Corporate Systems (Business IT)

• zukünftige Planung oder Ausblick  eines Unternehmens (Definition zukünftiger Ziele)

• Entwicklung/Festlegung einer Strategie

Beispiel: Was will man bis zu welchem Zeitpunkt erreicht haben --> In 5 Jahren Weltmarktführer sein

Beurteilung der fortwährenden Eignung, Wirksamkeit und Effizienz des Managementsystems.
Der Fokus liegt dabei auf:

• Umsetzung der Unternehmenspolitik
• Erreichung der Unternehmensziele

• Marketingansatz 
  • (Ziel: Organisationsübergreifende Aktivitäten am Kunden ausrichten)
     
• Logistikkonzepte
  • (Ziel: Aufträge / Produkte schnell, reibungslos durch Wertschöpfungskette bringen, die Organisation orientiert sich am Materialfluss)
     
• Lean Production
  • (Ziel: Wollte die Effizienz, Effektivität der Organisation erhöhen, Schlanke Prozesse nur mit Bezug auf Kernkompetenz)
     
• Reengineering
  • (Ziel: Umgestaltung bestehender Abläufe bzw. in Frage stellen von Bestehendem wenn es Verbesserung / Vereinfachung brachte)
     
• Timebased Management 
  • (Ziel: Schwerpunkt Durchlaufzeiten reduzieren, weniger die Beschleunigung von Einzelaktivitäten sondern die Neugestaltung bzw. das Zusammenspiel unterschiedlicher Aktivitäten)
     
• Total Quality Management 
  • (Ziel: TQM, Erfüllung der Kundenanforderungen ähnlich dem Marketingansatz, die Organisation wird in Kunden-Lieferanten-Beziehungen aufgeteilt und auf Kundenanforderungen ausgerichtet)

• Business  (Geschäft)
• Functional (Funktion)
• Information (Information)
• Communication (Kommunikation)
• Integration (Integration)
• Asset (Hardware)

• Einhaltung bestimmter Gesetzte & Regeln (sinngemäß)
• Häufig mit finanztechnischen Hintergrund (Anwendung)
• Übereinstimmung/Konformität mit gesetzlichen, technischen Anforderungen (Pflichten, Vorschriften, Richtlinien)

(Einzuhaltende Richtlinien werden bei Zielsetzung des Unternehmens gesteuert)

• Existenz von Regeln (schaffen) und Art und Weise der Regeldurchsetzung(Umsetzung),
• Verantwortungsbereich: Vorstand & Management (Unternehmensführung)

Managementsysteme beschreiben die Aufgaben des Managements und verknüpfen Methoden, um die Managementaufgaben, „Ziele“ zu setzen und um das „Steuern und Kontrollieren“ erfolgreich zu bewältigen.

• Beschreibung der unternehmerischen Tätigkeit
• Erfassung relevanter Grundlagen (Vorschriften, Genehmigungen)
• Vergleich bereits vorhandener Managementsysteme
• Aufbauorganisation: Organigramm, Zuständigkeiten, Verantwortungsmatrix
• Prozess: Kern- Unterstützungs-, Führungsprozesse und Schnittstellen sowie Wechselwirkungen (intern, extern)
• Darstellung der Ströme von Material, Energie, Informationen
• Beschreibung der internen und externen Kommunikation
• Beschreibung Wissensstand der Mitarbeiter
• Darstellung der Wechselwirkungen zwischen Organisation und Eigentümer, Kreditgeber

1. Definition Leitlinien als Unternehmenspolitik
2. Prozessorientierung: Kern-, Unterstützungs- und Führungsprozesse
3. Dokumentation (Mgt.-Handbuch, Verfahrungsanweisungen, Arbeits-/Betriebsanweisungen)
4. Kommunikation
5. Verfahren (PDCA): Plan - Do - Check - Act

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Ziel der Unternehmenspolitik ist die Existenz der Organisation durch erfolgreiches Handeln langfristig zu sichern

Voraussetzungen

• Akzeptanz durch das gesellschaftliche Umfeld und Glaubwürdigkeit gegenüber ihren Anspruchgruppen
• Wirtschaftlicher Erfolg
• Eigene individuelle Stärken erkennen, erarbeiten und nutzen
• Strategische Schlüsselprobleme erkennen und lösen

• Kontext der Organisation (PLAN)
• Führung (PLAN)
• Planung (PLAN)
• Unterstützung (PLAN)
• Betrieb (DO)
• Bewertung der Leistung (CHECK)
• Verbesserung (ACT)

• Intern:
  • Prozesse und Abläufe optimieren
  • Fehlleistungsaufwand und Schnittstellenprobleme minimieren
• Extern:
  • Vertrauensbildende Maßnahmen gegenüber Kunden und interessierten Parteien
  • Marktanforderungen erkennen und darauf reagieren

1. Kundenorientierung
2. Führung
3. Einbeziehung von Personen
4. Prozessorientierter Ansatz
5. Verbesserung
6. Faktengestützte Entscheidungsfindung;
7. Beziehungsmanagement

• Verstehen der Anforderungen und deren fortlaufende Einhaltung
• Betrachtung der Prozesse im Hinblick auf Wertschöpfung
• Erreichen einer wirksamen Prozessleistung
• Verbesserung von Prozessen basierend auf der Bewertung von Daten und Informationen.

