Global Sourcing Kapitel 3 Beschaffungsmarktforschung

In der heutigen schnelllebigen Zeit gilt der vierte Produktionsfaktor als Schlüssel zum Erfolg. Mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit können Sie im Einkauf enorme Erfolge erzielen und gleichzeitig unnötige Risiken vermeiden.

Jede Entscheidung ist nur so gut, wie die dazugehörige Information. Wenn Sie sich deshalb einmal überlegen, aufgrund welcher Informationen Sie im Einkauf Entscheidungen treffen, wird eventuell nachvollziehbar, welche Relevanz dieses Thema im Unternehmen haben sollte. Wollen Sie sicher sein, dass Ihr Einkaufsverhalten, Ihre Entscheidungen und Ihre Zugeständnisse an den Markt korrekt sind, müssen Sie wissen, wo Sie und Ihre Geschäftspartner sich im Markt bewegen. Vermutlich jeder im Einkauf kennt dieses ungute Gefühl, das sich aufbaut, wenn man eine Entscheidung treffen muss, ohne oder nur in geringem Maße über die Rahmenbedingungen und die eigene Position informiert zu sein. Das Verhindern derartiger Situationen ist eine der Schlüsselaufgaben der Beschaffungsmarktforschung. Mit Hilfe einer professionelleren Bearbeitung der Marktinformationen können Sie außerdem dem Einkauf zu einer Position im Unternehmen verhelfen, die aufzeigt und klarmacht, in welchem Bereich des Unternehmens die "Informationen" zum Beschaffungsmarkt am einfachsten zu erhalten sind. Der Einkauf wird so zu einer Instanz im Unternehmen, die durch umfangreiches Hintergrundwissen Kompetenz und Vertrauen vermittelt. Mit dem richtigen Einsatz von Informationen können Sie neue Chancen besser erkennen, technische Entwicklungen leichter beobachten und die für Sie geeigneten Lieferanten sicherer auswählen. So werden Sie Zeit- und Wettbewerbsvorteile in bessere Ergebnisse umsetzen können.

Beschaffungsmarktforschung beschäftigt sich intensiv mit geplantem und strategischem Vorgehen. Es geht um strukturiertes, strategisches Handeln unter Berücksichtigung der erarbeiteten Informationen. Informationen und ihre Verarbeitung sind dabei der Schlüssel zum Erfolg:

"Beschaffungsmarktforschung bedeutet, sich mit den Informationen der Einkaufs- und Beschaffungsmärkte kritisch und ergebnisorientiert auseinanderzusetzen."

Um diese Art der Auseinandersetzung mit den erarbeiteten Informationen zu erreichen, sind im Regelfall keine großen Investitionen oder ein Stab von Mitarbeitern notwendig, sondern viel mehr eine systematische und geplante Vorgehensweise im Einkauf.

Es ist auch kein Thema nur für Großkonzerne, sondern je nach Produkt und je nach Beschaffungsmarkt ist es ganz im Gegenteil insbesondere in kleineren und mittleren Unternehmen sehr interessant und wirkungsvoll, Beschaffungsmarktforschung zu betreiben.

Der stetige Wandel der Märkte und die dadurch zunehmende Bedeutung aktueller Informationen als Entscheidungsgrundlage zeigt deutlich, welche Schlüsselfunktion die Bereitstellung und Auswertung von relevanten Marktinformationen hat. Erst wenn mit dem Thema systematisch und professionell umgegangen wird, wird auch erkennbar, welcher Nutzen daraus für alle Unternehmensbereiche gezogen werden kann.

Eine systematische Sammlung und Aufbereitung von Informationen über die Beschaffungsmärkte kann über den Einkauf hinaus im gesamten Unternehmen von großem Nutzen sein. Sie tragen auf diese Weise dazu bei, die Transparenz und die Kalkulierbarkeit der Märkte zu erhöhen und den Beitrag des Einkaufs am Unternehmensergebnis maßgeblich zu steigern. Mit rechtzeitiger und angemessener Information können bessere Entscheidungen gefunden werden.

