CAFM

Informationsbedürfnis über Immobilienbezogene Kosten ist gestiegen à somit CAFM auf allen Ebenen wichtig. Operativ und taktisch wird es am häufigsten angesiedelt.

--> Daten werden aber auf operativer Ebene generiert, das heisst dort muss CAFM sein

Integration von verschiedenen Applikationen auf unterschiedlichen Plattformen zu Geschäftsprozessen. Ist die prozessorientierte Integration von Anwendungssystemen in heterogenen IT-Anwendungsarchitekturen.

--> Verschiedene Applikationen erleichtern das Handling von verschiedenen Prozessen, die zusammenhängen.

• Viele verschiedene Softwares durch 1 ersetzen --> Vereinheitlichung
• Geänderte Anforderungen
• Wachstum
• Investor steigt ein
• Struktur fehlt --> Informationsbereitstellung
• Aufräumen von Plänen/ Excels
• Reporting / Controllig verschärfen
• Reduktion der Auftragskosten
• Beschleunigung der Auftragsabwicklung

Projekthandbuch, ist aufwändig aber sehr strukturiert. Hilft bei der Einführung von CAFM.

Online(lizenzfrei) kann man eines von 8 Szenarien auswählen --> spart dadurch viele Planungsstunden

Phasenmodell nach Hermes: Initialisierung, Konzept, Realisierung, Einführung, dann zu jeder Phase sind Module (auf das jeweilige Projekt abgestimmt) mit Aufgaben und Ergebnisse.

Vorgefertigtes Rollenmodell --> Rollen werden definiert, Aufgabenbereich aufgezeigt

Bei Hermes sind Ergebnisse im Zentrum. Stehen in Beziehung mit Rollen und Aufgaben.

Beispiele, was im Anforderungskatalog geregelt wird: --> wichtig damit man das bekommt, was man braucht

Anwendungs- und Einsatzumgebung, geforderte Eigenschaften und Funktionen, Benutzeroberflähce, Benutzerschnittfläche, Datenbasis, Mengengerüst, Qualitätsanforderungen, Realisierungsvorhaben, Dokumentationsanforderungen, Zeit- und Kostenrahmen (wann CAFM amortisiert)

Enthält funktionale, technische und organisatorische Aspekte (Flächenmgt, Reinigungsmgt, Instandhaltung, Umzugsmanagement)

• Welche Ziele verfolge ich mit dem CAFM-System? Wie stelle ich die Unterstützung durch ein CAFm-System konkret vor? (Ziele)
• Welche Prozesse sollen durch das CAFM-System unterstützt werden und wie sehen die Prozesse einzeln aus? (Anforderungen)
• Bin ich personell in der Lage das CAFM-System nachhaltig zu betreiben? (Umfeld)
• Welche Daten/ Informationen/Erkenntnisse möchte man aus dem CAFM-System gewinnen? (Anforderungen)
• Welche Daten und Datenstrukturen sind im CAFM-System zu Abbildung der Prozesse erforderlich? (Anforderungen)
• Liegen die Daten aktuell und vollständig vor? (Umfeld)
• Sind die betroffenen FM-Prozesse und Zuständigkeiten geklärt? (Umfeld)
• Welche Randbedingungen sind zu berücksichtigen --> Termine, Kosten, IT-Infrastruktur? (Umfeld)

• Portfoliomanagement (PFM)
• Bau und Baumanagement (BAU)
• Computer Aided FM (CAFM)
• Customer Relationship Mgmt/ Makler (CRM)
• Services (SER)
• Computer Aided Design (CAD)
• Gebäudetechnik (GET)
• Kfm. Gebäude /FM (KGM/KFM)
• Enterprise Resource Planing (ERP)

• Logo Produkt, Produktangaben, Produktbeschreibung, Produktekategorie
• Kontaktdaten
• Verfügbarkeit und Technologien
• Kundensegment
• Funktionale Ausprägung und Abdeckung
• Betrieb und Dienstleistung
• Positionierung des Produkts

Es gibt noch der Softwareguide Real Estate und die Marktübersicht CAFM-Software von der GEFMA.

Gefahr bei diesen Angaben ist aber, dass die Angaben durch den Hersteller gemacht werden. Dadurch kann man sich natürlich besser hinstellen. Trotzdem bieten sie schnell eine Übersicht zu den einzelnen Softwares und es wird aufgezeigt, was sie können.

