Global Sourcing Kapitel 5 Lieferantenmanagement

Kriterien zur Lieferantenbewertung:

• Lieferqualität oder Fehlerquote (fehlerhafte Leistungen, defekte Lieferungen)
• Liefertreue (Einhaltung der Liefertermine)
• Flexibilität (Verhalten bei Sonderwünschen, Terminänderungen, Mengenänderungen)
• Preisverhalten
• Kommunikationsverhalten (Vorabinformationen bei Störungen)

Antwort: siehe Bild

• Eine Lieferantenbewertung macht Entscheidungen für oder gegen einen Lieferanten nachvollziehbar.
• Bei jeder Verhandlung mit Lieferanten können Sie auf eigene Leistungsdaten zugreifen.
• Sie können von Ihrem Lieferanten gezielte Verbesserungen verlangen.
• Sie können einen Lieferantenwechsel intern sachlich begründen.
• Sie zeigen eine professionelle Arbeitsweise und erhalten entsprechende Anerkennung.
• Sie können bei neuen Aufträgen auf die Stärken und Schwächen Ihrer Lieferanten eingehen.
• Sie können regelmäßig ein Feedback an Ihre Lieferanten geben.

• Lieferantenförderung
• Strategisches Lieferantenmanagement

Die Märkte verändern sich und der Einfluss der Einkaufsleistung auf das Unternehmensergebnis wird in vielen Unternehmen immer größer. Dieser Umstand verlangt es, dass sich der Einkauf über sein Verhältnis zum Lieferanten bewusst ist. Ein gut gepflegtes Beziehungsmanagement gewinnt stetig an Bedeutung, denn heute sind nicht mehr nur die rein rechnerischen oder messbaren Bewertungen von Relevanz, sondern das Gesamtpaket muss stimmen.

Mit Beziehungsmanagement im Einkauf verschieben Sie die Perspektive vom spontanen Handeln ins Längerfristige, Strategische. Statt des Lieferanten-Kunden-Wettbewerbs können Sie so gezielt Partnerschaften aufbauen. Die Wal des richtigen Lieferanten ist selbstverständlich ein entscheidender Schritt, aber das richtige Beziehungsmanagement ist ebenso bedeutsam. Sie sollten deshalb sorgsam vorgehen und entscheiden, mit welchen Lieferanten Sie welche Geschäftsbeziehung auf Dauer auf- oder abbauen.

Gute Lieferanten müssen gepflegt und gefördert werden. Machen Sie sich als Kunde für diese Lieferanten interessant! Schlechte Lieferanten braucht keiner, deshalb sollten Sie diese aussortieren.

• Der Einkauf setzt nicht die richtigen Lieferanten ein.
• Die internen Bedarfsträger verlangen zwingend einen Lieferanten, der aber nicht zum Unternehmen passt
• Die erwarteten Leistungen oder Produkte sind nicht ausreichend definiert.
• Der Lieferant kann, aus welchem Grund auch immer, die geforderte Leistung nicht erbringen.
• Der Lieferant will, warum auch immer, die geforderte Leistung nicht erbringen.

Wenn ein Lieferant die Leistung nicht erbringen kann oder will, sollte man sich notwenigerweise mehr mit Details befassen. Versuchen Sie zu klären, was die Gründe für ein nicht können oder nicht wollen der Lieferanten sind. Wenn Sie diese Punkte sammeln und auf Dauer im Blick behalten, können Sie sie in Form einer Checkliste bereits zu einem früheren Zeitpunkt einer Geschäftsbeziehung bei allen Lieferanten zur Sprache bringen und abklären. Das erspart Ihnen Schlechtleistung schon lange bevor sie entsteht.

Wenn Sie Ihre Lieferanten analysieren, insbesondere die schlechten, sollten Sie nicht aufhören zu klären, was die tatsächlichen Ursachen der Schlechtleistung waren. Nur wenn Sie an dieser Stelle mit der entsprechenden Offenheit und Konsequenz arbeiten, werden Sie die wirklichen Ursachen aufdecken. Auf Dauer werden Die durch die Klärung der tatsächlichen Ursachen von Schlechtleistung auch bei anderen Lieferanten profitieren.

