten werden nahezu ausschließlich XML-Standards verwendet, die es ermöglichen, dass jeder Mitarbeiter mit einem "normalen" Browser die Oberfläche nutzen kann. Die beteiligten Parteien müssen sich auf ein gemeinsames Austauschformat einigen. Verschiedene Lösungsanbieter unterstützen unterschiedlichste Formate, z.B. BMEcat.

Das Katalogmanagement kann von Käufer, Verkäufer oder einem Dienstleister abgewickelt werden.

Die Bestellprozessunterstützung bildet den Bestellabwicklungsprozess ab. Spezielle E-Procurement-Lösungen wurden in erster Linie zur Rationalisierung des operativen Bestellprozesses entwickelt, der nicht durch ein Warenwirtschaftssystem (ERP oder MRP) unterstützt wird. Dieser Bestellprozess verursacht einen hohen administrativen Aufwand und ist oft sehr undurchsichtig und kompliziert.

Die E-Procurement-Lösung sorgt als Bestellprozessunterstützung bei Bestellung durch die Bedarfsträger für die Einhaltung der zentral definierten Beschaffungsregeln.

Im Idealfall wird der Zahlungsprozess ebenfalls von der E-Procurement-Lösung abgewickelt. Wo dies nicht der Fall ist, kann man über speziell vereinbarte Export-/Importschnittstellen zumindest die Rechnungsdaten in das unternehmenseigene ERP-System importieren.

Prozessschritte und Funktionen in der Bestell- und Bezahlungsprozessunterstützung:

• Artikelauswahl und Zusammenstellung in einem Warenkorb
• Bestellanforderung inklusive Zuteilung der Kostenteile
• Budgetkontrolle
• Genehmigungsverfahren (falls vorgesehen)
• Übermittlung der Bestellung
• Überwachung der Auftragsbestätigung
• Wareneingangsprüfung
• Rechnungsprüfung

Übermittlungsdienste:

Übermittlungsdienste übernehmen die Umwandlung von technischen Formaten, die Zuordnung von klassifizierenden Merkmalen und die Übertragung von Dokumenten zwischen den beteiligten Systemen. Sie stellen vor allem die fehlerfreie und nachvollziehbare Übermittlung der Daten sicher.

Diese Dienste entsprechen von der Idee her dem bisher bekannten elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen (EDI). Durch die Nutzung der Internet-Technologie können die Daten wesentlich preisgünstiger ausgetauscht werden und entsprechende Systeme sind deshalb oft wirtschaftlicher.

Außerdem können Geschäftspartner zwischen verschiedenen Integrationsstufen wählen - von der reinen Browser-basierten, manuellen Eingabe in vorformulierten Masken bis hin zur automatisierten Vollintegration. Übermittlungsdienste werden in der Regel vom Dienstleister ausgeführt.

Wenn Sie im Einkauf E-Procurement-Lösungen einsetzen möchten, sollten Sie selbst die Initiative ergreifen und nicht auf den Anstoß von außen warten. Es gibt inzwischen Lösungen, die auch für kleinere Unternehmen mit überschaubarem Einkaufsvolumen sinnvoll sind. Nicht alles, was angeboten wird, passt auch zum eigenen Unternehmen. Es ist deshalb zu empfehlen, sich im Vorfeld eine Art Checkliste zu erarbeiten, die aufzeigt, welche Ziele Sie erreichen möchten und welche Anforderungen sich daraus an die Software, Hardware, die Mitarbeiter und die betroffenen Partner ergeben.