• Organisation, die nach Qualitätsmgntsystem streben
• Kunden, die Vertrauen in Lieferkette suchen
• Organisation, die Vertrauen in Lieferkette erwerben wollen
• Orga, die Konformitätsbewertung nach ISO 9001 durchführen
• Anbieter von Schulungen, Bewertungen oder Beratungen zum Qualitätsmgnt

• Fähigkeit, beständig Produkte zu liefern, die Kundenanforderungen und gesetzliche und behördliche Anforderungen erfüllen
• Eröffnen von Chancen zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit
• Behandlung von Risiken und Chancen im Zsm mit ihrem Kontext und Zielen
• Fähigkeit, Konformität mit festgelegten Anforderungen des Qualimgntsystems nachzuweisen

Mit der Qualitätsplanung sollten Produkte, Dienstleistungen und Prozesse so entwickelt werden, dass diese den Kundenbedürfnissen entsprechen.

• Identifizierung: Kunden und deren Bedürfnisse
• Entwicklung Produkt oder Dienstleistung, das diesen Bedürfnissen gerecht wird
• Entwicklung Prozess der fähig ist das Produkt oder die Dienstleistung herzustellen

1. Identifizierung der Kunden und deren Bedürfnisse (in fachlicher Sprache)
2. Entwicklung von Produkten / Dienstleistungen, welche den Anforderungen / Bedürfnissen entsprechen
3. Optimierung der Festlegung, dass Produkte / Dienstleistungen den betrieblichen und den Kundenbedürfnissen gerecht werden
4. Prozess entwickeln zur Herstellung des Produkts / der Dienstleistung
5. Optimierung des Umsetzungsprozesses
6. Gewährleistung, dass Prozesse unter Serienbedingungen sicher und dauerhaft prozessfähig funktionieren

1.)Treffsicherheit

• Bedürfnisse / Erwartungen sollen durch Produkt bzw. Dienstleistung erfüllt werden

2.)Differenzierung

• Produkt / Dienstleistung sollte sich vom Konkurrenzangebot differenzieren

3.)Robustheit

• Die Prozesse für die Produkte / Dienstleistungen sollten Störungen stand halten

4.)Fehlerfreiheit

• Vermeidung von Fehlern im Entwicklungsprozess

1. Unternehmensziele festlegen
2. Managementbewertung als Führungsprinzip etablieren
3. Managementbewertung als Prozess definieren
4. Festlegen der Prozessziele
5. Festlegen der Messgrößen
6. Festlegen der Aufgaben und Verantwortungen
7. Festlegen der Inputs und Outputs
8. Festlegen der Bewertungsmethoden
9. Controlling der Ergebnisse
10. Festlegung von Maßnahmen zur Umsetzung

1. Budget/IstAbgleich (Umsatz, Kosten, Ergebnis, Forecast usw.)
2. Situation der Märkte
3. Kennzahlen des Vertriebs / der Kunden
4. Leistungskennzahlen (Zielerreichung und Forecast)
5. Qualitätsbericht
6. Investitionen
7. Kennzahlen des Personals
8. Kennzahlen und Ziele des Umweltschutzes
9. Kennzahlen zu Datenschutz und Datensicherheit
10. Stand durchgeführter und offener Maßnahmen

• Beurteilung der Situation
• Wesentliche Erledigungen
• Aktuelle Hauptprobleme
• Sonstiges

• Informationen für die Unternehmens Geschäftspolitik
• Bewertung des Qualitätsniveaus (mit Hilfe monetärer Maßstäbe)
• Wirtschaftlicher, ertrags und kostenorientierte Qualitätsverbesserung
• (Periodengesteuerte) Schwachstellenanalyse
• Stärkung des Qualitätsmanagements im Unternehmen
• Lieferung von Daten für die Qualitätsberichterstattung an Geschäftsleitung
• Kostensenkung und Ertragsverbesserung
• Ganz zentral:Lieferung von Entscheidungshilfen für Verbesserungs- und sonstige Maßnahmen