Lieferanten können die Leistung nicht erreichen:

• Know-How fehlt
• Kapaztitätsgrenzen sind erreicht
• Prozesse sind nicht nachvollziehbar
• Ausstattung ist unzureichend
• Informationen fehlen

Lieferanten wollen die Leistungen nicht erreichen:

• Sie sind ein unwichtiger Kunde.
• Andere Kunden zahlen besser
• Persönliche Abneigung
• Fehlende Kundenorientierung
• Lieferant nutzt seine Marktposition aus

Gute Lieferanten dürfen Sie ruhig wissen lassen, dass sie gut sind - auch ohne Angst haben zu müssen, dass sie gleich ihre Preise anheben. Gute Geschäftsbeziehungen zahlen sich vor allem in schwierigen Zeiten aus. Irgendwann rächt es sich, wenn Sie ständig Ihre Lieferanten wechseln oder immer nur beim billigsten kaufen. Deshalb muss man wissen, bei welchen Produkten oder Leistungen man Zeit in eine Beziehung investiert und wo eine oberflächliche Geschäftsbeziehung genügt.

Auch wenn man über Lieferantenförderung spricht, bedeutet dies nicht, dass Lieferanten nur gefördert werden, sondern dass schlechte Lieferanten eben auch "herausbefördert" werden. Schlechtleistung kann von einem professionellen Einkauf nicht geduldet werden. Deshalb sollten Sie in einem Lieferantenmanagement-System auch festlegen, wie mit solchen schlechten Lieferanten umgegangen werden soll. Je nach Beurteilung und je nach Art, Auswirkung und Dauer der Schlechtleistung muss ein Lieferant eben auch ausgetauscht werden. Wann immer Sie über die Beendigung einer Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten nachdenken, sorgen Sie stets für Ersatz und führen diesen sicher ein. Erst wenn das geschehen ist, dürfen Sie wechseln.

Dieser Grundgedanke führt dann auch in der Lieferantenbeziehung dazu, dass ein professioneller Einkauf seine Maßnahmen für schlechte und für gute Leistungen festgelegt und kommuniziert hat. Um dabei die Steuerung der Lieferantenbeziehungen überschaubar zu gestalten, sollte die Lieferantenbeziehung aber in einer Art Reihenfolge ablaufen:

• Berichte zu den Lieferantenleistungen
• Darstellung der Lieferantenleistung als Entwicklung
• Warnungen bei schlechter bzw. Lob bei guter Leistung
• Klassifizierung aller Lieferanten zur strategischen Ausrichtung

Mit besonders guten Leistungen eines Lieferanten sollte diese Leistung auch entsprechende Anerkennung finden. Lieferantenförderung stellt dann auch nichts anderes dar als Anerkennung mit einem zusätzlichen eigenen Nutzen. Der besonders gute Lieferant wird durch die Lieferantenförderung zu einem noch besseren mit entsprechend größerem Einsparpotenzial.

Aktive Maßnahmen zur Lieferantenförderung:

• Regelmäßige Lieferantenmeetings
• Prozessorientierte, operative Beratung (Produktion und Logistik)
• Know-How-Transfer, Technologietransfer, Weitergabe von Fachwissen
• Unterstützung bei neuen Projekten, als Referenz dienen für weitere Punkte
• Transfer personeller Ressourcen
• Finanzielle Unterstützung
• Frühzeitige Einbindung in Neuprojekte

Passive Maßnahmen zur Lieferantenförderung:

• Verstärkung des Wettbewerbs der Lieferanten untereinander --> Lieferant soll sich nicht sicher fühlen
• Mehr Forderungen an den Lieferanten stellen
• Vertragsstrafen bei Nichterreichen einer Leistung androhen
• Von Rahmenvertrag auf vierteljährlichen Vertrag übergehen, um Druck zu verstärken

Geben und fordern Sie Informationen, organisieren  Sie eine möglichst prozessoptimierte Integration Ihrer Lieferanten und schaffen Sie Innovationen durch gemeinschaftliches Arbeiten.