• In IT-Welt ist CAFM ein Nischenprodukt, aber trotzdem undurchsichtig
• Effektiver Markt ist klein, aber trotzdem gibt es relativ wenig Produkte
• Viele Individuallösungen werden als Produkt angeboten --> Bastellösungen
• Nur wenige Aufträge werden jährlich vergeben, oft mit völlig unterschiedlichen Anforderungen
• Die relativ wenigen Installationen generieren nur wenig Erträge
• Der Wandel von Client-server basierenden Systemen zu Browser-basierenden Systemen wurde nach und nach vollzogen
• Der Vor-Ort-Service wird durch wenig MA sichergestellt, kann bei grösseren Projekten zu Engpässen kommen
• In der aktuellen Phase der Konsolidierung wird es noch einige Übernahmen und Konkurse geben

• Integration mit ERP-Systemen und GLT zunehmend gefordert
• Mobiles CAFM --> App auf Handy
• FM-Dokumentation mit CAFM-Unterstützung
• Nachhaltigkeit und Green CAFM
• Workplacemanagement
• CAFM und BIM
• GIS und CAFM
• Augemented and Virtual Reality

SAP hat in der Kernprozesse viel Erfahrung und daher macht es Sinn dies dort zu haben. SAP zählt wie Oracle zu ERP-Systemen!

SAP = CAFM dann hat man keine Schnittstellen!

SAP wird hauptsächlich für die Finanzen und Controlling angewendet. Durch diese zwei Module können die Kosten den jeweiligen Konten und Kostenstellen zugeordnet werden. Viele wissen aber gar nicht, dass SAP noch andere Module hat wie z.B.

• Real Estate (Anmietung, Vermietung, Belegungsplan, Flächenmgt.)
• Einkaufmodul (Beschaffung Material und DL)
• Projektsteuerungsmodul

Zudem wurde das SAP um die CAD Funktion erweitert. Viele Benutzer wollen die CAD-Unterstützung, da viele Prozesse sich stark an der Lage und der geometrischen Beschaffenheit der Objekte (Raum, Anlagen, Baugruppen) orientieren. Durch CAD können die Stammdaten exakt den Räumen zugeordnet werden. Durch CAD kann zusätzlich bei einer Vermietung die Räume eingefärbt werden, und die genauen m2 Zahlen können entnommen werden. Mietverträge können dann angefügt werden.

In den USA werden die unterstützenden Unternehmenslösungen für das FM als Integrated Workplace-Management System (IWMS) bezeichnet. Der Markt diesbezüglich entwickelt sich sehr dynamisch. Das IWMS hat sich auf den 4 traditionellen Softwarelösungen gebildet:

• Computer Aided Facilities Management (mit Fokus aus Flächenmgt.)
• Real Estate Portfolio and Transaction Management (Immobilienwirtschaft)
• Projekt Management (Entwurf, Konstruktion, Abrechnung und Projektplanung von Bauprojekten)
• Computerized Maintenance Management System (Instandhaltungsmgt.)

In Deutschland sind IWMS weniger bekannt, dies liegt an der regionalen Betrachtung und einige eingesetzte Systeme bereits die funktionalen IWMS-Kriterien erfüllen (speedikon, Arriba openFM, Famor, Keylogic, Planon, ArchibusFM). IWMS sind vom Funktionsumfang vergleichbar mit CAFM, denn die IT-Funktionen im FM werden in der Regel von mehreren IT-Systemen abgedeckt. Allerdings gibt es auch Softwares, die nur Teilfunktionen abdecken z.B. Aperture & Allplan

CAFM = Bedeutung und Inhalte der Informationstechnologie im FM

CAFM-Systeme= stellen die speziell ausgelegten Standardanwendungssysteme dar, die das Ziel haben, die FM-Prozesse zu unterstützen. Merkmale: bidirekte Bearbeitung von grafischen und alphanummerischen Daten

• Bestandsdokumentation
• Flächenmanagement
• Reinigungsmgt
• Umzugsmgt
• Medienverbräuche
• Controlling
• Instandhaltungsmgt
• Schliessanlagenverwaltung
• Vertragsmgt
• Vermietung
• Betriebskostenmgt.