• Beschaffungsmarktforschung als Informationslieferant zur Entscheidungsfindung

• Beschaffungsmarktforschung als Quelle für Kompetenz

• Beschaffungsmarktforschung als Argumentationshilfe

• Beschaffungsmarktforschung als Beratungskompetenz

Beschaffungsmarktforschung als Informationslieferant zur Entscheidungsfindung

• um Entwicklungen und Trends früher zu erkennen
• um wirtschaftliche, rechtliche und technische Rahmenbedingungen leichter zu verstehen
• um Chancen und Risiken besser einschätzen zu können
• um Frühwarnindikatoren zu erhalten
• zur Vermeidung von Engpasssituationen
• um die Versorgungssicherheit zu gewährleisten
• zur besseren Lieferantenauswahl
• um die logistische Infrastruktur besser einzuschätzen
• zur Verbesserung der Recycling- und Entsorgungssituation

Beschaffungsmarktforschung als Quelle für Kompetenz mit Informationen über

• Leistungen und Forderungen von Lieferanten
• neue Bezugsquellen
• die einzukaufenden Produkte oder Leistungen
• die Beschaffungswege
• das Marktgeschehen und die Preis- bzw. Konditionenentwicklung
• die Versorgungssicherheit und die Lieferzeitentwicklung
• mögliche Substitutionsgüter und -materialien

Beschaffungsmarktforschung als Argumentationshilfe mit Informationen

• zur Unterstützung bei wichtigen internen Entscheidungen
• als Basis zur Vorbereitung von Einkaufsverhandlungen
• als Grundlage für organisatorische Aufgabenstellungen
• als Begründung für bestimmte Verhaltensweisen im Markt

Beschaffungsmarktforschung als Beratungskompetenz mit gezielten Informationen

• bei der Durchführung der Budgetplanung
• für andere Fachbereiche bei grundlegenden Entscheidungen
• zur Abstimmung von Zielen und Leistungen im Unternehmen

Wie kann ein System zur Beschaffungsmarktforschung installiert werden, ohne dabei den möglichen finanziellen Rahmen zu sprengen? Zeit und Geld sind in jedem Unternehmen knapp und wenn die "kritische Masse" an Einkaufsmitarbeitern zu klein ist (ggf. bis hin zum Einzelkämpfer) - wie kann Beschaffungsmarktforschung überhaupt betrieben werden? Machen Sie nicht den Fehler, nur über die "Ganz oder gar nicht"-Methode nachzudenken. Es gibt immer mehrere Lösungsansätze und auch bei der Beschaffungsmarktforschung hilft eine differenzierte Betrachtung dabei, sich bereits im Vorfeld aus das wirklich Notwendige zu konzentrieren.

Wenn Sie zukünftig ausgewählte Themenbereiche durch gezieltere Informationen sicherer abwickeln, kann dies zu enormen Verbesserungen der Einkaufsleistung insgesamt führen:

"Schlussendlich können Entscheidungen, die aufgrund einer gezielt vorbereiteten Information getroffen werden, nur besser sein, als Entscheidungen, die aus dem Bauch heraus und ohne Hintergrundinformationen getroffen werden."

Erfahrungen aus international tätigen Einkaufsabteilungen haben gezeigt, dass Beschaffungsmarktforschung zunächst oft mühsam und ohne direkte Ergebnisse startet. Ausdauer und Konsequenz haben in fast allen Projekten aber zu hervorragenden, meistens überdurchschnittlich guten Ergebnissen beigetragen. Außerdem war in vielen Projekten einige Zeit nach der Einführung eine Verbesserung der Sicherheit bei Entscheidungen im Einkauf zu spüren. Diese Sicherheit wiederum hat dann regelmäßig zu besseren Ergebnissen und effizienterem Arbeiten geführt.

Wer mit Beschaffungsmarktforschung beginnt, sollte deshalb grundsätzlich schrittweise und mit einfachen Themen beginnen. Die in eine Einführungsphase investierte Zeit wird dann im Verlauf des operativen Geschäfts oder bei der effektiven Kostenreduzierung meistens um ein Vielfaches eingespart.

Das Spektrum für den möglichen Einsatz einer Beschaffungsmarktforschung ist sehr breit und kann von der reinen Informationsversorgung für ein einzelnes Produkt bis zur Analyse der gesamten benötigten Vormärkte reichen. Sie sollten hier individuell und auf Ihre Möglichkeiten zugeschnitten entscheiden, was Sie sich vornehmen und was für Sie auch realistisch zu erreichen ist. Der Umfang, die Dichte und der Detaillierungsgrad der Beschaffungsmarktforschung sollten sich dabei stets an der Bedeutung der Aufgabe orientieren.

Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht nur auf den Einkaufswert konzentrieren, es gibt wesentlich mehr Ansätze, die eine entscheidende Rolle spielen können. Denken Sie z.B. an Prozesskostenoptimierung, Versorgungssicherheit, Technologieführerschaft und die grundsätzliche strategische Ausrichtung des Unternehmens insgesamt.

Werkzeuge der Beschaffungsmarktforschung:

• Marktanalyse
• Marktbeobachtung
• Marktprognose

In der Literatur ist jedoch nicht klar definiert, was insgesamt mit dem Thema Beschaffungsmarktforschung abgedeckt werden soll. Es gibt die verschiedensten Ansätze. In der Praxis hat sich allerdings die oben genannte Aufteilung der Beschaffungsmarktforschung bewährt.

Marktanalyse:

Bei der Beschaffungsmarktanalyse geht es darum, dass Sie sich ein Gesamtbild über den relevanten Beschaffungsmarkt machen. Es wird zum Zeitpunkt der Informationsaufnahme gezielt ein Zustand beschrieben, der aber im Groben ein Gesamtbild darstellt. Mit diesen Informationen ist der Einkauf gut in der Lage, wichtige Entscheidungen sorgfältiger und unter Berücksichtigung der Gesamtsituation des Marktes zu treffen. Hier ein Beispiel:

Beschaffungsmarktanalyse zur Produktgruppe x - Frühjahr 2013: Überblick über Anbietersituation in Deutschland

• Anzahl Anbieter in Deutschland
• Anzahl Anbieter, mit denen bereits Kontakt besteht
• Gesamtproduktionskapazität der Anbieter in Deutschland
• Marktanteile der einzelnen Anbieter in Deutschland
• wichtigste Vormaterialien für Anbieter in Deutschland
• Produktspektrum der Anbieter (Sortimentsbreite)

Marktbeobachtung:

Die Marktbeobachtung dient dazu, um Entwicklungen und Trends im Beschaffungsmarkt aufzuzeigen. Im Gegensatz zur Marktanalyse steht bei der Marktbeobachtung nicht der Zeitpunkt, sondern der Zeitraum der Betrachtung im Vordergrund. Es sollte eine logische Fortsetzung der Betrachtung sein, den Beschaffungsmarkt nicht nur zu einem bestimmten Anlass zu untersuchen, sondern in regelmäßigen Abständen immer wieder zu beobachten, wie er sich entwickelt. An dieser Stelle können Sie dann auch erkennen, wer seinen Job als Einkäufer professionell und wer ihn oberflächlich macht. Auch Marktbeobachtung ist zunächst einmal aufwendig und erfordert eine gewisse Ausdauer und Kontinuität. Sie müssen nämlich selbstverständlich auch dann mit Marktinformationen arbeiten, wenn diese im Moment eigentlich gar nicht benötigt werden.

• Veränderungen der Marktstrukturen können frühzeitig erkannt werden
• Veränderungen in Bezug auf die Kapazität am Markt werden sichtbar
• Verschiebungen der Produktnachfrage können erkannt werden
• Konzentrationstendenzen der Anbieter werden eventuell schneller erkannt

Betrachten Sie Ihr eigenes Einkaufsportfolio und versuchen Sie zu klären, welche Basismaterialien in den verschiedenen Einkaufsartikeln oder Materialien als wesentlicher Bestandteil enthalten sind. Insbesondere wenn Sie Materialien identifizieren können, die börsennotiert sind oder auf den großen Rohstoffmärkten gehandelt werden, kann ein gewisses Maß an Marktbeobachtung sehr hilfreich sein.

Erstellen Sie beispielsweise eine Übersicht, ob als Tabelle oder als Grafik, zu den Notierungen von Rohöl-, Heizöl-, Gas- und Strompreisen. Sie werden erstaunt sein, wie sehr die Entwicklungen miteinander verknüpft sind (auch wenn es manchmal unlogisch erscheint) und können eventuell sogar für sich ein Muster in den Preisentwicklungen erkennen, das Ihnen behilflich sein kann bei der Entscheidung zum Einkaufszeitpunkt.

Mit den Informationen aus der Marktanalyse und der Marktbeobachtung wird es möglich, die zu erwartenden Entwicklungen am Beschaffungsmarkt im Voraus mit einzuplanen. Die Marktprognose ist deshalb auch als das Ergebnis aus den beiden ersten Aktivitäten zu betrachten.

