FK3 - Grundlagen des NPO-Managements

Dienstleistungsbranchen, Kultur- und Erholungsbereiche, Bildungs- und Erziehungswesen, Gesundheits- und Katastrophenhilfswesen, Sozialwesen

Personenbezogen: MA müssen durch die FK von der Mission, der NPO überzeugt werden

Sachbezogen: Managementzyklus gilt in NPOs in seiner ursprünglichen Form

Institutional: NPOs verfügen über Stellen, denen die Führungskräfteaufgaben zuzuordnen sind.

5 Gründe warum NPO’s nicht wie PO’s funktionieren:

Die Freiwilligen (2 MA-Gruppen, Motivation, Zusammenarbeit)

Das Geld (Fundraising als Existenzsicherung, transparente Finanzierung)

Die Organisation (formale Organisation für formelle Strukturen)

Die Effizienz (Zielsetzung und Erfolgsmessung für viele Ansprechgruppen)

Die Mission (Stakeholder Management, Mission vs. Finanzierung)

Das Wachstum (angebotsindizierte Nachfrage, vernetzte Angebote)

NPO:

• Personalstruktur:
  • individuelle Be- und Überlastungsphänomene
  • Fluktuation
  • langfristige Entwicklungsperspektiven
  • arbeits- und sozialrechtliche Stellung
• Zusammenspiel zwischen Bezahlten und Ehrenamtlichen MA:
  • Konfliktmanagement
  • Entscheidungen
  • Innovationsmanagement
  • Aufbau- und Ablauforganisation
• Zielsystem: viele Komponenten -> qualitativ
  • Feststellung von Qualität und Leistung
  • Zieldefinition und Messbarkeit
• Rechtsform
• Rechnungswesen und Controlling

Wirksames Management für mich bedeutet, zufriedene Mitarbeiter, die mich als Vorgesetzten akzeptieren und respektieren. Zufriedene Kunden, die den Betrieb immer wieder wählen würden. Und gutes Management bedeutet viele Prozesse gemeinsam mit den Mitarbeitern zu behandeln und nicht alleine.

Weiters bedeutet wirksames Management, dass Ziele definiert, kontrolliert und erreicht werden.

Die Organisation reibungslos abläuft, Entscheidungen richtig zu treffen und diese zu kontrollieren, Kontrolle auf Basis von Vertrauen geschieht, Fehlentwicklungen vermieden werden, und dass meine Mitarbeiter Spaß an der Arbeit haben, im Team arbeiten und ständig dazu lernen

Mitarbeitergespräche, Feedbackbögen, Kundengespräche, Problemlösungsprozesse erarbeiten usw...

Grundsätze wirksamen Managements sind:

• Effektivität: die richtigen Dinge tun (Grundsätze und Aufgaben)
• Effizienz: die Dinge Richtig tun (Werkzeuge)

Individuelles Können: Ausbildung und richtiges Einsetzen der Mitarbeiter

Individuelles Wollen: Motivation und Führung der Mitarbeiter

Soziales Dürfen: Gruppenwerte, Organisationsstruktur, Normen und Werte der Organisation

• Komplexes Zielsystem: d.h. nicht auf Gewinn sondern soziale Ziele Rechtliche Rahmenbedingungen: Problem bei Frage nach der Haftung und der Mitbestimmungsrechte
• Probleme beim Personalmanagement: Unterschied zwischen HA, EA und ZD
• Preismanagement: Probleme bei marktgerechten Preisen, da es so etwas wie Angebot und Nachfrage nicht gibt
• Zunehmende Bedeutung der IT: Programme die für POs verwendet werden können sind zum Teil für NPOs nicht brauchbar
• Probleme beim Umgang mit Konflikten und beim Treffen konkreter Entscheidungen. Auf Grund von EA Mitarbeitern

Die Qualität von Entscheidungen ist ein kritischer Faktor für den Erfolg einer Organisation.