• Erstellen eines detaillierten Pflichtenheftes
• Erarbeitung eines Kriterienkatalog
• Durchführung des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens --> Auswahl beispielsweise durch ein Bewertungsraster (gibt es ebenfalls von HERMES), dann kann man Preis, Support, Erfüllungsgrad der Anforderungen etc. von 1-6 bewerten
• ---> WICHTIG vor Ausschreibung die Firmen eingrenzen, weil man alle Anfragen bearbeiten und bewerten muss! also deshalb fokussiert ausschreiben
• Erstellen eines Evaluationsberichts
• Freigabe der Phase Implementierung oder Abbruch

Anforderungen, Leistungsmerkmale

• CAFM-Software
• Datenbanken, Hardware
• Datenintegrität
• Schnittstellen, Integration von Standardsoftware
• Reporting Werkzeuge
• Zugriffssteuerung
• Dokumentation, Hilfestellung, Anpassbarkeit & Erweiterbarkeit

Anforderungen an die Einführungsstrategie

• Vorgehensmodell (Projektgestaltung, Zeitplanung, Lösungskonzept)
• Schulung

Anforderungen an den Systembetrieb

• Datenschutzanforderungen
• Antwortzeiten, Verfügbarkeiten
• Service und Softwarepflege (Wartungsfreundlichkeit)

Allgemeine Rahmenbedingungen

• Betroffene/Beteiligte
• Organisationseinheiten
• IT-Standards des Auftraggebers (wie konform ist es zu den vorhandenen IT-Systemen)
• Relevante IT-Verfahren
• Mengengerüst

Anbieterdarstellung

• Allgemeine Angaben
• Unternehmenskennzahlen (Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit)
• Unternehmensstruktur und Tätigkeitsbereich
• Referenzen (Erfahrungen im privaten & öffentlichen Bereich)
• MA im Projekt, Projektmanagement
• Qualitätssicherung
• Präsentation

Preis- und Kostenzusammenstellung

• Detailkonzept und dessen Umsetzung (Parameter, Erweiterung, Integration und Schnittstellen) --> Zeitolan nicht zu sportlich machen, denn die Einführung erfordert viel mit Erfassen der Basisdaten etc. 6Mt. z.b. zu wenig, zu enge Zeitvorgabe = Motivationskiller
• Betriebskonzept entwickeln
• Schulungen
• Datenbasis
• Pilotierung
• Vorbereitung der Einführung
• Freigabe der Phase Einführung oder Abbruch

• Zuerst wurden in mehreren Workshops in den verschiedenen Abteilungen die relevanten FM-Prozesse und Randbedingungen identifiziert
• Daraus wurde ein Soll-Konzept zur Umsetzung entwickelt
• Die Anforderungen an das CAFM-System wurden in einem Lastenheft dokumentiert --> Stellte die Basis für die Ausschreibung dar
• Drees & Sommers erstellten aus den Ergebnissen des durchgeführten Auswahl- und Ausschreibungsverfahrens eine Vergabeempfehlung
• Danach wurde ein CAFM-Anbieter entschieden
• Zur Vorbereitung der Implementierung gehörte die Datenerfassung --> dieser Teil darf nicht unterschätzt werden, benötigt sehr viel Zeit und ist aufwändig. Aber der Aufwand lohnt sich, da durch die exakte Datenaufnahme die Chance geboten wird eine noch effizientere Ablauforganisation zu implementieren
• Zuerst wurden bei der Sparkasse nur die Basisfunktionalitäten implementiert und Anpassungen zu den Modulen gemacht wie z.b. Störungsmanagement
• Sobald die Daten der Flächen und TGA-Anlagen vorlagen, wurde auch das Instandhaltungsmodul implementiert. Anschliessend das Finanzbuchhaltungssystem und das Vertragsmanagementsystem

FAZIT: Wichtig, dass man zu Beginn klar definiert, was möchte (Ziele) und was das CAFM-System können sollte (Anforderungen). Zudem ist es wichtig, die Randbedingungen aufzunehmen, um mögliche Störgrössen zu erkennen und im Terminplan zu berücksichtigen. Überraschungen aufgrund nicht definierter Prozesse und Zuständigkeiten können somit vermieden werden.

• Installation des Systems und Vorbereitung der Migration
• Umstellungszeitpunkt definieren
• Prozesse und Organisation vorbereiten, Benutzer ausbilden
• Durchführung der Migration und Aufnahme des Betriebs
• Identifikation von Mängel und Durchführung der kurzfristig notwendigen Änderungen
• Abnahme nach der stabilen Betriebs- und Nutzungsperiode
• Freigabe der Phase Abschluss

