BPR: Sitzungn & Besprechungen; Protokolle
Unterschiede Sitzungen - Besprechungen ; Vorbereitung ; Protokolle
Unterschiede Sitzungen - Besprechungen ; Vorbereitung ; Protokolle
-
- 1 / 33
-
Cartes-fiches
Veranstaltungen sind ... (exakt)
Zusammenkunft, die zu Informationsaustausch dient, bspweise Besprechungen, Sitzungen, Meetings, Konferenzen
Bei einer Sitzung handelt es sich um ... (exakt)
eine Zusammenkunft mehrerer Personen, um zu diskutieren bzw. ein Ergebnis zu erreichen. Formalitäten, z.B. schriftliche Einladung, Bekanntgabe der Tagesordnung, Protokollanfertigung)sind zu beachten
Eine Besprechung erkennt man daran, dass ... (exakt)
... eine kleine Personengruppe ohne besondere Formalitäten Informationen austauscht
was bildet die Grundlage bei der Vorbereitung von Veranstaltungen (egal welcher Art) (exakt)
Checkliste
welche Punke sollte die Checkliste enthalten? (6P)
- Inhalte
- Kosten
- Ort
- Teilnehmer
- Veranstaltungsart
- Zeitpunkt & Dauer
Ziele, die Veranstaltungen u.a. verfolgen können (5P)
- Entscheidungn treffen
- Infos gewinnen
- Infos weitergeben
- neue Ideen finden
- Probleme erkennen & lösen
wo werden die Inhalte festgehalten? (exakt)
Tagesordnung
ein Referent ist (exakt)
eine betriebsfremde Person, die zu einem Thema einen Vortrag hält
Vorteile einer internen Sitzung (Sitzung im Betrieb) (4P)
- betriebliche Arbeitsmittel vorhanden
- geringe Kosten
- kurze Abwesenheitszeiten
- kurze Wege
Vorteile einer Veranstaltung extern (5P)
- Caterer sorgt für Essen & Trinken
- entspannte Atmosphäre
- Präsentationstechnik vorhanden
- ruhige Umgebung
- weniger Ablenkung
wofür ist ein Ablaufdiagramm sinnvoll? (exakt)
um den zeitlichen Ablauf der Vorbereitungsarbeiten zu erstellen (veranschaulicht den Ablauf eines Arbeitsganges)
Einladungen enthalten Informationen zu ... (4P)
- Ablauf der Veranstaltung
- Beginn / Ende
- genauen Tagungsraum
- Termin & Thema
ein Protokoll ist eine ... (exakt)
... sachliche Mit- oder Niederschrift einer Besprechung, SItzung oder Verhandlung
Zweck von Protokollen (7P)
- Information für Abwesende
- Gedächtnisstütze
- Dokumentation von Sachverhalten
- Arbeitsunterlage
- Kontrollinstrument
- Beweis für gefasste Beschlüsse
- Förmliche Urkunde
ein Protokoll muss mindestens ... enthalten (2P)
- den Wortlaut der Beschlüsse &
- die Stimmenmehrheit, mit der diese beschlossen wurden,
um Beweiskraft zu erlangen, muss ein Protokoll ... (exakt)
... genehmigt werden
ein unterzeichnetes Protokoll gilt als verbindlich dafür, dass ... (exakt)
... die in ihm enthaltenen Erklärungen tatsächlich abgegeben wurden
Protokollarten (7P)
- Ergebnisprotokoll / Beschlussprotokoll
- Fotoprotokoll
- Gedächtnisprotokoll
- Kurzprotokoll
- Sofortprotokoll / Simultanprotokoll
- Verlaufsprotokoll
- Wortprotokoll
Ergebnisprotokoll: Mittel der Wahl, wenn ... (1P) + Vorteil (2P) & Nachteil (1P.) + stilistische Besonderheit (2P)
- es nur auf die Ergebnisse (allgemeine Meinung) ankommt
- V.: am schnellsten zu erstellen, wenig Aufwand für den Protokollanten
- N.: gibt keine Infos zur Atmosphäre
- im Präsens abgefasst, Ergebnisse in wörticher Rede mit Anführungszeichen
Fotoprotokoll: Mittel der Wahl, wenn ... (2P) + Vorteil (V.) & Nachteil (N.) + stilistische Besonderheit
- in der Sitzung visuell gearbeitet wurde & kein formales Protokoll notwendig ist
- V.: mit einem Klick erledigt
- N.: zeigt nur Ergebnisse, aber nicht das, was dahin geführt hat
- nur fotografiertes Abbild von Wandzeitung oder Tafelbildern
Gedächtnisprotokoll: Mittel der Wahl, wenn ... (2P) + Vorteil (V.) & Nachteil (N.) + stilistische Besonderheit
