Einführung in die Wirtschaftsinformatik KE3: 1
Erster Teil der Kurseinheit. Thema ist der Überblick über das Projektmanagement
Erster Teil der Kurseinheit. Thema ist der Überblick über das Projektmanagement
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Cartes-fiches
Warum ist der Begriff des IT-Projekts so problematisch?
Dieser Begriff erweckt den Eindruck, dass bei Nicht-IT-Projekten der IT-Fachbereich keine Verantwortung mitträgt oder mit dem Projekt involviert ist. Das ist in der Realisation nur sehr selten der Fall.
Wann kann überhaupt von reinen IT-Projekten die Rede sein?
Eigentlich nur im Falle von IT-Infrastrukturprojekten.
Zu welchem Ergebnis kommen Ruf und Fittkau (2008) bei ihrer Untersuchung zum Thema Projekte?
Das ein Großteil von Projekten nach dem Abschluss nicht die gewünschten Ergebnisse aufweist. Dies wird auf verschiedenen Risikobereich zurückgeführt.
Welche Risikobereich identifizieren Ruf und Fittkau (2008) bei Projekten?
- rechtliche Risiken
- Einhaltung von verbindlichen Vorhersagen
- personelle Risiken
- Ressourcen- und Infrastrukturrisiken
- methodische Risiken
- unternehmenspolitische Risiken
Wer ist für das Erkennen und die Handhabung von Risiken im wesentlichen verantwortlich?
Das Projektmanagement muss sicherstellen, dass die Risiken erkannt und angemessen behandelt werden (neben den anderen Aufgaben).
Was ist gerade beim Projektmanagement für die Beteiligten besonders wichtig?
Besonders wichtig ist es, eine einheitliche Sprache zu sprechen und sich auf wichtige Begriff zu verständigen.
Stein (2009) untersucht mehrere Quellen auf den Begriff Projekt. Auf welche Quellen stützt er sich?
- auf die Definition der internationalen Projektmanagementorganisation (GPM/IPMA)
- DIN 69901
- Definition des Project Management Body of Knowledge (PMBOK) des Project Management Institute (PMI)
Stein (2009) untersucht mehrere Quellen auf den Begriff Projekt. Welche Merkmale kann er in der Hauptsache identifizieren?
- begrenzte Ressourcen
- zeitliche Begrenzung
- Einmaligkeit und Neuartigkeit
- Zielorientierung
- Komplexität
- Abgrenzung
- projektspezifische Organisation
Warum wird eine Kategorisierung von Projekten notwendig?
Es bietet sich an Projekte in Gruppen einzuteilen, innerhalb derer Projekte die gleich Merkmalsausprägung aufweisen. Dies ist hilfreich um eine spezifische Projektorganisation zu erleichtern.
Wie lassen sich Projekte in unterschiedliche Gruppen einteilen?
Nach dem Zweck, nach Grad der Wiederholung, beteilige Organisationseinheiten, Schwierigkeitsgrad, innerhalb des Typs IT-Projekt
Welche Kategorisierung nimmt Kuster auf, wenn er Projekte nach ihrem Zweck unterscheiden will?
- Investitionsprojekte
- Infrastrukturprojekte
- Produktentwicklungsprojekte
- Organisationsprojekte
- Organisationsentwicklungsprojekte
- IT-Projekte
- Bauprojekte
Wie kategorisieren Patzak und Rattay (2009)?
- (i) Stellung des Kunden bzw. Projektauftraggebers
- externe Projekte
- interne Projekte
- (ii) Grad der Wiederholung
- einmalige Projekte
- ähnlich wiederkehrende Projekte
- (iii) beteiligte Organisationseinheiten
- abteilungsinterne Projekte
- abteilungsübergreifende Projekte
- organisationsübergreifende Projekte
- (iv) Schwierigkeitsgrad
- Projekte geringer Komplexität
- Projekte großer Laufzeit
- Projekte mit großem juristischem Aufwand
Wie trifft Rüter et al. (2010) die Projektunterscheiung?
Diese Unterteilung bezieht sich nur auf IT-Projekte.
- Maintenance/Service-Projekte
- ROI-Projekte
- Muss-Projekte
- strategische Projekte
Was ist an der Kategorisierung IT-Projekt problematisch?
Nahezu alle Projekte weisen eine Art von Beteiligung durch die Informatik auf.
Wie sieht die pragmatische Kategorisierung von Projekten aus?
kategorisiert wird nach:
- nach der Nähe zur Wertschöpfung
- der zeitliche Reichweite
- nach dem Risiko
- den Kosten
- und den Freiheitsgraden
Organisationen müssen die Ausprägung dann individuell festlegen.
Was ist ein Grund für den häufigen Einsatz von Projektmanagement in großen Organisationen?