Information:

• Intensiver Austausch von Unternehmens- und Marktinformationen
• Durchführung von Lieferantentagen

Integration:

• Einsatz von E-Procurement Tools
• Durchführung von Lieferantenbewertungen
• Installation von Lieferanten Awards

Innovation:

• Partnerschaften bei Entwicklung und Herstellung
• Aufbau von gemeinsamen Wertanalyseteams

Als einfache, aussagekräftige Methode hat sich in der Praxis das Lieferantenportfolio (siehe Bild) durchgesetzt. Diese Methode wird in professionellen Einkaufsbereichen als Standard-Analysewerkzeug regelmäßig eingesetzt. Beim vereinfachten Lieferantenportfolio werden alle einzukaufenden Leistungen oder Produkte auf die folgenden beiden Kriterien untersucht:

• Wie hoch ist das Versorgungsrisiko?
• Wie groß ist der Einfluss auf das Unternehemensergebnis?

Verhalten bei unkritischen Lieferanten:

• Aufbau neuer Informations- und Kommunikationstechniken im Einkaufsprozess
• Anwendung neuer Versorgungskonzepte (JIT, Kanban)
• Übergang von Eigenfertigung zur Fremdfertigung

Verhalten bei Engpass-Lieferanten:

• Sicherstellung der Versorgung über längerfristige Lieferverträge
• Vermeidung von kurzfristigen Lieferantenwechseln
• Konzentration auf sichere (Versorgung und Bonität) Lieferanten
• Geplante Bestände zur Risikovermeidung aufbauen
• Förderung und Aufbau möglicher neuer Lieferanten

Verhalten bei Hebel-Lieferanten:

• Aggressives Auftreten im Beschaffungsmarkt
• Aufbau und Nutzung der Nachfragemacht, Wettbewerb schaffen
• Intensive Suche nach neuen Lieferanten
• Internationaler Lieferantenvergleich
• Qualtitätssicherung und Lagerung zum Lieferanten verlagern
• Überprüfung der Preisbestandteile auf Kostenelementebene

Verhalten bei strategischen Lieferanten:

• Aufbau langfristiger Zusammenarbeit mit Lieferanten
• Single-Sourcing-Politik
• Förderung aktiver Beschaffungsmarktforschung
• Intensive Untersuchung: Make or Buy
• Unterstützung von Standardisierungsbemühungen

Für jedes Unternehmen gelten eigene Rahmenbedingungen, die individuell zu berücksichtigen sind. Lieferanten, die an namhafte und größere Konzerne liefern, sind nicht automatisch die richtige Wahl für Ihr Unternehmen. Lieferanten sind zwar unverzichtbar, aber nicht jeder passt zu jedem Unternehmen. Lieferanten können maßgeblich über Erfolg und Misserfolg Ihres Unternehmens mitentscheiden. Erfolgreiche Lieferantenbeziehungen erfordern eine professionelle Aufmerksamkeit. Wenn Sie als Einkauf mit Erfolg zum Unternehmensergebnis beitragen wollen, brauchen Sie nicht nur gute Preise, sondern vor allem gute Lieferanten. In einem ergebnisorientierten Unternehmen ist es deshalb selbstverständlich, dass die Kosten und Leistungen der Lieferanten möglichst klar nachzuvollziehen sind.

Der professionelle Einkauf verfügt außerdem über ein System, mit dem die eigenen Lieferanten gesteuert und überwacht werden können. Ein solches Lieferantenmanagement-System zu installieren bedeutet, dass Sie die Leistung, die Sie einkaufen, genau beobachten, bewerten und dass Sie etwas von Ihrem Lieferanten fordern.

Lieferantenmanagement steht für die aktive Gestaltung, Lenkung und Entwicklung von Lieferantenportfolios und Lieferantenbeziehungen. Lieferantenbeziehungen sind weniger erfolgreich, wenn Sie stets nur die Preise im Fokus haben.

Beachten Sie:

• Je höher der Materialkostenanteil, desto wichtiger werden die Informationen über die Kosten, die durch Lieferanten entstehen.
• Je weniger Wertschöpfung Sie im Unternehmen erbringen, desto wichtiger ist die Fertigungsleistung Ihres Lieferanten.
• Je weniger Sie selbst entwickeln, desto wichtiger ist das technische Know-How Ihrer Lieferanten.

