FEP01 2.1.1 Personalbedarfsplanung

Die qualitative Differenzierung des Personalbedarfs erfolgt, indem man die benötigten Mitarbeiter in bestimmte Tätigkeitsbereiche oder Qualifikationskategorien einordnet.

Unter einem Tätigkeitsbereich versteht man eine Menge von Stellen, die durch ähnliche Anforderungen gekennzeichnet sind; z.B. Verwaltungstätigkeiten, Vertriebstätigkeiten, medizinischer Dienst. Die Abgrenzung der Tätigkeitsbereiche erfolgt dabei unabhängig von der gegebenen organisatorischen Struktur des Betriebes.

In einer Qualifikationskategorie werden Mitarbeiter mit ähnlichen Fähigkeiten, vergleichbarer Ausbildung und Zusatzausbildung zusammengefasst, beispielsweise Bürokaufleute, Techniker und Pflegekräfte oder medizinisch-technische Assistenzkräfte.

Ausgangspunkt für die Personalbedarfsplanung ist die vorgelagerte Gesamtplanung, insbesondere die Leistungsprogrammplanung des Betriebes. Sie setzt die Vorgaben für die Ermittlung des Personalbedarfs; der Personalbedarf ist quantitativ und qualitativ davon abhängig, welche Leistungen der Betrieb im Planungszeitraum erbringen will.

Die Leitung eines Betriebes kann mit der Personalbedarfsplanung erst beginnen, wenn die vorgelagerten Planungen durchgeführt sind; insoweit ist die Personalbedarfsplanung eine derivative (abgeleitete) Planung. Die Personalbedarfsplanung kann man deshalb erst dann beginnen, wenn die Vorgaben der Leistungsprogrammplanung vorliegen.

• statistische Verfahren
• Kennzahlenmethode
• Verfahren der Personalbemessung
• Schätzverfahren
• Stellenplanmethode

Bei der Trendextrapolation wird die aus der Vergangenheit beobachtete Zeitreihe des Personalbedarfs in die Zukunft fortgeschrieben (extrapoliert), was wenig Sinn und Aussagekraft hat, weil die Leistungsprogrammplanung nicht einbezogen und berücksichtigt wird.

Die Regressionsrechnung dagegen stellt die Beziehung (Regression) zwischen dem Personalbedarf und einer Einflussgröße dar, die das Leistungsprogramm des Betriebes kennzeichnet, zum Beispiel Umsatz, Patientenzahl oder Besucherzahl. Dieses summarische, nur eine Einflussgröße berücksichtigende Verfahren wird nur in wenigen Unternehmen angewendet.

Die Kennzahlenmethode verwendet den gleichen Grundgedanken wie die Regressionsrechnung: Der Personalbedarf ergibt sich aus einer als stabil gedachten, möglicherweise kausalen Beziehung des Personalbedarfs zu bestimmten betrieblichen Kennzahlen. Sobald man die Kennzahlen weiß und ihre voraussichtliche Entwicklung im Planungszeitraum kennt, kann man durch einfache Rechnungen aus den Kennzahlen den Personalbedarf ableiten. Beispiele für solche Kennzahlen sind die Betreuungsrelation, sogenannte Personalschlüssel oder andere Maßgrößen für die Arbeitsproduktivität.

Das Verfahren der Personalbemessung ermittelt den Personalbedarf analytisch, indem es die komplexen Stellenaufgaben in Teiltätigkeiten zerlegt und Zeitdauer sowie Häufigkeit der Teiltätigkeiten misst, zum Teil unter Zuhilfenahme von Arbeitsstudien. Das Verfahren der Personalbemessung ergibt zuverlässige Ergebnisse, sofern Zeitdauern und Häufigkeiten keine großen Schwankungen aufweisen. Dieses Verfahren ist dann anzuwenden, wenn die Arbeitsaufgaben für die einfache Relation der Kennzahlenmethode zu komplex sind.

Sollten Kennzahlenmethode und Verfahren der Personalbemessung nicht anwendbar sein, bleibt noch das Schätzverfahren, bei dem Experten den Personalbedarf ohne abschließende Berechnung aufgrund ihrer Erfahrung prognostizieren. Da es diesen Experten gelingt, bei ihren Schätzungen eine Vielzahl von Einflussfaktoren implizit zu berücksichtigen, deren Einbeziehung in explizite Rechenmodelle nicht möglich oder zu aufwendig ist, kann man recht zuverlässige Ergebnisse durch das vermeintlich nicht exakte Schätzverfahren erwarten.

Die Stellenplanmethode ermittelt den Bruttopersonalbedarf aus den in die Zukunft fortgeschriebenen Stellenplänen. Es handelt sich dabei aber nicht um ein eigenständiges Verfahren der Personalbedarfsplanung, da zur Fortschreibung des Stellenplans bereits ein anderes Planungsverfahren angewendet werden muss.

Die durch die genannten Verfahren ermittelten Werte für den Personalbedarf müssen noch um den Reservebedarf für Krankheit, Urlaub und Fortbildung sowie sonstige dienstliche Abwesenheiten der Mitarbeiter erhöht werden, ehe ein Vergleich mit dem voraussichtlichen Personalbestand erfolgen kann. Dieser Reservebedarf ist insbesondere beim Verfahren der Personalbemessung erforderlich und beträgt zwischen 18 und 25 Prozent des zuvor ermittelten Personalbedarfs.