• Projektabnahme und Projektübergabe --> z.B. Abschlusssitzung der Projektbeteiligten
• Projektabschlussanalyse (Evaluation) --> Abschlussworkshop des Projektteams, Gespräche, schriftliche Befragung Projektbeteiligte
• Projektabschlussbericht und Ergebnisdokumentation
• Aufbereitung der lesson-learned --> Sicherung der Erfahung z.b. für weitere Module
• Abschluss-Meeting durchführen --> professionelle Vermarktung des Projekterfolgs (Leistungsschau)
• Emotionaler Projektabschluss --> Wüdigung der Leistung des Projektteams, Feiern und dann das Projektteam auflösen

1. Sparmassnahmen im Bereich Raum/Infrastruktur wurden eingeleitet, dadurch Einführung einer neuen-Software, da die bestehende IT-Umgebung nicht genügte

2. Kombination aus SAP (ERP) und CAFM. Da im Ende 2000 der Grafikbereich von SAP noch dürftig war, konnte CAFM diese Lücken abdecken.

3. Zuerst wurde aber SAP innerhalb eines Jahres eingeführt. Dann wurde CAFM-Evaluation gestartet (Pilotprojekt und Submission eines CAFM-Systems) à es wurde dabei das standardisierte Projektvorgehen nach HERMES und Proleit (städtisch).

4. Für die CAFM-Produktevaluation für die Testinstallation wurden externe Experten beigezogen und der CAFM Schweizer Markt analysiert.

5. Für die CAFM Produktevaluation für die Realisierung wurde eine externe Beratungsfirma beigezogen. Es war ein aufwändiges Verfahren zur Bereitstellung der Offertunterlagen. Der CAFM Europamarkt bietet mit.

6. Zielsetzung Fokus Kundennutzen CAFM-Einsatz: schnelle Aktualisierung, Transparente Auswertung, Keine Zusatzkosten, Verbesserte Unterstützung bei der Umsetzung der Raum-Strategie, Synergien mit weiteren Personen-/Raum-Datenbanken werden ausgeschöpft, Möglichkeit zur kundeninternen Weiterverrechnung

7. Zielsetzung Fokus Kundenzugriff auf CAFM: Direkter Zugriff auf Gebäudegrundrisse und Belegungspläne, Kunden Auswertungen selber erzeugen können, Informationen über die Belegung der AP, Belegungsmutationen

8. Terminplanung: musste oft revidiert werden, weil Softwarelieferant der CAFM Firma Konkurs ging, die Nachfolgefirma sich verspätete, zu wenige Personelle Ressourcen da das Tagesgeschäft wichtiger war, Projekt wurde mehrmals durch Mgt.Entscheid geändert was zu Wiederholung der Prozessschritte führte, Submissionsbeschwerden-->  Dadurch gab es wieder Zwischenlösungen mit MS Access!

9. Projektorganisation: muss adäquat und massgeschneidert sein. Personen müssen Rolle übernehmen, die mit Aufgabe verbunden ist.

10. Pflichtenheft: Nach dem Auftraggeber das Projektvorgehen umdefiniert & erweitert hat, wurde eine Gesamtausschreibung mit Software-Pflichtenheft, Datenerfassung und DL erstellt.

11. Submission. Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben wurde streng nach dem Handbuch für Vorgabestellen vorgegangen. Fragen schriftlich beantwortet -->Zusatzaufwand

JA, seriöse UN gehen davon aus, dass sich CAFM lohnt (Amortisationsdauer weniger als 2 Jahre), bei kleinen UN evtl. nicht weil zu teuer

Arbeitergruppen beschäftigen sich noch darum, weil sich die Fragestellung geändert hat von "lohnt sich CAFM" zu "wie schnell lohnt sich CAFM" und "welche Rahmenbedingungen sind nötig für eine wirtschaflich erfolgreiche Implementierung?"

1. Instandhaltung
2. Reinigung
3. Nutzungsgrad (Belegung / Anteil VF und Nebenfläche an Nutzfläche)
4. Leerstand
5. CI - Beitrag für Unternehmen (Förderung Corp. ID)
6. Standardisierung (Prozesse/ Beschaffung von Produkten wie z.B. Möbel/ Stammdaten/ Vertragsbeziehungen zu Partnern)
7. Transparenz (Kosten/ Verträge/ Immobilie-Fläche/ Nutzung/ Zustand/ Verfügbarkeit)
8. Umzug
9. Integration (Prozesse erkennen, beschleunigen, abteilungsüber. entwickeln --> Steigerung Qualität, gegens. Verständnis und Abbau von Schnittstellen)
10. Service Desk
11. Sicherheits- und Schliessmanagement
12. Vertragsmanagement
13. Beschaffung und Outsourcing
14. Mieter- /Nutzer-/ Nebenkostenabrechnung
15. Verkaufsunterstützung (Kundenverwaltung etc.)
16. Energie- und Umweltmanagement
17. Portfoliomanagement/ Immobilienbewertung