Immer wieder geschieht es, dass Zusagen nicht eingehalten werden (Termine, Qualität, Vertragsbruch). Im Einkauf werden dann alle Hebel in Bewegung gesetzt und die Situation wird mit Sonderaktionen gerettet.

Die Qualität Ihres Lieferantenportfolios (also die Summe der Eigenschaften aller eingesetzten Lieferanten) können Sie einschätzen, wenn Sie sich die Frage beantworten, wie viele Schwierigkeiten Sie mit Ihren Lieferanten haben. Je öfter Sie Sonderaktionen organisieren müssen, je mehr Sie sich Gedanken machen müssen, was noch alles zu unternehmen ist, damit die nächsten Aufträge reibungslos abgewickelt werden können, je häufiger Sie Kostenprobleme mit eingekauften Leistungen haben, desto schlechter passen Ihre Lieferanten zu Ihnen. Fragen Sie sich kritisch, ob Ihre Lieferanten als gut, schlecht, mittelmäßig und erstklassig einzustufen sind und ob das zu den Anforderungen in Ihrem Unternehmen passt.

10 Grundsätze für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Lieferanten:

1. Lieferanten sind zwar sehr wichtig, aber vergessen Sie nicht, wer der Kunde ist.
2. Jeder Lieferant ist grundsätzlich austauschbar. Es ist immer nur eine Frage der Kosten.
3. Ihre Kunden definieren die Anforderungen, die Sie an Lieferanten weitergeben müssen.
4. Ein guter Einkauf ist immer auf der Suche nach besseren Lieferantenbeziehungen.
5. Lieferanten sind Geschäftspartner, die fair und professionell behandelt werden wollen.
6. Leistungen der eigenen Lieferanten müssen beobachtet und bewertet werden.
7. Geben Sie sich nicht mit Mittelmaß zufrieden, sondern versuchen Sie, auch beim Einsatz Ihrer Lieferanten immer das Beste anzustreben.
8. Achten Sie nicht nur auf den Preis für eine Leistung, sondern auch auf die Art und Weise der Erfüllung Ihrer Gesamtanforderung.
9. Sorgen Sie dafür, dass Sie immer einen zweiten Lieferanten für jede einzukaufende Leistung kennen (haben)!
10. Denken Sie daran - niemand macht etwas umsonst, auch Ihr Lieferant nicht.

• Mit welchen Lieferanten wollen Sie in Zukunft zusammenarbeiten? (Was müssen Ihre Lieferanten können? – Lieferantenportfolio)
• Wie soll in Zukunft mit den Lieferanten zusammengearbeitet werden? (Wie wollen Sie mit Ihren Lieferanten umgehen? – Lieferantenbeziehung)

• Was muss ein Lieferantenauswahlsystem berücksichtigen?
• Welche Punkte werden über ein Lieferantenbewertungssystem beobachtet?
• Wie soll die Lieferantenbeziehung gestaltet sein?
• Welche Lieferantenstrategien sind zu berücksichtigen? (Anzahl, Zusammensetzung, Verhältnis...)?

• Anforderungsprofil an den Einkauf
• Das Lieferantenauswahlsystem
• Lieferantenselbstauskunft
• Lieferantenbewertungssysteme

Generelle Anforderungen an die einzelnen Fachbereiche werden oft als selbstverständlich hingenommen, sind jedoch selten genau beschrieben oder schriftlich fixiert. Diese selbstverständlichen Anforderungen haben jedoch erheblichen Einluss auf die Rahmenbedingungen der Lieferantenauswahl. Erst wenn diese festgelegt sind, ist es möglich, sinnvolle Anforderungskriterien zur Lieferantenauswahl festzulegen.

Wenn Sie in Zukunft Lieferanten auswählen, sollten Sie deshalb zuvor unbedingt im Unternehmen abklären, welche Anforderungen an den Lieferanten gestellt werden. Der interne Kunden muss Ihnen vorgeben, welche Leistung er benötigt, was ihm besonders wichtig und was ihm weniger wichtig ist.

