FEP01 2.5 Personaleinsatzplanung im Gesundheits- und Sozialwesen und 2.5.1 Dienstplangestaltung

Ihr Ziel ist es, zu ermitteln, welcher Mitarbeiter, wann und an welchem Ort eingesetzt werden soll.

Im Unterschied zur Personalbeschaffung beschäftigt sich die Personaleinsatzplanung zur Lösung der anstehenden Fragen überwiegend mit den Mitteln der eigenen Mitarbeiterschaft

Der Dienstplan ist das zentrale Instrument, um den Personaleinsatz auf den Stationen zu steuern und zu planen

• Datenbasis zur Ermittlung der Personalausfallquote,
• Informationsquelle für Mitarbeiter und Vorgesetzte,
• Führungsinstrument zur Festlegung der An- und Abwesenheit der Beschäftigten,
• Instrument der Qualitätssicherung zur Sicherstellung einer angemessenen Versorgung der Kunden (Patienten, Bewohner),
• Beweis- und Nachweisdokument,
• Informationsmittel für das Personalcontrolling.

Bei der Dienstplangestaltung sind gesetzliche, tarifvertragliche und einrichtungsinterne Regelungen zu beachten

Zu den Gesetzen zählen insbesondere das Betriebsverfassungsgesetz, das Bundesurlaubsgesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz, das Mutterschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz.

Das Arbeitszeitgesetz regelt die höchstzulässige Arbeitszeit, die Ruhepausen, den Einsatz der Nachtarbeitnehmer und die Arbeit an Sonn- und Feiertagen

Für tarifgebundene Einrichtungen ist ebenso der Tarifvertrag zu berücksichtigen.

Der Tarifvertrag darf von den gesetzlichen Vorgaben abweichen, wenn der Beschäftigte dadurch bessergestellt wird.

• ArbZG: Die tägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Eine Arbeitszeit von 10 Stunden täglich ist zulässig, wenn die durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb von 6 Monaten 8 Stunden werktäglich nicht überschreitet.

• ArbZG: Die höchstzulässige wöchentliche Arbeitszeit von 48 Stunden darf bei unaufschiebbaren Arbeiten zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen an einzelnen, maximal 60 Tagen im Jahr überschritten werden.

Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD/TV-L): Die regelmäßige Arbeitszeit aus-schließlich der Pausen für die Beschäftigten des Bundes beträgt durchschnittlich 39 Stunden wöchentlich. Für Kommunalbeschäftigte der Mitglieder eines Mitgliedsverbandes der Vereinigung kommunaler Arbeitgeberverbände (VKA) im Tarifgebiet West beträgt die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit 38,5 Stunden, im Tarifgebiet Ost durchschnittlich 40 Stunden wöchentlich

Allerdings können sich die Tarifvertragsparteien im Tarifgebiet West auf landesbezirklicher Ebene darauf einigen, die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit auf bis zu 40 Stunden zu verlängern (§ 6 TVöD).

Nach dem TV-L wird die durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit ausschließlich der Pausen für jedes der Tarifgemeinschaft angehörende Bundesland im Tarifgebiet West auf Grundlage der tatsächlich festgestellten durchschnittlichen Arbeitszeit ohne Überstunden und Mehrarbeit von den Tarifvertragsparteien nach (im Anhang zum TV-L) festgelegten Grundsätzen errechnet

Die regelmäßige Arbeitszeit kann nach dem TVöD/TV-L auf fünf Tage, aus notwendigen betrieblichen/dienstlichen Gründen auch auf sechs Tage verteilt werden

Im Bereich der Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen werden die gesetzlichen Pausen bei Wechselschichtarbeit nicht in die Arbeitszeit eingerechnet.

So können durch Betriebs- oder Dienstvereinbarungen wöchentliche Arbeitszeitkorridore von bis zu 45 Stunden und in der Zeit von 6.00 Uhr bis 20.00 Uhr tägliche Rahmenzeiten bis zu zwölf Stunden eingeführt werden. Innerhalb des Korridors und der Rahmenzeit fallen dann keine Überstunden mehr an.

Auf ein Arbeitszeitkonto werden Zeitguthaben und Zeitschulden gebucht. Der TVöD/TV-L schreibt hier vor, dass Schulden auf höchstens 40 Stunden wachsen dürfen, die Guthaben auf ein Vielfaches. Des Weiteren können nicht durch Freizeit ausgeglichene Zeiten sowie in Zeit umgewandelte Zuschläge auf das Konto gebucht werden.

• ArbZG: Ruhepausen müssen im Voraus feststehen. Bei einer Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden beträgt die Ruhepause mindestens 30 Minuten, bei einer Arbeitszeit über 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Die Ruhepausen können in Zeitabschnitte von 15 Minuten aufgeteilt werden.

• ArbZG: Die Ruhezeit zwischen zwei Schichten muss ohne Unterbrechung 11 Stunden betragen. Eine Verkürzung auf 10 Stunden kann vorgenommen werden, sofern innerhalb eines Monats eine andere Ruhezeit entsprechend verlängert wird.