Marktprognosen sind dann auch die interessanten Grundlagen für wichtige Entscheidungen im Einkauf. Übersicht und Analysefähigkeit sind notwendig, um diesen letzten Schritt in der Beschaffungsmarktforschung durchzuführen.

Derjenige Einkauf wird erfolgreich sein, der aus den vorliegenden Informationen der Marktanalyse und der Marktbeobachtung eine Entwicklung ableitet und diese für eigene Entscheidungen nutzt.

Für die Marktprognose können verschiedene Prognose-Methoden, die aus anderen Anwendungen im Unternehmen bekannt sind, eingesetzt werden. Die Aussagekraft der Prognosen ist allerdings maßgeblich davon abhängig, wie diese erarbeitet werden. Sie sollten deshalb bei der Erstellung von Prognosen (unabhängig vom Verfahren) immer auch die nachfolgenden Merkmale im Auge behalten:

• Informationen sollten so vollständig wie nötig sein.
• Informationen sollten so aktuell wie möglich sein.
• Informationen sollten so genau wie möglich sein.
• Je länger der Voraussagezeitpunkt ist, desto ungenauer wird die Prognose.
• Je stärker der Beschaffungsmarkt Veränderungen unterworfen ist, desto ungenauer wird die Prognose.
• Je stärker der Beschaffungsmarkt vom Vormaterialmarkt abhängig ist, desto riskanter wird die Prognose.

Wenn Sie den Beschaffungsmarkt in seinem Gesamtbild und mit den verschiedenen Wechselbeziehungen für sich und andere Unternehmensbereiche transparent machen wollen, sind die unterschiedlichsten Informationen und Daten zusammen zu tragen.

Die entstehende Datensammlung sollte möglichst von Beginnn an strukturiert und nachvollziehbar organisiert werden. Den Ausgangspunkt für eine Strukturierung sollte möglichst immer das Produkt oder die Leistung bilden. Aufbauend darauf sind die infrastrukturellen Rahmenbedingungen zu analysieren und über die Struktur des Beschaffungsmarktes sind dann die Informationen zu den Anbietern zusammen zu tragen.

Vermeiden Sie das Sammeln von Informationen, die Ihnen keinen tatsächlichen Mehrwert bringen.

Hilfreich bei der Datensammlung können die Checklisten zu den Untersuchungsobjekten sein. Passen Sie diese für Ihren speziellen Bedarf an und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Objekte.

• Rechte und Lizenzen
• Produkbezogener Technologiestand
• relevante Herstellungsverfahren
• eingesetzte Rohstoffe
• Versorgungssicherheit und Lieferzeit
• Qualitätsniveau
• Preisstabilität des Produktes
• Neben- oder Serviceleistungen

• Humankapital (Bildungsniveau, Stand der Wissenschaft)
• Möglichkeiten der Aus- und Weiterbildung
• Energie- und Wasserversorgung
• Umschlags- und Verkehrssysteme
• Verkehrsnetz
• Logistik der Informations- und Kommunikationssysteme
• Entsorgung und Umweltpflege

• Konjunkturentwicklung
• Verfügbarkeit der relevanten Ressourcen
• Produktionsbedingungen der Anbieter

• Produkte oder Leistungsspektrum
  • Lieferprogramm (Fertigungsbreite)
  • Qualitätsanspruch
  • Preisverhalten
  • Konditionen
  • Forschung und Entwicklung
  • Serviceverhalten
  • Anpassungsflexibilität
  • Änderungsflexibilität
• Bonität
  • Kapitalstruktur
  • Unternehmenspolitik
  • finanzielle Ressourcen
• Ausstattung des Anbieters
  • Standort
  • Management
  • Mitarbeiter
  • Fertigungsanlagen (Fertigungstiefe)
  • Fertigungskapazität
  • Logistik
• Vertragsbedingungen
  • AGBs
  • Rechte und Pflichten
  • Vertraulichkeit
  • Konditionsgestaltung

• Preisstruktur
  • Material- und Lohnkostenanteil
  • Logistikkostenanteil
• Preisniveau
• Preisgestaltung

Die Vielfalt der Güter, der individuellen Lösungen, der Unternehmen und der Branchen erfordert eine intensive und umfassende Suche nach Quellen zur Informationsversorgung. Um ein möglichst vollständiges und eher objektives Bild der Beschaffungsmärkte zu erhalten, sollten Sie mehrere Informationsquellen auswählen und nutzen. Das Zusammentragen der Informationen können Sie mit einem Puzzle vergleichen: Je mehr Einzelteile zusammengefügt werden, desto leichter ist es, das Gesamtbild zu erkennen. Je eher Sie anfangen, Ihre Puzzleteile in bestimmte Gruppen zu sortieren, desto leichter wird es, einen Überblick zu erhalten. Trotzdem bedeutet dies nicht, dass Sie das Puzzle dann auch fertigstellen können.