Nicht der Einkauf alleine sollte die Kriterien zur Lieferantenauswahl definieren, sondern gemeinsam mit den internen Kunden sollte erarbeitet werden, welche Kriterien zu erfüllen sind. Es ist äußerst wichtig, die Auswahlkriterien zu den einzelnen Materialgruppen sehr sorgfältig mit den internen und externen Kunden abzustimmen.

Die Summe aller Kriterien zur Lieferantenauswahl bestimmt die Leistungsfähigkeit der eingesetzten Lieferanten.

Je nach Bedarf der internen Kunden können die Auswahlkriterien und damit die Anforderungen an den Lieferanten sehr verschieden sein. Der Vertrieb möchte z.B. immer alles direkt verkaufen, der Finanzbereich hingegen keine Bestände. Solche Anforderungen werden an den Einkauf gestellt und müssen abgestimmt werden. Sind die Auswahlkriterien mit den internen Kunden erst einmal festgelegt, dann haben Sie die entscheidenden Schritte zu einem professionellen Lieferantenauswahlsystem bereits geschafft.

• Was wird von Ihnen im Einkauf (außer Preisreduzierungen) erwartet?
• Welche Leistungsparameter sind zu erreichen oder einzuhalten? Beispielsweise: Welche Verfügbarkeit der einzelnen Materialien wird erwartet? Innerhalb welcher Zeit muss der Einkauf auf neue Aufträge reagieren können?
• Was ist im Unternehmen besonders wichtig? Z.B. Qualität, Lieferzeit, Verfügbarkeit etc.
• Auf welche Punkte legt man keinen besonderen Wert? Z.B. Einkauf von Markenprodukten, zusätzlicher Service vom Lieferanten, Herstellungsort des Lieferanten etc.
• Welche Zielsetzungen des Unternehmens werden durch Lieferantenleistungen direkte beeinflusst?

Kriterium zur Lieferantenauswahl - Anforderung der internen Kunden

• Lieferzeit: Lieferzeit darf nicht länger als 14 Tage sein
• Lieferzeit/Flexibilität/Pufferlager: Verfügbarkeit muss für den Vertrieb > 97 % sein.
• F&E-Kompetenz: Lieferant muss eigene F&E betreiben.
• Qualität über nachweisliche PPM-Rate: Qualität muss PPM-Rate < 500 haben
• Lieferzeit/Zusätzlicher Service: Der durchschnittliche Lagerbestand muss weniger als 12,5 Mio. Euro betragen.
• Preisbindung: Preisstabilität in den nächsten 12 Monaten
• Einstandspreis/Preisniveau: Kostenreduzierung im Unternehmen um 3 %
• Herstellungs- oder Lieferkosten: Alle Materialien müssen aus der EU stammen.
• Pendelverpackung: Es darf keine EPS-Verpackung eingesetzt werden.
• Kapazität/Auslastung: Bedarfsschwankungen von 30 % sind abzusichern.

• Welche Verfügbarkeit der einzelnen Materialgruppen muss gewährleistet sein?
• Mit welcher Lieferzeit verkauft der Vertrieb die eigenen Produkte?
• Wie viel Zeit haben Sie im Einkauf für die Beschaffung?
• Mit welchem Lagersbestand wird in Ihrem Unternehmen kalkuliert?
• Welcher Sicherheitsbestand ist von der Geschäftsführung vorgeschrieben?
• Welche Qualitätsanforderungen sind festgelegt?
• Welche Anforderungen an die Umweltschonung werden gestellt?
• Welche technische Unterstützung soll mit eingekauft werden?
• Welchen After-Sales-Service erwartet das Unternehmen?

Damit Sie die ausgewählten Kriterien optimal einsetzen, verlangen Sie von Ihren internen Kunden neben den Kriterien außerdem eine Gewichtung. Entweder Sie schicken allen internen Beteiligten einen Fragebogen, in dem diese ihre Gewichtung festlegen und Sie werten dann anschließend die Ergebnisse aus oder Sie laden alle internen Beteiligten zu einem Abstimmungsgespräch ein und definieren gemeinsam die Gewichtung.

Wenn Sie sich so mit den internen Kunden abstimmen, verändert sich erfahrungsgemäß auch die Denkweise im Einkauf. Sie verfügen dann über ein neutraleres, sachliches Werkzeug zur Lieferantenauswahl, das sich nicht mehr nur am Einstandspreis orientiert, sondern die wirklichen Auswahlkriterien einbezieht.