Die Rentabilität von einem CAFM System ist schwierig aufzuzeigen weil:

• FM und CAFM sind häufig nicht im Kerngeschäft vieler Organisationen
• Anforderungen für CAFM kommen häufig aus unteren Hierarchieebenen
• Daten sind nicht vorhanden oder schwer aufzutreiben, unklare Datenverantwortlichkeiten
• Immobilienbezogene Kosten sind in der Kostenrechnung auf verschiedene Kostenstellen verteilt

Es muss ein Projektumfeld gegeben sein, das eine erfolgreiche Implementierung ermöglicht (kein grosser Unterschied zu anderen IT Projekten). Folgende Umfeldbedingungen müssen sichergestellt werden:  à wenn das nicht erfüllt, dann ist Einführung nicht korrekt, wirft nicht den erwarteten Nutzen ab.

1.Budget:
Kosten für Nutzugsgebühren (Software-Lizenzen), Einführungsunterstützung, Datenübernahme, Schulung und Beratung müssen bezahlt werden können. Billigangebote haben i.d.R. versteckte Kosten!!

2. Mitarbeiter:
mind. 1-2 MA für Einführungsphase und 0,5 MA für Betriebsphase bereitstellen.

3. Know-How:
Wenn FM- und IT- Abteilung ein gemeinsames Projektteam bilden → CAFM Projekt kann mit internen Mitteln bewältigt werden. Ansonsten sollte man externe Spezialisten beiziehen.

4.Zeit:
ca. 3- 12 Monate je nach Projektumfang. Häufiger „Zeitfresser“ ist nicht vorhandene Datenbasis (keine verfügbaren Daten zum Einpflegen)

5.Organisation:
Entscheidende Erfolgsfaktoren sind professionelle Organisation (Projektmanagement) und hierarchische Eingliederung in des CAFM Projekts in die Unternehmensorganisation.

Qualitative Nutzeneffekte  – können nicht direkt durch einen Geldbetrag gemessen werden. Dazu gehören vor allem:

• Erhöhung der Transparenz
• Verbesserung und Beschleunigung von Kommunikation --> Doppeleinsätze können reduziert werden, da alles über eine zentrale Stelle geht, Bearbeitungszeit pro Auftrag kann reduziert werden
• Generelle Verfügbarkeit von Information
• Durch die lückenlose Dokumentation und automatische Abrechnung geht weniger vergessen

1.    Prozesse identifizieren
wesentliche FM Prozesse im UN bestimmen, Schwachstellen beschreiben

2.    ROI Treiber für konkreten Anwendungsfall (die UN) ermitteln
ROI Treiber festlegen (können sowohl Prozess sein (z.B. IH-Management) als auch andere Faktoren, wie z.B. Transparenz. → ROI Treiber gehen über die Prozesse hinaus)
Massnahmen zur Behebung der Schwachstellen beschreiben

3.    Potenzial für ROI Treiber ermitteln
Potenzial anhand konkreter Zahlen versuchen zu ermitteln.
z.B. Leerstandsmanagement: durch Investition in CAFM-System (30‘000 Investitionskosten) können 3 leerstehende Räume identifiziert und vermietet werden (15‘000 Mieteinnahmen p.a.) = ROI ist hoch (50%) aber Potential (15‘000) eher gering

4.    ROI Periode (Umsetzungsdauer) bestimmen

Für jeden Treiber ermitteln, wie schnell er umgesetzt werden kann und ab wann er sich auswirkt.

z.B. Leerstandsmanagement: kann rel. schnell implementiert werden (Umsetzungsdauer schnell) und die Auswirkung durch die Beseitigung des Leerstands sind sofort bemerkbar (ROI – Geschwindigkeit hoch

5.    EVA (Econimic Value Added) abschätzen

Höhe des EVA für jeden einzelnen Treiber abschätzen.
EVA = interessant für Aktionäre:
Gewinn wird in Beziehung zu gewichteten Kapitalkosten (EK & FK) gesetzt. Nur wenn Gewinn die gew. Kapitalkosten übersteigt wird für Aktionäre ein Mehrwert geschaffen. Im Diagramm: EVA über 1 lohnt sich, unter 1 nicht mehr.