- bei festlichen Anlässen kein offizieller Protokollant bestimmt wurde bzw. es stören würde
- V.: immerhin besser als gar kein Protokoll
- N.: evtl. ist nicht mehr alles in der Erinnerung präsent, somit ist es nicht besonders beweiskräftig
- immer in der Vergangenheit geschrieben (hebt besonders hervor, dass es nach dem Anlass verfasst wurde)
Kurzprotokoll: Mittel der Wahl, wenn ... (1P) + Vorteil (2P) & Nachteil (N.) + stilistische Besonderheit (2P)
- aus formalen Gründen nicht der gesamte Verlauf der Sitzung beschrieben werden muss
- V.: gute Übersicht, schnell aufzunehmen und niederzuschreiben
- N.: evtl. werden wichtige Argumente vernachlässigt weil Protokollant sie nicht erkannt hat
- im Präsens abgefasst (manchmal nur in Stichworten), Aussagen werden im Konjunktiv (indirekter Rede) wiedergegeben
Sofortprotokoll/Simulatanprotokoll: Mittel der Wahl, wenn ... (1P) + Vorteil (2P) & Nachteil (N.) + stilistische Besonderheit (2P)
- mobile Geräte verfügbar sind
- V.: kann meist sofort am Sitzungsend verteilt werden; kein weiterers Aufwand für nachträgliche Niederschrift
- N.: kann selbstverständlich nur ein Ergebnis- o. Beschlussprotokoll sein
- im Präsens abgefasst; Aussagen in indirekter Rede
Verlaufsprotokoll: Mittel der Wahl, wenn ... (1P) + Vorteil (3P) & Nachteil (2P.) + stilistische Besonderheit (2P)
- es auch auf die Argumentation ankommt, die zu einem Ergebnis geführt hat
- V.: Entscheidungen gut nachvollziehbar; übersichtlich und nicht so aufwendig wie Wortprotokoll
- N.: zeitaufwendig; erfordert leistungskräftigen Protokollanen
- im Präsens abgefasst, Aussagen in indirekter Rede (Konjunkiv)
Wortprotokoll: Mittel der Wahl, wenn ... (1P) + Vorteil (2P) & Nachteil (3P) + stilistische Besonderheit (2P)
- jedes Wort wichtig und auch Zwischenrufe bedeutend sind
- V.: präzise; höchste Beweiskraft
- N.: sehr zeit- & kostenaufwendig; erfordert Höchstleistung des Protokollanten; nicht geeignet zum kurzen Überfliegen (da chronologisch geordnet und sehr ausführlich)
- Bericht im Präsens; Aussagen in direkter Rede mit Anführungszeichen
Protokollrahmen (exakt)
Formular, das nach der Veranstaltung mit Inhalten gefüllt wird
Protokollrahmen besteht aus ... (3P)
- Protokollkopf
- Mittelteil
- Protokollschluss
aus folgenden Informationen setzt sich der Protokollkopf zusammen (8P)
- dem Firmennamen mit allen Kontaktdaten
- der Protokollart
- der Veranstaltungsart
- dem Veranstaltungsort
- dem Veranstaltungsdatum
- Beginn / Ende der Veranstaltung
- den Teilnehmern
- den Tagesordnungspunkten (TOPs) -> allerdings keine Vorschrift, sie zu nennen
welche Punkte können, müssen aber nicht in den Protokollkopf (4P)
- TOPs
- Abwesenheitsvermerk
- der Verteiler (kann auch in den Schluss, es gibt keine Vorschrift, wo er genannt wird, es bleibt dem Protokollanten überlassen)
- Hinweis auf die nächste Sitzung (gibt es eine Folgesitzung, muss es im Protokoll aufgenommen werden, wo, bleibt dem Protokollanten überlassen)
Der Verteiler umfasst welche Personen? (3P)
- alle Teilnehmer der Veranstaltung
- Teilnehmer, die verhindert waren
- Personen, die nicht eingeladen aber über die Veranstaltung unterrichtet werden müssen
Mittelteil: wann sollte man eine rechte Spalte einplanen?
falls anstehende Aufgaben ins Protokoll aufgenommen wurden, die von verschiedenen Teilnehmern erledigt werden müssen
Mittelteil: was wird in der rechten Spalte eingetragen (exakt)
das Kurzzeichen des Verantwortlichen
der Protokollschluss umfasst ... (3P)
- Unterschriftendatum des Protokollführers + dessen Unterschrift
- Unterschriftendatum des Sitzungsvorsitzenden + dessen Unterschrift
- der Verteiler (falls noch nicht im Protokollkopf aufgenommen)