Ein Grund liegt in deren Organisationsstruktur. Große Konzerne sind in der Regel hierarchisch organisiert und weisen eine starke Fragmentierung auf. Zusammenarbeit ist daher von einer zunehmenden Standardisierung gekennzeichnet.
Was kann unter dem Begriff des Projektmanagements verstanden werden?
Unter dem Begriff können alle Maßnahmen der Planung, Koordination, Steuerung und Überwachung, die zur Erreichnung des Projektziels dienen, verstanden werden.
Welche unterschiedlichen Merkmale prägen das Projektmangement?
- einfache, flexible und rasch reaktionsfähige Temporärorganisation
- eine Erleichterung und Förderung der direkten und interdisziplinären Zusammenarbeit
- klar Führungskompetenzen durch die Projektorganisation
- direkte Kommunikationswege
- ein beherrschbares Ressourcenmanagement, durch Konzentration auf eine oder wenige Stellen
Was versteht man unter Programmen?
- Programme sind bei sehr großen Vorhaben erforderlich.
- Sowohl große Projekte als auch Programme sind häufig von einem beherrschbaren Ressourcenmanagement oder von klaren Führungskompetenzen und direkten Kommunikationswegen entfernt.
Wie haben Projekte eine Veränderung des Tagesgeschäfts zur Folge gehabt?
Manche Unternehmen denken stets nur noch in Projekten. Dann muss hinterfragt werden,
- wie Unternehmensziele erreicht werden,
- ob es immer ein Projekt sein muss
- oder ob die Linienorganisation gewisse Veränderungen erreichen kann
- und was der Kultur und damit den Menschen in der Organisation zugemutet werden kann
In welche drei Komponenten lassen sich Ziele des Projektmanagements unterteilen (Zell)? Was gibt es zu beachten?
- Leistungsziel
- Kostenziel
- Zeitziel
Wie ist die Entwicklung des Projektmanagements gekennzeichnet?
In der Vergangenheit war es sehr von methodischen Elementen geprägt, später erfolgte die Einbeziehung von Prozessen und Organisationsstrukturen. Die aktuelle Entwicklung im PM wird geprägt durch die Hinwendung zu psychologischen und kulturellen Faktoren (Ahlemann et al., 2013)
Was versteht man unter einem Projektportfolio?
Ein Projektportfolio ist zunächst einmal eine zielorientierte Bündelung von Projekten. Diese Bündelung steht zudem in einem engen Zusammenhang mit dem Wettbewerb um das verfügbare Budget. So ist ein Projektportfolio immer das Ergebnis eines Auswahlprozesses, der mehreren Restriktionen unterliegt. Das können z.B. finanzielle, ressourciale oder zeitliche Restriktionen sein.
Wie können die Arten der Projekte im Portfolio beschrieben werden?
- Soll-Projekte: Hohe Priorität da Bedeutung für Unternehmensziele
- Muss-Projekte: kann man aus rechtlichen und operativen Gründen nicht vermeiden
- Kann-Projekte: niedrige Priorität, werden dann ins Portfolio aufgenommen, wenn noch Spielraum aus Budget und Ressourcensicht besteht
Welche Kriterien kann man bei der Projektbewertung verwenden?
- Wichtigkeit
- Dinglichkeit
- Komplexität
- Risikopotenial der Projekte
Was ist eine Projektorganisation?
Die Projekteorganisation ist eine spezifsch auf ein Projekt abgestimmte Aufbau- und Ablaufstruktur, deren Anwendungsdauer die Projektdauer überschreitet.
Was versteht Wytrenz (2010) unter Projektorganisation?
Unter Projektorganisation sind auf Zeit ausgelegte Handlungsabfolgen respektive Gefüge zu verstehen, die sich zur Bewältigung komplexer, singulärer Aufgaben mit spezifischen Leistungs-, Termin- und Kostenzielen eignen.
Welche Formen der Projektorganisationen gibt es?
- Stabsprojektorganisation
- Matrixprojektorganisation
- Reine Projektorganisation
Erläutere die Stabsprojektorganisation
Die Stabsprojektorganisation, welche auch als Einfluss-Projektorganisation bekannt ist, zeichnet sich durch einen Projektleiter aus, welcher in der betrieblichen Organisationsstruktur eine Stabsstelle einnimmt und mit der Projektleitung nebenamtlich betraut ist.
Die Projektleitung übernimmt in dieser Organisationsform hauptsächlich moderierende und koordinierende Aufaben, da sie weder über disziplinarische noch über fachliche Weisungsbefugnis verfügt.
Erläutere die Matrixprojektorganisation
Diese Organisationsform ähnelt der Stabsprojektorganisation, mit dem Unterschied, dass die Projektleitung mit fachlicher Weisungsbefugnis in Bezug auf die Fachabteilung ausgestattet ist.