6.    Platzieren der Treiber im Diagramm

1.       Ermittlung der zu erwarteten Kosten

2.       Ermittlung der erzielbaren Nutzwerte

3.       Berechnung der Wirtschaftlichkeit à z.B. mit Tabelle der GEFMA, dort kann man die Werte (Kosten & Nutzen) eintragen. Dann berechnet man die Differenz aus Kosten und Nutzen. Dann Multiplikation mit Abzinsungsfaktor. Dann kann man modifizierter Interner Zinsfuss und dynamisch Amortisationsdauer berechnen.

Zudem ist im Diagramm ersichtlich, ob das CAFM-System sich für die UN lohnt. Wenn die Treiber oben rechts sind dann hat es einen finanziellen Nutzen für das UN.

Damit klar wird, was die UN will und braucht. In der Vorbereitungsphase wird dies untersucht und es wird auch die Sichtweisen der Stakeholder berücksichtig. Durch die Vorbereitungsphase wird eruiert, welche Kriterien für das UN wichtig sind. Dadurch kann eine passende Lösung gesucht werden. Man minimiert dadurch Änderungen und Anpassungen während der Betriebsphase. Ebenfalls minimiert man dadurch das Risiko, dass die Software nicht angewendet wird oder falsch. Zudem haben die künftigen Nutzer noch etwas Zeit und können sich auf eine Umstellung einstellen à allenfalls Vorschläge und Anregungen bringen. Sie werden nicht von einem Tag auf den nächsten überrumpelt.

Das Datenthema ist für den FM sehr wichtig. Einerseits wird es gesondert bei der Betrachtung der Wirtschaftlichkeit eines CAFM-Systems aufgelistet, gehört nicht zu den Implementierungskosten. Andererseits ist die Erfassung von Daten mit einem enormen Aufwand verbunden. Sind die Daten nicht vorhanden, müssen diese vor der Einführung alle aufbereitet und aufgenommen werden à Personalaufwand. Dadurch kann sich auch die Einführung verzögern. Damit man nicht plötzlich eine böse Überraschung hat, diese vorher eruieren und im Zeitplan einrechnen.

• Ideen sammeln, bewerten
• Umfeld analysieren, Stakeholder analysieren
• Ziele definieren, klassifizieren, gewichten
• Anforderungskatalog

• Sich bewusst werden, was man möchte ERP basiert oder CAFM. z.b durch Studieren von Real Estate Software Guide oder Marktübersicht GEFMA --> man erhält eine schnelle Übersicht, was es auf dem Markt gibt, aber mit Vorsicht zu geniessen, da es Herstellerangaben sind
• Lastenheft erstellen, in dem geschildert wird, was das CAFM-System können muss, was das UN benötigt
• Ausschreibungs- und Auswahlverfahren --> Bewerber z.b. Durch Bewertungsraster nach HERMES bewerten
• Evaluationsbericht ersellen

• Detailkonzept entwerfen --> Schnittstellenregelung
• Terminplan für die Einführung der Module
• Datenbasis aufarbeiten
• Betriebskonzept entwickeln
• Schulungen
• Pilotierung
• Vorbereitung für die Einführung

• Installation des Systems
• Umstellungszeotpunkte definieren
• Aufnahme des Betriebs
• Identifikation von Mängel
• Durchführung kurzfristen Änderungen
• Abnahme nach stabilen Betriebs- und Nutzungsphase

• Projektabnahme und Projektübergabe --> Abschlusssitzung
• Projektabschlussanalyse (Evaluation) --> Abschlussworkshop mit Beteiligten, Gespräche, schriftliche Befragung Beteiligte
• Projektabschlussbericht und Ergebnisdokumentation
• Aufbereitung lesson-learned --> Sihcerung der Erfahrungen
• Abschluss Meeting durchführen --> vermarktung Projekterfolg
• Feiern und Projektteam auflösen --> emotionaler Abschluss

• Umfeldanalyse --> welche IT-Infrastrukturen bestehen bereits, welche Schnittstellen gibt es
• Die Stakeholder abklären --> wer ist beteiligt, was wollen diese, wie stellen sie sich Unterstützung vor
• Datenanalyse --> liegen die Daten vollständig vor, wie lange braucht die Aufbereitung der Daten
• Ziele definieren --> was möchte die UN, welches Ziel durch CAFM
• Anforderungen aufschreiben --> damit eine CAFM Software gesucht werden kann, die diese Kriterien erfüllt, Funktionalitäten definieren
• Entscheid, ob ERP basierend oder CAFM