Trotz oder gerade durch die Einbeziehung der internen Kunden in den Auswahlprozess werden insgesamt die Entscheidungen für oder gegen einen Lieferanten für alle transparenter und sind gleichzeitig kundenorientiert. Zur Festlegung der Auswahlkriterien benötigen Sie zwar die Anforderungen Ihrer internen Kunden, aber die eigentliche Auswahl umfasst noch weitere Arbeitsschritte und diese finden weiterhin im Einkauf statt.

Den wahrscheinlich schwierigsten Schritt in der Vorbereitung zu einem professionellen System haben Sie geschafft, wenn die gewichteten Kriterien und damit das Anforderungsprofil zur Auswahl vorliegen. Der nächste Schritt in der Vorbereitung ist die Festlegung eines Benotungsschlüssels, mit dem Sie alle Lieferanten und die einzelnen Kriterien bewerten können.

Wenn Sie zu den einzelnen Auswahlkriterien den Benotungsschlüssel (siehe Bild Bewertungsskala) definiert haben, können Sie ein Punktesystem einsetzen, um die Erfüllung der einzelnen Auswahlkriterien im Vergleich zu den anderen Anbietern zu bewerten.

Mit dem vorliegenden Bewertungssystem können Sie Ihre Lieferantenauswahl sehr professionell und sicher durchführen. Besonders hilfreich: Zusätzlich zu den direkt vergleichbaren Einstandspreisen macht dieses Bewertungssystem mit jeder neuen Anfrage mehrere Entscheidungskriterien greifbar. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, Ihr Lieferantenportfolio deutlich zu optimieren.

Die Paarbewertungstabelle ist eine gängige Methode in der Praxis.Mithilfe der Paarbewertungstabelle müssen sich die internen Kunden (die Verantwortlichen der Fachbereiche oder die Unternehmensführung) bei der Gewichtung entscheiden, was bei der Auswahl eines Lieferanten Priorität hat. Zur Vereinfachung wird dabei die Bewertung immer nur für jeweils ein Kriterienpaar vorgenommen.

Die Gewichtungsparameter sind:

• wichtiger als = 2 Punkte
• gleich wichtig = 1 Punkt
• unwichtiger als = 0 Punkte

Beispiel:

Das Kriterienpaar "Einstandspreis" und "Lieferzeit" soll eine Gewichtung bekommen. Wenn z.B. ein bestimmtes C-Produkt aus Sicht des Vertriebs nur über eine kurze Lieferzeit verkauft werden kann, dann wird der Vertriebsverantwortliche vermutlich die Lieferzeit der Lieferanten als wichtiger einstufen. Das bedeutet dann bei der Punktevergabe: Der Einstandspreis erhält 0, die Lieferzeit 2 Punkte.(Bild siehe Frage).

Auf diese Weise muss jedes einzelne Kriterium gegen jedes andere gewichtet weden. Wenn dies geschehen ist, dann wird die Punkteanzahl jedes Kriteriums zur Einzelsumme addiert. Daraus wird dann die Gesamtsumme aller Einzelsummen gebildet. Nun werden die Einzelsummen jeweils ins Verhältnis zur Gesamtsumme gesetzt (Einzelsumme/Gesamtsumme). So erhalten Sie für jedes Kriterium einen Gewichtungsfaktor.

Vorteile des Lieferantenauswahlsystems:

• In der Anfrage müssen neben dem Preis bereits andere Punkte abgeprüft werden.
• Es wird auf diese Weise schon zu einem frühen Zeitpunkt erkennbar, welche Lieferanten überhaupt nicht infrage kommen, weil sie bestimmte Auswahlkriterien nicht erfüllen.
• Die Gewichtung der Auswahlkriterien gewährleistet eine auf die Unternehmensbedürfnisse ausgerichtete Entscheidung.
• Der Angebotsvergleich wird messbar gemacht und bietet eine optimale Grundlage für weitere Entscheidungen sowie für die Verhandlungen, die sich an diese Vorauswahl anschließen.
• Es wird leichter, ein Lieferantenbewertungssystem aufzubauen.