Moderne Hilfsmittel wie Datenbanken, Internet und Suchmaschinen können Sie durchaus als die Möglichkeit zur Vorsortierung betrachten, die Einkaufsaktivitäten können so ganz erheblich erleichtert werden. Mit einer systematischen Suche in unterschiedlichen Datenquellen ist es möglich, die schier endlose Menge an Informationen in einer vertretbaren Zeit zu bearbeiten. Dieser Umstand verhilft dann auch der Beschaffungsmarktforschung zu einer größeren Akzeptanz und einer besseren Aussagekraft als noch vor wenigen Jahren.

Trotz technischer Erleichterungen bei der Informationssuche hängt die Qualität der Beschaffungsmarktdaten erheblich von Geschick und Gespür des Mitarbeiters ab, der im Einkauf mit der Informationssammlung und -auswertung beauftragt ist. In der Beschaffungsmarktforschung sollte man strukturiert und gezielt nach Informationen suchen, ohne dabei den Blick für das interessante Neue zu verlieren.

Bei der Erarbeitung von Beschaffungsmarktdaten konnten sehr gute Erfahrungen mit dem Einsatz von Mind Maps gemacht werden. Mind-Maps helfen dabei, die teilweise sehr umfangreiche Struktur transparent zu halten. Durch diese Informationslandkarten behält man den Überblick und kann neue Informationen leicht einknüpfen.

Die Vielzahl der externen Informationsquellen macht außerdem eine Trennung in Routine und fallweise Bearbeitung erforderlich. Die regelmäßig abgefraten Informationen sollten Sie dabei so weit wie möglich auf elektronischem Weg in den Einkauf einbauen.

Neben der in der Literatur zu findenden Unterscheidung zwischen Primär- und Sekundärrecherche ist insbesondere die Unterscheidung zwischen internen und externen Informationsquellen von großer Bedeutung. Wenn Sie im Einkauf Informationen über das Marktgeschehen sammeln möchten, müssen Sie sich Ihre eigenen Quellen systematisch aufbauen und fortwährend an und mit fremden Quellen arbeiten.

Bei der Suche nach geeigneten Informationsquellen kann es beispielsweise sehr hilfreich sein, im eigenen Unternehmen zu beginnen. In anderen Fachbereichen stehen häufig interessante Informationen zur Verfügung, an die Sie im Einkauf nicht unmittelbar gelangen. Sich solche Informationen zugänglich zu machen und zu beschaffen, erfordert relativ wenig Aufwand und verursacht im Regefall keine nennenswerten Zusatzkosten.

• Was macht Ihnen im Einkauf die meisten Sorgen?
• Womit haben Sie regelmäßig wiederkehrende Probleme?
• An welchen Stellen haben Sie den größten Einfluss auf das Unternehmensergebnis?
• Von welchen Lieferanten sind Sie aktuell eher abhängig?
• Wo haben Sie ganz grundsätzlich den Eindruck, dass Sie nicht ausreichend informiert sind?

siehe Anhang

siehe Anhang

Das Kriterium für die Auswahl der Informationsquellen sollte immer die gesuchte Information sein. Je nach Priorität der benötigten Information sollten Sie auf die Verhältnismäßigkeit der eingesetzten Zeit in die "Erforschung" der einzelnen Märkte achten. Schneller Erfolge und sofortige Einsparungen sind eher die Ausnahme und sollten auch nicht Ihre persönlichen Ziele mit der Beschaffungsmarktforschung sein. Beschaffungsmarktforschung ist eine strategische und auf langfristigen Erfolg ausgerichtete Arbeit. Ihr Erfolg hängt im Wesentlichen von Ausdauer, Analysefähigkeit und einem auf das Unternehmen ausgerichteten Informationssystem ab.