Diese Qualität hängt von Erfahrung und Urteilsvermögen ab, welche im Rahmen systematischer Prozesse die besten Ergebnisse bringen.

Die wesentlichen Schritte:

1. Entscheidungssituation beschreiben (z.B. Auswahl eines/r neuen Controllers/Controllerin )
2. Entscheidungsziele festlegen (z.B. „MUSSZIELE“: akademische Ausbildung , 5 Jahre Praxis, sehr gute Englischkenntnisse , max. 5.000 € monatlich ; WUNSCHZIELE“: Erfahrung in NPOs, Französischkenntnisse , B-Führerschein , Bilanzbuchhaltungsprüfung , schnelle Verfügbarkeit )
3. Wunschziele gewichten (z.B. Erfahrung 9 , Französisch 3 , B-Führerschein 5 , Bilanzbuchhaltung 7)
4. Alternativen entwickeln und den Zielen gegenüberstellen (z.B. Bewerbungen auf MUSSZIELE überprüfen , nach Interviews GO - NO GO Entscheidung , bei GO – WUNSCHZIELE bewerten und gewichten )
5. Risikoanalyse durchführen (mögliche negative Konsequenzen der Alternativen erforschen z.B. Was könnte schiefgehen – mittel-/kurz-/langfristig? bei Einstellung dieser Kandidatin? Konsequenzen auf die Basis von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung bewerten z.B. Wie wahrscheinlich ist es, daß sich die Kandidatin in der Organisationskultur nicht zurechtfindet? Welche Auswirkungen hätte das auf unsere Organisation? )

Eine Entscheidungsanalyse garantiert nicht perfekte Entscheidungen. Durch menschliche Fehler und unsichere Informationslagen sind Irrtümer nicht ausgeschlossen. Der beschriebene Prozess reduziert jedoch die Fehleranfälligkeit, weil er einen systematischen Rahmen für die Evaluierung von Alternativen bietet.

Probleme werden in Art der Erledigung (dringend/nicht dringend), in Art der Information (wichtig/unwichtig) und in Art der Problemlösung (selbst handeln/ speichern für spätere Bearbeitung delegieren/ delegieren/wegwerfen) unterteilt

Wirksames Management bedeutet, zufriedene Mitarbeiter, die mich als Vorgesetzten akzeptieren und respektieren. Zufriedene Kunden, die den Betrieb immer wieder wählen würden. Und gutes Management bedeutet viele Prozesse gemeinsam mit den Mitarbeitern zu behandeln und nicht alleine.

Weiters bedeutet wirksames Management, dass Ziele definiert, kontrolliert und erreicht werden.

Die Organisation reibungslos abläuft, Entscheidungen richtig zu treffen und diese zu kontrollieren, Kontrolle auf Basis von Vertrauen geschieht, Fehlentwicklungen vermieden werden, und dass meine Mitarbeiter Spaß an der Arbeit haben, im Team arbeiten und ständig dazu lernen

• Mentale Vorbereitung: Manager ist Coach, also Partner des Mitarbeiters
• Einverständnis des Mitarbeiters
• Organisatorische Vorbereitung: ungestörter Ort, genügend Zeit
• Gesprächshaltung: zuhören und nachfragen -> aktiv Zuhören
• Ursachenforschung und Lösung
• Maßnahmenplanung: Mitarbeiter sollte selbst Maßnahmen entwickeln
• Erfolgs-Check: Nachfolge-Termin für Erfolgs Check vereinbaren

• Spezifisch
• Messbar
• Akzeptiert
• Realistisch
• Termin

...

Management kann sowohl Leitungsfunktionen in Unternehmen und Organisationen bezeichnen, als auch die Personen, die diese Funktionen ausüben und entsprechende Managementkompetenzen benötigen. Zu den typischen Funktionen oder Aufgaben des Managements in Unternehmen und Organisationen gehört die Planung, Organisation, Führung und Kontrolle (im Sinne von Erfolgskontrolle).