• Rückmeldungen ->Erwartungen von Kunden / Verbrauchern
• Beziehungen -> unter allen beteiligten Akteuren
• Anforderungen aus Normen
• Gesetzliche Anforderungen -> Produktsicherheitgesetz, ... 
• Kontinuiertliche Verbesserung ->Technischer Fortschritt (KVP)

Audit:lat. Audire = (an)hören

Definiton für Audit nach ISO 9000 : 2015, Kapitel 3.13.1:

• Audit:systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess (zum Erlangen von objektiven Nachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu bestimmen inwieweit Auditkriterien erfüllt sind)

Audit durch die eigene Organisation

• Systemaudit
• Prozessaudit
• Verfahrensaudit
• Produktaudit

• Interne Audits: first party Audit = Audit durch die eigene Organisation
• Externe Audits: second party Audit = Lieferantenaudit, Kunde auditiert Lieferanten
• Externe Audits: third party Audit = Zertifizierungsaudit durch neutrale / dritte Stelle

• Guter Zuhörer
• Guter Kommunikator
• Ausgeglichene und integere Persönlichkeit
• Hohe Akzeptanzfähigkeit
• Fähigkeit, Wichtiges von Unwichtigem trennen zu können

• Zweck:
  • Umsetzung von Organisations-Zielen
  • Optimierungsmöglichkeiten / Verbesserungen
  • Einsparungsmöglichkeiten
  • Einhaltung betrieblicher Rahmenbedingungen (Gesetze, Verordnungen, .. )
  • Einhaltung von Richtlinien und Normen – Einhaltung interner / betrieblicher Regelungen (Anweisungen, Bestimmungen... )
• Ziele:
  • Konformität mit internen Vorgaben feststellen
  • IST Situation ermitteln bzw. erreichte Ziele abstimmen
  • Optimierungs, Einsparpotential, Nutzen aufzeigen
  • Mitarbeiter einbinden, Vertrauensbildung
  • Schnittstellen optimieren, Fehlleistung reduzieren

• Zweck:
  • Einhaltung technischer Grundlagen (z.B. Normen), Richtlinien
  • Einhaltung von Vereinbarungen / Verträgen auch zwischen Lieferant + Kunde
  • Einhaltung gesetzlicher Grundlagen
• Ziel
  • Lieferantenbeurteilung
  • Lieferantenfreigabe oder Zulassung
    • Ermittlung IST-Zustand
    • Optimierungsmöglichkeiten beim Lieferanten ermitteln
    • Prüfung der Einhaltung von Vereinbarungen / Verträgen

• Ziele für das Auditprogramm sowie für die einzelnen Audits;
• Umfang/Anzahl/Arten/Dauer/Standorte/Zeitplan der Audits;
• Verfahren für Auditprogramme;
• Auditkriterien;
• Auditmethoden;
• Auswahl des Auditteams;
• erforderliche Ressourcen, einschließlich Reisezeit und Unterkünfte;
• Prozesse zum Umgang mit Vertraulichkeit, Informationssicherheit, Arbeitsschutz sowie
• weitere ähnliche Aspekte.

1. Managementprioritäten;
2. kommerzielle und andere geschäftliche Intentionen;
3. Merkmale von Prozessen, Produkten und Projekten sowie Änderungen an diesen;
4. ManagementsystemAnforderungen;
5. rechtliche und vertragliche Anforderungen sowie weitere Anforderungen, zu denen die Organisation verpflichtet ist;
6. Erfordernis der Lieferantenbeurteilung;
7. Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien, einschließlich der Kunden;
8. Leistungsgrad der zu auditierenden Organisation, wie dieser sich beim Auftreten von Fehlern bzw. bei Zwischenfällen/Störfällen oder Kundenbeschwerden widerspiegelt;
9. Risiken für die zu auditierende Organisation;
10. Ergebnisse aus vorangegangenen Audits;
11. Reifegrad des Managementsystems, das auditiert wird.

• Integrität
• Sachliche Darstellung
• Angemessene berufliche Sorgfalt
• Vertraulichkeit
• Unabhängigkeit
• Vorgehensweise basierend auf Nachweisen

• Fragebögen
• Workshops
• Audit
• Dokumentierte Analyse

• Offene Fragen (W-Fragen)
  • Wie ist was ... geplant ?
  • Wie wird ... durchgeführt ?
• Weitere vertiefende Fragen z.B.:
  • Wie wird .... umgesetzt / durchgeführt ?
  • Wie wird ... Nachweis geführt ?

• Durch „nicht direktive“ Fragen wird nicht die Richtung der Beantwortungvorgegeben. Geschlossenen Fragen, die mit ja oder nein beantwortet werden können sind nur zur Bestätigung wichtig, d.h. zur Bestätigung ob ein Sachverhalt richtig verstanden wurde.