• ArbZG: Die Anzahl der aufeinander folgenden Nachtdienste sollte möglichst kurz gehalten werden. Empfohlen werden maximal 4 Nachtdienste in Folge.

• ArbZG: In der Alten- und Krankenpflege ist die Arbeit an Sonn- und Feiertagen zulässig. Jedoch müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben.

• BUrlG: Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage pro Jahr.

• TVöD/TV-L: Der Erholungsurlaub des Angestellten, dessen durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit auf fünf Arbeitstage in der Kalenderwoche verteilt ist (Fünftagewoche), beträgt gestaffelt nach Alter zwischen 26 bis 30 Arbeitstage im Kalenderjahr.

Durch jüngste Rechtsprechung wurde entschieden, dass der Bereitschaftsdienst am Arbeitsplatz, z.B. im Krankenhaus, als Arbeitszeit zu werten ist.

Bisher wurde der Bereitschaftsdienst nach dem Auslastungsgrad bewertet und in Geld vergütet. Durch die neue Rechtslage ist dies nicht mehr möglich, da ein Verstoß gegen das ArbZG vorliegen würde. Der Bereitschaftsdienst muss demnach über eine reguläre Schicht abgedeckt werden. D.h. für die Einrichtung, dass der Personalbedarf neu zu ermitteln ist.

In den Einrichtungen des Gesundheitswesens kommt das gesamte Spektrum möglicher Einsatz- und Arbeitszeitformen vor. Während in den Verwaltungen regelmäßig eine 5-Tage-Woche mit üblichen Bürozeiten vorherrscht, arbeiten die Abteilungen der Diagnostik auch am Wochenende, wenngleich mit einer reduzierten Besetzung, und die Stationen müssen einen 24-Stunden-Betrieb sicherstellen.

In der Altenpflege liegen Einsatzspitzen in den Morgen- und Abendstunden vor, die den Einsatz von Teilzeitkräften erfordert.

Entscheidend für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und der betreuten Personen ist in allen Fällen, eine Kontinuität und Berechenbarkeit in der Einsatzplanung.

• Die 5-Tage-Woche mit einem freien Wochenende alle 14 Tage und zwei Rolltagen in der Woche bei einer täglichen Arbeitszeit von 7,7 Stunden.
• Die 5,5-Tage-Woche mit einem freien Wochenende alle 14 Tage und einem Rolltag in der Woche bei einer täglichen Arbeitszeit von 7 Stunden.
• Die 6-Tage-Woche mit einem freien Wochenende alle 14 Tage bei einer täglichen Ar-beitszeit von 6,42 Stunden.

Der Nachtdienst wird häufig von Mitarbeitern geleistet, die nur für den Nachtdienst eingestellt werden. Sodass sich die Grundform auf die Einsatzplanung für den Tagdienst bezieht.

Grundsätzlich ist dieser in zwei Schichten (Früh- und Spätdienst) aufgeteilt.

Um einen möglichst effizienten Einsatz des Personals zu gewährleisten, der sich an dem Arbeitsbedarf orientiert, werden die Früh- und Spätdienste noch einmal mit unterschiedlichen Arbeitszeiten versehen. So existieren häufig 5 oder 6 verschiedene Frühdienste sowie 2 oder 3 unterschied-liche Spätdienste. Zur Umsetzung bietet sich der Einsatz von Teilzeitkräften an

Der Dienstplan ist ein Dokument und muss entsprechend behandelt werden. Es dürfen keine Eintragungen mit Bleistift vorgenommen werden, Radieren, Überkleben oder Überschreiben von Eintragungen im Dienstplan sind untersagt.

Eine Legende auf dem Dienstplan erklärt die Arbeits- und Pausenzeiten der einzelnen Schichten sowie verwendete Abkürzungen.

Anhand des Dienstplans muss der Mitarbeitereinsatz jederzeit nachvollziehbar sein. Um die Übersichtlichkeit und Transparenz sicherzustellen, soll der Dienstplan für jeden Mitarbeiter drei Zeilen vorhalten. In die erste Zeile wird der geplante Einsatz vermerkt, die zweite Zeile dient der Dokumentation von Veränderungen, die dritte Zeile bietet Raum für zusätzliche Anmerkungen (z.B. Mehrarbeit).

Der Mitarbeiter ist mit Vor- und Zunamen, Qualifikation und Beschäftigungsumfang aufzuführen.

Neben der täglichen Arbeitszeit bedarf auch der Urlaub einer systematischen Planung, damit ein geordneter Personaleinsatz sichergestellt werden kann. Es sollte bereits zu Anfang des Jahres gemeinsam im Team der Jahresurlaub geplant, abgesprochen und in einem Urlaubsplaner dokumentiert werden. Der Urlaub ist dann in den jeweiligen Monatsdienstplan zu übertragen.