Weiterhin besitzt die Projektleitung in Projektangelegenheiten Entscheidungskompetenzen und ist nicht auf Moderations- und Koordinationsaufgaben beschränkt.
Erläutere die reine Projektorganisation
Die reine Projektorganisationsform zeichnet sich durch zusätzliche Organisationseinheiten aus. Diese sind zeitlich befristet und ausschließlich für die Projektarbeit zuständig. Die Projektleitung ist ,it eigenen Ressourcen und fachlicher sowie disziplinarische Weisungsbefugnis gegenüber den Projektmitarbeitern ausgestattet. Letztere werden von den Fachabteilungen in die neu geschaffenen Projektorganistionseinheiten transferiert.
Was zeichnet eine Rolle im Rahmen der Projektorganisation aus?
Alle Projektbeteiligten übernehmen in Abhängigkeit ihrer Aufgaben und Funktionen verschiedene Rollen. An die jeweligen Rollen sind Zuständigkeiten und Befugnisse geknüpft. Im Folgenden sollen die einzelnen Rollen kurz beschrieben werden:
Welche Rollen gibt es im Rahmen der Projektorganisation?
- Auftraggeber
- Projektausschuss
- Projektleitung
- Projektteam
Was sind Arbeitspakete?
Arbeitspakete, auch als Tätigkeiten oder Vorgänge bezeichnet, sind Bündel von bestimmten, klar abgegrenzten Aktivitäten, welche der Verantwortlichkeit der Projektmitarbeiter zugeordnet werden können.
Was sind die wichtigsten Merkmale von Arbeitspaketen?
Wichtige Merkmale:
- Start- und Endzeitpunkt
- das verfügbare Budget
- da gewünschte Ergebnis
Was ist das Phasenkonzept von Projekten?
Hier wird die gesamte Projektarbeit in einzelne Phasen untergliedert. Diese Phasen können als abgeschlossene Arbeitspakete betrachtet werden, welche durch sog. Meilensteine getrennt werden.
Meilensteine markieren besondere Zeitpunkte innerhalb eines Projekts, an denen bestimmte Aufgaben abschglossen werden.
Phaseunterteilung senkt die Projektkomplexität.
Wie gliedert Kuster et al. (2010) die Projektphasen?
- Initialisierung
- Vorstudie
- Konzept
- Realisierung
- Einführung
Erläutere die Phase der Initialisierung als erste Projektphase
In dieser Phase wird entschieden, ob die Umsetzung einer Projektidee sinnvoll für die ausführende Organisation ist und das Vorhaben im Rahmen eines Projektes realisiert werden soll.
Mit Hilfe von Schätzungen kann geklärt werden, ob das Projekt parallel zu anderen, bereits laufenden Projekten und zur Linienarbeit durchgeführt werden kann.
Weiterhin werden in der Initialisierungsphase folgende Themen besprochen:
- Meilensteine mit den erwarteten Ergebnissen
- die Wirtschaftlichkeitsschätzung
- die Projektrisikoidentifizierung
- Projektalternativen
Erläutere die Phase der Vorstudie als zweite Projektphase.
Es startet mit dem Kickoff das eigentliche Projekt in der Vorstudienphase.
- Es soll der Nutzen und die Durchführbarkeit geprüft werden
- negative Auswirkungen sollen ebenfalls geprüft werden
- Also stehen Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit im Fordergrund
Die folgenden Themen sind Bestandteil der Vorstudienphase:
- die Änderung von Zielgrenzen und Projektgrenzen gegenüber dem Projektauftrag (nur sehr restriktiv)
- die Bewertung der Projektauswirkung auf den Unternehmenserfolg
- die Risikobewertung
- die Beurteilung von neu auftretenden Problemem und Lösungsansätzen
- die Berücksichtigung des politischen und technischen Umfeld sowie des Marktumfelds
- die Personal- und Know-how-Verfügbarkeit
- weitere Rollen- und Gremienzuordnung
Erläutere das Konzept als dritte Projektphase
Nach Abschluss der Vorstudienphase werden in der Konzeptphase unterschiedliche Vorgehensweisen entwickelt, mit denen die Projektziele erreicht werden können.
- Phase erfordert hohes Maß an Kreativität vom Team
- einzelnen Varianten werden erstellt und bewertet
- Projektgeber ist für Auswahl einer Variante zuständig
Weiterhin werden im Rahmen der Konzeptphase die folgenden Aspekte thematisiert:
- die Besetzung letzter offener Rollen und Gremien
- die Einhaltung von Rahmenbedingungen bzw. Beschränkungen bei den Zielerreichungvarianten
- die Regelung von Handlungskompetenzen und Verantwortlichkeiten
- die Berücksichtigung von Richtlinien zur Qualitätssicherung
- die Aktualisierung von Projektdokumenten
